CHƯƠNG 1.1 Rủi ro trong đàm phán hợp đồng ngoại thương 1.1 Khái niệm Đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình tự điều chỉnh các nhu cầu, quyền lợi của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng ngoại thương, là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, các bên khi bàn bạc thỏa thuận về các điều khoản của hợp đồng, không chỉ biết bảo vệ lợi ích của mình mà còn phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh các điều kiện để hai bên cùng có lợi thì mới mong ký được hợp đồng có tính khả thi. Khi thực hiện đàm phán, hai bên đối tác cần tránh những vụ việc có thể xảy ra: ● Tâm lý luôn luôn nhượng bộ: chỉ vì muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận mọi điều kiện của đối phương, tự mình gánh chịu hết mọi thiệt thòi khi ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế. ● Tâm lý kiên quyết bảo vệ mình: khi cả hai đều khăng khăng giữ lấy lập trường của mình, quyết tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, không quan tâm giữ gìn mối quan hệ giữa hai bên làm, đàm phán sẽ tan vỡ.
Có khi cố tâm dồn đối tác vào thế bất lợi, phải ký hợp đồng nhưng không thể thực hiện được những gì đã ký kết. Nguyên tắc khi thực hiện đàm phán: ● Lợi ích chung của cả đôi bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm hàng đầu. Chính vì thế, mỗi bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi của mình, vừa biết thỏa mãn các lợi ích chính đáng của đối tác, cuối cùng đi đến hài hoà và mở rộng được lợi ích chung cho cả đôi bên. ● Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẵng, nhất thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, 0 0 phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng và giữ được uy tín của đơn vị mình trên thương trường nói chung.
● Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Đôi khi cục diện đàm phán có thể thay đổi hoàn toàn, hoặc từ không mấy tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, có thể đi đến ký kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, hoặc ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, năng lực và tài thỏa hiệp của người đàm phán.2 Quy trình đàm phán hợp đồng ngoại thương 1. Giai đoạn chuẩn bị ● Xác định lợi ích Mục đích chính của đàm phán, thương lượng là để đạt được những thỏa thuận mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm nhu cầu, mong muốn và các mối quan tâm. Việc xác định rõ nhu cầu của đàm phán giúp doanh nghiệp và đối tác tránh được việc đàm phán không mục đích và không đáp ứng mong muốn, nhu cầu của hai bên.
Do đó, việc nêu rõ mong muốn của mình trước khi bắt đầu đàm phán là vô cùng cần thiết. ● Xác định các phương án thay thế phù hợp Trong trường hợp cuộc đàm phán thất bại, bạn cần chuẩn bị những giải pháp thay thế để có thể đáp ứng lợi ích. Trong số đó, nhà đàm phán nên xác định và xếp hạng những giải pháp xem đâu là cách tốt nhất để thay thế. ● Xác định rõ vấn đề Nhà đàm phán cần xác định những vấn đề mình đang thiếu sót hay chưa phù hợp để cố gắng giải quyết trong quá trình thương lượng.
Ví dụ: giá bán, số tiền đặt cọc,… ● Xác định mục tiêu và điểm giới hạn 0 0 Nhà đàm phán cần đặt ra mục tiêu trước khi bắt đầu để có thể đánh giá và đo lường hiệu quả thương lượng. ● Tìm hiểu rõ đối tác Bước này có thể thực hiện bằng cách nói chuyện với những người đã từng đàm phán với đối tác trước đó, tổ chức các cuộc họp sơ bộ để nắm bắt thông tin trước khi đàm phán. Dù ít hay nhiều thông tin, việc tìm hiểu khách hàng sẽ rất hữu ích cho việc đàm phán. Giai đoạn tiếp xúc Tiếp xúc là giai đoạn tiếp theo khi đàm phán trong kinh doanh để bạn đưa ra những nhận định về đối tác bằng việc kết hợp các công tác chuẩn bị và cảm nhận qua cuộc gặp trực tiếp.
Trong giai đoạn này nhà đàm phán cần: + Tạo không khí tiếp xúc: Hai bên có thể bàn về sở thích hay những vấn đề liên quan trước khi đi vào vấn đề chính để tạo ra bầu không khí thoải mái. + Tạo niềm tin: Điều quan trọng nhất trong hợp tác kinh doanh chính là sự tin tưởng. Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, mình là người nhất quán, đáng tin cậy để mọi việc được thuận lợi. + Thiện chí hợp tác: Thiện chí chính là chìa khóa giúp tăng tỷ lệ thành công cho các cuộc đàm phán.
Vì vậy, thay vì bảo thủ thì bạn nên linh hoạt trong mọi tình huống để hai bên cùng có lợi. + Thăm dò đối tác: Để quá trình đàm phán được thuận lợi, bạn nên quan sát thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để hiểu được mong muốn của họ, thăm dò thiện ý hợp tác thay vì lãng phí thời gian vô ích. + Điều chỉnh chiến lược: Nếu kế hoạch mà bạn xây dựng từ trước không mang lại hiệu quả trong tình hình thực tế thì bạn nên ứng biến linh hoạt sao cho phù hợp. Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn đàm phán trong kinh doanh mà nhà đàm phán phải đưa ra những lời đề nghị.
Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải thể hiện được sự bình tĩnh, tự tin, 0 0 mạch lạc trong việc trình bày các ý kiến và đi kèm các cơ sở để tránh việc đối tác hiểu sai ý mình. Bên cạnh đó, cũng cần phải lắng nghe đối tác, hiểu mong muốn của họ để dung hòa lợi ích cho hai bên. - Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác Khi đưa ra đề nghị cần: + Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý. + Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học.
+ Đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán. + Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản. + Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán. Bên cạnh đó để lắng nghe đối tác ta cần phải chú ý: + Không được ngắt lời đối tác ngay cả khi họ đang nói những thông tin sai lệch.
+ Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp. + Chỉ nói những điều cần thiết. + Thường xuyên tóm lược lại những gì cần nói theo cách của mình. + Tránh bị lạc đề.
+ Tránh xa sự xao lãng. - Nhận và đưa ra nhượng bộ + Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rõ ràng hơn và lúc này việc tránh cho hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì khi đó, bên mua sẽ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để giữ lấy thế thượng phong. + Nếu lập trường hai bên theo hai hướng khác nhau thì khi bắt đầu chúng ta nên đồng tình với quan điểm bên mua sau đó áp dụng phương pháp 3F ( Feel-Felt- 0 0 Found_cảm giác – cảm nhận – phát hiện) để xoay chuyển được cục diện tình hình. - Phá vỡ sự bế tắc Đôi khi trong đàm phán, khi các bên đều cảm thấy không thể nhượng bộ nhau được nữa, cuộc đàm phán sẽ dừng lại và có nguy cơ tan vỡ.
Nếu gặp phải tình huống này, chúng ta có thể chọn một trong hai cách sau để phá vỡ bế tắc: + Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau như: lợi dụng mâu thuẫn ; nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công ; tập trung vào nhân vật chủ chốt ; thay thế cán bộ đàm phán ; tập trung vào phần lợi ích chứ không tập trung vào lập trường + Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ 3 như: trung gian hòa giải, nhở dàn xếp hoặc phán xử. - Tiến tới thỏa thuận Càng tiến gần tới thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế hơn vì vậy mà nhà đàm phán cần phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ năng thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất và cái đích cuối cùng của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Giai đoạn kết thúc - ký kết hợp đồng Sau khi đàm phán kết thúc, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Trước khi ký kết cần lưu ý một số điểm sau: + Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành và cả 2 bên đều thỏa thuận thống nhất các điều khoản đó.
+ Khi trình bày hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, suy luận ra nhiều cách hiểu khác nhau. + Cần phải xem kỹ các điều khoản, đối chiếu những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. + Phải đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này. 0 0 + Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ cả 2 bên đều thông thạo.
+ Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. Giai đoạn rút kinh nghiệm Sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần phải tổ chức cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi. Cần phải theo dõi suốt quá trình tổ chức hợp đồng, ghi lại những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sửa chữa.3 Các yếu tố cho một cuộc đàm phán thành công Chuẩn bị đàm phán tốt Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của họ bằng các câu hỏi như: • Nếu là họ ta sẽ có lợi gì khi chiến thắng trong lần đàm phán này? • Đâu là lí do hợp lí? • Họ sẽ dùng những toan tính nào để giành được hợp đồng? • Thời điểm nào thương lượng là thích hợp? • Đây là cuộc đàm phán có tính cạnh tranh, hợp tác, hay để giải quyết hậu quả? Học cách nắm trước tình hình và không bao giờ bị bất ngờ trước mọi tình huống sẽ giúp bạn giữ được thế chủ động.
