LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Trong thời đại ngày nay, đất nƣớc ta đang hội nhập vào WTO cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghê thông tin đƣợc áp dụng trên mọi lĩnh vực của sống nhƣ kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,…. Tất cả đều cần có công nghệ thông tin. ng dụng công nghệ thông tin và việc tin học hóa đƣợc xem là một trong những yếu tố mang tính quyết định trong các hoạt động của các tổ chức, cũng nhƣ các công ty, nó đóng vai trò hết sức quan trọng, có thể thể tạo ra những bƣớc đột phá mạnh mẽ. Có rất nhiều phần mềm kế toán đƣợc tạo ra để phục vụ nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
Sử dụng các phần mềm giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực hơn. Mà trong đó các nhà quản lý vẫn có thể theo dõi tình hình trong doanh nghiệp, đƣa ra những chiến lƣợc kịp thời cho đơn vị. Xu hƣớng hiện nay, các doanh nghiệp tiến hành quản lý quy trình nghiệp vụ của mình. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý luồng công việc đang diễn ra đƣợc tốt hơn, tối ƣu hóa năng lực hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trƣờng.
Cuối cùng sẽ đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Mục đích của đề tài - Tìm hiểu về cách thức hoạt động của việc quản lý kho trong doanhh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. - Tìm hiểu về quản trị quy trình nghiệp (BPM) và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN). - Xây dựng quy trình chung về quản lý kho ở doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Kết cấu của đề tài Đề tài nghiên cứu đƣợc chia làm 4 phần khác nhau, đi từ thực trạng hiện nay đến đề xuất giải pháp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đề tài đƣợc chia làm 4 phần với nội dung nhƣ sau: - Chƣơng 1: Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Chƣơng 2: Khảo sát quy trình quản lý kho tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. - Chƣơng 3: Đề xuất quy trình quản lý chung tại doanh nghiệp nhỏ và vừa - Chƣơng 4: Phân tích, thiết kế quy trình quản lý kho - Chƣơng 5: Kết luận Phạm Thị Hoa - K15HTTTA 1 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích quy trình và thiết kế CSDL quản lý kho CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.
Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa Theo điều 3, Nghị định số 56/2009/NĐ-CP của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa: Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, đƣợc chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tƣơng đƣơng tổng tài sản đƣợc xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân nãm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ƣu tiên), cụ thể nhƣ sau: Doanh Quy mô nghiệp siêu Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa nhỏ Số lao Tổng Số lao Tổng nguồn Khu vực Số lao động động nguồn vốn động vốn I. Nông, lâm 10 ngƣời 20 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 20 tỷ từ trên 200 nghiệp và thủy trở xuống trở xuống ngƣời đến đồng đến ngƣời đến sản 200 ngƣời 100 tỷ đồng 300 ngƣời 10 ngƣời 20 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 20 tỷ từ trên 200 II. Công nghiệp trở xuống trở xuống ngƣời đến đồng đến ngƣời đến và xây dựng 200 ngƣời 100 tỷ đồng 300 ngƣời 10 ngƣời 10 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 10 tỷ từ trên 50 III. Thƣơng mại trở xuống trở xuống ngƣời đến đồng đến 50 ngƣời đến và dịch vụ 50 ngƣời tỷ đồng 100 ngƣời Bảng 1.
Bảng phân loại các loại hình thức doanh nghiệp vừa và nhỏ - Tính chất hoạt động kinh doanh: thƣờng tập trung ở nhiều khu vực chế biến và dịch vụ, tức là gần với ngƣời tiêu dùng hơn. - Về nguồn lực vật chất: nhìn chung các doanh nghiệp nhỏ và vừa bị hạn chế bởi nguồn vốn, tài nguyên, đất đai và công nghệ. - Về năng lực quản lý điều hành: xuất phát từ nguồn gốc hình thành, tính chất, quy mô. các quản trị gia doanh nghiệp nhỏ và vừa thƣờng nắm bắt, bao quát và quản lý hầu hết các mặt của hoạt động kinh doanh.
- Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp nhỏ và vừa nên hết sức gọn nhẹ để tiết kiệm chi phí song vẫn phải đảm bảo chất lƣợng và hiệu quả công tác. Do có quy Phạm Thị Hoa - K15HTTTA 2 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích quy trình và thiết kế CSDL quản lý kho mô trung bình và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính tập trung không dàn trải trên phạm vi rộng với nhiều bộ phận trực thuộc nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là mô hình tổ chức tập trung. - Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các doanh nghiệp: theo tiêu chí mới thì doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 93% tổng số các doanh nghiệp thuộc các hình thức: doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân, công ty cổ phần, doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài. - Doanh nghiệp nhỏ và vừa là nơi tạo ra việc làm chủ yếu ở Việt Nam.
Về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa đƣợc quy định ở quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006, áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nƣớc là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tƣ nhân và hợp tác xã. Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm 5 phần: Phần thứ nhất - Quy định chung; Phần thứ hai - Hệ thống tài khoản kế toán; Phần thứ ba - Hệ thống báo cáo tài chính; Phần thứ tƣ - Chế độ chứng từ kế toán; Phần thứ năm - Chế độ sổ kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo TT200/2014/TT-BTC nhƣng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp mình biết và phải thực hiện ổn định ít nhất trong 2 năm tài chính. Quy định hiện hành về quản lý kho tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 1.
Các quy định về kho hàng hóa Hàng tồn kho là một trong những tài sản lƣu động vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Hàng tồn kho phải tồn ở mức hợp lý đủ để sản xuất và chi phí lƣu kho là nhỏ nhất. Một điều cũng không kém phần quan trọng là phải kiểm soát đƣợc luân chuyển hàng tồn kho, xác định đƣợc hàng tồn kho lâu ngày để có chính sách xả hàng kịp thời để cắt lỗ. Quản lý hàng tồn kho tốt là một trong những yếu tố cấu thành nên sự thành công của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc tiền bạc, nhân lực và nâng cao doanh thu.
Kho là nơi tập trung những đối tƣợng tài sản rất lớn của Nhà nƣớc, là nơi phải bảo vệ hàng hóa cho đƣợc an toàn, một số kho còn là nơi chỉnh lý, chế biến phân loại, đóng gói hàng hóa. Việc tổ chức bảo quản, xuất, nhập hàng hóa ở kho là một khâu quan trọng trong quá trình lƣu chuyển hàng hóa, nhằm đảm bảo sự an toàn của hàng hóa và làm cho việc cung cấp hàng hóa đƣợc điều hòa, không bị gián đoạn. Phạm Thị Hoa - K15HTTTA 3 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích quy trình và thiết kế CSDL quản lý kho Theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC mới ban hành và đƣợc áp dụng từ tháng 1/2015 thì nguyên tắc kế toán Hàng tồn kho có những đặc điểm đáng chú ý sau: - Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản đƣợc mua vào để sản xuất hoặc để bán trong k sản xuất, kinh doanh bình thƣờng, gồm: Hàng mua đang đi trên đƣờng; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán; Hàng hoá đƣợc lƣu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp. - Kế toán hàng tồn kho phải đƣợc thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
- Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho đƣợc quy định cụ thể cho từng loại vật tƣ, hàng hoá, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá. - Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối k , doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh: áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hóa mua vào, từng sản phẩm đƣợc sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. Phƣơng pháp bình quân gia quyền: giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu k và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong k. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo từng k hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện mỗi doanh nghiệp.
Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc (FIFO): giá trị hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối k là giá trị hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối k. Nguyên tắc khi bảo quản hàng hóa trong kho: Thủ kho hoặc ngƣời bảo quản phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và thể lệ về nghiệp vụ bảo quản hàng hóa do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định theo đặc điểm của từng ngành. Sau đây là những điểm chính: - Phải kiểm nhận số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa trƣớc khi nhập kho. - Hàng hóa chƣa kiểm nghiệm hoặc chƣa hóa nghiệm, hàng hóa nhận vận chuyển hộ, nhận bán hộ và giữ hộ phải bảo quản riêng.
Phạm Thị Hoa - K15HTTTA 4 Khóa luận tốt nghiệp Phân tích quy trình và thiết kế CSDL quản lý kho - Mỗi kho phải có khóa cẩn thận, phải có đủ dụng cụ; phƣơng tiện bảo quản cần thiết (tủ, giá, bục kê hàng …) phƣơng tiện phòng hỏa, dụng cụ đo lƣờng v.v… - Trong kho phải sắp xếp hàng hóa theo từng loại, từng thứ hàng, và theo một trật tƣ nhất định đúng vị trí ghi trên bản đồ kho để bảo đảm dễ bảo quản, dễ tìm, dễ kiểm tra và phân phối hàng hóa đƣợc nhanh chóng, đảm bảo nguyên tắc hàng nhập trƣớc xuất trƣớc, hàng nhập sau xuất sau.