Đề Án Phân Tích Quy Trình Nhân Sự Của Công Ty TNHH VN Green

Việc phân tích quy trình nhân sự tại Công ty TNHH VN Green là một nhiệm vụ cốt lõi nhằm đánh giá và nâng… 63 trang · Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân · 2023.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Trị Nhân Sự
• Đề tài: Phân Tích Quy Trình Nhân Sự Tại Công Ty TNHH VN Green
• Loại tài liệu: bài luận
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM KẾT
• TRÍCH YÊU
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VN GREEN
• 1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty
• 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Vn Green
• 1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty Vn Green
• 1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty Vn Green
• 1.4.1. Sơ đồ tổ chức của công ty
• 1.4.2. Nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban
• 1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.5.1. Giới thiệu về sản phẩm của công ty Vn Green
• 1.5.2. Giới thiệu về thị trường và khách hàng của công ty Vn Green
• 1.5.3. Đối tác và đối thủ cạnh tranh của công ty Vn Green
• 1.5.4. Tình hình doanh thu của công ty từ 2019-2021
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
• 2.1. Quy trình tuyển dụng
• 2.1.1. Mục đích quy trình tuyển dụng
• 2.1.2. Lưu đồ quy trình tuyển dụng và diễn giải quy trình
• 2.1.3. Đánh giá quy trình
• 2.2. Đề xuất quy trình hội nhập (Doanh nghiệp không có quy trình này)
• 2.2.1. Mục đích quy trình hội nhập
• 2.2.2. Lưu đồ quy trình hội nhập và diễn giải quy trình
• 2.2.3. Đánh giá quy trình
• 2.3. Quy trình chấm công nhân viên
• 2.3.1. Mục đích của quy trình chấm công nhân viên
• 2.3.2. Lưu đồ quy trình chấm công nhân viên và diễn giải quy trình
• 2.3.3. Đánh giá quy trình
• 2.4. Đề xuất quy trình đánh giá nhân viên (Doanh nghiệp không có quy trình này)
• 2.4.1. Mục đích quy trình đánh giá nhân viên
• 2.4.2. Lưu đồ quy trình đánh giá nhân viên và diễn giải quy trình
• 2.4.3. Đánh giá quy trình
• 2.5. Quy trình đào tạo
• 2.5.1. Mục đích quy trình đào tạo
• 2.5.2. Lưu đồ quy trình đào tạo và diễn giải quy trình
• 2.5.3. Đánh giá quy trình
• 2.6. Quy trình trả lương
• 2.6.1. Mục đích của quy trình trả lương
• 2.6.2. Lưu đồ quy trình trả lương và diễn giải quy trình
• 2.6.3. Đánh giá quy trình
• 2.7. Quy trình nghỉ việc
• 2.7.1. Mục đích của quy trình nghỉ việc
• 2.7.2. Lưu đồ quy trình nghỉ việc và diễn giải
• 2.7.3. Đánh giá quy trình
• 2.8. Quy trình bảo hiểm xã hội
• 2.8.1. Mục đích của quy trình bảo hiểm xã hội
• 2.8.2. Lưu đồ quy trình bảo hiểm xã hội và diễn giải
• 2.8.3. Đánh giá quy trình
• 2.9. Đề xuất quy trình quản lý hợp đồng lao động (Doanh nghiệp không có)
• 2.9.1. Mục đích quy trình quản lý hợp đồng
• 2.9.2. Lưu đồ quy trình quản lý hợp đồng lao động và diễn giải quy trình
• 2.9.3. Đánh giá quy trình
• 3. CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP CHO CÁC QUY TRÌNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY VN GREEN
• 3.1. Kiến nghị quy trình tuyển dụng
• 3.2. Kiến nghị quy trình chấm công
• 3.3. Kiến nghị quy trình đào tạo
• 3.4. Kiến nghị quy trình trả lương
• 3.5. Kiến nghị quy trình nghỉ việc
• 3.6. Định hướng tương lai
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Khám phá toàn cảnh quy trình nhân sự tại công ty VN Green

Việc phân tích quy trình nhân sự tại Công ty TNHH VN Green là một nhiệm vụ cốt lõi nhằm đánh giá và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhân sự. Công ty TNHH VN Green, thành lập từ năm 2002, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất chế phẩm sinh học, đòi hỏi một hệ thống quản trị nguồn nhân lực linh hoạt và hiệu quả để đáp ứng sự phát triển. Bài phân tích này đi sâu vào việc xem xét các quy trình hiện hữu, từ tuyển dụng đến đào tạo và đãi ngộ, dựa trên tài liệu nghiên cứu chi tiết của nhóm sinh viên trường Đại học Hoa Sen. Mục tiêu chính là nhận diện các điểm mạnh cần phát huy và các điểm yếu cần khắc phục, từ đó đưa ra những kiến nghị chiến lược. Một hệ thống nhân sự được tối ưu hóa không chỉ giúp công ty thu hút và giữ chân nhân tài mà còn tạo ra một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, thúc đẩy sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Phân tích này sẽ làm rõ cơ cấu tổ chức công ty, đặc biệt là cấu trúc và chức năng của phòng nhân sự, vốn được chia thành ba bộ phận chính: Hành chính, Lương thưởng và Phúc lợi, và Tuyển dụng. Việc hiểu rõ cấu trúc này là tiền đề để đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả của các quy trình đang được áp dụng, cũng như xác định các lỗ hổng cần được lấp đầy để hoàn thiện bộ máy hành chính nhân sự.

1.1. Giới thiệu cơ cấu tổ chức và phòng nhân sự VN Green

Theo sơ đồ tổ chức được cung cấp, Công ty VN Green có một cơ cấu tổ chức công ty phân cấp rõ ràng dưới sự điều hành của Tổng Giám đốc. Các phòng ban chính bao gồm văn phòng, kinh doanh, và sản xuất. Đặc biệt, phòng nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý con người. Phòng này được tổ chức thành ba bộ phận chuyên biệt: Bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm quản lý giấy tờ, hợp đồng; Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi quản lý chấm công, tính lương và các chính sách đãi ngộ và phúc lợi; Bộ phận Tuyển dụng lên kế hoạch và thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự. Sự phân chia này cho thấy một nỗ lực chuyên môn hóa trong công tác nhân sự, tuy nhiên hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận này là một yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng trong quá trình phân tích.

1.2. Tầm quan trọng của hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả

Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, hoạch định nguồn nhân lực không chỉ là việc lấp đầy các vị trí trống mà còn là một hoạt động chiến lược. Đối với VN Green, một kế hoạch nhân sự tốt sẽ giúp công ty chủ động đối phó với những thay đổi của thị trường và nội bộ. Việc phân tích quy trình nhân sự giúp xác định liệu công ty có đang bị động trong công tác tuyển dụng hay không, như tài liệu nghiên cứu đã chỉ ra. Một kế hoạch quản lý nhân tài (talent management) hiệu quả sẽ giúp xây dựng lộ trình công danh rõ ràng, từ đó tăng cường mức độ hài lòng của nhân viên và giữ chân những cá nhân xuất sắc, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

II. Cách phân tích thực trạng quản lý nhân sự và thách thức

Báo cáo phân tích quy trình nhân sự tại Công ty TNHH VN Green đã chỉ ra một thực trạng quản lý nhân sự với nhiều ưu điểm nhưng cũng không ít thách thức. Một trong những vấn đề lớn nhất là sự phụ thuộc vào các phương pháp thủ công, dẫn đến tốn kém thời gian và tiềm ẩn sai sót. Ví dụ, quy trình tuyển dụng yêu cầu sàng lọc hồ sơ bằng tay, và quy trình chấm công vẫn theo phương pháp truyền thống, cần có người giám sát trực tiếp. Thêm vào đó, một phát hiện quan trọng từ tài liệu là sự thiếu hụt các quy trình nhân sự thiết yếu. Cụ thể, công ty chưa xây dựng quy trình hội nhập (onboarding) bài bản cho nhân viên mới và quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên định kỳ. Điều này tạo ra rủi ro nhân viên mới khó hòa nhập và công ty không có cơ sở dữ liệu chính xác để ghi nhận sự đóng góp hay hoạch định đào tạo và phát triển nhân viên. Các vấn đề này, nếu không được giải quyết, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng giữ chân nhân tài của VN Green trong dài hạn. Việc áp dụng mô hình SWOT trong nhân sự là cần thiết để hệ thống hóa các điểm mạnh, điểm yếu này, từ đó làm cơ sở cho các đề xuất cải tiến.

2.1. Nhược điểm trong quy trình tuyển dụng và chấm công

Tài liệu phân tích đã nêu bật những nhược điểm cụ thể trong quy trình tuyển dụng nhân sự và chấm công. Đối với tuyển dụng, việc sàng lọc hồ sơ thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn có nguy cơ bỏ sót ứng viên tiềm năng. Quan trọng hơn, quy trình thiếu bước xác minh thông tin ứng viên, một lỗ hổng có thể dẫn đến rủi ro về chất lượng nhân sự sau này. Về quy trình chấm công, phương pháp truyền thống đòi hỏi sự giám sát liên tục, gây lãng phí nguồn lực. Việc ghi chép bằng tay cũng dễ phát sinh sai sót, ảnh hưởng đến tính chính xác và công bằng trong quá trình tính lương, từ đó có thể làm giảm mức độ hài lòng của nhân viên.

2.2. Lỗ hổng từ việc thiếu quy trình hội nhập và đánh giá

Một trong những phát hiện đáng chú ý nhất là sự thiếu vắng hoàn toàn quy trình hội nhập và đánh giá hiệu suất nhân viên. Không có quy trình hội nhập chính thức, nhân viên mới có thể cảm thấy lạc lõng, khó nắm bắt văn hóa doanh nghiệp và mất nhiều thời gian hơn để đạt hiệu suất tối đa. Tương tự, việc không có hệ thống đánh giá định kỳ khiến công ty thiếu cơ sở để đưa ra các quyết định về lương thưởng, thăng tiến hay đào tạo và phát triển nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra sự thiếu công bằng mà còn cản trở việc quản lý nhân tài một cách chiến lược.

III. Hướng dẫn tối ưu quy trình tuyển dụng và hội nhập nhân viên

Để giải quyết các thách thức đã nêu, việc tối ưu hóa quy trình nhân sự, bắt đầu từ khâu tuyển dụng và hội nhập, là cực kỳ quan trọng. Tài liệu nghiên cứu đã đề xuất những giải pháp cải tiến quy trình mang tính thực tiễn cao. Đối với quy trình tuyển dụng nhân sự, kiến nghị tập trung vào việc áp dụng công nghệ để tự động hóa khâu sàng lọc hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác. Bổ sung bước xác minh thông tin ứng viên là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo chất lượng đầu vào. Bên cạnh đó, việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng chủ động theo năm thay vì bị động theo yêu cầu phòng ban sẽ giúp công ty chuẩn bị tốt hơn về mặt nguồn lực. Đặc biệt, tài liệu đã đề xuất xây dựng một quy trình hội nhập hoàn toàn mới. Quy trình này không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc và môi trường mà còn là bước đầu tiên trong việc xây dựng sự gắn kết và lòng trung thành với công ty. Việc triển khai một quy trình hội nhập bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của doanh nghiệp, là một yếu tố then chốt trong quản lý quan hệ lao động và giữ chân nhân viên.

3.1. Cải tiến sàng lọc hồ sơ và bổ sung bước xác minh

Đề xuất cải tiến cho quy trình tuyển dụng nhân sự tại VN Green tập trung vào hai điểm chính. Thứ nhất, sử dụng phần mềm quản lý để quét và phân loại hồ sơ ứng viên tự động. Điều này giúp bộ phận nhân sự nhanh chóng xác định các ứng viên phù hợp nhất dựa trên tiêu chí đặt ra, tránh bỏ sót nhân tài. Thứ hai, quy trình mới phải bắt buộc có bước xác minh thông tin, bao gồm kiểm tra bằng cấp và liên hệ người tham chiếu. Bước này đảm bảo tính trung thực của hồ sơ và giảm thiểu rủi ro tuyển dụng sai người, một yếu tố sống còn đối với các vị trí chuyên môn.

3.2. Xây dựng quy trình hội nhập nhân viên mới chuyên nghiệp

Doanh nghiệp không có sẵn quy trình này, vì vậy đề xuất tập trung vào việc xây dựng một chương trình hội nhập có cấu trúc. Các bước bao gồm: tham quan công ty, giới thiệu với các phòng ban, chuẩn bị sẵn sàng chỗ làm việc và thiết bị, bàn giao chi tiết công việc với trưởng bộ phận, và đặc biệt là thu thập phản hồi từ nhân viên mới. Việc này không chỉ giúp họ hòa nhập nhanh hơn mà còn giúp phòng nhân sự đánh giá và cải thiện chính quy trình hội nhập, góp phần nuôi dưỡng một văn hóa doanh nghiệp tích cực ngay từ những ngày đầu tiên.

IV. Phương pháp đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên

Việc thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất nhân viên và đào tạo và phát triển nhân viên là giải pháp nền tảng để nâng cao năng lực đội ngũ tại VN Green. Tài liệu nghiên cứu đã đề xuất một quy trình đánh giá hoàn chỉnh, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng cho từng vị trí. Quy trình này nhấn mạnh tính công bằng, minh bạch, với các biểu mẫu và kế hoạch cụ thể, được duyệt bởi ban giám đốc. Kết quả đánh giá sẽ là đầu vào quan trọng cho việc xây dựng các chính sách khen thưởng, kỷ luật, và quan trọng hơn là xác định nhu cầu đào tạo. Về quy trình đào tạo, mặc dù đã có sẵn nhưng cần được cải tiến để hiệu quả hơn. Thay vì chỉ đào tạo theo yêu cầu, cần có phương pháp đánh giá kết quả sau đào tạo một cách rõ ràng, chẳng hạn như thông qua các bài kiểm tra hoặc đánh giá trực tiếp từ quản lý. Việc liên kết chặt chẽ giữa kết quả đánh giá hiệu suất và kế hoạch đào tạo sẽ tạo ra một chu trình phát triển nhân lực liên tục, giúp nhân viên xây dựng lộ trình công danh và nâng cao năng lực cạnh tranh cho chính doanh nghiệp.

4.1. Thiết lập tiêu chuẩn và KPI cho phòng nhân sự để đánh giá

Quy trình đánh giá được đề xuất yêu cầu xác định các tiêu chuẩn rõ ràng như thái độ làm việc, kết quả công việc, và tinh thần đóng góp. Để quy trình này hiệu quả, cần xây dựng bộ KPI cho phòng nhân sự và cho từng vị trí công việc. Các KPI này phải đo lường được và gắn liền với mục tiêu chung của công ty. Ví dụ, KPI của nhân viên kinh doanh có thể là doanh số, trong khi KPI của bộ phận sản xuất là tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng. Việc này đảm bảo kết quả đánh giá là khách quan và có thể định lượng, làm cơ sở vững chắc cho các quyết định nhân sự.

4.2. Nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển nhân viên

Để quy trình đào tạo và phát triển nhân viên thực sự hiệu quả, báo cáo kiến nghị cần có phương pháp đánh giá sau đào tạo cụ thể. Công ty có thể áp dụng các bài kiểm tra kiến thức trước và sau khóa học, hoặc để trưởng phòng ban đánh giá sự cải thiện trong hiệu suất công việc của nhân viên. Thu thập phản hồi từ chính nhân viên về chương trình đào tạo cũng rất quan trọng. Dựa trên các dữ liệu này, phòng nhân sự có thể liên tục rà soát, điều chỉnh nội dung và phương pháp đào tạo để phù hợp hơn với nhu cầu thực tế, đảm bảo chi phí đầu tư cho đào tạo mang lại lợi ích tối đa.

V. Bí quyết cải tiến chính sách đãi ngộ và quản lý hành chính

Một hệ thống nhân sự mạnh không thể thiếu các quy trình hành chính và chính sách đãi ngộ hiệu quả. Việc phân tích quy trình nhân sự tại Công ty TNHH VN Green cho thấy cần có sự cải tiến trong quy trình trả lương và chuẩn hóa việc quản lý hợp đồng. Đối với quy trình trả lương, mặc dù đã có các bước rõ ràng, nhưng nhược điểm là thiếu bước cho nhân viên xác nhận lại bảng lương chi tiết trước khi thanh toán. Kiến nghị đưa ra là bổ sung bảng kê lương chi tiết (payslip) và một bước duyệt của nhân viên để đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót. Về mặt hành chính nhân sự, đề xuất quan trọng là xây dựng quy trình quản lý hợp đồng lao động một cách có hệ thống. Hiện tại, việc thiếu một quy trình chuẩn có thể dẫn đến rủi ro trong việc theo dõi thời hạn hợp đồng, gia hạn, hay xử lý các vấn đề pháp lý. Việc chuẩn hóa quy trình này, cùng với quy trình bảo hiểm xã hội (BHXH), sẽ giúp công ty tuân thủ tốt hơn các quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp, củng cố quản lý quan hệ lao động.

5.1. Hoàn thiện quy trình trả lương đảm bảo minh bạch

Để hoàn thiện quy trình trả lương, đề xuất chính là thêm bước "Thông báo lương cho nhân viên" trước khi thực hiện thanh toán. Ở bước này, mỗi nhân viên sẽ nhận được một phiếu lương chi tiết, ghi rõ các khoản thu nhập, trợ cấp, và khấu trừ. Nhân viên có thời gian để kiểm tra và phản hồi nếu có sai sót. Giải pháp này không chỉ tăng cường sự minh bạch, chính xác trong chính sách đãi ngộ và phúc lợi mà còn giúp xây dựng lòng tin, giảm thiểu các khiếu nại không đáng có, và nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên.

5.2. Chuẩn hóa quy trình quản lý hợp đồng và bảo hiểm xã hội

Tài liệu đã đề xuất một quy trình quản lý hợp đồng lao động mới, bao gồm các bước: lập hợp đồng, lưu trữ, kiểm tra định kỳ thời hạn và nội dung, cập nhật bổ sung khi cần, và xét duyệt. Việc hệ thống hóa này giúp phòng nhân sự dễ dàng kiểm soát và tra cứu, đảm bảo không bỏ sót các thời điểm quan trọng như tái ký hợp đồng. Tương tự, quy trình Bảo hiểm xã hội, dù đã có, cũng cần được rà soát thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất của pháp luật, bảo vệ tối đa quyền lợi của người lao động.

VI. Kết luận và định hướng tối ưu hóa quy trình nhân sự

Kết quả phân tích quy trình nhân sự tại Công ty TNHH VN Green đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về hệ thống quản trị nhân lực hiện tại, chỉ ra cả những điểm sáng và các lĩnh vực cần cải tiến cấp thiết. Các kiến nghị được đưa ra, từ việc tự động hóa tuyển dụng, xây dựng quy trình hội nhập, thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất, đến việc hoàn thiện quy trình trả lương và quản lý hợp đồng, đều là những giải pháp cải tiến quy trình khả thi và cần thiết. Việc thực hiện các đề xuất này sẽ giúp VN Green không chỉ giải quyết các vấn đề tồn đọng mà còn xây dựng được một nền tảng nhân sự vững chắc cho tương lai. Định hướng dài hạn cho công ty là tiến tới xây dựng một hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) tích hợp. Một hệ thống như vậy sẽ giúp số hóa và tự động hóa hầu hết các quy trình, từ lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính lương đến quản lý hiệu suất. Việc đầu tư vào công nghệ sẽ là bước đi chiến lược, giúp VN Green tối ưu hóa quy trình nhân sự một cách toàn diện, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

6.1. Tóm tắt kết quả phân tích và các kiến nghị chính

Báo cáo đã thành công trong việc phân tích 9 quy trình nhân sự, chỉ ra các nhược điểm chính như sự thủ công, thiếu quy trình hội nhập và đánh giá. Các kiến nghị trọng tâm bao gồm: áp dụng công nghệ vào tuyển dụng, xây dựng quy trình onboarding và đánh giá hiệu suất từ đầu, tăng tính minh bạch trong trả lương, và hệ thống hóa quản lý hợp đồng. Đây là những bước đi cụ thể để hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty.

6.2. Hướng tới hệ thống thông tin nhân sự HRIS tích hợp

Định hướng tương lai được đề cập trong tài liệu là việc ứng dụng công nghệ một cách sâu rộng hơn. Thay vì cải tiến từng quy trình riêng lẻ, việc xây dựng một hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) sẽ kết nối tất cả các hoạt động lại với nhau. Hệ thống này sẽ là một cơ sở dữ liệu tập trung, giúp ban lãnh đạo dễ dàng truy xuất báo cáo phân tích nhân sự chính xác, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và hiệu quả hơn, sẵn sàng cho sự phát triển mạnh mẽ của VN Green trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự biến động và phát triển liên tục của môi trường kinh doanh đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa các quy trình quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và tối ưu hóa chất lượng nguồn nhân lực. Đối với các sinh viên ngành Quản trị Nhân sự, việc tiếp cận thực tế cách thức xác định, xây dựng và vận hành các quy trình nhân sự tại doanh nghiệp là bước chuyển tiếp quan trọng từ lý thuyết sang thực tiễn. Đề tài "Phân tích quy trình nhân sự của Công ty TNHH VN Green" được nhóm tác giả lựa chọn thực hiện nhằm khảo sát toàn diện hệ thống vận hành nhân sự tại một doanh nghiệp sản xuất chế phẩm sinh học, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu được nhóm tác giả xác định cụ thể như sau:

1. Vận dụng kiến thức đã học về các quy trình quản lý nhân viên và kỹ năng nghiệp vụ vào phân tích thực tế tại doanh nghiệp.
2. Nắm bắt tường tận từng bước trong từng quy trình và thực hiện thiết kế, xây dựng các quy trình quản trị phù hợp với mô hình hoạt động của công ty.
3. Chỉ ra các điểm mạnh và điểm yếu trong từng quy trình nhân sự hiện hữu, từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị mang tính khả thi và thực tế.
4. Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp xử lý công việc chuyên môn giữa các thành viên.

• Đối tượng nghiên cứu: 09 quy trình quản trị nhân sự (bao gồm các quy trình hiện hành và các quy trình cần thiết lập mới) cùng cơ cấu tổ chức, hoạt động vận hành của Phòng Nhân sự tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH VN Green, địa chỉ tại 90 A/B 73-74-75-76-77, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu và thu thập dữ liệu được thực hiện trong khoảng thời gian từ ngày 04/04/2022 đến ngày 15/06/2022 (Học kỳ 2133).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề án dựa trên khung lý thuyết quản trị nhân lực căn bản trong doanh nghiệp, bao quát toàn bộ vòng đời của người lao động thông qua 09 quy trình chức năng: tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, chấm công, đánh giá nhân viên, đào tạo, trả lương, nghỉ việc, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) và quản lý hợp đồng lao động. Đồng thời, đề án tham chiếu các quy định pháp luật hiện hành gồm Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội để đánh giá tính tuân thủ pháp lý của các quy trình hành chính nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu được nhóm tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập tài liệu nội bộ do Công ty TNHH VN Green cung cấp (sơ đồ tổ chức, số liệu doanh thu, tài liệu mô tả công việc, các văn bản biểu mẫu hành chính nhân sự) kết hợp khảo cứu các bài viết học thuật, tài liệu chuyên ngành nhân sự từ các nguồn trực tuyến.
• Phương pháp phỏng vấn và quan sát thực địa: Tiến hành tham quan doanh nghiệp, làm việc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ quản lý (Kế toán trưởng, đại diện các phòng ban) về phương thức tổ chức, chuỗi cung ứng, khách hàng và quy trình làm việc thực tế.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và mô hình hóa: Phân tích thực trạng hoạt động của từng quy trình, lập bảng ma trận đánh giá ưu điểm và hạn chế; sử dụng lưu đồ luồng nghiệp vụ (flowchart) để chuẩn hóa các bước thực hiện, phân định rõ thẩm quyền trách nhiệm và hệ thống biểu mẫu kiểm soát tương ứng.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH VN Green

Công ty TNHH VN Green (VN Green Co., Ltd, Mã số thuế: 0302625689) được thành lập ngày 06/06/2002 và chính thức hoạt động từ ngày 01/07/2002 dưới sự điều hành của Tổng Giám đốc Nguyễn Tô Vũ. Doanh nghiệp chuyên sản xuất chế phẩm sinh học ứng dụng công nghệ Nhật Bản, nổi bật với dòng sản phẩm bột bảo quản Umikai dùng cho bảo quản nông sản, thực phẩm, thủy sản sau thu hoạch và phân bón cải tạo đất. Doanh nghiệp từng đạt Huy chương vàng VINAFISH năm 2006 tại Hội chợ quốc tế "Nghề cá Việt Nam, hội nhập và phát triển".

Cơ cấu tổ chức công ty được thiết lập theo tuyến chức năng gồm: Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc, Bộ phận Văn phòng, Phòng Nhân sự, Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Sản xuất. Trong đó, Phòng Nhân sự gồm Trưởng phòng Nhân sự và 03 bộ phận trực thuộc:

• Bộ phận Hành chính: Quản lý hợp đồng lao động, đơn từ nghỉ phép, nghỉ việc và hồ sơ văn thư.
• Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi: Gồm chuyên viên lương (phụ trách chấm công, tính lương, chính sách khen thưởng) và chuyên viên chế độ chính sách (phụ trách phúc lợi, nội quy kỷ luật).
• Bộ phận Tuyển dụng: Lập kế hoạch, tiếp nhận hồ sơ ứng viên và hỗ trợ bộ phận lương thưởng khi không có đợt tuyển dụng.

Thị trường tiêu thụ chính của công ty tập trung tại khu vực miền Tây (các tỉnh Vĩnh Long, Sa Đéc, Đồng Tháp, Tiền Giang, Bạc Liêu, Cà Mau) và một phần miền Trung, cung cấp cho các hộ nông dân, ngư dân và phân phối sỉ cho doanh nghiệp nhỏ lẻ tại Cần Thơ, Sa Đéc, Hậu Giang, TP.HCM. Công ty duy trì quan hệ hợp tác với các đối tác lớn như Công ty Thanh Long Hoàng Hậu (Bình Thuận), Công ty GoodLife, Công ty Rồng Đỏ, Công ty Hoàng Huy, Công ty Cát Tường, Công ty VinaGreen, Công ty Long Việt; đồng thời cạnh tranh trực tiếp với các đơn vị như Công ty TNHH EcoClean Việt Nam và Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Việt Mỹ (VMC Group).

Tình hình kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021 ghi nhận sự sụt giảm doanh thu nghiêm trọng do tác động của đại dịch Covid-19 và các đợt giãn cách xã hội kéo dài:

Năm	Doanh thu ghi nhận	Tỷ lệ biến động	Nguyên nhân chính
2019	Mức cao nhất giai đoạn	-	Hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu ổn định
2020	Giảm so với 2019	Giảm 12,53%	Bùng phát dịch Covid-19, chuỗi phân phối bắt đầu chậm lại
2021	30 triệu đồng	Giảm 56,78% so với 2020	Giãn cách xã hội nghiêm ngặt, cắt giảm nhân sự, chuỗi sản xuất bị đình trệ

Phần 2: Phân tích quy trình quản lý nhân sự của công ty

Nhóm tác giả tiến hành khảo sát và đánh giá 09 quy trình nghiệp vụ nhân sự tại công ty:

1. Quy trình tuyển dụng (Lưu đồ 1): Gồm 10 bước gắn với hệ thống biểu mẫu từ A1 đến A8 (Phiếu yêu cầu tuyển dụng, văn bản phê duyệt, kế hoạch tuyển dụng, mô tả công việc, phiếu phỏng vấn, hợp đồng thử việc, phiếu đánh giá thử việc, hợp đồng chính thức và lưu trữ hồ sơ). Quy trình có ưu điểm là phân định rõ thẩm quyền giữa Trưởng phòng ban, Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc; tuy nhiên còn hạn chế do sàng lọc hồ sơ hoàn toàn thủ công, thiếu bước xác minh thông tin ứng viên và chưa có kế hoạch định biên nhân sự định kỳ hàng năm.
2. Đề xuất quy trình hội nhập nhân viên mới (Lưu đồ 2): Doanh nghiệp trước đó chưa thiết lập quy trình này. Nhóm tác giả xây dựng quy trình chuẩn gồm 8 bước với 4 biểu mẫu (BM1 đến BM4): tham quan và phổ biến thông tin, gửi email giới thiệu, bàn giao vị trí và trang thiết bị làm việc, bàn giao cho trưởng bộ phận, hướng dẫn quy trình công việc, thu thập phản hồi qua Google Form, đánh giá sau hội nhập và lưu trữ hồ sơ.
3. Quy trình chấm công nhân viên (Lưu đồ 3): Gồm 9 bước với 3 biểu mẫu (C1: Bảng chấm công phòng ban, C2: Bảng tổng kết chấm công, C3: Bảng chấm công toàn công ty). Việc chấm công hiện được thực hiện bằng phương pháp thủ công (ghi chép hàng ngày), giúp người quản lý giám sát trực tiếp nhưng gây lãng phí nhân lực và dễ phát sinh sai sót số liệu.
4. Đề xuất quy trình đánh giá nhân viên (Lưu đồ 4): Xây dựng mới quy trình gồm 9 bước và 6 biểu mẫu (E1 đến E6), xác định các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể gồm: thái độ làm việc, sản lượng sản phẩm bán được, phản hồi từ khách hàng và tinh thần đóng góp ý kiến.
5. Quy trình đào tạo (Lưu đồ 5): Gồm 8 bước từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch dự trù kinh phí, phê duyệt chương trình, tổ chức đào tạo, thu thập kết quả, xem xét đánh giá, rà soát bồi dưỡng nhân sự yếu kém đến lưu trữ hồ sơ (biểu mẫu BM1 đến BM6). Ưu điểm là có tính chủ động bồi dưỡng kỹ năng nhưng hạn chế ở khâu đo lường hiệu quả sau đào tạo và sự thiếu đa dạng trong hình thức tổ chức.
6. Quy trình trả lương (Lưu đồ 6): Gồm 7 bước phối hợp giữa Phòng Quản lý Nhân sự, Kế toán trưởng và Ban Giám đốc (biểu mẫu BM1 đến BM6). Lương được thanh toán qua ngân hàng liên kết. Nhược điểm lớn là thiếu bước gửi phiếu lương/bảng kê chi tiết cho người lao động kiểm tra trước khi chuyển khoản, dễ dẫn đến thắc mắc và chậm trễ khi phê duyệt.
7. Quy trình nghỉ việc (Lưu đồ 7): Gồm 8 bước chặt chẽ, quy định thời hạn nộp đơn báo trước, thời gian xem xét tại cấp quản lý trực tiếp (không quá 2 ngày), Phòng Nhân sự xử lý (không quá 3 ngày), trình Giám đốc duyệt (không quá 4 ngày), bàn giao tài sản/hồ sơ và quyết toán tài chính (biểu mẫu M1 đến M3).
8. Quy trình bảo hiểm xã hội (Lưu đồ 8): Gồm 9 bước phối hợp với cơ quan BHXH địa phương, cập nhật danh sách điều chỉnh định kỳ 3 tháng/lần (biểu mẫu N1, N2). Quy trình đảm bảo quyền lợi theo quy định pháp luật nhưng thủ tục hồ sơ giấy tờ còn rườm rà, phụ thuộc nhiều vào tiến độ xử lý của cơ quan quản lý nhà nước.
9. Đề xuất quy trình quản lý hợp đồng lao động (Lưu đồ 9): Xây dựng mới quy trình 6 bước gồm: lập và ký kết hợp đồng, lưu trữ bản gốc, định kỳ rà soát thời hạn và điều khoản, cập nhật bổ sung phụ lục khi có thay đổi chính sách pháp luật, trình Tổng Giám đốc duyệt và lưu trữ hồ sơ (biểu mẫu D1 đến D4).

Phần 3: Kiến nghị giải pháp cho các quy trình nhân sự tại công ty VN Green

Dựa trên các phát hiện nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện tương ứng:

• Cải tiến quy trình tuyển dụng (Lưu đồ 10): Ứng dụng phần mềm nhân sự để quét và phân loại dữ liệu ứng viên; xây dựng kế hoạch dự báo nhu cầu nhân sự định kỳ hàng năm; bổ sung bước thẩm định lý lịch và đánh giá định kỳ hiệu quả tuyển dụng.
• Chuyển đổi quy trình chấm công (Lưu đồ 11): Chuyển đổi từ chấm công ghi chép thủ công sang máy chấm công bằng dấu vân tay, xuất dữ liệu tự động sang file tổng hợp nhằm tiết kiệm thời gian và loại bỏ sai lệch số liệu.
• Hoàn thiện quy trình đào tạo: Khảo sát nhu cầu học tập thực tế của nhân viên trước khi thiết kế chương trình; kết hợp linh hoạt đào tạo cá nhân và đào tạo nhóm; xây dựng bài kiểm tra đánh giá năng lực trước và sau đào tạo kết hợp hình thức nhân viên tự đánh giá.
• Tối ưu hóa quy trình trả lương (Lưu đồ 12): Bổ sung mẫu phiếu lương chi tiết (bảng kê ngày công, nghỉ phép hưởng lương/không lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm và khấu trừ) gửi cho nhân viên đối soát trước khi kế toán lập ủy nhiệm chi thanh toán.
• Tinh gọn quy trình nghỉ việc (Lưu đồ 13): Rút gọn các bước trung gian và giảm tải thủ tục giấy tờ giữa các phòng ban nhằm đẩy nhanh tốc độ thanh lý hợp đồng.
• Định hướng số hóa hệ thống quản trị: Doanh nghiệp cần từng bước đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nội bộ tập trung, tích hợp quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, lịch họp và hộp thư tiếp nhận ý kiến đóng góp của người lao động.

Kết quả và đóng góp

Đề án đã đạt được các kết quả cụ thể thông qua việc giải quyết toàn diện bài toán quản trị nhân sự tại đơn vị thực tập:

• Hệ thống hóa và chuẩn hóa thành công 09 quy trình nghiệp vụ nhân lực, bao gồm việc tái lập trình 06 quy trình hiện hữu và thiết kế mới hoàn toàn 03 quy trình còn thiếu (Hội nhập nhân viên, Đánh giá hiệu suất làm việc, Quản lý hợp đồng lao động).
• Thiết lập hệ thống 13 sơ đồ luồng nghiệp vụ chi tiết kèm theo bộ danh mục biểu mẫu hành chính đồng bộ (từ A1-A8, BM1-BM7, C1-C3, E1-E6, D1-D4 đến M1-M3, N1-N2), tạo cơ sở vận hành minh bạch cho doanh nghiệp.
• Mức độ hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu tự đánh giá của nhóm tác giả:
  • Đạt 90% mức độ thấu hiểu và nắm vững 09 quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
  • Đạt 80% chất lượng phân tích, chỉ ra điểm mạnh và điểm yếu của từng quy trình.
  • Đạt 80% mức độ khả thi trong việc đề xuất phương hướng xử lý các điểm nghẽn nghiệp vụ.
  • Đạt 90% khả năng vận dụng kiến thức lý thuyết chuyên ngành vào giải quyết bài toán thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nhóm tác giả gặp khó khăn trong việc tiếp cận và phân tích chuyên sâu quy trình Bảo hiểm xã hội do đây là mảng nghiệp vụ có độ phức tạp cao, phụ thuộc nhiều vào quy định và phần mềm chuyên ngành của cơ quan nhà nước mà sinh viên mới chỉ được tiếp cận sơ lược trên giảng đường. Ngoài ra, việc khảo sát chỉ thực hiện trong phạm vi một doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ với thời gian thực địa ngắn (từ tháng 4 đến tháng 6 năm 2022).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất làm việc (KPI/OKR) cho từng chức danh công việc; xây dựng đề án triển khai thử nghiệm phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRM) tổng thể và phân tích chi phí - lợi ích khi số hóa toàn diện quy trình nhân sự tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Đề tài là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh và Kinh tế khi thực hiện các học phần đề án môn học, báo cáo thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận về phân tích quy trình tổ chức. Các chuyên viên nhân sự và nhà quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), đặc biệt là doanh nghiệp trong khối ngành sản xuất nông nghiệp - sinh học, có thể tham khảo trực tiếp hệ thống lưu đồ phân công trách nhiệm và bộ biểu mẫu chuẩn hóa để hoàn thiện hệ thống quản lý nội bộ của đơn vị mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Đơn vị thực nghiệm trong đề án là doanh nghiệp nào và hoạt động trong lĩnh vực gì?
Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH VN Green (thành lập năm 2002 tại Quận 10, TP.HCM), doanh nghiệp chuyên sản xuất các chế phẩm sinh học ứng dụng công nghệ Nhật Bản gồm bột bảo quản nông sản/thủy sản Umikai và phân bón cải tạo đất.

2. Công ty VN Green còn thiếu những quy trình nhân sự nào trước khi nhóm nghiên cứu đề xuất?
Trước khi nghiên cứu, công ty chưa có văn bản quy chuẩn hóa cho 03 quy trình: Quy trình hội nhập nhân viên mới, Quy trình đánh giá nhân viên định kỳ và Quy trình quản lý hợp đồng lao động. Nhóm tác giả đã thiết kế mới toàn bộ 3 quy trình này kèm lưu đồ và biểu mẫu tương ứng.

3. Số liệu doanh thu của Công ty VN Green giai đoạn 2019 - 2021 biến động ra sao?
Theo dữ liệu đề án, doanh thu năm 2020 giảm 12,53% so với 2019; sang năm 2021 do ảnh hưởng nặng nề của giãn cách xã hội và đứt gãy sản xuất vì đại dịch Covid-19, doanh thu giảm sâu 56,78% so với năm 2020, chỉ đạt mức 30 triệu đồng trong năm 2021.

4. Giải pháp cốt lõi được đề xuất cho khâu chấm công và trả lương là gì?
Đối với chấm công, nhóm đề xuất thay thế việc ghi chép sổ tay thủ công bằng máy chấm công vân tay. Đối với trả lương, nhóm đề xuất bổ sung bước phát hành phiếu lương chi tiết gửi cho người lao động kiểm tra, phản hồi trước khi kế toán thực hiện ủy quyền chi qua ngân hàng.

5. Cơ cấu Phòng Nhân sự tại Công ty TNHH VN Green được tổ chức như thế nào?
Phòng Nhân sự chịu sự chỉ đạo của Trưởng phòng Nhân sự, bao gồm 03 bộ phận trực thuộc: Bộ phận Hành chính, Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi (gồm chuyên viên lương và chuyên viên chế độ chính sách), cùng Bộ phận Tuyển dụng.

Kết luận

Đề án "Phân tích quy trình nhân sự của Công ty TNHH VN Green" đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng quản trị nhân lực tại một doanh nghiệp sản xuất chế phẩm sinh học. Thông qua việc nhận diện các điểm bất cập trong công tác chấm công, tuyển dụng, tính lương và việc thiếu vắng các quy chuẩn hội nhập hay đánh giá, nhóm tác giả đã xây dựng hệ thống 13 lưu đồ quy trình đồng bộ kèm biểu mẫu nghiệp vụ cụ thể. Nghiên cứu thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quản trị nhân sự và bối cảnh thực tế của doanh nghiệp vừa và nhỏ, mang lại giá trị thực tiễn rõ ràng trong việc chuẩn hóa bộ máy vận hành nhân sự.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BO GIAO DUC VA ĐÀO TẠO TRUONG DAI HOC HOA SEN KHOA KINH TE & QUAN TRI DE AN PHAN TICH QUY TRINH NHAN SU CUA CONG TY TNHH VN GREEN STT nhom: Nhom5 Thời gian thực hiện: 04/04/2022 - 15/06/2022 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thùy Giang Đồng số TA stt| MSSV Ho va tén 0ng góp Ký tên (0% - 100%) xac nhan 1 | 2182920 Đặng Thanh Trúc 100% 2 | 2180866 | Trần Bảo Khánh Linh 100% 3 | 2181010 Huynh Kim Ngan 100% 4 | 2193466 Võ Nguyễn Bảo Anh 100% HK 2133, Tháng 06 / 2022 BO GIAO DUC VA ĐÀO TẠO TRUONG DAI HOC HOA SEN KHOA KINH TE & QUAN TRI DE AN PHẦN TÍCH QUY TRÌNH NHÂN SỰ CUA CONG TY TNHH VN GREEN STT nhom: Nhom5 Thời gian thực hiện: 04/04/2022 - 15/06/2022 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thùy Giang Đồng 06 TA stt| MSSV Ho va tén 0ng góp Ký tên (0% - 100%) xac nhan 1 | 2182920 Đặng Thanh Trúc 100% 2 | 2180866 | Trần Bảo Khánh Linh 100% 3 | 2181010 Huynh Kim Ngân 100% 4 | 2193466 Võ Nguyễn Bảo Anh 100% HK 2133, Tháng 06 / 2022 LỜI CAM KÉT Sau khoảng thời gian nghiên cứu và làm “Đề án phân tích quy trình nhân sự” của Công ty TNHH VN Green chúng tôi đã áp dụng được rất nhiều kiến thức qua thời gian học được từ trường Đại học Hoa Sen. Chúng tôi đã nghiên cứu và tìm hiểu các quy trình nhân sự của Công ty TNHH VN Green và được các anh chị tại các phòng ban hỗ trợ. Ngoài ra, chúng tôi có tham khảo và tìm hiểu thêm từ các sách, báo, và các tài liệu từ các nguồn khác. Chúng tôi đã vận dụng được các kiến thức được học và tìm kiếm được đề hoàn thành đề án “Phân tích quy trình nhân sự” này.

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân từng thành viên trong nhóm, do chúng tôi tự nghiên cứu và tổng hợp lại qua sự dẫn đắt và giúp đỡ của cô Nguyễn Thùy Giang và không sao chép lại của người khác. Tất cả các tài liệu tham khảo đều có nguồn rõ ràng và được trích dẫn hợp pháp. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo cua minh. Trường đại học Hoa Sen và cô Nguyễn Thùy Giang không liên quan đến những vi phạm tác quyền,bản quyền do chúng tôi gây ra trong quá trình thực hiện (nếu có).

Ngày thang năm 2022 (Họ tên và chữ ký của sinh viên) TRÍCH YÊU Hiện nay, nhu cầu nhân lực ngày càng tăng cao, bên cạnh đó sự thay đôi và phát triển không ngừng các quy trình quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đảm bảo được chất lượng của nhân viên trong doanh nghiệp. Với tư cách là những người sẽ thực hiện các công việc về quản lý nhân sự tương lai, chúng tôi mong muốn hiểu rõ về cách thức xác định, xây dựng và thực hiện được các bước quy trình cụ thể nhất. Với các kiến thức đã học và được trau dỗi trong chương trình Đại Học chuyên ngành Quản Trị Nhân Sự, chúng tôi áp đụng vào đề án “Phân tích quy trình nhân sự” để có trải nghiệm thực tế vào quy trình nhân sự của một doanh nghiệp cũng như được phân tích, đề xuất các quan điêm đề quy trình được hoạt động tốt hơn.