Chương 1. Quản lý mua hàng, Bộ môn Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Đại học Thăng Long). Mua hàng bao gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ.
để phục vụ cho hoạt động sản xuất tổ chức. Mua hàng là một khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc quyết định giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp nếu không cung cấp đủ nguyên vật liệu và đúng thời điểm. Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Mua hàng cũng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
Mua hàng nội địa là hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra trong phạm vi lãnh thổ của một quốc gia. Các bên tham gia vào hoạt động mua hàng nội địa đều là những thực thể kinh tế trong nước. (Nguồn: https://hangngoainhap.vn/tin-tuc/Khai-niem-ve-hang- ngoai-nhap-hang-noi-dia-hoa-hang-viet-nam-46.html) Mua hàng quốc tế là hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra vượt qua biên giới quốc gia. Các bên tham gia vào hoạt động mua hàng quốc tế bao gồm ít nhất một bên là thực thể kinh tế nước ngoài.
(Nguồn: https://hangngoainhap.vn/tin-tuc/Khai-niem-ve- hang-ngoai-nhap-hang-noi-dia-hoa-hang-viet-nam-46.1 So sánh mua hàng nội địa và mua hàng quốc tế 1.2 Khái niệm về hàng hóa trong quản lý mua hàng Hàng hóa trong quản lý mua hàng là những vật phẩm (có thể sờ mó được) được mua sắm bởi doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động khác. Những vật phẩm này có thể thay đổi về hình dạng, kích thước, chất liệu, tính năng, v. nhưng đều có chung đặc điểm là có giá trị sử dụng và giá trị trao đổi. (Nguồn: https://als.vn/hang-hoa-la-gi) Vai trò của hàng hóa trong quản lý mua hàng: Là đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Góp phần tạo ra sản phẩm/dịch vụ cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm/dịch vụ và lợi nhuận của doanh nghiệp. Góp phần đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Phân loại hàng hóa trong quản lý mua hàng: Phân loại theo mô hình Kraljic: Mô hình Kraljic phân loại hàng hóa dựa trên hai tiêu chí chính: Tác động đến lợi nhuận: Phân loại hàng hóa dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Mức độ rủi ro: Phân loại hàng hóa dựa trên mức độ rủi ro liên quan đến việc cung cấp hàng hóa. Dựa trên hai tiêu chí này, mô hình Kraljic chia hàng hóa thành 4 nhóm chính: Nhóm A: Hàng hóa chiến lược (Strategic): Có tác động cao đến lợi nhuận và mức độ rủi ro cao. Đây là nhóm hàng hóa quan trọng nhất cần được ưu tiên quản lý. Nhóm B: Hàng hóa then chốt (Key): Có tác động cao đến lợi nhuận nhưng mức độ rủi ro thấp.
Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nhóm hàng hóa này để đảm bảo nguồn cung ổn định. Nhóm C: Hàng hóa thông dụng (Common): Có tác động thấp đến lợi nhuận và mức độ rủi ro thấp. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược mua sắm tiết kiệm chi phí cho nhóm hàng hóa này. Nhóm D: Hàng hóa bổ trợ (Non-critical): Có tác động thấp đến lợi nhuận và mức độ rủi ro cao.
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhà cung cấp thay thế hoặc áp dụng các chiến lược mua sắm linh hoạt cho nhóm hàng hóa này. Phân loại theo mã hàng hóa: Doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa theo mã hàng hóa do chính doanh nghiệp hoặc tổ chức tiêu chuẩn hóa quy định. Việc phân loại theo mã hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và phân tích dữ liệu hàng hóa. Ngoài hai phương pháp phân loại chính trên, doanh nghiệp cũng có thể phân loại hàng hóa theo các tiêu chí khác như: Nhu cầu sử dụng: Phân loại hàng hóa theo nhu cầu sử dụng của các bộ phận hoặc phòng ban trong doanh nghiệp.
Giá trị: Phân loại hàng hóa theo giá trị của chúng, ví dụ như hàng hóa giá trị cao, hàng hóa giá trị trung bình và hàng hóa giá trị thấp. Vòng quay kho: Phân loại hàng hóa theo tốc độ quay vòng kho, ví dụ như hàng hóa bán chạy, hàng hóa bán chậm và hàng hóa tồn kho. Nhà cung cấp: Phân loại hàng hóa theo nhà cung cấp, ví dụ như hàng hóa do nhà cung cấp trong nước cung cấp và hàng hóa do nhà cung cấp nhập khẩu cung cấp. Việc phân loại hàng hóa phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp: Quản lý hàng hóa hiệu quả hơn: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi vị trí, số lượng và tình trạng của từng loại hàng hóa.
Tối ưu hóa chi phí: Doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược mua sắm phù hợp cho từng loại hàng hóa để tiết kiệm chi phí. Nâng cao hiệu quả hoạt động: Doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh kịp thời. Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa hiệu quả: Doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu hàng hóa chính xác hơn và lập kế hoạch dự trữ hàng hóa hợp lý. Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng cho từng loại hàng hóa.
Phân loại hàng hóa dựa vào mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu: Dùng để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ: thép, xi măng, nhựa, v. Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để bán cho khách hàng. Ví dụ: máy tính, điện thoại, xe máy, v.
Hàng hóa phụ trợ: Dùng để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Ví dụ: dụng cụ sửa chữa, văn phòng phẩm, v. Phân loại hàng hóa dựa vào nguồn gốc xuất xứ: Hàng hóa trong nước: Được sản xuất trong nước. Hàng hóa nhập khẩu: Được nhập khẩu từ nước ngoài.
Phân loại hàng hóa dựa vào tình trạng: Hàng hóa mới: Chưa qua sử dụng. Hàng hóa cũ: Đã qua sử dụng nhưng vẫn có thể dùng được. Hàng hóa phế liệu: Không còn giá trị sử dụng. Quản lý hàng hóa trong quản lý mua hàng: Quản lý hàng hóa là một phần quan trọng trong quản lý mua hàng.
Các hoạt động quản lý hàng hóa bao gồm: Lập kế hoạch nhu cầu hàng hóa: Xác định số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa cần mua trong một khoảng thời gian nhất định. Tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, có khả năng cung cấp hàng hóa chất lượng cao với giá cả hợp lý. Đặt mua hàng hóa: Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, v. Theo dõi và giám sát việc giao hàng: Theo dõi tình trạng giao hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian như đã cam kết.
Quản lý kho hàng: Bảo quản hàng hóa trong kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, thất thoát. Thanh toán cho nhà cung cấp: Thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng.3 Tầm quản trọng của quản lý mua hàng Quản lý mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và thành công của doanh nghiệp. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ đầu vào cho doanh nghiệp Giảm thiểu chi phí: Quản lý mua hàng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mua hàng bằng cách: Tìm kiếm và đàm phán giá cả tốt hơn với nhà cung cấp Tối ưu hóa quy trình mua hàng Giảm thiểu lãng phí và thất thoát Tận dụng các ưu đãi mua hàng số lượng lớn Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và chất lượng cao là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp. Quản lý mua hàng hiệu quả giúp: Xác định và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, theo dõi và kiểm soát chất lượng hàng hóa mua vào Quản lý rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao, doanh nghiệp cần có khả năng cung cấp sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý để thu hút khách hàng. Quản lý mua hàng hiệu quả giúp: tối ưu hóa thời gian giao hàng, đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hỗ trợ đổi mới sản phẩm: Tìm kiếm các nhà cung cấp mới có thể cung cấp nguyên liệu và công nghệ mới Hợp tác với nhà cung cấp để phát triển sản phẩm mới Tối ưu hóa quy trình sản xuất Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tối ưu hóa quy trình mua hàn, giảm thiểu sai sót và lãng phí, nâng cao năng suất hoạt động và tăng cường khả năng kiểm soát chuỗi cung ứng.4 Quản lý mua hàng. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và góp phần vào thành công của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp, bao gồm: Năng lực và kinh nghiệm: Khả năng sản xuất: Đánh giá năng lực sản xuất của nhà cung cấp, bao gồm quy mô nhà máy, dây chuyền sản xuất, công nghệ sử dụng, năng lực sản xuất hàng tháng/năm,. để đảm bảo nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Kinh nghiệm cung cấp: Tìm hiểu kinh nghiệm cung cấp của nhà cung cấp cho các khách hàng khác, đặc biệt là những khách hàng trong cùng ngành nghề kinh doanh với doanh nghiệp. Kinh nghiệm cung cấp cho thấy khả năng đáp ứng yêu cầu cụ thể của ngành và thị trường.