I. Toàn cảnh quy trình kế toán doanh thu và chi phí tại GJC
Việc phân tích kế toán doanh thu và chi phí tại Công ty TNHH Global Jet Commerce (GJC) đòi hỏi một cái nhìn tổng thể về cơ cấu tổ chức và các chính sách kế toán đặc thù. GJC là doanh nghiệp thương mại điện tử, hoạt động trên cả hai lĩnh vực B2B và B2C, chủ yếu thông qua các sàn như Tiki, Lazada, Shopee. Đặc điểm này tạo ra một khối lượng giao dịch khổng lồ với giá trị mỗi đơn hàng nhỏ, đòi hỏi một quy trình kế toán tại công ty thương mại điện tử phải chặt chẽ và có khả năng tự động hóa cao. Hệ thống kế toán của công ty được xây dựng theo mô hình tập trung, sử dụng phần mềm Fast để hạch toán và phần mềm nội bộ Ecount để quản lý đơn hàng, tuân thủ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các chính sách cốt lõi bao gồm việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho hàng tồn kho, tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO), và ghi nhận doanh thu khi giao hàng thành công cho khách hàng. Công tác kế toán chi phí và doanh thu được phân chia rõ ràng cho các kế toán viên, từ kế toán bán hàng theo dõi công nợ các sàn, kế toán tổng hợp giám sát thu chi, đến kế toán thuế chịu trách nhiệm báo cáo. Sự phối hợp giữa các bộ phận này đảm bảo thông tin được đối chiếu và xử lý kịp thời, làm cơ sở cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chính xác vào cuối mỗi kỳ.
1.1. Đặc điểm mô hình kinh doanh và cơ cấu tổ chức kế toán
Công ty TNHH Global Jet Commerce hoạt động chính trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa thông qua các sàn thương mại điện tử, kết nối các thương hiệu, nhà phân phối với người tiêu dùng cuối cùng. Mô hình này đòi hỏi bộ máy kế toán phải linh hoạt và hiệu quả. Bộ máy kế toán tại GJC được tổ chức theo mô hình tập trung, bao gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế, và một đội ngũ Kế toán bán hàng chuyên trách theo dõi giao dịch trên từng sàn. Nhiệm vụ được phân công rõ ràng: Kế toán bán hàng nhập liệu và theo dõi đơn hàng, Kế toán tổng hợp quản lý công nợ phải thu, phải trả và dòng tiền, Kế toán thuế xử lý các báo cáo thuế GTGT, TNDN. Cơ cấu này giúp chuyên môn hóa công việc, đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và hạch toán chi phí giá vốn được thực hiện chính xác, ngay cả với số lượng giao dịch lớn.
1.2. Các chính sách kế toán áp dụng theo Chuẩn mực Kế toán
GJC áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các chính sách kế toán quan trọng được tuân thủ nghiêm ngặt theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Cụ thể, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và xác định giá trị xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO), phù hợp với các mặt hàng tiêu dùng có hạn sử dụng. Doanh thu được ghi nhận theo VAS 14, tại thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích cho người mua, tức là khi đơn hàng được giao thành công. Các nghiệp vụ được ghi chép trên phần mềm kế toán Fast, đảm bảo tính hệ thống và khả năng truy xuất dữ liệu. Việc tuân thủ các chính sách này là nền tảng để phân tích báo cáo tài chính một cách đáng tin cậy và minh bạch.
II. Thách thức trong công tác kiểm soát chi phí doanh nghiệp GJC
Mặc dù có một hệ thống được tổ chức bài bản, thực trạng kế toán doanh thu và chi phí tại Global Jet Commerce vẫn đối mặt với nhiều thách thức cố hữu của ngành thương mại điện tử. Thách thức lớn nhất đến từ việc quản lý và kiểm soát chi phí doanh nghiệp phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau với tính chất phức tạp. Công ty phải xử lý hàng loạt các loại phí từ các sàn thương mại điện tử như phí cố định, phí xử lý đơn hàng, phí quảng cáo, phí vận hành, mỗi sàn lại có một cơ cấu phí riêng. Việc đối soát các khoản phí này với sao kê từ sàn một cách thủ công tốn nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Thêm vào đó, các chương trình khuyến mãi, giảm giá thay đổi liên tục khiến việc hạch toán chi phí giá vốn và các khoản giảm trừ doanh thu trở nên phức tạp. Một hạn chế khác được ghi nhận trong tài liệu nghiên cứu là phần mềm kế toán Fast đôi khi xảy ra lỗi khi kết xuất dữ liệu, dẫn đến số liệu không đầy đủ, đòi hỏi kế toán phải dành thêm thời gian kiểm tra chéo. Những thách thức này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và độ chính xác của việc xác định lợi nhuận sau thuế, đòi hỏi phải có những giải pháp cải tiến liên tục.
2.1. Hạn chế từ phần mềm kế toán và rủi ro sai sót dữ liệu
Tài liệu phân tích chỉ ra rằng phần mềm kế toán Fast mà GJC đang sử dụng tồn tại một số hạn chế. Các lỗi như kết xuất dữ liệu không đầy đủ, không ghi nhận nghiệp vụ dù chứng từ đã tồn tại, hoặc báo cáo sai số đầu kỳ khi chọn khoảng thời gian ngắn là những vấn đề thường gặp. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai lệch trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán viên phải dành thêm thời gian để kiểm tra, đối chiếu thủ công giữa phần mềm và chứng từ gốc, làm giảm hiệu quả của việc tự động hóa và tăng rủi ro sai sót do con người.
2.2. Khó khăn trong việc theo dõi và phân bổ cơ cấu chi phí
Một trong những khó khăn lớn nhất là việc theo dõi cơ cấu chi phí từ các sàn thương mại điện tử. Mỗi sàn (Tiki, Shopee, Lazada) có một hệ thống phí riêng biệt và phức tạp (phí thanh toán, phí cố định, phí FBL, phí marketing...). Việc bóc tách và phân bổ chính xác các chi phí này vào chi phí quản lý doanh nghiệp hay chi phí bán hàng đòi hỏi sự tỉ mỉ và tốn nhiều thời gian đối soát. Hơn nữa, các chương trình khuyến mãi thay đổi liên tục cũng làm cho việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu trở nên phức tạp, dễ dẫn đến sai sót nếu không được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
III. Phương pháp phân tích thực trạng kế toán doanh thu tại GJC
Việc ghi nhận doanh thu tại Global Jet Commerce được thực hiện theo một quy trình đa bước, phản ánh đúng bản chất của mô hình kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử. Khi khách hàng đặt hàng, dữ liệu sẽ được phòng bán hàng tải về, phân loại và tải lên hệ thống quản lý nội bộ Ecount. Dựa trên dữ liệu này, kế toán bán hàng tạo phiếu bán hàng và phối hợp với bộ phận kho để xuất hàng. Doanh thu chỉ được chính thức ghi nhận trên phần mềm kế toán Fast sau khoảng 15 ngày kể từ khi bán hàng thành công, nhằm đảm bảo các trường hợp trả hàng, hủy đơn được xử lý dứt điểm. Quy trình này tuy đảm bảo tính thận trọng nhưng cũng có thể gây ra độ trễ trong việc cập nhật số liệu. Việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, đặc biệt là hàng bán bị trả lại, được thực hiện song song. Khi nhận hàng trả về, kế toán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, đồng thời ghi giảm công nợ và ghi nhận lại hàng vào kho, điều chỉnh giảm giá vốn tương ứng. Thực trạng kế toán doanh thu cho thấy sự cần thiết của việc tự động hóa cao hơn để xử lý khối lượng giao dịch lớn và giảm thiểu sai sót thủ công.
3.1. Quy trình ghi nhận doanh thu từ đơn hàng trên các sàn TMĐT
Quy trình bắt đầu khi có đơn hàng trên các sàn như Lazada, Shopee. Phòng bán hàng tải dữ liệu hàng loạt, import vào hệ thống Ecount. Kế toán bán hàng kế thừa dữ liệu để tạo phiếu bán hàng, sau đó chuyển thông tin cho bộ phận kho. Kho soạn hàng, quét mã vạch để xác nhận xuất kho trên hệ thống. Kế toán bán hàng theo dõi sao kê từ các sàn để đối soát doanh thu sau khi đã trừ các loại phí. Cuối cùng, dữ liệu doanh thu được import hàng loạt vào phần mềm Fast để hạch toán chính thức. Nghiệp vụ được ghi nhận vào TK 511 (Doanh thu bán hàng) và TK 131 (Phải thu khách hàng – chi tiết theo từng sàn), đảm bảo việc kế toán công nợ phải thu được theo dõi chặt chẽ.
3.2. Cách hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu và hàng bán trả lại
Khi khách hàng trả hàng, thông tin được cập nhật trên sàn TMĐT. Kế toán bán hàng ghi nhận thông tin này vào hệ thống nội bộ. Sau khi kho xác nhận đã nhận lại hàng, kế toán tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hủy hóa đơn (nếu chưa kê khai thuế). Nghiệp vụ được hạch toán vào TK 5213 (Hàng bán bị trả lại), đồng thời ghi giảm công nợ phải thu (Có TK 131). Song song đó, một bút toán đồng thời được thực hiện để ghi nhận hàng nhập lại kho (Nợ TK 156) và giảm giá vốn hàng bán (Có TK 632). Quy trình này đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
IV. Hướng dẫn hạch toán chi phí giá vốn và chi phí hoạt động
Tại Global Jet Commerce, công tác kế toán chi phí được thực hiện một cách chi tiết và bài bản. Hạch toán chi phí giá vốn là một nghiệp vụ quan trọng, được tính toán tự động trên phần mềm dựa trên phương pháp FIFO (Nhập trước, Xuất trước). Mỗi khi một đơn hàng được xác nhận xuất kho, phần mềm sẽ tự động ghi nhận giá vốn tương ứng vào tài khoản 632. Bên cạnh giá vốn, chi phí hoạt động được chia thành hai nhóm chính: chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Chi phí bán hàng bao gồm lương nhân viên bộ phận bán hàng, marketing, kho vận, các khoản phí trả cho sàn thương mại điện tử, chi phí vật liệu đóng gói. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm lương ban giám đốc, nhân viên hành chính, kế toán, chi phí thuê văn phòng, khấu hao tài sản và các chi phí hành chính khác. Các chi phí này được tập hợp dựa trên chứng từ gốc (bảng lương, hóa đơn dịch vụ, phiếu chi) và phân bổ vào các tài khoản chi tiết, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ nét về cơ cấu chi phí và đưa ra quyết định tối ưu hóa chi phí hiệu quả.
4.1. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước
Công ty áp dụng phương pháp FIFO để tính giá vốn hàng bán, phù hợp với đặc thù hàng hóa tiêu dùng có hạn sử dụng. Khi kế toán kho xác nhận xuất hàng trên hệ thống, phần mềm Fast sẽ tự động tính toán và ghi nhận giá trị vốn của lô hàng xuất bán. Bút toán được hạch toán: Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) / Có TK 156 (Hàng hóa). Phương pháp này giúp phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ gần với giá thị trường nhất và đảm bảo chi phí phù hợp với doanh thu được ghi nhận trong kỳ.
4.2. Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng tháng, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh. Chi phí bán hàng (TK 641) bao gồm lương nhân viên bán hàng, chi phí marketing, phí vận chuyển và các loại phí phải trả cho sàn TMĐT. Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) gồm lương bộ phận quản lý, chi phí thuê văn phòng, điện, nước, và các chi phí hành chính khác. Các chi phí này được hạch toán dựa trên hóa đơn, bảng lương, bảng trích khấu hao và được phân bổ vào các tài khoản chi tiết cấp 2 (ví dụ: TK 6411 - Chi phí nhân viên, TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài) để tiện cho việc theo dõi và phân tích báo cáo tài chính.
V. Bí quyết xác định kết quả kinh doanh từ báo cáo tài chính
Việc xác định kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng của công tác kế toán doanh thu và chi phí. Tại Global Jet Commerce, quy trình này được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm). Kế toán tổng hợp tiến hành các bút toán kết chuyển toàn bộ doanh thu và thu nhập (từ các tài khoản đầu 5, 7) sang bên Có của tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh). Đồng thời, toàn bộ chi phí (từ các tài khoản đầu 6, 8) được kết chuyển sang bên Nợ của tài khoản 911. Chênh lệch giữa tổng phát sinh Có và tổng phát sinh Nợ trên TK 911 sẽ là lợi nhuận kế toán trước thuế. Dựa trên con số này, kế toán thuế sẽ tính toán chi phí thuế TNDN phải nộp và hạch toán vào TK 821, sau đó cũng kết chuyển sang TK 911. Số dư cuối cùng trên TK 911 chính là lợi nhuận sau thuế, và được kết chuyển về TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối). Toàn bộ quá trình này là cơ sở để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, một công cụ quan trọng giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và hoạch định chiến lược.
5.1. Quy trình kết chuyển doanh thu và chi phí vào tài khoản 911
Vào cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển. Doanh thu thuần (TK 511), doanh thu tài chính (TK 515), và thu nhập khác (TK 711) được kết chuyển vào bên Có TK 911. Ngược lại, giá vốn hàng bán (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), chi phí tài chính (TK 635), và chi phí khác (TK 811) được kết chuyển vào bên Nợ TK 911. Quy trình này giúp tổng hợp toàn bộ kết quả hoạt động trong kỳ vào một tài khoản duy nhất để xác định lãi hoặc lỗ.
5.2. Phân tích các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Sau khi kết chuyển, các số liệu được trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các chỉ tiêu quan trọng cần phân tích bao gồm: Lợi nhuận gộp (Doanh thu thuần - Giá vốn), phản ánh hiệu quả kinh doanh cốt lõi; Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, cho thấy hiệu quả sau khi trừ đi chi phí vận hành; và Lợi nhuận sau thuế. Việc phân tích báo cáo tài chính thông qua các chỉ tiêu này giúp đánh giá sức khỏe tài chính và khả năng sinh lời của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.
VI. Top giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại GJC 2024
Dựa trên thực trạng kế toán doanh thu và chi phí, tài liệu nghiên cứu đã đề xuất nhiều giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Global Jet Commerce. Giải pháp trọng tâm là nâng cấp hoặc thay thế phần mềm kế toán hiện tại để khắc phục các lỗi dữ liệu và tăng cường khả năng tự động hóa, đặc biệt trong khâu đối soát chi phí với các sàn thương mại điện tử. Việc xây dựng các chính sách khuyến mãi dài hạn và ổn định hơn sẽ giúp giảm bớt sự phức tạp trong hạch toán và hạn chế sai sót. Đồng thời, công ty cần tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, bán hàng và mua hàng để hoạch định kế hoạch tiêu thụ và tồn kho hợp lý, qua đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ngoài ra, việc bồi dưỡng, đào tạo kiến thức chuyên môn mới về kế toán thương mại điện tử và các chuẩn mực kế toán cho đội ngũ nhân viên cũng là một yếu tố then chốt để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, chính xác.
6.1. Kiến nghị về tổ chức quản lý và tối ưu hóa chi phí
Để kiểm soát chi phí doanh nghiệp tốt hơn, GJC cần xây dựng chính sách mua hàng và dự trữ hàng tồn kho hợp lý hơn, tránh tình trạng tồn kho quá lớn hoặc thiếu hụt hàng bán chạy. Cần có các biện pháp quyết liệt hơn trong việc thu hồi công nợ từ các đối tác để cải thiện dòng tiền. Về mặt quản lý, việc rà soát và phân bổ lại nhân sự giữa các phòng ban để tránh tình trạng quá tải ở một số bộ phận chủ chốt sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc chung.
6.2. Đề xuất nâng cấp hệ thống và quy trình kế toán tự động
Giải pháp quan trọng nhất là đầu tư vào công nghệ. Công ty nên xem xét nâng cấp phần mềm Fast hoặc tích hợp một công cụ tự động có khả năng kết nối API với các sàn TMĐT. Điều này sẽ giúp tự động hóa việc đối soát doanh thu và các loại phí, giảm thiểu tối đa sai sót thủ công. Việc chuẩn hóa quy trình kế toán tại công ty thương mại điện tử thông qua các công cụ tự động sẽ giúp giải phóng thời gian cho kế toán viên, để họ tập trung hơn vào công việc phân tích số liệu và tham mưu cho ban lãnh đạo, thay vì chỉ nhập liệu và đối chiếu.
