Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua việc tối ưu hóa doanh thu và kiểm soát chặt chẽ chi phí là bài toán sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Khử Trùng Việt Nam (VFC) là đơn vị có vốn điều lệ 182 tỷ đồng, giữ vị thế hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ khử trùng hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời mở rộng mạnh mẽ sang mảng phân phối thuốc bảo vệ thực vật và giống cây trồng. Năm 2016, tổng doanh thu của công ty đạt 2.336 tỷ đồng với lợi nhuận trước thuế đạt 188 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 146 tỷ đồng, đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 3% đến 5%.

Tuy nhiên, công tác hạch toán và quản lý tài chính tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tới 97% tổng thu nhập, trong đó nông dược chiếm 85% và dịch vụ khử trùng chiếm 12%. Các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thương mại chiếm đến 95%, nhưng chính sách chi trả 6 tháng một lần gây dồn ứ khối lượng xử lý vào cuối vụ, làm giảm động lực mở rộng doanh số của các đại lý. Bên cạnh đó, tình trạng hạch toán nhầm lẫn giữa chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, cùng sự thiếu vắng của hệ thống kế toán quản trị chuyên sâu đã cản trở việc ra quyết định chiến lược.

Nghiên cứu được triển khai nhằm phân tích toàn diện thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại VFC trong giai đoạn 2014 – 2017. Mục tiêu cụ thể là chỉ rõ các sai lệch trong hạch toán kế toán tài chính, đánh giá khoảng trống của kế toán quản trị, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc giúp doanh nghiệp chuẩn hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ, phân bổ chính xác hàng tỷ đồng chi phí bị ghi nhận sai lệch và tối ưu hóa dòng tiền chiết khấu cho mạng lưới hơn 500 đại lý trên toàn quốc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế hiện hành. Trọng tâm là Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14 – Doanh thu và thu nhập khác), quy định doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế thu được trong kỳ từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu sau khi trừ đi các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Đồng thời, nghiên cứu tham chiếu Chuẩn mực Kế toán Quốc tế số 18 (IAS 18) và Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế số 15 (IFRS 15) với mô hình 5 bước ghi nhận doanh thu từ hợp đồng với khách hàng, từ nhận diện hợp đồng, xác định nghĩa vụ thực hiện đến phân bổ giá giao dịch.

Về mặt chi phí, nghiên cứu vận dụng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 – Chuẩn mực chung) cùng hệ thống phân loại chi phí đa chiều:

  1. Phân loại theo công dụng kinh tế: Bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng (tài khoản 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (tài khoản 642).
  2. Phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động: Gồm chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp nhằm phục vụ phân tích điểm hòa vốn.
  3. Phân loại theo 5 yếu tố chi phí: Chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
  4. Khái niệm kết quả kinh doanh: Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, lợi nhuận tài chính và lợi nhuận khác, hướng tới mục tiêu tối ưu hóa tỷ suất sinh lời trên doanh thu đạt từ 6% đến 8%.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp trong khung thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2017:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính đã kiểm toán, bảng cân đối số phát sinh, sổ cái tài khoản doanh thu chi phí, 12 báo cáo tài chính quý và 4 báo cáo thường niên của VFC cùng các tài liệu điều hành nội bộ của phòng Tài chính – Kế toán và phòng Kinh doanh.
  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Khảo sát trực tiếp qua bảng câu hỏi và phỏng vấn chuyên sâu 15 cán bộ quản lý, kế toán trưởng và kế toán viên tại văn phòng trụ sở cùng 4 chi nhánh trực thuộc.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 15 nhân sự chuyên trách kế toán và toàn bộ 100% hồ sơ nghiệp vụ phát sinh trong 2 vụ kinh doanh lớn năm 2016 – 2017. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling), tập trung vào các mắt xích có rủi ro sai sót cao như chính sách chiết khấu đại lý và phân loại chi phí quản lý. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, phân tích tỷ số tài chính, phương pháp so sánh đối chiếu số liệu thực tế với dự toán kế hoạch và đối chiếu quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Lý do lựa chọn các phương pháp này là nhằm phản ánh định lượng chính xác các sai lệch số học, đồng thời đánh giá định tính tính phù hợp của phần mềm kế toán Epacific đối với quy mô vận hành của doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Khử Trùng Việt Nam đã làm sáng tỏ 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, cơ cấu doanh thu có sự chênh lệch lớn giữa các mảng kinh doanh. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm 97% tổng thu nhập toàn công ty. Trong đó, mảng phân phối thuốc bảo vệ thực vật và giống cây trồng chiếm 85% tổng doanh thu với kênh phân phối chính là bán buôn qua đại lý cấp I. Ngược lại, mảng dịch vụ khử trùng và kiểm soát dịch hại chỉ chiếm 12% doanh thu. Tính mùa vụ nông nghiệp thể hiện rất rõ khi 6 tháng đầu năm 2017 doanh thu mới thực hiện đạt 45% kế hoạch cả năm, tạo áp lực doanh số nặng nề cho 6 tháng cuối năm.

Thứ hai, chính sách giảm trừ doanh thu phát sinh bất cập lớn. Các khoản giảm trừ do chiết khấu thương mại chiếm tới 95% tổng giá trị giảm trừ, trong khi hàng bán bị trả lại chỉ chiếm 5%. Công ty thực hiện tính và thanh toán chiết khấu định kỳ 6 tháng một lần theo 2 vụ mùa (vụ xuân hè chốt ngày 30/06 và vụ thu đông chốt ngày 31/12). Việc dồn thanh toán vào 2 thời điểm khiến khối lượng tính toán của kế toán quá tải, dễ phát sinh sai sót và làm giảm tính thanh khoản cũng như động lực của các đại lý trong suốt chu kỳ mua hàng.

Thứ ba, cơ cấu giá vốn hàng bán gồm 89% từ hàng hóa vật tư nông nghiệp và 11% từ chi phí dịch vụ khử trùng. Tuy nhiên, công tác hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp bị sai lệch nghiêm trọng. Kế toán công ty thường xuyên hạch toán toàn bộ chi phí vật liệu quản lý (tài khoản 6422), đồ dùng văn phòng (tài khoản 6423) và dịch vụ mua ngoài phục vụ bộ phận quản lý (tài khoản 6427) vào tài khoản Chi phí bán hàng (tài khoản 641), làm biến dạng số liệu chi phí bán hàng và chi phí quản lý từ 15% đến 20% so với bản chất kinh tế.

Thứ tư, công tác kế toán quản trị chưa được xây dựng hoàn chỉnh. Doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán quản trị chuyên trách. Việc lập dự toán năm 2017 chỉ dừng lại ở phương pháp cào bằng, mặc định chi phí tăng tỷ lệ thuận 3% theo mức tăng trưởng doanh thu dự kiến, hoàn toàn thiếu dự toán chi tiết theo từng quý và thiếu các báo cáo phân tích biến động theo từng khu vực địa lý hay chủng loại hàng hóa.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các tồn tại trên bắt nguồn từ cả yếu tố chủ quan lẫn khách quan. Về mặt chủ quan, quy mô doanh thu lên đến hơn 2.000 tỷ đồng nhưng nhân sự phòng kế toán lại bị tinh giản nhằm cắt giảm chi phí hành chính, khiến kế toán viên tại các chi nhánh phải kiêm nhiệm nhiều phần hành. Việc áp dụng phần mềm Epacific chưa được chuẩn hóa quy tắc phân bổ tự động dẫn đến thói quen ghi nhận dồn vào tài khoản 641 trong thời gian dài. Ban lãnh đạo công ty mới chỉ chú trọng cung cấp số liệu phục vụ quyết toán thuế mà chưa nhận thức đầy đủ vai trò của kế toán quản trị trong việc kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa lợi nhuận. Về mặt khách quan, hệ thống văn bản pháp lý thay đổi nhanh chóng tạo áp lực cập nhật liên tục cho đội ngũ nghiệp vụ.

So sánh với các nghiên cứu tương tự trong ngành thương mại vật tư nông nghiệp, tính chu kỳ mùa vụ là đặc thù chung, song việc hạch toán nhầm lẫn tài khoản chi phí thời kỳ và trì hoãn thanh toán chiết khấu thương mại tại VFC là rào cản nội tại có thể khắc phục triệt để. Để nâng cao năng lực trực quan hóa thông tin điều hành, các dữ liệu này cần được thể hiện qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu doanh thu 85% nông dược và 12% dịch vụ khử trùng, kết hợp biểu đồ cột chồng so sánh tỷ lệ hoàn thành doanh thu 45% nửa đầu năm với chỉ tiêu 2.336 tỷ đồng, cùng bảng đối chiếu ma trận phân bổ chi phí chuẩn xác giữa tài khoản 641 và tài khoản 642.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để các hạn chế, nghiên cứu đề xuất 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

  1. Tái cấu trúc chính sách chiết khấu thương mại cho hệ thống đại lý: Phòng Kế toán phối hợp cùng Phòng Kinh doanh áp dụng ngay phương án chi trả chiết khấu tối thiểu 7% trừ trực tiếp trên từng đơn hàng phát sinh, phần thưởng tích lũy theo doanh số vượt mức sẽ được quyết toán cuối vụ. Doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi chu kỳ thanh lý chính sách thương mại sang định kỳ 30 ngày một lần. Mục tiêu đạt 100% đại lý được thanh toán chiết khấu kịp thời, giúp kích cầu doanh số đầu vụ tăng từ 5% đến 8%, hoàn thành ban hành quy chế mới trong quý IV/2017 do Ban Giám đốc phê duyệt.

  2. Chuẩn hóa quy trình hạch toán phân tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Kế toán trưởng chỉ đạo thiết lập lại cấu hình danh mục tài khoản trên phần mềm Epacific, bắt buộc hạch toán đúng các khoản chi phí phục vụ bộ phận quản lý vào các tài khoản chi tiết 6422, 6423 và 6427 thay vì dồn vào tài khoản 641. Mục tiêu đảm bảo 100% chứng từ chi phí được định khoản chính xác, giảm thiểu sai lệch số liệu chi phí từng bộ phận về mức dưới 1%, triển khai thực hiện ngay trong vòng 30 ngày.

  3. Thành lập tổ Kế toán quản trị và cải tiến phương pháp lập dự toán kinh doanh: Ban Giám đốc ban hành quyết định thành lập tổ Kế toán quản trị gồm 2 đến 3 nhân sự chuyên trách. Tổ kế toán có nhiệm vụ thay thế cách lập dự toán cào bằng 3% hàng năm bằng mô hình dự toán cuốn chiếu theo 4 quý, đồng thời xây dựng hệ thống báo cáo phân tích đa chiều theo 3 lĩnh vực kinh doanh và 5 khu vực địa lý trọng điểm. Thời gian hoàn thiện hệ thống mẫu biểu báo cáo quản trị trong quý I/2018.

  4. Hoàn thiện quy chế luân chuyển và kiểm soát chứng từ kế toán chi nhánh: Phòng Tài chính – Kế toán ban hành quy định chuẩn hóa danh mục chứng từ, áp dụng quy trình gửi hồ sơ thanh toán điện tử định kỳ trước ngày 5 hàng tháng từ các chi nhánh về trụ sở chính. Đưa chỉ tiêu luân chuyển chứng từ vào đánh giá hiệu suất công việc định kỳ, mục tiêu rút ngắn 50% thời gian xử lý hồ sơ công nợ và triệt tiêu 100% tình trạng thất lạc chứng từ gốc, áp dụng chính thức từ quý III/2017.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại – dịch vụ: Tài liệu cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cấu trúc chính sách bán hàng, tối ưu hóa mức chiết khấu thương mại và nâng cao biên lợi nhuận ròng từ mức 6% lên trên 8%. Use case cụ thể là ứng dụng các mẫu biểu dự toán kinh doanh theo quý để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh linh hoạt theo mùa vụ.

  2. Kế toán trưởng và đội ngũ kế toán viên tại các doanh nghiệp kinh doanh nông dược, dịch vụ khử trùng: Học hỏi phương pháp tổ chức hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí chuẩn xác theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khắc phục triệt để lỗi ghi nhận sai giữa tài khoản 641 và tài khoản 642. Use case là quy chuẩn hóa sơ đồ luân chuyển chứng từ và thiết lập phân hệ kế toán trên phần mềm máy tính.

  3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Luận văn là nguồn tư liệu học thuật phong phú với chuỗi số liệu thực tế giai đoạn 2014 – 2017, kết hợp chặt chẽ giữa lý luận chuẩn mực VAS/IFRS và thực tế xử lý nghiệp vụ. Use case là làm tài liệu tham khảo cho việc xây dựng bài giảng, nghiên cứu tình huống và phát triển các đề tài thạc sĩ chuyên sâu.

  4. Chuyên viên phân tích tài chính và các nhà đầu tư chứng khoán: Cung cấp góc nhìn sâu sắc về chất lượng doanh thu, mức độ rủi ro mùa vụ và cơ cấu chi phí thực chất của doanh nghiệp đầu ngành khử trùng và vật tư nông nghiệp. Use case là phục vụ thẩm định báo cáo tài chính và định giá cổ phiếu của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao VFC cần thay đổi chính sách chiết khấu thương mại từ kỳ hạn 6 tháng sang từng tháng hoặc khấu trừ ngay 7% trên đơn hàng? Chính sách chi trả 6 tháng một lần khiến kế toán bị quá tải vào 2 thời điểm chốt vụ ngày 30/06 và 31/12, dẫn đến nguy cơ sai sót cao. Việc khấu trừ ngay mức sàn 7% hoặc thanh toán theo tháng giúp đại lý thu hồi vốn nhanh, kích cầu nhập hàng đầu vụ và giảm 95% áp lực quyết toán dồn ứ cuối kỳ cho phòng kế toán.

  2. Sai sót lớn nhất trong hạch toán chi phí tại VFC là gì và ảnh hưởng thế nào đến báo cáo tài chính? Kế toán đã ghi nhận toàn bộ chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng và dịch vụ mua ngoài của bộ phận quản lý vào tài khoản Chi phí bán hàng (tài khoản 641) thay vì tài khoản 642. Sai sót này làm biến dạng tỷ trọng chi phí từ 15% đến 20%, làm sai lệch chỉ tiêu lợi nhuận gộp từng bộ phận và cung cấp thông tin thiếu trung thực cho nhà quản trị.

  3. Doanh nghiệp cần xây dựng các báo cáo kế toán quản trị nào để khắc phục hạn chế hiện tại? Công ty cần thiết lập 3 mẫu báo cáo quản trị trọng yếu: Báo cáo thực hiện doanh thu theo lĩnh vực sản phẩm, Báo cáo doanh thu và chi phí theo khu vực địa lý, cùng Bảng dự toán kết quả kinh doanh chi tiết theo 4 quý. Hệ thống này thay thế cho cách lập dự toán cào bằng 3% cả năm, giúp theo dõi sát sao 97% doanh thu bán hàng.

  4. Phần mềm kế toán Epacific tại công ty đã đáp ứng được những yêu cầu nào theo quy định hiện hành? Phần mềm Epacific giúp công ty thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, áp dụng thành công hóa đơn giá trị gia tăng tự in và tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống xử lý tốt phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng với chu kỳ tính theo tháng.

  5. Việc lập dự toán kinh doanh dựa trên mức tăng trưởng doanh thu 3% có rủi ro gì đối với VFC? Cách lập dự toán tăng cào bằng 3% theo năm dựa hoàn toàn vào số liệu quá khứ mà không tính đến biến động giá vật tư nông nghiệp, thời tiết và dịch hại. Điều này khiến 45% doanh thu thực hiện nửa đầu năm không phản ánh đúng tiến độ, gây khó khăn cho việc cân đối dòng tiền và kiểm soát giá vốn hàng hóa chiếm 89%.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và chuẩn mực kế toán về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chuẩn mực VAS 14 và IFRS 15.
  • Đánh giá thực chứng chính xác bức tranh tài chính tại VFC với doanh thu đạt trên 2.336 tỷ đồng, chỉ ra điểm nghẽn chiết khấu thương mại chiếm 95% giảm trừ và sai lệch hạch toán chi phí tài khoản 641/642.
  • Đóng góp hệ thống 4 giải pháp khả thi gồm cải cách chiết khấu ngay 7%, tách bạch tài khoản chi phí quản lý, thành lập tổ kế toán quản trị và chuẩn hóa luân chuyển chứng từ chi nhánh.
  • Lộ trình triển khai cụ thể: Quý IV/2017 điều chỉnh chính sách bán hàng và phân loại tài khoản; Quý I/2018 vận hành tổ kế toán quản trị và lập dự toán quý; Quý II/2018 nghiệm thu và đánh giá hiệu quả tài chính toàn diện.
  • Đề tài là tài liệu tham khảo giá trị, kêu gọi các nhà quản lý và chuyên gia tài chính áp dụng ngay các mô hình giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển doanh nghiệp bền vững.