CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Doanh nghiệp Nhà nước và công tác phân tích hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp Nhà nước 1.1 Doanh nghiệp Nhà nước: 1.1 Khái niệm Theo quy định tại Khoản 8 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 26/11/2014 (gọi tắt là Luật Doanh nghiệp năm 2014) thì khái niệm về doanh nghiệp nhà nước được định nghĩa như sau: “Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ”[13]. Còn tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 13/10/2015 về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sử dụng vốn, tài sản tại doanh nghiệp thì quy định rằng [4]: “Doanh nghiệp nhà nước bao gồm: - Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ là công ty mẹ của tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của tổng công ty nhà nước, công ty mẹ trong nhóm công ty mẹ - công ty con. - Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên độc lập do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại doanh nghiệp nhà nước Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 78 và Điều 89 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì “cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo một trong hai mô hình” cụ thể sau đây: 8 - Mô hình 01: Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; - Mô hình 02: Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.2 Bản chất của hiệu quả hoạt động Hiệu quả được coi là khái niệm dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu hoạt động của chủ thể và chi phí chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định. Với những hình thái xã hội khác nhau, với những quan hệ sản xuất khác nhau thì bản chất của phạm trù hiệu quả và các yếu tố hợp thành phạm trù này cũng vận động theo khuynh hướng khác nhau[5].
Hiện nay, trong hoạt động kinh tế, người ta hay nhắc tới những phạm trù về hiệu quả cụ thể hơn, đó là hiệu quả hoạt động, hiệu quả kinh tế. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp có rất nhiều cách hiểu, có rất nhiều định nghĩa khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích kinh doanh của từng doanh nghiệp theo nghĩa rộng hiệu quả hoạt động là một phạm trù kinh tế phản ánh lợi ích đạt được từ các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Như vậy, hiệu quả hoạt động là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các yếu tố của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp để đạt được kết quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh với chi phí nhỏ nhất. Bất kỳ một hoạt động của con người nào đó nói chung và trong kinh doanh nói riêng đều mong muốn đạt được những kết quả nhất định.
Tuy nhiên kết quả đó được tạo ra ở mức độ nào, với giá nào là vấn đề cần xem xét, vì nó phản ánh chất lượng của hoạt động tạo ra kết quả. Mặt khác nhu cầu tiêu dùng của con người bao giờ cũng lớn hơn khả năng tạo ra sản phẩm của mình.Chính vì vậy, người ta luôn quan tâm làm sao với khả năng hiện tại có thể tạo ra được nhiều sản phẩm nhất. Vậy nên khi đánh giá hoạt 9 động kinh doanh tức là đánh giá chất lượng của hoạt động kinh doanh tạo ra kết quả mà nó đạt được.3 Mục đích của phân tích hiệu quả hoạt động Phân tích hiệu quả hoạt động là quá trình nghiên cứu, để đánh giá toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp, nhằm làm rõ chất lượng hoạt động kinh doanh và các nguồn tiềm năng cần được khai thác, trên cơ sở đó đề ra các phương án và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Do vậy, mục đích của phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh cụ thể là [20]: - Công tác phân tích hiệu quả hoạt động giúp các đối tượng quan tâm đến doanh nghiệp đo lường khả năng sinh lời của doanh nghiệp,hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phân tích hiệu quả hoạt động còn hữu ích trong việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động kinh doanh được phân tích dưới các góc độ khác nhau và được tổng hợp từ hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp nên sẽ là cơ sở để đánh giá và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp và lập kế hoạch kinh doanh theo đúng mục tiêu chiến lược cho các kì tiếp theo. - Phân tích hoạt động kinh doanh là công cụ để phát hiện những khả năng tiềm tàng và là công cụ cải tiến cơ chế quản lý trong kinh doanh. - Phân tích hoạt động kinh doanh cho phép các nhà doanh nghiệp nhìn nhận đúng đắn về khả năng, sức mạnh cũng như những hạn chế trong doanh nghiệp của mình và sẽ xác định đúng đắn mục tiêu cùng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả.
- Phân tích hoạt động kinh doanh là cơ sở quan trọng để ra các quyết định kinh doanh. - Phân tích hoạt động kinh doanh là công cụ quan trọng trong những chức năng quản trị có hiệu quả ở doanh nghiệp vì nó là cơ sở cho việc ra 10 quyết định đúng đắn trong chức năng quản lý, nhất là các chức năng kiểm tra, đánh giá và điều hành hoạt động kinh doanh để đạt các mục tiêu kinh doanh. - Phân tích hoạt động kinh doanh là biện pháp quan trọng để phòng ngừa rủi ro vì để kinh doanh đạt hiệu quả như mong muốn và hạn chế được thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra thì doanh nghiệp phải tiến hành phân tích các điều kiện bên trong cũng các điều kiện tác động ở bên ngoài để doanh nghiệp có thể dự đoán được các rủi ro có thể xảy ra và có kế hoạch phòng ngừa.2 Nguồn thông tin và các phương pháp sử dụng trong phân tích hiệu quả hoạt độngkinh doanh tại doanh nghiệp 1.1 Nguồn thông tin sử dụng phân tích hiệu quả hoạt động tạidoanh nghiệp 1.1 Phân loại nguồn thông tin Nguồn thông tin sử dụng phân tích hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệpđược phân chia thành hai loại: thông tin thứ cấp và thông tin sơ cấp, mỗi loại có thể tìm kiếm từ các nguồn cung cấp ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp[11]. Thông tin thứ cấp là những thông tin đã được thu thập sẵn nhằm phục vụ một nhu cầu nào đó trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của các tổ chức, các cá nhân bên ngoài.
Bộ phận quản lý thông tin có thể tìm kiểm, lựa chọn loại thông tin thứ cấp phù hợp để đáp ứng nhu cầu ra quyết định của các nhà quản trị. Thông tin sơ cấp là những thông tin thu thập được từ các cuộc nghiên cứu, các đợt khảo sát; người thu thập phải tiến hành xử lý ban đầu, xác định độ tin cậy để đưa vào sử dụng.2 Đặc điểm của từng loại nguồn cung cấp thông tin Trong thực tế, chi phí thu thập thông tin thứ cấp thường rẻ và thời gian gian thu thậpnhanh hơn so với chi phí và thời gian thu thập thông tin sơ cấp. 11 Vì vậy, tuỳ theo nhu cầu thực tế, các nhà quản trị có thể quyết định chọn nguồn cung cấp thông tin thứ cấp và sơ cấp phù hợp ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp, hoặc kết hợp tất cả các nguồn. Căn cứ vào hiệu quả kinh tế và tốc độ đáp ứng nhu cầu thông tin, các nhà quản trị thường quyết định tìm thông tin thứ cấp trước, sau đó là thông tin sơ cấp.
Về nguồn cung cấp, thứ tự ưu tiên được chọn như sau: a) Nguồn cung cấp thông tin thứ cấp nội bộ [11]: Đây là nguồn cung cấp thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng, sẵn có, không hao tốn chi phí thu thập (nếu có thì rất ít). Nguồn này bao gồm: các chứng từ thu - chi, các hoá đơn bán hàng, các hoá đơn mua hàng, các báo cáo về hoạt động tài chính của doanh nghiệp, các báo cáo thanh toán với khách hàng hoặc với các nhà cung cấp, báo cáo về hoạt động nhân sự, các báo cáo bán hàng ở các khu vực thị trường, ngân hàng dữ liệu (tích luỹ thông tin khảo sát những lần trước). Nguồn cung cấp này có lợi thế là dễ tìm kiếm và không tốn chi phí. Vì vậy, sau khi xác định nhu cầu các loại thông tin cần thu thập, công việc đầu tiên của những người có trách nhiệm là xem xét các dữ liệu có trong nội bộ, tìm kiếm những dữ liệu thích hợp và xử lý để đáp ứng nhu cầu thông tin cần thiết cho việc ra quyết định của các nhà quản trị.
b) Nguồn cung cấp thông tin thứ cấp bên ngoài [11]: Phần lớn các nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài cung cấp các dữ liệu chứa đựng những thông tin về các yếu tố của môi trường bên ngoài có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp như thông tin về: khách hàng, hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, hoạt động của các nhà cung cấp, các điều khoản của các văn bản luật pháp quốc gia hoặc quốc tế có giá trị tại quốc gia thị trường, các chính sách của chính phủ, các báo cáo kinh tế - tài chính - xã hội của quốc gia. 12 Tuỳ theo nhu cầu thông tin và phạm vi cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, các nhà quản trị quyết định lựa chọn nguồn cung cấp thông tin thứ cấp bên ngoài phù hợp. Chi phí thu thập thông tin thứ cấp từ các nguồn bên ngoài có sự khác nhau và thường là không cao. Các nguồn cung cấp thông tin thứ cấp bên ngoài chủ yếu như:Các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước từ Trung ương đến các địa phương; các tổ chức quản lý ngành kinh tế; các cơ quan thuộc các ngành có liên quan (Ví dụ: y tế, giáo dục, bảo vệ môi trường.); hiệp hội ngành nghề; các cơ quan truyền thông đại chúng: báo viết, báo hình,.; các tổ chức kinh doanh thông tin qua phương tiện viễn thông; sách tham khảo, các công trình nghiên cứu, các tài liệu của các tổ chức cạnh tranh,.