CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số lý luận chung về kế toán công nợ và tình hình công nợ trong doanh nghiệp 1.1 Một số khái niệm về kế toán công nợ và phân tích công nợ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sẽ phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ công ty. Trên cơ sở các mối quan hệ này, phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc phải trả, đây được gọi là công nợ. Công nợ bao gồm các khoản phải thu, các khoản phải trả và quan hệ thanh toán.TS Nguyễn Văn Công (2010): “Phân tích tình hình công nợ tại Doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong việc đánh giá được tình hình tài chính, sức mạnh tài chính và an ninh tài chính hiện tại của doanh nghiệp cũng như nắm được viếc chấp hành và tôn trọng kỳ thanh toán”. Chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn trong kinh doanh là điều bình thường, nhưng qua phân tích công nợ sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp biết được khoản nào là hợp lý, khoản nào chưa hợp lý để có giải pháp thích hợp nhằm quản lý tốt công nợ; đồng thời, hoàn thiện cơ chế tài chính, cơ chế thu chi nội bộ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển.1 Kế toán các khoản phải thu Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.
Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh 5 tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. (Ngô Thế Chi, 2013) Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước… Trong đó, chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng.2 Kế toán các khoản phải trả Theo Chuẩn mực kế toán VAS 01 – Chuẩn mực chung (2002): Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Các khoản phải trả trong doanh nghiệp bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, phải trả khác,… Nợ phải trả được phân thành 02 loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ ngắn hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. Nợ dài hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong thời gian trên một năm.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ Theo Nguyễn Thị Kim Cúc (2008): - Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kì hạn phải thu, đối tượng phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. 6 - Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn. Đến cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán, bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với từng đối tượng nhằm mục đích tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để kịp thời sửa chữa.
Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. - Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. - Phải hạch toán chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý.
Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán. - Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng Cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.3 Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1.1 Vai trò, vị trí của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phân hành kế toán vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc theo dõi chặt chẽ các khoản công nợ như các khoản phải thu và các khoản phải trả giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn; đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp, các tổ chức khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ gìn uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.2 Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp.
Cụ thể: - Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản phải thu, phải trả. - Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách và tổng hợp đúng khoản nợ phải thu, phải trả. - Cung cấp số liệu, tài liệu và thông tin đầy đủ để lập các báo cáo phục vụ yêu cầu của doanh nghiệp. - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ đóng vai trò hết sức quan trọng.
Tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ tổ chức, quản lý bộ máy và trình độ cán bộ công tác kế toán công nợ để bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên trong phân hành kế toán công nợ cho hợp lý. Quản lý công nợ không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp trong tình hình hiện hay.2 Nội dung kế toán nợ phải thu, nợ phải trả trong doanh nghiệp và phân tích tình hình công nợ 1.1 Kế toán nợ phải thu 1.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng a. Khái niệm: Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thu. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp.
Nguyên tắc hạch toán: 8 Theo Điều 18, Thông tư số 200/2014/TT – BTC quy định nguyên tắc kế toán của tài khoản “Phải thu khách hàng” như sau: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng bán hàng) - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo Có - Biên bản bù trừ công nợ… d. Tài khoản kế toán: Kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” để theo dõi nợ phải thu khách hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp.
Công ty sử dụng tài khoản 131 và được phân cấp trên TK cấp 2 như sau: TK 1311 – “Phải thu của người mua và người giao khoán” TK 1312 – “Ứng trước của người mua” e. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết các tài khoản 131 - Sổ chi tiết thanh toán người mua g.