CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NGÂN SÁCH VÀ KHO BẠC (TABMIS) TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1. Tổng quan về Kho bạc nhà nước và Ngân sách nhà nước 1. Khái niệm Kho bạc nhà nước Theo Website của Bộ tài chính: “Kho bạc nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ tài chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước và các quỹ khác của Nhà nước được giao quản lý; quản lý ngân quỹ; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việc huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư phát triển thông qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định của pháp luật”. KBNN là cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính – ngân sách; có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy và có trụ sở làm việc; hoạt động của KBNN theo hệ thống dọc từ Trung ương đến Địa phương bao gồm: KBNN Trung Ương, KBNN tỉnh (thành phố), KBNN huyện (quận, thị xã) và các điểm giao dịch trực thuộc KBNN trên địa bàn đó Như vậy, cơ quan KBNN cũng như các cơ quan hành chính nhà nước, được Nhà nước trang cấp các loại tài sản, phần mềm để phục vụ cho hoạt động của ngành.
Khái niệm Ngân sách nhà nước Ngân sách nhà nước là một phạm trù kinh tế khách quan, ra đời, tồn tại và phát triển trên cơ sở sự ra đời, tồn tại và phát triển của Nhà nước. Ngân sách nhà nước là quỹ tiền tệ tập trung của Nhà nước, bao gồm chủ yếu các khoản thu và chi 8 của Nhà nước dưới hình thức tiền tệ. Ngân sách nhà nước được lập và thực hiện cho một thời gian nhất định, thường là một năm và được Quốc hội phê chuẩn thông qua. Luật ngân sách nhà nước được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 25/06/2015 đã xác định: “Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước được dự toán và thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định để đảm bảo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước”.
Tổng quan về Hệ thống thông tin, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống ERP 1. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau.
Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức.
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức (các báo cáo, sổ sách của tổ chức) hoặc từ bên ngoài tổ chức (đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chỉnh phủ,. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành. 9 Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Lợi ích của hệ thống thông tin quản lý trong tài chính Theo Nath & Badgujar (2013), hệ thống thông tin quản lý cung cấp nhiều lợi ích đối với các tổ chức: Hỗ trợ trong việc đưa ra các giải pháp thích hợp đối với từng trường hợp hoạt động của tổ chức; Là công cụ phối hợp hiệu quả và hữu hiệu giữa các phòng ban tại tất cả các cấp trong tổ chức; cập nhật và truy cập các dữ liệu và tài liệu liên quan; sử dụng ít nhân công hơn; quản lý các hoạt động hằng ngày. Theo bài nghiên cứu “Những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng hệ thoongss thông tin quản lý thành công trong tổ chức để nâng cao hoạt động của tổ chức” của Al – Mamary Y.H et al (2014), Hệ thống thông tin quản lý rất cấn thiết bởi vì các mức độ quản lý khác nhau được yêu cầu để thực hiện các hoạt động của tổ chức như lên kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và ra quyết định. Hệ thống hoạch định quản trị nguồn nhân lực (ERP) 1. Định nghĩa Dưới góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon & Laudon, 1995).
Hệ thống ERP với phương pháp kỹ thuật và tổ chức giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ việc xử lý kinh doanh nội bộ vì đòi hỏi phải tái cấu trúc kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp, thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quy trình quản lý, chiến lược, tổ chức và văn hóa doanh nghiệp (Nguyễn Bích Liên, 2012). Dưới góc độ Hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẽ dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực. 10 Theo Chritopher (2006), hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất có thể đáp ứng tất cả nhu cầu dặc dù của các bộ phận khác nhau. Như vậy, ERP là phần mềm quản lý toàn diện quy trình hoạt động, cho phép sử dụng một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng vào việc tự kiểm soát trạng thái và hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch khai thác hợp lý nguồn tài nguyên liên quan đến tài chính, nhân lực và công nghệ đồng thời tự động hóa nhiều hoạt động chức năng nhờ vào quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. ERP mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc té, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Lợi ích hệ thống ERP - Các số liệu được lưu lại đầy đủ, và chính xác cùng với những phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực và tài chính của công ty qua nhiều năm. Ngoài ra, hệ thống ERP giúp giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì.
- Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian thực và được lưu lại theo từng nguồn cấp tin nên đảm bảo chính xác, đầy đủ do dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa. - Các hệ thống phần mềm ERP hoạt động linh hoạt, giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu từ các bộ phận được liên kết và kế thừa nhau, với những ràng buộc bởi các thuật toán giúp dễ dàng phát hiện lỗi phát sinh trong dữ liệu. Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi dễ dàng và thuận tiện. - Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong quá trình hoạt động, luôn phát sinh những diễn biến mới khiến người quản trị ngày càng phải cập nhật và giải quyết những mâu thuẫn mới dẫn đến phát sinh những nhu cầu quản lý mới.
Do đó, một hệ 11 thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp. - Chuẩn mở với việc trao đổi dữ liệu điện tử (EDI): giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc trao đổi dữ liệu với đối tác nước ngoài; hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp. Theo tác giả Trần Sơn trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” đăng trên tạp chí “PC World Việt Nam, Seri B” số tháng 10/2003 thì ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp (Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu; Tăng tốc độ dòng công việc; Dữ liệu tập trung - cho phép các phòng ban thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, hỗ trợ việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining) đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh; Dễ dàng kiểm soát - một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ). Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS) 1.
Khái niệm Hệ thống TABMIS - Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (Treasury and Budget Management Information System) gọi tắt là TABMIS là cấu phần lớn nhất của Dự án Cải cách Quản lý Tài chính công của Bộ Tài chính. Theo Oracle, TABMIS được định nghĩa là hệ thống kế toán tập trung xử lý trên mạng máy tính, có khả năng kết nối trao đổi thông tin với các hệ thống khác; đồng thời có khả năng cung cấp đầy đủ, kịp thời các báo cáo theo nhiều tiêu thức (báo cáo theo thiết kế chuẩn và theo yêu cầu tùy chỉnh của Bộ Tài chính) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý điều hành của cơ quan tài chính, KBNN và chính quyền các cấp.