I. Tổng Quan Tầm Quan Trọng Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức. Chức năng kế toán đóng vai trò quan trọng, và hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là cấu trúc then chốt để thực hiện hiệu quả chức năng này. Một HTTTKT hữu hiệu hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý để hoạch định và kiểm soát. HTTTKT giúp nhà quản lý ra quyết định quản trị kịp thời (Soudani, 2012). HTTTKT chất lượng và kiểm soát nội bộ tốt ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính (Sajady & cộng sự, 2012). HTTTKT tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện chuỗi cung ứng, và hỗ trợ kiểm soát nội bộ (Romney & Steinbart, 2015). Vì vậy, vai trò của HTTTKT là vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo thông tin kế toán chính xác và kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý và ra quyết định. HTTTKT có khả năng nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt khi được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin tiên tiến.
1.1. Vai Trò Của HTTTKT Trong Quản Lý Doanh Nghiệp
HTTTKT không chỉ là công cụ ghi chép, mà còn là hệ thống cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý và ra quyết định. Nó giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động, và đưa ra các quyết định chiến lược. Báo cáo tài chính chính xác và kịp thời là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững. HTTTKT còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán giúp tăng cường tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin.
1.2. Thách Thức Với Doanh Nghiệp Việt Nam Khi Triển Khai HTTTKT
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai HTTTKT hiệu quả tại doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều thách thức. Các doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm kế toán, đào tạo nhân viên, và xây dựng quy trình làm việc phù hợp. Văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chấp nhận và sử dụng HTTTKT. Nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc tích hợp HTTTKT với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, dẫn đến việc khai thác thông tin không hiệu quả. Chi phí sử dụng cũng là một rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV).
II. Vấn Đề Thách Thức Sử Dụng HTTTKT Trong Doanh Nghiệp
Dù đóng vai trò quan trọng, việc sử dụng HTTTKT hiệu quả vẫn còn nhiều thách thức. HTTTKT là cấu trúc phức tạp gồm yếu tố kỹ thuật và con người (Turban & cộng sự, 2008). Nhân viên sử dụng hệ thống tác động đến công nghệ và quy trình làm việc. Quá trình sử dụng hệ thống ảnh hưởng đến hiệu quả của HTTTKT, giải quyết công việc nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời. Việc sử dụng HTTTKT trong môi trường ERP đòi hỏi cao ở hệ thống kế toán (Romney & Steinbart, 2015). Bên cạnh công việc hàng ngày, hành vi sử dụng HTTTKT của nhân viên thể hiện qua mức độ tương tác với hệ thống, tần suất sử dụng và tính tỉ mỉ (DeLone & McLean, 2016). Hiện nay, ứng dụng ERP trong kế toán gặp nhiều khó khăn và trở ngại, theo Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam năm 2018, cả nước có 13% doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP, giảm so với năm 2016. Một trong những nguyên nhân thất bại trong ứng dụng ERP là do người sử dụng và khó khăn trong đào tạo nhân viên. Sự thành công của HTTTKT chịu tác động từ người sử dụng, vai trò sử dụng HTTTKT rất quan trọng, đặc biệt trong môi trường ERP. Chất lượng hệ thống sẽ ảnh hưởng đến hành vi sử dụng hệ thống (DeLone & McLean, 2016).
2.1. Khó Khăn Trong Triển Khai Hệ Thống ERP Tại Việt Nam
Việc triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều khó khăn, từ chi phí đầu tư ban đầu lớn, đến việc tích hợp hệ thống với các quy trình hiện tại. Đào tạo nhân viên là một thách thức lớn, vì nhân viên cần thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo hệ thống. Sự hỗ trợ từ cấp trên và sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng. Nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc triển khai ERP do thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý dự án hiệu quả. Bảo mật cũng là một yếu tố cần được quan tâm khi triển khai hệ thống ERP.
2.2. Tầm Quan Trọng Của Người Dùng Trong Sử Dụng HTTTKT
Người dùng đóng vai trò then chốt trong việc sử dụng và khai thác hiệu quả HTTTKT. Nếu người dùng không có đủ kiến thức, kỹ năng hoặc không có thái độ tích cực, thì hệ thống dù có hiện đại đến đâu cũng không thể mang lại hiệu quả mong muốn. Kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và tuổi tác cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng sử dụng HTTTKT. Ban quản lý cần tạo điều kiện để nhân viên được đào tạo, hỗ trợ và khuyến khích sử dụng HTTTKT một cách hiệu quả.
2.3. Ảnh hưởng của các yếu tố tâm lý và xã hội đến hành vi sử dụng HTTTKT
Các yếu tố như thái độ, chuẩn mực chủ quan và kiểm soát hành vi nhận thức có ảnh hưởng lớn đến ý định và hành vi sử dụng HTTTKT. Người dùng có thái độ tích cực, tin rằng những người quan trọng xung quanh họ khuyến khích sử dụng, và tin rằng họ có khả năng kiểm soát việc sử dụng hệ thống, sẽ có xu hướng sử dụng HTTTKT nhiều hơn. Áp lực đồng nghiệp và sự hỗ trợ từ cấp trên cũng có thể tác động đến hành vi sử dụng HTTTKT.
III. Mô Hình TAM Cách Tiếp Cận Hành Vi Sử Dụng HTTTKT
Nghiên cứu hành vi sử dụng HTTT dựa vào mô hình TAM hoặc kết hợp TAM với mô hình HTTT thành công. Các nghiên cứu của Wixom & Todd (2005); Saeed & Abdinnour-Helm (2008) đã hình thành mô hình kết hợp giữa mô hình HTTT thành công và TAM. Uzoka & cộng sự (2008) xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định ứng dụng và sử dụng ERP. Nghiên cứu khác đánh giá tác động của hỗ trợ tổ chức, đặc điểm cá nhân, chất lượng thông tin, chuẩn chủ quan đến hành vi sử dụng ERP (Calisir & cộng sự, 2009); Zhang & cộng sự (2013); Rajan & Baral (2015); Lee & cộng sự (2010). Những nghiên cứu này cho thấy nghiên cứu hành vi sử dụng HTTT có tầm quan trọng trong bối cảnh hiện nay. Tuy nhiên, những nghiên cứu này chỉ tập trung vào một số nhân tố tác động đến hành vi sử dụng hệ thống ERP nói chung, chưa đề cập đến một HTTTKT cụ thể, và tại Việt Nam thì nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến hành vi sử dụng HTTTKT chưa được thực hiện.
3.1. Giải Thích Mô Hình Chấp Nhận Công Nghệ TAM Trong HTTTKT
Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) là một trong những mô hình phổ biến nhất để giải thích hành vi sử dụng công nghệ. TAM tập trung vào hai yếu tố chính: tính hữu ích và tính dễ sử dụng. Tính hữu ích đề cập đến mức độ mà người dùng tin rằng việc sử dụng hệ thống sẽ cải thiện hiệu suất công việc của họ. Tính dễ sử dụng đề cập đến mức độ mà người dùng tin rằng việc sử dụng hệ thống là dễ dàng và không đòi hỏi nhiều nỗ lực. Theo TAM, nếu người dùng tin rằng hệ thống là hữu ích và dễ sử dụng, họ sẽ có xu hướng sử dụng hệ thống nhiều hơn.
3.2. Ứng Dụng Mô Hình TAM Để Nghiên Cứu Hành Vi Sử Dụng HTTTKT
Mô hình TAM có thể được ứng dụng để nghiên cứu hành vi sử dụng HTTTKT trong doanh nghiệp Việt Nam. Các nhà nghiên cứu có thể sử dụng TAM để đánh giá tác động của tính hữu ích và tính dễ sử dụng đến hành vi sử dụng HTTTKT của nhân viên kế toán. Kết quả nghiên cứu có thể giúp các doanh nghiệp thiết kế và triển khai HTTTKT sao cho phù hợp với nhu cầu và khả năng của người dùng, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống. Việc đo lường thái độ của người dùng đối với hệ thống là rất quan trọng.
3.3. Mở Rộng Mô Hình TAM Với Các Yếu Tố Khác
Mặc dù TAM là một mô hình mạnh mẽ, nó có thể được mở rộng bằng cách bổ sung thêm các yếu tố khác để giải thích hành vi sử dụng HTTTKT một cách toàn diện hơn. Các yếu tố này có thể bao gồm sự hỗ trợ tổ chức, áp lực đồng nghiệp, kinh nghiệm sử dụng, và tính tương thích của hệ thống với các quy trình hiện tại. Việc kết hợp các yếu tố này vào mô hình nghiên cứu có thể giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi sử dụng HTTTKT trong doanh nghiệp Việt Nam.
IV. Thực Tiễn Nghiên Cứu Hành Vi Sử Dụng HTTTKT Tại Việt Nam
HTTTKT là hệ thống then chốt trong HTTT doanh nghiệp (Gelinas & cộng sự, 2011). HTTTKT ở doanh nghiệp Việt Nam đang phát triển và có nhiều đặc điểm riêng. Những đặc thù riêng đó có thể được xem xét ở các nhiệm vụ của HTTTKT trong quá trình xử lý kế toán liên quan đến các nghiệp vụ các kinh tế, tài chính phát sinh, mà quy trình này thì hoàn toàn khác với một HTTT nói chung trong doanh nghiệp, do đó hành vi sử dụng của nhân viên kế toán tham gia vào quy trình xử lý kế toán này sẽ có những đặc điểm riêng và khác biệt trong lĩnh vực kế toán, những đặc thù trong tổ chức bộ máy kế toán, trong phân chia nhiệm vụ, trong cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau gồm: các đối tượng bên ngoài gồm: các cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng, các tổ chức khác, các đối tượng bên trong gồm nhà quản lý các cấp và đặc thù riêng trong mức độ ứng dụng CNTT trong kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt việc ứng dụng hệ thống ERP trong kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều hạn chế (theo Báo cáo thương mại điện tử 2018), vấn đề người dùng HTTTKT trong môi trường ERP thất bại trong việc sử dụng, khai thác các giải pháp của ERP.
4.1. Đặc Điểm Của HTTTKT Trong Doanh Nghiệp Việt Nam
HTTTKT trong doanh nghiệp Việt Nam có những đặc điểm riêng biệt so với các nước khác. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán còn hạn chế, đặc biệt là ở các DNNVV. Quy trình kế toán thường phức tạp và đòi hỏi nhiều thủ công. Chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng có những khác biệt so với chuẩn mực quốc tế. Văn hóa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh cũng ảnh hưởng đến cách thức HTTTKT được sử dụng và quản lý. Việc nghiên cứu các đặc điểm này là cần thiết để xây dựng các giải pháp HTTTKT phù hợp.
4.2. Hạn Chế Trong Ứng Dụng Hệ Thống ERP Vào Kế Toán Tại Việt Nam
Việc ứng dụng hệ thống ERP vào kế toán tại doanh nghiệp Việt Nam còn gặp nhiều hạn chế. Chi phí đầu tư ban đầu cao, đào tạo nhân viên phức tạp, và khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có là những rào cản chính. Nhiều doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc thích ứng với các quy trình chuẩn của hệ thống ERP. Bảo mật dữ liệu cũng là một mối quan tâm lớn. Việc nghiên cứu các hạn chế này là cần thiết để tìm ra các giải pháp giúp các doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP thành công.
4.3. Nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng HTTTKT
Để nâng cao hiệu quả sử dụng HTTTKT, cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi người dùng. Các yếu tố như tính hữu ích, tính dễ sử dụng, sự hỗ trợ tổ chức, kinh nghiệm và thái độ của người dùng có thể ảnh hưởng đến mức độ sử dụng và khai thác HTTTKT. Nghiên cứu này có thể cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý để thiết kế và triển khai HTTTKT hiệu quả hơn.
V. Đề Xuất Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả HTTTKT Tại Doanh Nghiệp
Để nâng cao hiệu quả của HTTTKT trong doanh nghiệp Việt Nam, cần có những giải pháp đồng bộ. Đầu tiên, cần đầu tư vào phần mềm kế toán hiện đại, có khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Thứ hai, cần đào tạo nhân viên kế toán để họ có đủ kiến thức và kỹ năng sử dụng hệ thống. Thứ ba, cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả. Thứ tư, cần tạo ra văn hóa doanh nghiệp khuyến khích việc sử dụng HTTTKT. Thứ năm, cần có sự hỗ trợ từ cấp trên và các bộ phận liên quan. Với những giải pháp này, các doanh nghiệp Việt Nam có thể khai thác tối đa tiềm năng của HTTTKT và nâng cao hiệu quả hoạt động.
5.1. Đầu Tư Vào Phần Mềm Kế Toán Hiện Đại
Việc đầu tư vào phần mềm kế toán hiện đại là một trong những yếu tố quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả HTTTKT. Phần mềm cần có đầy đủ các chức năng cần thiết, dễ sử dụng, và có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Phần mềm kế toán nên được lựa chọn dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu. Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tham gia của các chuyên gia.
5.2. Đào Tạo Nhân Viên Kế Toán
Đào tạo nhân viên kế toán là yếu tố then chốt để đảm bảo họ có thể sử dụng HTTTKT một cách hiệu quả. Chương trình đào tạo cần bao gồm cả kiến thức về lý thuyết và kỹ năng thực hành. Nhân viên cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm, cách phân tích dữ liệu, và cách tạo báo cáo. Đào tạo nên được thực hiện thường xuyên để đảm bảo nhân viên luôn cập nhật những kiến thức và kỹ năng mới nhất.
5.3. Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Rõ Ràng
Việc xây dựng quy trình làm việc rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo HTTTKT hoạt động một cách trơn tru. Các quy trình cần được thiết kế sao cho đơn giản, dễ hiểu, và hiệu quả. Các quy trình cũng cần được điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và các quy định pháp luật. Việc xây dựng quy trình làm việc cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan.
VI. Kết Luận Tương Lai Của HTTTKT Trong Doanh Nghiệp Việt
Trong bối cảnh chuyển đổi số, HTTTKT đóng vai trò ngày càng quan trọng trong doanh nghiệp Việt Nam. Việc ứng dụng các công nghệ mới như AI, Big Data, và Cloud Computing sẽ giúp HTTTKT trở nên thông minh hơn, hiệu quả hơn, và linh hoạt hơn. Các doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt cơ hội và đầu tư vào HTTTKT để nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được thành công trong tương lai. Nghiên cứu sâu hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi sử dụng HTTTKT sẽ giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ HTTTKT.
6.1. Xu Hướng Chuyển Đổi Số Trong Kế Toán
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong lĩnh vực kế toán. Các công nghệ mới như AI, Big Data, và Cloud Computing đang được ứng dụng rộng rãi để tự động hóa các quy trình, nâng cao chất lượng thông tin, và cải thiện hiệu quả ra quyết định. Kế toán trong tương lai sẽ ngày càng trở nên số hóa và thông minh hơn.
6.2. Vai Trò Của AI Và Big Data Trong HTTTKT
AI và Big Data có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng và chính xác, phát hiện các gian lận, và dự báo các xu hướng tài chính. AI cũng có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp nhân viên kế toán tập trung vào các công việc phức tạp hơn. Big Data cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý.
6.3. Tầm Quan Trọng Của Nghiên Cứu Về Hành Vi Sử Dụng HTTTKT
Nghiên cứu về hành vi sử dụng HTTTKT là rất quan trọng để giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ HTTTKT. Nghiên cứu có thể cung cấp thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi người dùng, giúp các doanh nghiệp thiết kế và triển khai HTTTKT hiệu quả hơn, và đào tạo nhân viên kế toán tốt hơn. Nghiên cứu cũng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách hiểu rõ hơn về các thách thức và cơ hội trong việc ứng dụng CNTT vào kế toán.
