Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ sau khi tham gia các hiệp định thương mại tự do (FTAs) và gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Mạng lưới ngoại giao mở rộng tới hơn 170 quốc gia cùng quan hệ xuất khẩu đến khoảng 230 thị trường đã thúc đẩy sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và cước vận tải quốc tế.

Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics (thành lập tháng 12/2019) tham gia thị trường dịch vụ logistics trong bối cảnh ngành vận tải biển quốc tế chịu nhiều biến động phức tạp: giá cước tăng cao, biên độ dao động giá liên tục, tình trạng khan hiếm chỗ (space) trên tàu và thiếu hụt vỏ container rỗng diễn ra phổ biến. Thực trạng này trực tiếp làm gia tăng chi phí logistics và tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ tiến độ giao nhận hàng hóa của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Khóa luận / báo cáo thực tập tốt nghiệp xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ cấu tổ chức, nguồn lực và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics từ khi thành lập đến giai đoạn 2020 - 2021.
  2. Phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ chào bán cước vận tải quốc tế hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp thông qua một lô hàng thực tế cụ thể.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và các vấn đề phát sinh trong thực tế triển khai nghiệp vụ báo giá cước biển.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp đối với doanh nghiệp và kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng nghiệp vụ chào bán cước vận tải biển.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ chào bán cước vận tải quốc tế hàng xuất khẩu bằng đường biển và các hoạt động dịch vụ logistics liên quan.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics (trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh và các chi nhánh/văn phòng hiện trường tại các khu công nghiệp thuộc tỉnh Bình Dương, Đồng Nai).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu dịch vụ và nhân sự được thu thập trong giai đoạn từ Quý III/2020 đến Quý I/2021; ca nghiên cứu thực tế về lô hàng xuất khẩu thực hiện vào tháng 09/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống thuật ngữ, tập quán và quy tắc thương mại quốc tế chuẩn hóa trong ngành giao nhận vận tải biển:

  • Các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms), cụ thể là điều kiện giao hàng FOB (Free on Board) và sự chuyển giao nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải giữa người mua và người bán.
  • Các khái niệm và quy chuẩn nghiệp vụ vận tải biển: hàng nguyên container (FCL - Full Container Load), hàng lẻ (LCL - Less than Container Load), thời gian khởi hành dự kiến (ETD), thời gian đến dự kiến (ETA), giờ cắt máng/cắt chứng từ (Closing time / Cut-off time).
  • Hệ thống chứng từ ngoại thương và vận tải: Vận đơn đường biển của người giao nhận (House Bill of Lading - HBL), Vận đơn chủ của hãng tàu (Master Bill of Lading - MBL), Lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order), Phiếu xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation / Booking Request), Giấy báo nợ (Debit Note), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Đơn đặt hàng (Purchase Order).
  • Các loại phụ phí vận tải biển địa phương (Local charges): Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC - Terminal Handling Charge), Phí phát hành vận đơn (Bill fee), Phí chì/niêm phong (Seal fee), Phí điện giao hàng / giải phóng hàng bằng điện (Telex release fee).
  • Loại hình hải quan: Mã loại hình E42 (Xuất khẩu sản phẩm của doanh nghiệp chế xuất).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và thống kê số liệu: Tiếp cận trực tiếp số liệu nội bộ từ phòng Kế toán, phòng Shipping và bộ phận Kinh doanh tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích - so sánh số liệu: Phân tích biến động tuyệt đối và tương đối về cơ cấu dịch vụ, tình hình nhân sự và kết quả doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua các quý liên tiếp (Quý III/2020, Quý IV/2020, Quý I/2021).
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case Study): Khảo sát chi tiết một lô hàng thực tế xuất khẩu mặt hàng máy sưởi điện tuyến Hồ Chí Minh – Hồng Kông để mô phỏng toàn bộ các bước trong chu trình chào cước và theo dõi vận đơn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics

Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics là doanh nghiệp tư nhân 100% vốn trong nước, thành lập ngày 30/12/2019 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0316089318 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp. Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Tầng 7, Tòa nhà Waseco, số 10 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP.HCM, cùng các văn phòng đại diện tại KCN Amata, Biên Hòa, Long Bình, Nhơn Trạch (Đồng Nai) và KCN VSIP, Mỹ Phước, Sóng Thần (Bình Dương). Đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Lệ Thu (Tổng Giám đốc). Tháng 02/2020, công ty được Tổng cục Hải quan cấp phép làm đại lý Khai thuê và Môi giới Hải quan.

Cơ cấu tổ chức của công ty vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 bộ phận nghiệp vụ (Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Chứng từ, Bộ phận Giao nhận, Bộ phận Kế toán).

Bảng 1: Cơ cấu dịch vụ trong doanh thu giai đoạn Quý III/2020 – Quý I/2021

Nhóm dịch vụ Quý III/2020 (Tr.đ) Tỷ trọng (%) Quý IV/2020 (Tr.đ) Tỷ trọng (%) Quý I/2021 (Tr.đ) Tỷ trọng (%)
Dịch vụ đường biển 1.435,43 41,05 1.555,29 41,66 1.761,10 43,27
Dịch vụ đường hàng không 595,68 17,03 674,18 18,06 629,63 15,47
Dịch vụ khai báo hải quan 1.465,23 41,92 1.503,30 40,28 1.679,40 41,26
Tổng cộng 3.496,34 100,00 3.732,77 100,00 4.070,13 100,00

Về nhân sự, tổng số lao động trực tiếp tăng từ 15 người (Quý III/2020) lên 20 người (Quý IV/2020) và đạt 28 người (Quý I/2021). Trình độ đại học chiếm từ 40% đến 50%. Tỷ lệ lao động nam tăng từ 13,3% lên 39,3% nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự hiện trường trực tiếp tại các khu công nghiệp Bình Dương và Đồng Nai.

Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn Quý III/2020 – Quý I/2021

Chỉ tiêu Quý III/2020 (Tr.đ) Quý IV/2020 (Tr.đ) Quý I/2021 (Tr.đ) So sánh Q4/Q3 Tuyệt đối (Tr.đ) So sánh Q4/Q3 Tương đối (%) So sánh Q1/Q4 Tuyệt đối (Tr.đ) So sánh Q1/Q4 Tương đối (%)
Doanh thu 2.031,11 2.229,47 2.390,73 +198,36 +9,76 +161,26 +7,23
Chi phí 1.728,03 1.808,20 1.882,72 +80,17 +4,64 +74,52 +4,12
Lợi nhuận 303,08 421,27 508,01 +118,19 +39,00 +86,74 +20,59
Tỷ suất LN/DT 14,92% 18,90% 21,25% +3,98% +26,67 +2,35% +12,43

Chương 2: Nghiệp vụ chào bán cước vận tải quốc tế hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics

Chương này mô tả mạng lưới đối tác của THT Cargo Logistics gồm các hãng tàu quốc tế (Evergreen/EMC, Namsung Shipping, Ocean Network Express/ONE, Heung A, SITC, WANHAI Lines) và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển phụ trợ (Thanh Thanh, Đại Tuấn, Toàn Cầu Khải Minh/KMG, Vinalink, Worldwide Link, Thái Minh/TMC, Just In Time/JIT, Bee Logistics).

Nghiệp vụ chào bán cước được phân tích qua trường hợp nghiên cứu cụ thể:

  • Thông tin lô hàng: Mặt hàng máy sưởi điện (Electric heater), số lượng 334 carton, trọng lượng 5 tấn, đóng trong 1 container 40 DC (số hiệu WHSU580649, seal WHLN273579). Tuyến vận chuyển: Cảng Cát Lái (TP.HCM) đi Hồng Kông. Hãng tàu chuyên chở: WANHAI Lines (Tàu H87 – Wanhai 28, chuyến N003). ETD: 24/09/2021; ETA: 01/10/2021.
  • Các bên liên quan: Người xuất khẩu là Công ty TNHH Senho Industry Vietnam; Người nhập khẩu là Công ty TNHH Chiaki Brain; Người giao nhận là Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics; Đơn vị vận tải nội địa là Nhà xe Đại Tuấn; Đại lý đầu nhập tại Hồng Kông là Công ty TNHH Atlantic Xprres.
  • Phương thức thanh toán & loại hình: T/T trả sau (chuyển tiền 30 ngày sau ngày hàng đến), loại hình xuất khẩu E42.

Quy trình chào bán cước biển bao gồm 8 bước tuần tự:

  1. Nhận thông tin hỏi giá của khách hàng: Tiếp nhận các dữ liệu cơ bản (điều kiện thương mại, cảng đi/đến, số lượng/loại container, tên hàng, ngày hàng sẵn sàng).
  2. Liên hệ hãng tàu/đại lý để hỏi giá cước vận tải: Bộ phận kinh doanh phối hợp bộ phận Shipping gửi email hỏi giá cước tới các hãng tàu có tuyến phù hợp. WANHAI báo giá cước chặng HCM - HongKong là 2.900 USD/cont 40 DC.
  3. Liên hệ các công ty dịch vụ: Lấy biểu giá vận tải đường bộ nội địa từ nhà máy về cảng Cát Lái (cộng thêm mức biên lợi nhuận khoảng 200.000 VNĐ) và các chi phí gom hàng (nếu có).
  4. Lập bảng chào giá và chào giá cho khách hàng: Lựa chọn giá hãng tàu thấp nhất (WANHAI), xây dựng bảng báo giá cước biển (Ocean Freight: 3.000 - 3.200 USD/cont 40 DC, hiệu lực đến 30/09/2021) kèm biểu phụ phí Local charges chuẩn tại cảng đi: THC (180 USD/cont), Bill fee (40 USD/chứng từ), Seal fee (10 USD/cont), Telex release fee (30 USD/chứng từ).
  5. Thương thảo với khách hàng: Giải thích cơ cấu chi phí, thuyết phục khách chốt sớm để giữ chỗ trong bối cảnh giá cước thị trường biến động và tình trạng hết chỗ diễn ra nhanh.
  6. Ký hợp đồng dịch vụ / Hợp đồng nguyên tắc: Xác lập trách nhiệm pháp lý, điều khoản thanh toán và quyền hạn các bên.
  7. Đặt chỗ với hãng tàu và gửi phiếu đặt chỗ cho khách: Gửi Booking request tới WANHAI, tiếp nhận Booking Confirmation (lệnh cấp container rỗng), đối chiếu thông tin và chuyển giao cho khách hàng cùng bộ phận giao nhận hiện trường để kịp giờ cắt máng.
  8. Chuyển tiếp chứng từ và theo dõi đơn hàng: Bàn giao bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ làm House Bill of Lading, phối hợp phát hành Debit Note, chuyển kế toán xuất hóa đơn và theo dõi hành trình tàu đến cảng đích.

Tác giả chỉ ra các sự cố phát sinh thường gặp: sai lệch thông tin trên bộ chứng từ, tàu bị trễ lịch (delay), khách đóng hàng không kịp giờ cắt máng (cut-off time) dẫn đến hàng bị rớt tàu.

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ chào bán cước vận tải hàng xuất bằng đường biển tại Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics

Trên cơ sở đánh giá điểm mạnh (quan hệ rộng với hãng tàu, ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm, cơ chế phối hợp nội bộ linh hoạt) và khó khăn (doanh nghiệp thành lập mới 2 năm, biến động cước biển toàn cầu, khách hàng chậm đặt chỗ nhưng đòi hỏi công nợ dài), tác giả đưa ra các định hướng hoàn thiện:

Giải pháp đối với doanh nghiệp:

  • Phát triển nguồn nhân lực kinh doanh: Nâng cao tiêu chuẩn tuyển dụng đầu vào về nghiệp vụ ngoại thương và logistics; tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng đàm phán và ngoại ngữ ngắn hạn/dài hạn; thiết lập chính sách khen thưởng - đãi ngộ minh bạch nhằm khuyến khích sáng kiến.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Xây dựng chiến lược giá cạnh tranh; duy trì quy trình giải quyết khiếu nại nhanh chóng, chuyên nghiệp; tăng cường chăm sóc sau bán hàng (hậu mãi) để duy trì mối quan hệ và tiếp cận khách hàng qua phương thức giới thiệu; thiết kế và nâng cấp website chính thức của công ty nhằm tạo kênh tra cứu thông tin dịch vụ, lịch tàu và chính sách pháp lý.
  • Mở rộng thị trường: Tận dụng mối quan hệ với các hãng tàu để khai thác nguồn khách hàng gián tiếp; mở rộng đối tượng khách hàng từ khối sản xuất công nghiệp sang khối nông sản, thực phẩm; chủ động theo dõi biến động thị trường và đối thủ cạnh tranh.

Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước:

  • Đơn giản hóa, chuẩn hóa và giảm thiểu sự chồng chéo giữa các văn bản pháp luật, chính sách xuất nhập khẩu; ban hành quy định theo chu kỳ ổn định giúp doanh nghiệp kịp thời cập nhật.
  • Cải tiến quy trình thông quan tại các cửa khẩu và cảng biển, nâng cao tinh thần trách nhiệm của công chức hải quan nhằm rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ kiểm hóa, tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi và giảm thiểu rủi ro trễ giờ cắt máng của lô hàng xuất khẩu.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp: Báo cáo phản ánh chân thực các chỉ số tài chính và nhân sự của THT Cargo Logistics trong 3 quý liên tiếp (Quý III/2020 đến Quý I/2021). Doanh thu tăng trưởng từ 3.496,34 triệu đồng lên 4.070,13 triệu đồng; tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu tăng từ 14,92% lên 21,25%; quy mô nhân sự mở rộng từ 15 lên 28 người.
  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Văn bản đã cụ thể hóa đầy đủ 8 bước thực hành nghiệp vụ chào bán cước biển FCL từ khâu tiếp nhận thông tin hỏi giá, làm việc với hãng tàu WANHAI, tính toán phụ phí local charge, chốt hợp đồng, lấy booking confirmation đến khâu lập Debit note và theo dõi vận đơn.
  • Đóng góp giải pháp thực tiễn: Các giải pháp đưa ra gắn liền với thực trạng vận hành của một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ trong giai đoạn biến động thị trường sau dịch Covid-19, chú trọng vào đào tạo nhân lực, kiểm soát công nợ và xây dựng cổng thông tin số hóa (website).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và số liệu thứ cấp mới chỉ dừng lại ở phạm vi khảo sát 3 quý (Quý III/2020 - Quý I/2021). Ca nghiên cứu điển hình chỉ tập trung vào một lô hàng FCL xuất khẩu tuyến ngắn (Hồ Chí Minh - Hồng Kông) bằng đường biển của hãng tàu WANHAI, chưa phản ánh đầy đủ nghiệp vụ gom hàng lẻ (LCL) hay các tuyến đường dài (Mỹ, Châu Âu). Quá trình khảo sát thực tế bị giới hạn thời gian do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình chào cước cho hàng lẻ (LCL Consolidation), vận tải hàng không (Air Freight) và phân tích sâu hơn cơ chế quản trị rủi ro công nợ khách hàng trong chuỗi logistics quốc tế.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh tế Đối ngoại và Thương mại Quốc tế. Nội dung bài báo cáo cung cấp các mẫu biểu, luồng luân chuyển chứng từ và chi tiết cách tính toán chi phí thực tế (Ocean Freight kết hợp Local charges: THC, Bill, Seal, Telex release) trong nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh thu dịch vụ đường biển của THT Cargo Logistics chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng doanh thu?

Trong giai đoạn Quý III/2020 – Quý I/2021, dịch vụ đường biển là mảng đóng góp lớn nhất vào tổng doanh thu của công ty, lần lượt đạt 1.435,43 triệu đồng (41,05% ở Quý III/2020), 1.555,29 triệu đồng (41,66% ở Quý IV/2020) và 1.761,10 triệu đồng (43,27% ở Quý I/2021).

2. Chi tiết mức cước và các khoản phụ phí địa phương (local charges) trong lô hàng ca nghiên cứu được chào giá như thế nào?

Trong ca nghiên cứu lô hàng máy sưởi điện xuất đi Hồng Kông:

  • Giá cước biển (Ocean Freight) công ty lấy từ hãng tàu WANHAI là 2.900 USD và chào bán cho khách hàng mức 3.000 – 3.200 USD/cont 40 DC.
  • Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC): 180 USD/container.
  • Phí chứng từ (Bill fee): 40 USD/chứng từ (công ty tự phát hành Bill).
  • Phí niêm chì (Seal fee): 10 USD/container.
  • Phí điện giao hàng (Telex release fee): 30 USD/chứng từ.

3. Trong trường hợp khách hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB, tại sao công ty giao nhận vẫn thực hiện nghiệp vụ chào cước tàu?

Theo tập quán Incoterms thông thường của điều kiện FOB, người mua nước ngoài chịu trách nhiệm thuê tàu. Tuy nhiên, trong lô hàng nghiên cứu, người mua (Công ty Chiaki Brain tại Hồng Kông) và người bán (Công ty Senho Industry tại Việt Nam) có mối quan hệ làm ăn lâu năm nên người mua đã ủy quyền cho người bán chỉ định book tàu; từ đó Công ty Senho ký hợp đồng dịch vụ để THT Cargo Logistics thay mặt thực hiện việc book cước và làm thủ tục xuất khẩu.

4. Debit Note cho lô hàng xuất khẩu bao gồm những chi phí nào và quy trình thanh toán ra sao?

Debit Note được lập sau khi hàng đến nơi, gồm cước vận chuyển (Ocean Freight), phí vận đơn (Bill fee), phí nâng hạ container và các chi phí liên quan khác dựa trên số tiền hãng tàu thu cộng với phần phí dịch vụ của công ty. Nhân viên chứng từ gửi Debit Note cho kế toán xuất hóa đơn gửi khách hàng; khách hàng tiến hành đối chiếu và cộng vào công nợ thanh toán định kỳ.

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy Nga đã khái quát toàn diện cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh và mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ chào bán cước vận tải biển xuất khẩu tại Công ty Cổ phần THT Cargo Logistics. Thông qua việc phân tích thực tế một lô hàng cụ thể, nghiên cứu làm rõ các bước luân chuyển chứng từ, cách thức đàm phán giá với hãng tàu WANHAI và xử lý phụ phí giao nhận. Các đề xuất nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, cải tiến dịch vụ khách hàng và kiến nghị hoàn thiện thủ tục hải quan mang tính ứng dụng cao đối với hoạt động của các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ tại Việt Nam.