Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Việt Nam đang đứng trước yêu cầu đổi mới toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị công và tối ưu hóa nguồn lực công vụ. Giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2015 ghi nhận dấu mốc quan trọng khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Kế hoạch tổng thể xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật trong toàn ngành. Tuy nhiên, việc áp dụng đồng bộ các định mức này tại hơn 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn, đặc biệt là tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Tình trạng thiếu đồng bộ về quy trình nghiệp vụ và phương pháp đo lường hao phí lao động đã làm giảm khoảng 25% đến 30% hiệu suất xử lý khối lượng hồ sơ tồn đọng.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là khảo sát thực trạng triển khai, đánh giá mức độ phù hợp và xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến việc áp dụng định mức kinh tế - kỹ thuật trong giai đoạn 2010 - 2014. Trên cơ sở đó, luận văn hướng tới việc đề xuất 04 nhóm giải pháp mang tính chiến lược nhằm hoàn thiện cơ chế định mức, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công tác lập dự toán ngân sách và bố trí biên chế. Phạm vi không gian nghiên cứu được tiến hành trên địa bàn cả 03 miền Bắc, Trung, Nam với các điểm khảo sát thực tế và phân tích diện rộng tại hệ thống các Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp tỉnh. Về mặt ý nghĩa thực tiễn, việc chuẩn hóa định mức kinh tế - kỹ thuật sẽ giúp các cơ quan quản lý tiết kiệm từ 15% đến 20% kinh phí sự nghiệp lưu trữ hàng năm, đồng thời tăng 35% độ chính xác trong công tác lập kế hoạch lao động chuyên môn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng nền tảng của Lý thuyết tổ chức lao động khoa học kết hợp với các nguyên lý quản lý kinh tế trong khu vực dịch vụ công ích. Hệ thống lý luận tập trung làm rõ bản chất của định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ. Định mức lao động là sự lượng hóa mức độ tiêu hao thời gian lao động sống cần thiết của người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp để hoàn thành một đơn vị sản phẩm lưu trữ theo đúng quy chuẩn. Định mức kinh tế - kỹ thuật mở rộng phạm vi bằng cách tích hợp cả hao phí lao động sống, phương tiện kỹ thuật và vật tư văn phòng phẩm nhằm xác định đơn giá cụ thể cho từng bước nghiệp vụ.

Hệ thống công thức xác định mức thời gian tổng thể cho một đơn vị sản phẩm được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa các thành tố: thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp, thời gian phục vụ, thời gian nghỉ ngơi và thời gian ngừng công nghệ. Trong đó, định mức lao động phục vụ được tính bằng khoảng 1% đến 2% thời gian lao động trực tiếp; định mức lao động quản lý chiếm tỷ lệ từ 3% đến 5% tổng thời gian tác nghiệp và phục vụ. Cơ sở pháp lý trọng tâm của nghiên cứu căn cứ vào Luật Lưu trữ năm 2011, Điều 8 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, cùng hệ thống 04 văn bản chuyên ngành gồm Thông tư số 03/2010/TT-BNV, Thông tư số 15/2011/TT-BNV, Thông tư số 08/2012/TT-BNV và Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được thu thập thông qua quy trình kết hợp giữa nghiên cứu tài liệu pháp quy, khảo sát thực địa và phát phiếu hỏi tiêu chuẩn hóa. Cỡ mẫu khảo sát thực địa trực tiếp được chọn tại 06 tỉnh đại diện cho 03 vùng kinh tế - xã hội trọng điểm, kết hợp gửi phiếu khảo sát lấy ý kiến tới toàn bộ 63 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp chọn mẫu thuận tiện được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện cao cho các địa phương có điều kiện cơ sở vật chất và số lượng tài liệu lưu trữ khác nhau.

Về phương pháp phân tích, tác giả sử dụng phối hợp phương pháp phân tích bấm giờ chụp ảnh ngày làm việc, phương pháp thống kê mô tả và phương pháp chuyên gia. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đo lường chính xác các vi yếu tố hao phí thời gian trong từng thao tác kỹ thuật, đồng thời kiểm soát độ sai lệch thông qua đánh giá định tính của các chuyên gia đầu ngành. Tiến độ thu thập và xử lý số liệu nghiên cứu được tiến hành liên tục trong khung thời gian từ năm 2009 đến năm 2015, hoàn thiện và nghiệm thu dữ liệu tổng hợp vào năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả điều tra thực tế tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã chỉ ra 04 phát hiện cốt lõi về việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật hiện hành:

Thứ nhất, mức độ áp dụng Thông tư số 03/2010/TT-BNV về chỉnh lý tài liệu giấy đạt tỷ lệ cao nhất với khoảng 68% số đơn vị triển khai thường xuyên. Tuy nhiên, thời gian tác nghiệp thực tế tại các địa phương thường vượt từ 18% đến 25% so với định mức chuẩn do tình trạng tài liệu bị hư hỏng vật lý nặng và chưa được phân loại ban đầu.

Thứ hai, định mức vệ sinh kho và tài liệu theo Thông tư số 15/2011/TT-BNV cùng định mức tạo lập cơ sở dữ liệu theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV có tỷ lệ áp dụng thấp hơn, lần lượt đạt 48% và 42% tại các tỉnh được khảo sát. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc thiếu máy móc chuyên dụng và kinh phí mua sắm vật tư tiêu hao.

Thứ ba, khoảng 82% đơn vị Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa bố trí được nhân sự chuyên trách về công tác định mức kinh tế - kỹ thuật, dẫn đến việc hơn 75% dự toán kinh phí hàng năm vẫn phải lập dựa trên phương pháp ước tính kinh nghiệm chủ quan có từ trước năm 1980.

Thứ tư, khối lượng tài liệu tích đống, chưa qua chỉnh lý tại các kho lưu trữ cấp tỉnh vẫn chiếm tỷ trọng lớn, bình quân từ 55% đến 62% tổng số mét giá tài liệu hiện có, gây áp lực nặng nề lên nguồn lực bảo quản.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân tán nêu trên bắt nguồn từ cơ chế tài chính sự nghiệp công lập tại các địa phương chậm đổi mới. Việc cấp phát ngân sách vẫn chủ yếu dựa trên số lượng biên chế được giao thay vì theo khối lượng sản phẩm đầu ra hoàn thành theo định mức. So sánh với các nghiên cứu tương đồng trong ngành Thư viện năm 2004 hay ngành Dầu khí năm 2001, các bước công việc trong lưu trữ có độ biến thiên phức tạp hơn nhiều do tính độc bản và chất lượng vật lý không đồng đều của tài liệu giấy.

Các dữ liệu khảo sát trên có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua biểu đồ cột thể hiện mức độ áp dụng của 04 Thông tư định mức tại 03 miền Bắc, Trung, Nam, kết hợp cùng bảng ma trận so sánh cơ cấu phân bổ thời gian thực tế với định mức lý thuyết. Bảng số liệu này sẽ làm rõ khoảng chênh lệch giữa thời gian phục vụ, thời gian chuẩn kết và thời gian tác nghiệp chính, từ đó chứng minh tính cấp thiết của việc phải điều chỉnh hệ số phức tạp cho từng loại phông tài liệu cụ thể.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ tại các địa phương, luận văn đề xuất 04 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và sửa đổi các định mức kinh tế - kỹ thuật hiện hành. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần chủ trì rà soát, điều chỉnh 100% các quy trình nghiệp vụ đã ban hành trong giai đoạn 2010 - 2014, bổ sung hệ số điều chỉnh cho tài liệu hư hỏng và tài liệu chuyên ngành đặc thù trong lộ trình 18 tháng tới.

Thứ hai, đổi mới cơ chế phân bổ tài chính và quản lý giao việc. Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh cần chuyển đổi từ phương thức cấp kinh phí theo định biên sang cơ chế đặt hàng dịch vụ công ích dựa trên đơn giá định mức chuẩn. Mục tiêu nâng tỷ lệ giao khoán công việc theo định mức sản phẩm lên trên 85% tại tất cả các Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong vòng 24 tháng.

Thứ ba, kiện toàn tổ chức và phát triển nguồn nhân lực định mức chuyên trách. Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh cần bố trí ít nhất 01 đến 02 cán bộ theo dõi công tác định mức, đồng thời phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ chức bồi dưỡng kỹ năng bấm giờ, tính toán định mức lao động cho 90% viên chức nghiệp vụ trong thời gian 12 tháng.

Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và phương pháp đo lường vi yếu tố hiện đại. Các đơn vị lưu trữ cần triển khai phần mềm theo dõi tiến độ công việc tự động nhằm giảm 20% hao phí thời gian hành chính và tăng 30% độ chính xác khi nghiệm thu các gói thầu số hóa tài liệu đến năm 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 04 nhóm đối tượng chính sau:

Nhóm 1: Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Trung ương và địa phương như Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ. Luận văn cung cấp căn cứ thực tiễn để đánh giá hiệu lực của hệ thống thông tư định mức và xây dựng các chính sách quản lý ngành giai đoạn mới.

Nhóm 2: Lãnh đạo và viên chức chuyên môn tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Đây là cẩm nang hướng dẫn cách tính toán thời gian lao động, phân loại các bước tác nghiệp và lập dự toán kinh phí chuẩn xác cho các đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

Nhóm 3: Các doanh nghiệp và tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ ngoài công lập. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công thức định mức thời gian để xây dựng đơn giá cạnh tranh, tối ưu hóa năng suất của kỹ thuật viên và kiểm soát chất lượng dịch vụ theo quy chuẩn quốc gia.

Nhóm 4: Giảng viên, học viên cao học và sinh viên các ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng và Khoa học quản lý. Công trình mang lại khung lý thuyết hoàn chỉnh và phương pháp luận khảo sát thực chứng phục vụ nghiên cứu và giảng dạy chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

Định mức kinh tế - kỹ thuật trong lưu trữ khác định mức lao động ở điểm nào? Định mức lao động chỉ xác định lượng hao phí thời gian lao động sống của con người để hoàn thành một khối lượng công việc, ví dụ số giờ để chỉnh lý 01 mét tài liệu. Trong khi đó, định mức kinh tế - kỹ thuật tích hợp thêm cả hao phí vật tư, văn phòng phẩm, khấu hao thiết bị để tính ra tổng chi phí bằng tiền.

Tại sao Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gặp khó khăn khi áp dụng Thông tư số 03/2010/TT-BNV? Khó khăn chủ yếu do tài liệu nộp lưu tại địa phương thường ở tình trạng tích đống hỗn đốn, chiếm tỷ lệ từ 55% đến 62%, trong khi định mức chuẩn được xây dựng trên giả định tài liệu có tình trạng vật lý tương đối nguyên vẹn, dẫn đến việc hao phí thời gian thực tế thường vượt định mức từ 18% đến 25%.

Công thức tính mức thời gian lao động trong hoạt động lưu trữ gồm những yếu tố nào? Mức thời gian tổng thể được tính bằng tổng của 05 thành tố: thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp trực tiếp, thời gian phục vụ nơi làm việc chiếm từ 1% đến 2%, thời gian nghỉ ngơi theo quy định và thời gian ngừng công nghệ bắt buộc trong các quy trình kỹ thuật bảo quản.

Vì sao không nên tiếp tục áp dụng phương pháp ước lượng kinh nghiệm trong định mức lưu trữ? Phương pháp ước lượng kinh nghiệm dựa trên mức khoán cảm tính từ năm 1980 thường gây sai lệch từ 20% đến 40% chi phí thực tế, không phản ánh đúng tiến bộ công nghệ và gây thất thoát ngân sách hoặc làm giảm chất lượng kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia.

Việc áp dụng định mức kinh tế - kỹ thuật giúp tối ưu hóa ngân sách nhà nước như thế nào? Hệ thống định mức chuẩn giúp minh bạch hóa chi phí từng bước nghiệp vụ, hạn chế lãng phí từ 15% đến 20% nguồn kinh phí sự nghiệp, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc để cơ quan tài chính thẩm định và phê duyệt các dự án số hóa, bảo quản tài liệu.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý của công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ lịch sử tại Việt Nam.
  • Khảo sát thực chứng đã phản ánh khách quan bức tranh áp dụng 04 Thông tư định mức của Bộ Nội vụ tại các tỉnh thành với tỷ lệ thực hiện dao động từ 42% đến 68%.
  • Phân tích rõ nguyên nhân của các điểm nghẽn năng suất, đặc biệt là tình trạng chênh lệch thời gian tác nghiệp thực tế từ 18% đến 25% so với quy chuẩn.
  • Đề xuất đồng bộ 04 giải pháp mang tính đột phá về hoàn thiện thể chế, đổi mới phân bổ tài chính, nâng cao chất lượng nhân lực và ứng dụng công nghệ đo lường hiện đại.
  • Định hướng nghiên cứu tiếp theo cần mở rộng phạm vi đánh giá sang các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và lưu trữ số trong giai đoạn 2020 - 2030.

Công trình là đóng góp học thuật và thực tiễn sâu sắc cho chuyên ngành Lưu trữ học. Các nhà quản lý, cán bộ chuyên trách và các đơn vị nghiên cứu hãy tham khảo ngay luận văn để xây dựng kế hoạch quản trị và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động lưu trữ tại cơ quan mình.