Nghiên Cứu Về Lưu Trữ Tài Liệu Kinh Tế - Kỹ Thuật Hoạt Động Lưu Trữ Tại Hà Nội

Xây dựng và ban hành hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật chuyên ngành là nhiệm vụ cơ bản của cơ quan quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực. Đây là cơ sở để các cơ quan, tổ chức quản lý xây dựng kế hoạch, thực hiện các nhiệm vụ được giao và dự toán kinh phí đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của các tổ chức sự nghiệp lưu trữ. Năm 2000, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng định mức có phương pháp khoa học, từ việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ làm cơ sở từng bước thực hiện công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Định mức chỉ chỉnh lý tài liệu hành chính (sau năm 1945, tiếng Pháp, xây dựng cơ bản); Định mức tu bổ tài liệu hư hỏng. Các định mức lao động đã áp dụng vào việc thực hiện nội dung của đề án chuyên môn.

Tuy nhiên, việc áp dụng các định mức KT-KT trong hoạt động lưu trữ chưa áp dụng rộng rãi trong toàn ngành. Nhằm xác định lộ trình nghiên cứu, xây dựng các định mức KTKKT trong công tác lưu trữ, năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Kế hoạch tổng thể “Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giai đoạn 2009 - 2015”. Để triển khai thực hiện Kế hoạch tổng thể trên, việc xây dựng quy trình, định mức KTKKT đã được giao trong kế hoạch công tác năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chương trình công tác của Bộ Nội vụ. Từ năm 2010 đến năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Thông tư số 03/2010/TT-BNV, 15/2011/TT-BNV, 08/2012/TT-BNV, 04/2014/TT-BNV.

Đối với ngành Lưu trữ, việc xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật để áp dụng trong toàn hệ thống là một vấn đề hết sức cần thiết. Đây là căn cứ cho việc xác định biên chế, vị trí việc làm nhằm đảm bảo tính thống nhất và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Hiện nay, các Lưu trữ lịch sử nói chung và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng đang thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011. Các hoạt động lưu trữ này đã có ảnh hưởng đến việc áp dụng các định mức KT-KT tại các tổ chức sự nghiệp lưu trữ nói chung và Lưu trữ lịch sử nói riêng.

Dưới góc độ là một người tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học, hiện đang là viên chức làm công tác nghiên cứu khoa học tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tác giả nhận thấy, công tác xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật là một trong những công tác có tính then chốt, quan trọng trong công tác quản lý, điều hành một tổ chức sự nghiệp nói chung và tổ chức sự nghiệp lưu trữ nói riêng, là cơ sở để tổ chức lao động khoa học cho việc lập và giao kế hoạch công tác hằng năm. Thực hiện tốt công tác này là mục tiêu phấn đấu cụ thể của mỗi người trong quá trình lao động, là phương pháp đấu tranh chống lãng phí thời gian và sức lao động.

Để xây dựng định mức, các quy trình cần chuẩn hóa. Phải có quy trình khoa học và logic, từ khâu thu thập, phân loại, chỉnh lý, đến bảo quản và cung cấp thông tin. Quá trình chuẩn hóa này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định hao phí lao động một cách chính xác. Quy trình này bao gồm các bước nhỏ hơn. Mỗi bước cần định lượng hóa về mặt thời gian, vật tư và thiết bị cần thiết.

Trước khi áp dụng định mức, việc đánh giá thực trạng là cần thiết. Đánh giá giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và những vấn đề cần giải quyết. Cần khảo sát quy trình, phỏng vấn người thực hiện nghiệp vụ và thu thập dữ liệu về hiệu suất làm việc. Sau đó, tiến hành phân tích và đưa ra các giải pháp điều chỉnh quy trình cho phù hợp, loại bỏ các bước dư thừa hoặc không hiệu quả. Điều chỉnh sẽ giúp định mức chính xác hơn và áp dụng dễ dàng.

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý lưu trữ có thể hỗ trợ áp dụng định mức một cách hiệu quả. Các phần mềm này cho phép theo dõi, thống kê và phân tích dữ liệu về hao phí lao động, vật tư, thiết bị. Dựa trên dữ liệu này, nhà quản lý có thể điều chỉnh định mức cho phù hợp với thực tế, đồng thời đưa ra các quyết định cải tiến quy trình. Phần mềm giúp tự động hóa một số công đoạn và cải thiện hiệu suất.

Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao, cần có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng và tâm huyết với công việc. Đội ngũ cán bộ cần được đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên về các kiến thức mới, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và các quy định của pháp luật về lưu trữ. Cần có chính sách đãi ngộ phù hợp để thu hút và giữ chân những người có năng lực.

Trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc áp dụng lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu. Lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí, nâng cao khả năng tìm kiếm và khai thác thông tin. Cần xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, bảo mật, đồng thời ban hành các quy định về lưu trữ điện tử để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.

Việc tăng cường kiểm tra hoạt động lưu trữ tài liệu là cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ quy định, bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng, mất mát. Cơ quan quản lý nhà nước cần thường xuyên tổ chức kiểm tra các đơn vị lưu trữ, đồng thời xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm. Kiểm tra có thể tiến hành định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo hiệu quả.

Nghiên cứu chỉ ra rằng định mức lao động giúp cân đối thời gian cho từng công đoạn, từ đó giảm thiểu lãng phí thời gian và tăng tốc độ xử lý tài liệu. Các đơn vị áp dụng định mức lao động đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả làm việc của nhân viên và sự hài lòng của người sử dụng tài liệu.

So sánh chi phí giữa hai hình thức lưu trữ cho thấy lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm đáng kể chi phí về mặt bằng, nhân công và vật tư. Đồng thời, lưu trữ điện tử còn giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác thông tin.

Trong tương lai, cần tập trung nghiên cứu về các giải pháp lưu trữ thông minh, sử dụng trí tuệ nhân tạo và các công nghệ mới để tự động hóa quy trình và nâng cao khả năng khai thác thông tin. Đồng thời, cần nghiên cứu về các vấn đề pháp lý, bảo mật và an toàn thông tin trong lưu trữ điện tử.

Chính sách lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy sự phát triển của ngành. Cần xây dựng chính sách đồng bộ, minh bạch và phù hợp với thực tế, đồng thời có cơ chế khuyến khích các đơn vị, tổ chức tham gia vào hoạt động lưu trữ và chia sẻ thông tin.