CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM 1. Lịch sử hình thành các hệ thống ERP Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - ERP (viết tắt từ Enterprise Resource Planning) là một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin, dùng cho mục đích hoạch định tài nguyên (bao gồm nguồn nguyên liệu, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực) trong một tổ chức, một doanh nghiệp cụ thể, nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Hệ thống ERP điển hình là một hệ thống đa phân hệ (Multi Module Software Application) từ phân hệ quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến phân hệ quản lý sản xuất, kinh doanh và bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các phân hệ của hệ thống ERP được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn bộ hệ thống, từ đó nhà quản trị có được những báo cáo quản trị đầy đủ chi tiết và tính chất dữ liệu thời gian thật.
Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, và phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng. Trong đó phân hệ quản lý và lập kế hoạch nguyên vật liệu (Material Resource Planning MRP) là phân hệ trọng tâm của toàn bộ hệ thống, đây cũng là phân hệ tiền đề cho sự hình thành và phát triển của các hệ thống ERP hiện đại. Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (MRP - Material Resource Planning) Khái niệm về hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Resource Planing) hay hệ thống hoạch định yêu cầu nguyên liệu (Material Requirement Planning) lần đầu tiên xuất hiện trên thế giới vào năm 1964 trong chương trình quản lý sản xuất của công ty TOYOTA. Những chức năng cơ bản của một hệ thống MRP Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 6 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội bao gồm quản lý kho, xây dựng BOM (Bill of material) và lập kế hoạch sản xuất.
Hệ thống MRP giúp cho các nhà máy sản xuất tổ chức và đảm bảo hiệu quả lượng nguyên vật liệu trong kho đạt ngưỡng an toàn và đảm bảo giao hàng thành phẩm đúng tiến độ bằng việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch đặt nguyên vật liệu và kế hoạch giao hàng thành phẩm. Cụ thể như, nếu một công ty sản xuất đặt hàng nguyên vật liệu chậm, không đúng chủng loại hay không kịp tiến độ để phục vụ đầu vào cho sản xuất thì công ty đó không có khả năng giao hàng thành phẩm theo tiến độ trong hợp đồng với khách hàng. Trong một trường hợp khác, khi lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều, việc quản lý và sử dụng kho không hiệu quả sẽ ảnh hưởng không tốt đến chi phí hay tài chính của cả công ty. Liên quan đến kế hoạch sản xuất, ngay cả khi nguồn nguyên liệu đã sẵn sàng nhưng khi lệnh sản xuất được ban hành không đúng thời điểm cũng dẫn đến việc chậm sản xuất và dẫn đến sản xuất không theo kịp tiến độ giao hàng.
Hệ thống MRP chính là công cụ để giải quyết các vấn đề mà các công ty sản xuất thường xuyên phải đối mặt như đã nêu trên đây. Hệ thống MRP cho phép giải quyết ba câu hỏi cơ bản trong hoạt động sản xuất của bất kỳ công ty sản xuất nào, đó là cần những thành phần nguyên vật liệu nào, cần bao nhiêu và khi nào cần (What, When, and How Many). Các hệ thống MRP không những xử lý và đưa ra được kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra mà còn lập kế hoạch sản xuất cho các bán thành phẩm, là thành phần trung gian trong quá trình sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm trong các công ty sản xuất các sản phẩm có cấu tạo phức tạp. Cũng giống như bất kỳ hệ thống máy tính nào, hệ thống MRP cần có các thông tin đầu vào cụ thể như: định mức nguyên vật liệu (hay BOM) từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đến thành phẩm, số lượng thành phẩm cần giao và tiến độ giao hàng, các số liệu ban đầu tại kho và sẽ về kho, bên cạnh đó là các thông số về sản xuất như tiêu chuẩn máy móc, năng lực sản xuất dựa trên năng lực của máy móc và nguồn nhân lực, số lượng sản xuất theo lô, ước tính tỷ lệ lỗi hỏng và các thông số khác.
Sau quá trình xử lý các thông tin đầu vào, hệ thống MRP sẽ tự động cho ra hai gợi ý chính, đó là bảng kế hoạch sản xuất và bảng kế hoạch đặt hàng. Trong bảng kế Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 7 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội hoạch sản xuất sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về lịch trình sản xuất cụ thể cho từng mặt hàng, số lượng sản xuất và chỉ thị sản xuất từ bán thành phẩm đến thành phẩm. Bảng kế hoạch đặt hàng sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về ngày cần đặt nguyên vật liệu, ngày dự kiến nguyên vật liệu về kho (dựa theo kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp). Với các công ty sản xuất đơn giản, sản xuất ít mặt hàng và các thành phẩm có cấu tạo đơn giản, yêu cầu ít loại nguyên vật liệu thì việc lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng không quá phức tạp, tuy nhiên trong các ngành công nghiệp phức tạp như ô tô, hay ngành điện tử với hàng trăm chủng loại mặt hàng và hàng ngàn nguyên vật liệu đầu vào thì hai bảng gợi ý lập kế hoạch sản xuất và bảng lập kế hoạch đặt hàng có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý trong việc điều hành và tổ chức sản xuất.
Mô hình hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP hiện đại (Enterprise Resource Planning) Kể từ khi ra đời, hệ thống MRP đã được phát triển và ứng dụng tại hàng trăm công ty trên thế giới, tuy nhiên cùng với thời gian hệ thống MRP đã phát sinh nhiều bất cập trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng do chưa tính đến các tham số quan trọng khác trong sản xuất như thời gian sản xuất một thành phẩm (mặc định là nguyên vật liệu luôn sẵn sàng), hệ thống mặc định là thời gian sản xuất sẽ luôn như nhau cho mỗi đợt sản xuất mà không tính đến số lượng sản xuất hay tình trạng của nhà máy. Bên cạnh đó, khi các công ty có nhiều nhà máy sản xuất và các kho chứa nguyên vật liệu tại nhiều địa điểm khác nhau, hệ thống MRP không phân biệt được sự khác biệt về vị trí địa lý của các kho nguyên vật liệu mà chỉ mặc định xây dựng kế hoạch đặt hàng dựa trên tổng lượng nguyên vật liệu tại thời điểm lập kế hoạch, do đó sẽ phát sinh các trường hợp nhà máy tại địa điểm A cần nguyên vật liệu để sản xuất nhưng do kho nguyên vật liệu tại điểm B cách địa điểm A hàng trăm, hàng nghìn km còn rất nhiều nguyên vật liệu chưa sử dụng đến nên hệ thống MRP không có kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu cho nhà máy tại điểm A. Từ những bất cập trên đây của hệ thống MRP và yêu cầu càng Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 8 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ngày càng cao hơn của nhà quản lý xuất phát từ nhu cầu quản lý đồng nhất trong toàn bộ doanh nghiệp, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) đã ra đời để giải quyết những vấn đề mà hệ thống MRP cổ điển chưa làm được. Đầu những năm 1990, công ty Gartner là một trong những công ty đầu tiên triển khai hệ thống ERP, được coi như là hệ thống mở rộng dựa trên cơ sở của MRP.
Hệ thống ERP giới thiệu những chức năng rộng hơn, bao trùm hầu hết các hoạt động của một doanh nghiệp với nhiều nhà máy. Một hệ thống ERP điển hình là hệ thống tích hợp dữ liệu hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp ví dụ như dữ liệu kế toán, dữ liệu sản xuất, bán hàng, dịch vụ…Những dữ liệu này không đứng độc lập và xử lý riêng lẻ tại từng phân hệ chức năng độc lập mà xử lý tích hợp như một luồng thông tin thông suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các phân hệ chức năng như phân hệ kế toán, phân hệ bán hàng, phân hệ dịch vụ, phân hệ đặt hàng liên kết và ảnh hưởng đến hoạt động của nhau trên cơ sở một cơ sở dữ liệu đồng nhất của toàn bộ công ty. Khi hệ thống đã có sự thông suốt về thông tin và liên kết về mặt hoạt động, hệ thống cho phép chiết xuất các báo cáo tổng hợp liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều hoạt động chung trong toàn công ty, từ đó giúp nhà quản lý xây dựng các báo cáo chi tiết để phục vụ mục đích quản lý điều hành công ty.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống ERP đã được xây dựng và phát triển trên nền web, nhờ đó hoạt động của hệ thống ERP đã vượt ra khỏi sự giới hạn trong nội bộ một doanh nghiệp mà cho phép tương tác với các đối tác, bạn hàng, khách hàng thông qua các phân hệ như phân hệ quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management), phân hệquan hệ với nhà cung cấp SRM (Supplier Relationship Management)…Mô hình dưới đây giới thiệu các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP và luồng thông tin trao đổi giữa các phân hệ xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009 Luận văn thạc sỹ khoa học 9 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Hình 1.1: Mô hình hoạt động của hệ thống ERP Trong mô hình hoạt động của hệ thống ERP cho thấy, các phân hệ hoạt động độc lập và có sự trao đổi thông tin hai chiều, được cập nhật theo hoạt động của doanh nghiệp. Về cơ bản, các hệ thống ERP điển hình gồm các phân hệ như phần giới thiệu dưới đây.