phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, kết cấu luận văn bao gồm các chƣơng sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận – thực tiễn về hoạt động truyền thông trong tổ chức sự kiện và khái quát về chuỗi chƣơng trình “Tâm điểm âm nhạc”; tóm lƣợc các khái niệm, quy trình và vai trò của truyền thông trong các hoạt động tổ chức sự kiện; nêu rõ sự ra đời, đơn vị tổ chức, mục đích chƣơng trình và sự khác biệt của dự án “Tâm Điểm Âm nhạc”. Chƣơng 2: Khảo sát thực trạng hoạt động truyền thông của 5 sự kiện âm nhạc trong chuỗi chƣơng trình “Tâm điểm âm nhạc” từ tháng 1/2012 đến tháng 1/2013; giới thiệu chung về năm sự kiện điển hình đã chọn, kết quả khảo sát báo chí – mạng xã hội, kết quả khảo sát đối với khán giả quan tâm chƣơng trình thông qua facebook. Chƣơng 3: Đánh giá chung và bài học kinh nghiệm về quy trình tổ chức hoạt động truyền thông trong các sự kiện âm nhạc 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN – THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CHUỖI CHƢƠNG TRÌNH TÂM ĐIỂM ÂM NHẠC 1.1 Tổng quan về truyền thông và hoạt động truyền thông trong tổ chức sự kiện 1.1 Khái niệm truyền thông và quá trình truyền thông a) Khái niệm truyền thông Thuật ngữ truyền thông có nguồn gốc từ tiếng Latinh “Commune” có nghĩa là chung hay cộng đồng. Nội hàm của nó là nội dung, cách thức, con đƣờng, phƣơng tiện để đạt đến sự hiểu biết lẫn nhau, giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với cộng đồng, xã hội.
Nhờ truyền thông giao tiếp mà con ngƣời tự nhiên trở thành con ngƣời xã hội. Hiện nay trên thế giới tùy theo góc độ tìm hiểu và nghiên cứu ngƣời ta đã đƣa ra rất nhiều định nghĩa khác nhau về truyền thông. Tuy nhiên, Có thể hình thành khái niệm chung nhất về truyền thông nhƣ sau: “Truyền thông là một quá trình liên tục trao đổi hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm, kỹ năng nhằm tạo sự liên kết lẫn nhau để dẫn tới sự thay đổi trong hành vi và nhận thức”[1, Tr. b) Qúa trình truyền thông Qúa trình truyền thông diễn ra theo một chu trình khép kín qua nhiều bƣớc với các yếu tố chủ chốt gồm: nguồn, mã hóa, thông điệp, giải mã, nơi nhận và phản hồi.
Trong đó, các yếu tố đóng vai trò chủ chốt trong mỗi bƣớc đƣợc giải thích cụ thể nhƣ sau: Nguồn trong một sự kiện chính là đơn vị tổ chức sự kiện, nơi đƣa ra những kế hoạch chi tiết, cụ thể trong tổ chức và truyền thông cho một sự kiện nào đó. Nguồn ở đây còn là thông điệp của sự kiện. Qúa trình truyền thông của sự kiện xuất phát từ nguồn. Mã hóa là quá trình lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện sẽ tổ chức.
Qúa trình mã hóa này dựa trên cơ sở thông điệp đã đƣợc nhà tổ chức sự kiện đƣa ra trƣớc đó. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thông điệp hay nội dung của chƣơng trình, sự kiện là điều mà nhà tổ chức muốn mang đến cho công chúng. Thông điệp trong truyền thông phải qua các bƣớc mã hóa, truyền đi, tiếp nhận và giải mã. Giải mã: quá trình thực hiện tổ chức – truyền thông cho sự kiện.
Tất cả những kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết trƣớc đó đƣợc đi vào thực tiễn. Những thông điệp chƣơng trình đƣợc thực tế hóa và truyền tải đến nơi nhận. Nơi nhận: công chúng hay chính là khách hàng mục tiêu của sự kiện. Đây là điểm cuối của quá trình truyền thông hay tổ chức sự kiện nhƣng không phải là điểm kết thúc.
Sau khi thông điệp đƣợc truyền tải đến nơi nhận, quá trình truyền thông vẫn tiếp tục với giai đoạn phản hồi. Phản hồi là quá trình tƣơng tác của công chúng với nhà tổ chức. Phản hồi trong tổ chức sự kiện mang tính tƣơng tác hai chiều. Muốn truyền thông đạt đƣợc hiệu quả cao cần phải nắm vững các bƣớc, các khía cạnh và các yếu tố nói trên của quá trình truyền thông.
Đồng thời vận dụng một cách phù hợp nhất các yếu tố đó trong quá trình tổ chức hoạt động truyền thông của một sự kiện cụ thể.2 Quy trình tổ chức hoạt động truyền thông trong các sự kiện a) Quy trình tổ chức một sự kiện Một cách tiếp cận đơn giản nhất, quy trình tổ chức sự kiện đƣợc chia thành ba giai đoạn chính: Giai đoạn trƣớc dự kiện, giai đoạn trong sự kiện và giai đoạn sau sự kiện. Lập kế Bắt đầu Kết thúc hoạch Chuẩn bị sự kiện Trong sk sự kiện Sau sk TCSK Biểu đồ 1.1: Dòng chảy sự kiện (Nguồn: Tổ chức sự kiện – PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – đại học Kinh tế quốc dân – chương 2: Bản chất của hoạt động tổ chức sự kiện) 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Giai đoạn trƣớc sự kiện (hay còn gọi là giai đoạn chuẩn bị) bao gồm nhiều công việc khác nhau, tùy theo loại hình sự kiện mà có kịch bản riêng, sự chuẩn bị riêng, đƣợc bắt đầu từ khi tìm hiểu thông tin, xây dựng chiến lƣợc và lập kế hoạch tổ chức sự kiện tới trƣớc khi sự kiện bắt đầu. Giai đoạn trong sự kiện thì bao gồm toàn bộ các công việc từ lúc sự kiện bắt đầu diễn ra đến khi nó kết thúc. Cuối cùng là giai đoạn sau sự kiện liên quan đến việc báo cáo tổng kết và đánh giá lại quá trình tổ chức sự kiện.
Trình bày một cách cụ thể hơn từng bƣớc trong quá trình thực hiện, PGS.TS Lƣu Văn Nghiêm đã đƣa ra một quy trình tổ chức sự kiện bao gồm bảy bƣớc bao gồm: hình thành ý tưởng, thiết kế sự kiện, lập kế hoạch, triển khai thực hiện và giám sát, tiến hành tổ chức, kết thúc, đánh giá.Hình thành ý tƣởng 2. Thiết kế sự kiện 3. Lập kế hoạch 4. Triển khai thực hiện, giám sát 5.
Tiến hành tổ chức 6. Đánh giá Biểu đồ 1.2: Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện (Nguồn: Tổ chức sự kiện – PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – đại học Kinh tế quốc dân – chương 2: Bản chất của hoạt động tổ chức sự kiện) Hình thành ý tƣởng là bƣớc đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện. Để hình thành ý tƣởng sự kiện, ngƣời tổ chức sự kiện phải xác định rõ: Mục đích của sự kiện tức là xác định loại sự kiện, tổ chức cho phù hợp; Mục tiêu sự kiện chính là đánh giá hiệu quả sự kiện; Đối tượng chính của sự kiện; Địa điểm; Thời gian diễn ra sự kiện; Ngân sách cho sự kiện; Đặc tính sản phẩm và dịch vụ - tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả. 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ý tƣởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuộc vào các yếu tố khác nhƣ luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề về quy mô nhƣ địa điểm tổ chức (venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual effects)… Bƣớc thứ hai - Thiết kế sự kiện: trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chƣơng trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy đƣợc sống trong sự chiêm ngƣỡng của khách hàng. Khi thiết kế sự kiện, ngƣời tổ chức sự kiện cần lƣu ý: bản thiết kế sự kiện thƣờng trình bày dƣới dạng word hoặc power point và phải thể hiện nội dung, ý tƣởng về chƣơng trình, đồng thời kèm bảng báo giá. Thông thƣờng đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo ra sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhƣng một ý tƣởng hay vẫn chƣa đảm bảo đƣợc sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Nội dung chính bản thiết kế sự kiện thƣờng gồm: Nền tảng, mục đích sự kiện nêu thông tin tổng quát và nói ra được điều khách hàng cần; Các ý tưởng phác thảo một cách tổng quát về chương trình; Thiết kế nên có các thiết kế hoặc hình ảnh mình họa cho bản thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của người tổ chức; Tính thực thi của chương trình nêu rõ lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thuyết phục. Ngoài ra, nếu mở rộng có thể kể thêm: Mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua sự kiện; Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức như sơ đồ, mặt bằng, địa điểm…;Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ; Kế hoạch tuyên truyền, quảng cáo cho sự kiện; Cấu trúc nhân sự nhóm làm sự kiện; Kinh phí dự kiến; Nhà tổ chức cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua sự kiện; Tại sao họ nên chọn công ty của bạn… Tiếp theo, bƣớc thứ ba - Lập kế hoạch, hoạch định: Để thực hiện sự kiện thành công, cần quy ngƣợc lại vấn đề từ ngày thực hiện tổ chức sự kiện (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện – giám sát các hoạt động đó một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện. Những hạng mục thƣờng có trong một bản kế hoạch nhƣ: Những công việc cần làm gồm: kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistic, kế hoạch biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng sự kiện mà có kế hoạch và danh sách những việc cần làm khác nhau; Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy sự kiện.
Sau khi lập kế hoạch, hoạch định là triển khai công tác thực hiện và giám sát. Lúc này mọi ngƣời sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và có sự giám sát của các trƣởng bộ phận. Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lƣợng biểu diễn…). Đồng thời, tổ chức các cuộc họp định kỳ với những ngƣời tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang đƣợc triển khai.