Chương 1: VÃn đà chung và tài liáu nái sinh và ho¿t đáng căa Th¤ vián Tr¤áng Đ¿i hác Th¤¢ng m¿i. Chương 2: Thāc tr¿ng tài liáu nái sinh t¿i Tr¤áng Đ¿i hác Th¤¢ng m¿i. Chương 3: GiÁi pháp hoàn thián công tác tá chąc xây dāng, quÁn lý và khai thác tài liáu nái sinh t¿i Th¤ vián Tr¤áng Đ¿i hác Th¤¢ng m¿i. VÂN ĐÀ CHUNG VÀ TÀI LIàU NÞI SINH VÀ HO¾T ĐÞNG CĂA TH£ VIàN TR£àNG Đ¾I HàC TH£¡NG M¾I 1.
Nhāng vÃn đÁ chung vÁ tài liáu nßi sinh 1. Một số khái niệm công cụ 1. Tài liáu Đái vßi khái niám tài liáu nái sinh hián nay có nhiÃu quan điÅm nhÁn đßnh khác nhau căa nhiÃu tác giÁ nh¤: Theo khoÁn 3 ĐiÃu 2 Nghß đßnh 11/CP-2014 căa Chính phă và ho¿t đáng thông tin khoa hác và công nghá cho rằng <tài liệu là dạng vật chất ghi nhận những thông tin dưới dạng văn bản, âm thanh, đồ họa, hình ảnh, phim, video nhằm mục đích bảo quản, phổ biến và sử dụng". Theo tć điÅn Oxford English Dictionary cho rằng <Tài liệu là tất cả mọi thứ có thể cung cấp cho ta thông tin về một sự vật, sự việc để làm chứng cho một điều gì đó=.
Theo tć điÅn Rober cho rằng <Tài liệu là mọi văn bản dùng để minh chứng hay chỉ dẫn". Tć nhÿng khái niám trên tác giÁ đßnh nghĩa <tài liáu= mát cách ngÃn gán nh¤ sau: "Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó=. T¿i mßi tá chąc, c¢ quan, đái vßi công tác quÁn lý, văn th¤, l¤u trÿ, điÃu quan tráng là làm nh¤ thÁ nào đÅ có thÅ nhÁn d¿ng đ¤ÿc thông tin chąa đāng trong tài liáu, sao cho tài liáu đ¤ÿc trình bày theo trÁt tā đ¤ÿc thiÁt lÁp vßi nhÿng tiêu chí nhÃt đßnh đ¤ÿc đ¤a ra. Tài liáu nái sinh Trong <Từ điển tiếng Việt= đßnh nghĩa <nội sinh= đ¤ÿc dùng đÅ chỉ tÃt cÁ nhÿng gì đ¤ÿc sinh ra tć bên trong bÁn thân sā vÁt, đái t¤ÿng đ¤ÿc nói đÁn.
Đái vßi ho¿t đáng thông tin – th¤ vián, thuÁt ngÿ <nái sinh= đ¤ÿc sử dāng 7 ráng rãi khi nói đÁn ngußn thông tin căa tá chąc, đây là tài liáu đ¤ÿc hình thành trong quá trình ho¿t đáng căa chính tá chąc đó, cũng nh¤ các ho¿t đáng nghiên cąu, sÁn xuÃt, quÁn lý, hác tÁp căa c¢ quan, khoa hác kỹ thuÁt, vián nghiên cąu, các tr¤áng đ¿i hác. Đà cÁp đÁn khái niám tài liáu nái sinh ã Viát Nam hián nay có nhÿng quan điÅm tiÁp cÁn khác nhau. Theo tác giÁ Nguyßn Hÿu Hùng triÅn khai tài liáu nái sinh ã ph¤¢ng dián <Ngußn tin nái sinh". Ông cho rằng "Nguồn tin nội sinh của một tổ chức xã hội là tập hợp những thông tin được tạo nên bởi các hoạt động của chính tổ chức đó".
T¿i Th¤ vián Tr¤áng Đ¿i hác Thăng Long tài liáu nái sinh đ¤ÿc đßnh nghĩa nh¤ sau: <Tài liệu nội sinh là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý, sáng tạo các sản phẩm công nghệ của các cá nhân và toàn thể cán bộ giảng viên trong trường =. Công tác tá chąc quÁn lý và khai thác ngußn tin này đ¤ÿc các c¢ quan, tá chąc tiÁn hành d¤ßi nhiÃu hình thąc khác nhau tùy theo tình hình trāc tiÁp, là sā quan tâm căa các cÃp lãnh đ¿o hay nhu cÅu tin căa chính c¢ quan tá chąc đó. Thông th¤áng, viác quÁn lý này do các c¢ quan thông tin thāc triÅn khai xử lý thông tin và tá chąc khai thác trong hoặc ngoài tá chąc. Đây là quá trình đào t¿o lâu dài tích lũy ngußn tài liáu đÅ quÁn lý, khai thác phāc vā cho NDT.
Thông qua đó phÁn ánh rõ nét nhÿng gì đã đ¿t đ¤ÿc và ch¤a đ¿t đ¤ÿc cũng nh¤ nái t¿i tiÃm lāc căa tr¤áng. TÁp hÿp nhÿng thông tin đ¤ÿc t¿o ra tć các ho¿t đáng giÁng d¿y, đào t¿o, nghiên cąu căa chính tr¤áng đ¿i hác đó là ngußn tài liáu nái sinh căa n¢i đó. Có thÅ thÃy t¿i Viát Nam hián nay, khái niám tài liáu nái sinh đ¤ÿc đà cÁp trong nhiÃu nghiên cąu và cũng có nhÿng cách tiÁp cÁn khác nhau. Nghiên cąu này tác giÁ tiÁp cÁn tài liáu nái sinh là nhÿng tài liáu đ¤ÿc hình thành trong quá 8 trình ho¿t đáng căa các tá chąc.
Trong mát tá chąc tài liáu nái sinh vća là mát ngußn lāc vća phÁn ánh đÅy đă, có há tháng và các thành tāu căa tá chąc đó. T¿i tr¤áng đ¿i hác tài liáu nái sinh đ¤ÿc hình thành tć kÁt quÁ căa quá trình đào t¿o, hác tÁp, nghiên cąu và các ho¿t đáng khác căa nhà tr¤áng. có hai nhiám vā là đào t¿o và nghiên cąu tć đó đã hình thành nên sā đa d¿ng và ngußn tài liáu. Đây là ngußn tài liáu quý báu có tính tham khÁo cao cho các thÁ há sau.
Hián nay khi ho¿t đáng đào t¿o ngày càng đòi hßi chÃt l¤ÿng cao, công tác nghiên cąu khoa hác phÁi đẩy m¿nh không nhÿng. ĐÅ không bß tāt l¿i phía sau đòi hßi tr¤áng Đ¿i hác phÁi đẩy m¿nh chÃt l¤ÿng cũng nh¤ sá l¤ÿng và nái dung. Nh¤ vÁy qua khái niám chung căa các nhà khoa hác, kÁ thća nhÿng luÁn điÅm hÿp lý căa các tiÁp cÁn và quan niám và tài liáu nái sinh, và c¢ bÁn có nhiÃu điÅm t¤¢ng đßng vßi nhau. Tć đó rút ra đ¤ÿc khái niám tài liáu nái sinh là tài liáu hình thành trong quá trình ho¿t đáng, giÁng d¿y, nghiên cąu khoa hác, hác tÁp, quÁn lý, sáng t¿o các sÁn phẩm công nghá căa các cá nhân và toàn thÅ cán bá giÁng viên trong tr¤áng.
Tá chąc, quÁn lý Tá chąc, quÁn lý là mát trong nhÿng ho¿t đáng quan tráng trong mát tá chąc. TÃt cÁ mái tá chąc dù có quy mô lßn hay nhß, ho¿t đáng theo hình thąc nào, đÃu cÅn đ¤ÿc tá chąc theo mát thÅ tháng nhÃt, đÃu cÅn có sā quÁn lý. Viác tá chąc, quÁn lý nhằm đÁm bÁo ho¿t đáng căa tá chąc đ¤ÿc dißn ra có chă đích, theo đúng đßnh h¤ßng đã đßnh ra và đ¿t đ¤ÿc māc tiêu cuái cùng. Ho¿t đáng quÁn lý bao gßm viác lên chiÁn l¤ÿc, lÁp kÁ ho¿ch, điÃu đáng, sử dāng mái ngußn lāc căa tá chąc nh¤ nhân lāc, tài chính, công nghá,.… mát cách hiáu quÁ.
Tá chąc, quÁn lý tài liáu nái sinh QuÁn lý ngußn tin nái sinh là sā tác đáng có tá chąc, có māc đích căa chă 9 thÅ là các c¢ quan thông tin th¤ vián đÁn các đái t¤ÿng quÁn lý là ngußn tin nái sinh. Nhằm đ¿t māc tiêu là làm sao đÅ ngußn tin nái sinh này đ¤ÿc khai thác và sử dāng mát cách tát nhÃt, sử dāng mát cách lâu dài, cho nhiÃu māc đích. Đặc điểm và phân loại của tài liệu nội sinh 1. Đặc điÅm căa tài liáu nái sinh Tài liáu nái sinh đ¤ÿc hình thành sßm, đ¤ÿc cÁp nhÁt liên tāc, so vßi các tài liáu xuÃt bÁn khác tài liáu nái sinh chąa đāng thông tin, kinh nghiám đã tích lũy trong thái gian ho¿t đáng.
- Tài liáu nái sinh vßi sā đa d¿ng đ¤ÿc hình thành theo tćng mác thái gian khác nhau tć đó t¿o nên các nhóm có đặc điÅm và viác khai thác, sử dāng cũng có nhiÃu khác biát. Tài liáu nái sinh xuÃt bÁn gÃn liÃn vßi māc tiêu są mánh căa tá chąc, c¢ quan đó. - Tài liáu nái sinh đ¤ÿc xuÃt bÁn không có māc đích kinh doanh. - Tài liáu nái sinh đ¤ÿc biÁt đÁn vßi māc đích sử dāng trong ph¿m vi căa chính c¢ quan tá chąc đó không đ¤ÿc phân bá ráng rãi tßi các c¢ quan tá chąc khác bên ngoài.
- Tài liáu nái sinh trong tr¤áng đ¿i hác đ¤ÿc hiÅu là nhÿng thông tin đ¤ÿc sinh ra và tích lũy theo thái gian căa mát tr¤áng đ¿i hác đ¤ÿc l¤u trÿ trên các vÁt mang tin khác nhau, do đó tài liáu nái sinh trong tr¤áng đ¿i hác có đặc điÅm sau: + LuÁn án, luÁn văn là tài liáu nái sinh đ¤ÿc t¿o nên trong quá trình ho¿t đáng NCKH + Tài liáu chßu sā quÁn lý căa tr¤áng + Tài liáu không đ¤ÿc công bá ráng rãi Ngußn tin t¿o ra khác nhau tùy thuác vào mßi tá chąc nghiên cąu, đào t¿o. Vì thÁ tài liáu nái sinh cũng hÁt sąc đa d¿ng phong phúc và mang tính đặc 10 thù riêng. Phân lo¿i tài liáu nái sinh Theo PGS.TS Nguyßn Hÿu Hùng chia tài liáu nái sinh căa tá chąc thành 2 nhóm c¢ bÁn: -Tài liáu phÁn ánh cÃu trúc trÁt tā tá chąc căa đ¢n vß. Lo¿i tài liáu th¤ vián nái sinh này nhằm đÅ <quÁn lý=, <điÃu khiÅn= chính c¢ quan, tá chąc đó.
- Tài liáu thông tin <tā do=: phÁn ánh kÁt quÁ ho¿t đáng chuyên môn công tác căa đ¢n vß t¿i đó. đây là thông tin nhằm đÅ phát triÅn đ¢n vß, ąng dāng vào tr¤áng đ¿i hác nhằm đÅ tá chąc quÁn lý tài liáu nái sinh trong tr¤áng.s TrÅn M¿nh TuÃn chia ngußn tin nái sinh căa tr¤áng đ¿i hác thành các lo¿i sau: -Các luÁn án, luÁn văn khóa luÁn, các t¤ liáu điÃu tra hß s¢ các thí nghiám, há tháng ch¤¢ng trình, giáo trình, đà c¤¢ng bài giÁng. là tài liáu phÁn Ánh kÁt quÁ ho¿t đáng hác tÁp đào t¿o. + Tài liáu phÁn ánh kÁt quÁ nghiên cąu là các báo cáo trong quá trình triÅn khai các ch¤¢ng trình, đà án, … + TiÃm lāc và nghiên cąu khoa hác và đào t¿o phÁn ánh qua TLNS, bao gßm cÁ các quy mô hÿp tác và các lĩnh vāc, các ho¿t đáng đào t¿o Ánh h¤ãng tßi phát triÅn chung; Trên thāc tÁ có nhiÃu căn cą đÅ phân chia tài liáu nái sinh -Căn cą vào nái dung: + Tài liáu nái sinh và khoa hác và công nghá + Tài liáu nái sinh và khoa hác kỹ thuÁt + Tài liáu nái sinh và khoa hác xã hái + Tài liáu nái sinh và y hác - Căn cą vào hình thąc: + Giáo trình 11 + LuÁn văn, luÁn án + Bài báo - Căn cą vào ph¤¢ng thąc t¿o lÁp và l¤u trÿ: + Tài liáu đián tử + Tài liáu truyÃn tháng - Căn cą vào mąc đá phá biÁn: + Tài liáu công bá + Tài liáu không công bá 1.
Vai trò của tài liệu nội sinh Tài liáu nái sinh căa tr¤áng đ¿i hác có nhÿng mang nhÿng vai trò sau : - Đái vßi ng¤ái dùng tin: Trong ho¿t đáng đào t¿o nghiên cąu TLNS đóng vai trò quan. Bá phÁn chiÁm tỷ tráng lßn căa tài liáu nái sinh trong tr¤áng đ¿i hác là tài liáu xám, là kÁt tinh căa trí tuá trong tr¤áng đ¿i hác, là tài sÁn vô giá mà thÁ há tr¤ßc đÅ l¿i cho thÁ há sau.