lời mở đầu, kết luận, nội dung của luận văn gồm có 3 chương như sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về việc sử dụng thông tin kế toán và tính hữu ích của thông tin kế toán trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng việc cung cấp và sử dụng thông tin kế toán của cấp quản lý trung gian – Tình huống tại công ty TNHH DENSO Việt Nam Chƣơng 3: Đề xuất về việc đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của cấp quản lý trung gian tại công ty TNHH DENSO Việt Nam 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ TÍNH HỮU ÍCH CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Thông tin kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm thông tin kế toán Quá trình sản xuất kinh doanh bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm, dịch vụ và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau. Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và tồn tại của mọi tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan thì chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin kế toán,… Như vậy hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý. Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ trong quản lý điều hành doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ việc hoạch địch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng đó, cần phải có cấu trúc thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin theo chức năng của kế toán.
7 Trong cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước sau: Xử lý Thu thập Đo lƣờng Ghi nhận Thông tin Các nghiệp Xác định Ghi chép Báo cáo kế toán vụ kinh tế giá trị đối Phân loại Phân tích và tượng kế Tổng hợp giải trình số toán liệu Hình 1.1 – Sơ đồ vận hành, xứ lý của hệ thống kế toán Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu. Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký. Phân tích các nghiệp vụ theo nội dung cần tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết. Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp, theo dõi.
Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy 8 trình,…) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. Các dữ liệu đầu vào bao gồm: hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh; các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán; hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp sẽ được đi qua hệ thống xử lý. Hệ thống xử lý bao gồm tập hợp quy trình luân chuyển chứng, ghi sổ, khai báo, nhập liệu, phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Sau đó, dữ liệu đã được thu thập và xử lý sẽ được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau.
Sau khi thu thập, xử lý, dữ liệu sẽ được kiểm soát bằng những quy định, thủ tục, chính sách trong hệ thống ké toán, đảm bảo các thông tin là trung thực, hữu ích cho đối tượng sử dụng, và trước khi được thể hiện trên báo cáo. Sau khi được kiểm tra, thông tin sẽ được thể hiện trên các báo cáo hoặc đưa tới người sử dụng. Và những thông tin này được gọi là thông tin kế toán. Như vậy, từ chu trình vận hành cung cấp thông tin của kế toán, ta có thể hiểu thông tin kế toán là thông tin được kiết xuất từ các dữ liệu, chứng từ mà kế toán thu thập.
Các thông tin này được kiểm soát để đảm bảo tính trung thực của thông tin và sẽ được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy theo mục đích sử dụng. Theo Giáo trình Lý thuyết kế toán: “Thông tin kế toán là những thông tin do hệ thống kế toán cung cấp và xử lý”. Thông tin kế toán là thông tin kế toán tài chính, là thông tin hiện thực, về những hoạt động, nghiệp vụ đã xảy ra. Thông tin kế toán là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ và là những thông tin có giá trị pháp lý.
9 Theo luận án“Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh ngiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”, thì “Thông tin kế toán, mô tả vấn đề tài chính doanh nghiệp, là kết quả của hệ thống thông tin kế toán”. Tuy nhiên, nếu như chỉ hiểu thông tin kế toán là thông tin được lấy ra từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng doanh nghiệp thì chưa đủ. Đó chỉ là thông tin kế toán tài chính. Do có phạm vi cung cấp, phục vụ thông tin khác nhau nên kế toán được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị, kèm theo đó là thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị.
Cả hai loại thông tin này đều có chức năng cung cấp thông tin cho nhà quản trị nhằm mục đích điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên thông tin kế toán quản trị không bắt buộc phải thực hiện trong doanh nghiệp mà tùy vào nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể duy trì hoặc không duy trì hệ thống thông tin này. Và hầu hết hệ thống thông tin kế toán quản trị chỉ sử dụng trong các tập đoàn và các công ty có qui mô vừa trở lên. Với những doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hệ thống quản lý chủ yếu dựa trên nền tảng chuyên môn hóa từng bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh, từng hoạt động quản lý thì nội dung của thông tin kế toán quản trị được xây dựng theo hướng định lượng về tình hình kinh tế tài chính theo từng bộ phận chuyên môn hóa để phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định của nhà quản lý ở từng cấp quản trị.
Như vậy, thông tin kế toán được hiểu là không chỉ gồm những thông tin được thu thập, xử lý từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp, được thể hiện trên các báo cáo đã được chuẩn mực hóa mà còn bao gồm các thông tin phân tích, xử lý bằng các phương pháp khoa học một cách cụ thể, và được thiết kế phù hợp với từng nhu cầu của nhà quản trị.2 Vai trò của thông tin kế toán Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp Đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lí nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin. Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày Thông tin kế toán là kết quả của việc thu thập dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra.
Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… Hỗ trợ ra các quyết định quản trị Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi thông tin kế toán cần phải được thiết kế một cách linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải thông tin kế toán này cũng có thể đáp ứng được. Tuy nhiên, nếu thực hiện được điều này thì vai trò của kế toán cũng như thông tin 11 kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi các thông tin được tạo ra từ thông tin kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác.
Hoạch định và kiểm soát Thông tin kế toán rất cần thiết cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu.