Chương 1: Cơ sở lý luận về cung ứng rau an toàn trong khách khách sạn Chương 2: Phương pháp nghiên cứu Chương 3: Thực trạng cung ứng rau an toàn tại các khách sạn 4 sao trên địa bàn thành phố Hạ Long Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng rau an toàn tại các khách sạn 4 sao trên địa bàn thành phố Hạ Long 6 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CUNG ỨNG RAU AN TOÀN TRONG KHÁCH SẠN 1. Tổ chức hoạt động cung ứng trong khách sạn 1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1. Mua hàng “Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng. Quản trị mua hàng - Theo cách tiếp cận quá trình Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điểu hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. - Theo cách tiếp cận tác nghiệp “Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kỳ, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. Xây dựng kế hoạch mua hàng Xây dựng kế hoạch mua hàng là doanh nghiệp cần xác định mua gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào. dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác và các đối thủ cạnh tranh 1.
Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp - Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. - Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng - tiền. -“Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của một tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ.
để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.” Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ. Không có nhà cung cấp hàng hóa, không có biết cách mua tốt, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay. Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm. Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, cho phí sản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và sản phẩm mới được đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mùa hàng mang những nhà cung cấp then chốt và việc thiết kế sản phẩm và phát triển tại giai đoạn sớm nhất của quá trình, và mua trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống thương mại điện tử.
Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của khách sạn 1. Tổ chức thực hiện công tác mua hàng Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như trình bày trong sơ đồ dưới đây: Tìm Lựa Thƣơng Vận Bƣớc Xác định Bƣớc kiếm Bƣớc chọn nhà Bƣớc lƣợng và Bƣớc chuyển 1 nhu cầu 2 3 4 5 và nhận thông tin cung cấp đặt hàng hàng Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện công tác mua hàng của khách sạn Nguồn: Nguyễn Văn Mạnh - Hoàng Thị Lan Hương (2013), “Quản trị kinh doanh khách sạn” Bƣớc 1. Xác định nhu cầu “Để xác định được chính xác nhu cầu các loại rau cần thiết cho hoạt động kinh doanh của khách sạn, người phụ trách hoạt động mua hàng cần phải chủ động tham vấn và tiếp nhận nhu cầu chủng loại, số lượng từ bộ phận chức năng nhà hàng hay bộ phận chế biến món ăn. Thông thường bộ phận thu mua luôn được tham dự các hoạt động giao ban thường ngày của khách sạn để chủ động nắm được các yêu cầu cụ thể về các loại rau từ bộ phận chế biến đặc biệt là các đặc tính kỹ thuật của các loại rau cần mua.
Khi đã có thông tin chi tiết về số lương, chất lượng, đặc tính kỹ thuật, thời gian cần…; bộ phận phụ trách về thu mua sẽ tiến hành các thủ tục đấu thầu hoặc lấy báo giá cạnh tranh theo như quy định trong chính sách mua hàng hóa và vật tư của khách sạn. Tìm kiếm thông tin - Phân loại nhà cung cấp Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau: 9 + Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ + Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới + Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài - Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính… - Lập hồ sơ các nhà cung cấp Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: + Tên hiệu của nhà cung cấp + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường. + Chất lượng sản phẩm dịch vụ + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường. + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ. + Khả năng tài chính.
+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp - Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà 10 cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: +“Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa,… điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…” + Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không? +“Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán,… để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng,…” +“Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.” + Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa + Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. - Phƣơng pháp lựa chọn nhà cung cấp “Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc„„không nên chỉ có một nhà cung cấp”.“Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng.
Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua 11 hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.””” - Quy trình lựa chọn nhà cung cấp Lựa Thu Danh chọn Trình thập sách nhà Lập tiêu Tiến nhà Tổng thông cung chí đánh hành cung giám tin nhà cấp ban giá đánh giá cấp đốc phê cung đầu chính duyệt cấp thức Sơ đồ 1.