Tổng quan nghiên cứu

Trong tiến trình 143 năm tồn tại của triều Nguyễn từ năm 1802 đến năm 1945 cùng giai đoạn lịch sử hiện đại từ năm 1945 đến năm 2018, tỉnh Thừa Thiên Huế đã tích lũy một khối lượng di sản văn hóa, lịch sử đồ sộ. Tuy nhiên, việc bảo tồn nguồn sử liệu đa phương tiện phản ánh diện mạo phát triển của vùng đất có diện tích tự nhiên hơn 5.000 km2 này đang đối mặt với nguy cơ thất thoát nghiêm trọng. Thực tế khảo sát cho thấy Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế chỉ còn lưu giữ hơn 100 bức ảnh tư liệu trước năm 1975, trong khi hoàn toàn thiếu vắng các khối tài liệu phim điện ảnh và ghi âm độc lập.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết khoảng trống trong công tác quản lý, thu thập và xác định giá trị tài liệu nghe nhìn tại địa phương. Do chưa có hệ thống tiêu chuẩn phân loại riêng, tài liệu nghe nhìn thường bị phân tán tại các sở, ban, ngành hoặc chỉ được xem là phụ lục đính kèm văn bản giấy. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về tài liệu nghe nhìn; đánh giá toàn diện thực trạng quản lý và giao nộp tài liệu nghe nhìn tại 43 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh; từ đó xây dựng đề án hoàn chỉnh về tiêu chí xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp lưu vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp công cụ nghiệp vụ chuẩn xác giúp bảo tồn 100% các sự kiện lịch sử, chính trị, văn hóa tiêu biểu của tỉnh Thừa Thiên Huế. Kết quả nghiên cứu tạo nền tảng chuyển đổi phương thức lưu trữ truyền thống sang quản lý đa phương tiện hiện đại, ngăn chặn nguy cơ hư hỏng và mất mát dữ liệu nghe nhìn quý hiếm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng nền tảng phương pháp luận của Lưu trữ học Mác-xít với ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Nguyên tắc chính trị bảo đảm định hướng lựa chọn tài liệu của các cơ quan quyền lực nhà nước, phản ánh ý chí và quyền làm chủ của nhân dân. Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi xem xét tài liệu nghe nhìn trong đúng hoàn cảnh không gian, thời gian xuất xứ từ năm 1945 đến năm 2018. Nguyên tắc toàn diện tổng hợp bảo đảm việc thu thập không bỏ sót các sự kiện kinh tế, văn hóa, xã hội tiêu biểu của địa phương.

Bên cạnh đó, luận văn áp dụng lý thuyết phân tích chức năng của các nhà lưu trữ học nhằm xác định vai trò của cơ quan hình thành phông đối với khối tài liệu nghe nhìn sản sinh. Nghiên cứu cũng kế thừa các quan điểm hiện đại của chuyên gia Ray Edmondson thuộc Chương trình Ký ức Thế giới của UNESCO về bản chất độc lập của tài liệu nghe nhìn.

Bốn khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa trong công trình gồm:

  • Tài liệu lưu trữ nghe nhìn: Là vật mang tin bằng hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1.
  • Nguồn nộp lưu: Là các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm pháp lý giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 168-HĐBT năm 1981 và các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
  • Thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu: Là khối tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình có giá trị bảo quản vĩnh viễn được chọn lọc từ hoạt động thực tiễn.
  • Tiêu chí xác định giá trị: Hệ thống các chuẩn mực về nội dung thông tin, xuất xứ tác giả, tính nguyên gốc và giá trị nghệ thuật dùng để đánh giá tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn thu thập nguồn dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra, khảo sát thực tế tại 6 cơ quan, đơn vị trọng điểm đại diện cho 43 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh theo Quyết định số 3070/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế. Sáu đơn vị được chọn mẫu gồm: Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh Thừa Thiên Huế, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao, Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế và Trung tâm Festival Huế.

Phương pháp chọn mẫu điển hình theo chức năng được áp dụng nhằm bao quát các nhóm cơ quan quyền lực cao nhất, cơ quan chuyên môn sản xuất tài liệu và cơ quan quản lý di sản đặc thù. Phương pháp phân tích dữ liệu kết hợp chặt chẽ giữa sử liệu học (phê phán, xác minh xuất xứ và độ tin cậy của hình ảnh, âm thanh), phương pháp hệ thống hóa và phương pháp so sánh đối chiếu. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đánh giá đúng bản chất trực quan sinh động của tài liệu nghe nhìn, phân biệt rõ giữa tài liệu gốc và tài liệu sao chép kỹ thuật số trong suốt chiều dài 73 năm khảo sát.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế cho thấy tình trạng thiếu hụt tài liệu nghe nhìn ở mức nghiêm trọng. Toàn bộ kho lưu trữ lịch sử hoàn toàn không có tài liệu phim điện ảnh và ghi âm chuyên đề. Khối tài liệu ảnh trước năm 1975 chỉ còn khoảng hơn 100 bức ảnh sự kiện, bao gồm: 28 ảnh về Lễ thiết lập Quận Chương Nghĩa năm 1961, 53 ảnh khảo sát nhà số 19 Nguyễn Tri Phương và các khu vực hư hại sau biến cố Mậu Thân năm 1968, 50 ảnh giải thể thao tỉnh Thừa Thiên năm 1964, 4 ảnh khánh thành cầu Bến Ngự và 41 ảnh tư liệu về tội ác chiến tranh.

Đối với giai đoạn từ năm 1975 đến năm 1989 khi hợp nhất tỉnh Bình Trị Thiên, số lượng ảnh lưu giữ tại trung tâm chỉ còn 49 bức ảnh tiêu biểu. Trong đó có 15 ảnh phản ánh hoạt động giúp đỡ tỉnh Xiêm Riệp tại Campuchia, 34 ảnh tiếp đón các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước như Võ Chí Công (10 ảnh), Đỗ Mười (8 ảnh), Nguyễn Văn Linh (16 ảnh) và tư liệu về hậu quả cơn bão số 8 (Cecil) ngày 15 tháng 10 năm 1985.

Tại các cơ quan sản xuất tài liệu chuyên ngành, tài liệu nghe nhìn đang bị phân tán và đối mặt nguy cơ mất mát dữ liệu số rất cao. Hơn 90% dữ liệu ảnh, video tại các sở ban ngành được lưu trữ phân tán trên máy tính cá nhân, thẻ nhớ hoặc điện thoại của cán bộ chuyên trách mà không qua quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Tỷ lệ tài liệu nghe nhìn được nộp lưu kèm theo hồ sơ hành chính dạng giấy đạt dưới 5%, dẫn đến sự đứt gãy thông tin lịch sử của địa phương.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của thực trạng trên bắt nguồn từ sự thiếu vắng các quy định pháp lý cụ thể hướng dẫn thu thập tài liệu nghe nhìn cấp tỉnh. Mặc dù Luật Lưu trữ năm 2011 đã ghi nhận tài liệu nghe nhìn thuộc Phông lưu trữ quốc gia, nhưng các hướng dẫn nghiệp vụ của ngành vẫn chủ yếu tập trung vào tài liệu hành chính bằng giấy. Thêm vào đó, điều kiện kho tàng, trang thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm chuyên dụng cho băng từ, phim nhựa và đĩa quang tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chưa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.

So sánh với đề tài nghiên cứu mã số 2004-98-05 của tác giả Nguyễn Minh Sơn (xác định 40 lĩnh vực và 1 nguồn nộp lưu thường xuyên ở cấp tỉnh), luận văn này đã có bước phát triển mới khi tiếp cận tài liệu nghe nhìn như một nguồn sử liệu hoàn toàn độc lập. Nghiên cứu khẳng định không nên chỉ thu thập tài liệu nghe nhìn ở các đài truyền hình mà phải thu thập từ tất cả các cơ quan giữ vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước.

Dữ liệu khảo sát thực trạng có thể được mô tả trực quan qua bảng thống kê phân bố tài liệu nghe nhìn theo 3 giai đoạn lịch sử và biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu chủng loại. Bảng số liệu phản ánh rõ tỷ lệ 100% tư liệu hiện có là ảnh tĩnh, trong khi tỷ lệ phim tài liệu và ghi âm đạt 0% tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh, minh chứng cho sự cấp thiết phải ban hành bộ tiêu chí thu thập mới.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính chiến lược và khả thi:

Thứ nhất, Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế cần ban hành Quyết định phê duyệt Đề án xác định tiêu chí nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đề án phân định rõ 4 nhóm nguồn nộp lưu: nhóm cơ quan quyền lực và hành chính cao nhất (Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh); nhóm cơ quan chuyên môn sản xuất tài liệu (Đài Phát thanh và Truyền hình, Báo Thừa Thiên Huế); nhóm cơ quan quản lý nhà nước theo ngành và nhóm cơ quan đặc thù (Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế, Trung tâm Festival Huế). Mục tiêu đạt 100% cơ quan trong danh mục thực hiện đúng quy định trong giai đoạn 2018-2022.

Thứ hai, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cần đầu tư nâng cấp hạ tầng kho lưu trữ chuyên dụng đạt chuẩn quốc tế ISO 15489-1. Xây dựng hệ thống máy chủ và kho lưu trữ số hóa với dung lượng tối thiểu 50 Terabyte để tiếp nhận, quản lý các định dạng video độ phân giải cao, file âm thanh số và ảnh gốc kỹ thuật số.

Thứ ba, chuẩn hóa quy trình giao nộp định kỳ 1 năm một lần đối với các cơ quan sản xuất nội dung thường xuyên và giao nộp chậm nhất sau 3 tháng kể từ khi kết thúc các sự kiện lớn như Festival Huế, các ngày lễ kỷ niệm trọng đại của tỉnh. Target cụ thể là hoàn thành việc thu thập 100% tư liệu các kỳ Festival Huế từ năm 2000 đến nay.

Thứ tư, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về xử lý, mô tả siêu dữ liệu (metadata), lập chú thích và bảo quản tài liệu nghe nhìn cho 100% cán bộ văn thư, lưu trữ tại 43 cơ quan, ban ngành của tỉnh theo kế hoạch định kỳ hàng năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cao cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Nhóm thứ nhất là các nhà quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ tại Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố. Luận văn cung cấp mô hình đề án mẫu, cơ sở pháp lý và quy trình 3 bước để tham mưu ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại địa phương.

Nhóm thứ hai là đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội. Luận văn hỗ trợ use case thực hành nhận diện, phân loại, lập hồ sơ sự kiện và hoàn thiện thủ tục giao nộp tài liệu ảnh, video đúng quy chuẩn chuyên môn.

Nhóm thứ ba là các đơn vị truyền thông, báo chí, đài phát thanh truyền hình và trung tâm di sản văn hóa. Nghiên cứu giúp các đơn vị xây dựng phương án quản trị tài nguyên số nội bộ, phân loại tư liệu có giá trị vĩnh viễn để bàn giao cho nhà nước quản lý lâu dài.

Nhóm thứ tư là giảng viên, học viên cao học, sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Lịch sử và Văn hóa học. Đây là nguồn tài liệu học thuật phong phú về phương pháp luận nghiên cứu tài liệu nghe nhìn và thực tiễn quản lý tài liệu đa phương tiện tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu nghe nhìn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế gồm những thành phần nào?
Thành phần bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm và ghi hình phản ánh các sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa tiêu biểu của địa phương. Trong đó ưu tiên các bản gốc, bản ghi âm bài phát biểu chỉ đạo của lãnh đạo và hơn 100 tư liệu ảnh lịch sử có giá trị sử liệu qua các thời kỳ.

Tại sao không thể coi tài liệu nghe nhìn chỉ là phụ lục đính kèm văn bản giấy?
Tài liệu nghe nhìn là nguồn sử liệu độc lập ghi lại trực quan, chân thực âm thanh và hình ảnh của sự kiện. Việc xem là tài liệu đính kèm khiến tỷ lệ thu thập thực tế đạt dưới 5%, gây thất thoát hơn 90% dữ liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử tại các cơ quan.

Những cơ quan nào tại Thừa Thiên Huế bắt buộc phải giao nộp tài liệu nghe nhìn?
Theo Quyết định số 3070/QĐ-UBND năm 2015, có 43 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh. Trọng tâm là Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao, Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đô Huế và Trung tâm Festival Huế.

Tiêu chí nào quan trọng nhất để chọn tài liệu nghe nhìn bảo quản vĩnh viễn?
Tiêu chuẩn ý nghĩa sự kiện và tiêu chuẩn thông tin mới là hai tiêu chí quyết định. Tài liệu phải ghi lại các mốc lịch sử trọng đại, các công trình văn hóa di sản, sự kiện lần đầu diễn ra tại tỉnh hoặc các tác phẩm đạt giải thưởng nghệ thuật cao có đầy đủ chú thích xuất xứ.

Quy trình xác định nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn gồm những bước nào?
Quy trình gồm 3 bước: Bước 1 là nghiên cứu chức năng nhiệm vụ để dự kiến danh mục nguồn nộp lưu; Bước 2 là khảo sát thực tế số lượng, chất lượng tài liệu tại 6 nhóm cơ quan trọng điểm; Bước 3 là thẩm định qua Hội đồng khoa học và trình Ủy ban nhân dân tỉnh ký quyết định ban hành.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận, phương pháp luận Mác-xít và cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn cấp tỉnh.
  • Khảo sát thực trạng tại Thừa Thiên Huế chỉ ra sự thiếu hụt nghiêm trọng khi chỉ còn hơn 100 bức ảnh trước năm 1975 và 0% tài liệu phim, ghi âm tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
  • Xác lập 4 nhóm nguồn nộp lưu trọng điểm từ 43 cơ quan, ban ngành theo phân cấp quản lý nhà nước tại địa phương.
  • Xây dựng thành công bộ tiêu chí khoa học và quy trình 3 bước xác định nguồn, thành phần tài liệu nghe nhìn nộp lưu bảo quản vĩnh viễn.
  • Đề xuất đề án thực thi đồng bộ về thể chế, hạ tầng kỹ thuật 50 Terabyte và đào tạo nhân lực chuyên trách giai đoạn 2018-2025.

Tiến trình triển khai tiếp theo cần tập trung hoàn thiện dự thảo Quyết định trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành trong giai đoạn sớm nhất, đồng thời bố trí nguồn kinh phí thực hiện số hóa kho tư liệu. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế cần chủ động rà soát, thống kê và phối hợp chặt chẽ với Chi cục Văn thư - Lưu trữ để bảo tồn nguyên vẹn nguồn di sản nghe nhìn quý báu của quê hương.