Tổng quan nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng thông qua các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới, ngành xây dựng cơ bản đóng góp khoảng 8% đến 9% tổng sản phẩm quốc nội (GDP) hàng năm, đồng thời là môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa hơn 70.000 doanh nghiệp xây lắp trong và ngoài nước. Tại các doanh nghiệp xây lắp, chi phí sản xuất luôn chiếm tỷ trọng áp đảo, thường dao động từ 80% đến 88% tổng doanh thu thực hiện. Việc kiểm soát dòng chi phí, nhận diện hao phí và hạ giá thành công trình trở thành yếu tố sống còn quyết định năng lực cạnh tranh khi tham gia đấu thầu.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Cầu đường số 18.6 (LICOGI 18.6) là đơn vị chuyên thi công các công trình hạ tầng giao thông và cầu đường quy mô lớn. Mặc dù công ty đã có những bước tiến vững chắc về kỹ thuật thi công, công tác quản trị chi phí vẫn chủ yếu dựa trên hệ thống kế toán tài chính truyền thống, dẫn đến hiện tượng chênh lệch chi phí thực tế so với dự toán từ 5% đến 12% tại nhiều gói thầu.
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng hạch toán, kiểm soát chi phí tại LICOGI 18.6 trong giai đoạn 2017 - 2019, tập trung phân tích sâu dữ liệu thi công tại công trình Vũ Di trong quý 3/2019. Mục tiêu trọng tâm là đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác phân loại chi phí, lập định mức dự toán và cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định điều hành. Kết quả nghiên cứu mở ra tiềm năng giúp doanh nghiệp tiết giảm từ 3% đến 5% chi phí sản xuất, qua đó gia tăng biên lợi nhuận ròng từ mức bình quân 1.8% lên trên 4.5% cho các dự án hạ tầng giao thông trọng điểm.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Luận văn vận dụng lý thuyết kế toán chi phí dựa trên mức độ hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) do Amir H. Khataie phát triển và các nguyên lý kế toán quản trị hiện đại của Atkinson & Anthony. Khung lý thuyết này khẳng định chi phí phát sinh từ các hoạt động cụ thể và sản phẩm tiêu thụ các hoạt động đó, giúp bóc tách chính xác chi phí gián tiếp trong các công trình xây dựng phức tạp.
Bên cạnh đó, tác giả sử dụng mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (Cost - Volume - Profit, mô hình C-V-P) theo nghiên cứu của Guse Elena và Madalina Mihaila để thiết lập căn cứ định lượng phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn và xác định điểm hòa vốn cho từng gói thầu.
Hệ thống lý thuyết được xây dựng dựa trên năm khái niệm trọng tâm:
- Biến phí (Variable Costs): Các khoản chi phí biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng xây lắp hoàn thành, tiêu biểu là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
- Định phí (Fixed Costs): Các khoản chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể theo quy mô sản lượng trong phạm vi phù hợp, bao gồm khấu hao tài sản cố định và chi phí tiền lương quản lý văn phòng.
- Chi phí hỗn hợp (Mixed Costs): Các khoản chi phí bao gồm cả thành phần biến phí và định phí, được mô hình hóa qua phương trình tuyến tính y = a + b*x, điển hình là chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
- Chi phí chênh lệch, chi phí chìm và chi phí cơ hội: Những phạm trù chi phí phi kế toán tài chính nhưng mang tính quyết định khi lựa chọn phương án thi công hoặc bỏ giá thầu.
- Trung tâm trách nhiệm chi phí: Đơn vị quản lý vi mô tại các tổ, đội thi công chịu trách nhiệm trực tiếp về định mức hao phí phát sinh.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu đa tầng nhằm đảm bảo độ tin cậy khoa học cao:
- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán, sổ chi tiết các tài khoản chi phí xây lắp (tài khoản 621, 622, 623, 627), 12 báo cáo quản trị định kỳ hàng quý và 3 bộ báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập của LICOGI 18.6 giai đoạn 2017 - 2019.
- Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua phiếu khảo sát và phỏng vấn bán cấu trúc với cỡ mẫu gồm 15 cán bộ quản lý và chuyên môn (bao gồm 1 Kế toán trưởng, 6 kế toán viên phần hành, 4 chỉ huy trưởng công trường và 4 cán bộ phụ trách phòng Kỹ thuật - Đấu thầu).
Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (Purposive Sampling) được áp dụng để tập trung phân tích sâu gói thầu công trình Vũ Di (thực hiện trong quý 3/2019) – công trình mang đầy đủ các đặc tính kỹ thuật và rủi ro chi phí tiêu biểu của doanh nghiệp. Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu giữa định mức dự toán với thực tế phát sinh, và phương pháp cực đại - cực tiểu để tách chi phí hỗn hợp. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm phản ánh đúng sai lệch hao phí thực tế tại hiện trường, khắc phục nhược điểm cào bằng của kế toán tài chính và cung cấp bức tranh chân thực cho ban điều hành.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Phân tích số liệu thực tế tại LICOGI 18.6 mang lại bốn phát hiện trọng yếu:
Thứ nhất, cơ cấu chi phí xây lắp tại doanh nghiệp mang tính tập trung cao vào chi phí trực tiếp. Trong tổng giá thành sản xuất công trình giai đoạn 2017 - 2019, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất từ 62.5% đến 67.8%; chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 18.2% đến 21.5%; chi phí sử dụng máy thi công chiếm từ 8.5% đến 11.2%; chi phí sản xuất chung chiếm khoảng 5.4% đến 6.8%.
Thứ hai, công tác kiểm soát chi phí thực tế tại công trình Vũ Di trong quý 3/2019 bộc lộ sự sai lệch rõ nét so với dự toán. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh vượt 6.8% so với giá trị dự toán được duyệt, nguyên nhân chủ yếu do hao hụt trong quá trình vận chuyển đá, cát và biến động đơn giá thép. Tương tự, chi phí sử dụng máy thi công vượt dự toán 8.4% do thời gian máy chờ mặt bằng thi công kéo dài, làm phát sinh chi phí ca máy không hiệu quả.
Thứ ba, việc phân loại chi phí tại LICOGI 18.6 hiện mới dừng lại ở phân loại theo khoản mục kế toán tài chính mà chưa phân loại theo mức độ hoạt động. Khoảng 45% chi phí gián tiếp đang bị phân bổ theo tiêu thức cào bằng dựa trên chi phí nhân công trực tiếp, dẫn đến hiện tượng bóp méo giá thành đơn vị giữa các hạng mục đào đắp cơ giới và xây trát thủ công với mức sai lệch ước tính khoảng 4.2%.
Thứ tư, hệ thống định mức chi phí nội bộ chưa được cập nhật kịp thời. Khoảng 70% các chỉ tiêu định mức vật tư và ca máy mà công ty đang áp dụng vẫn dựa vào bộ định mức dự toán của Nhà nước ban hành từ các giai đoạn trước, chưa tính đến các tiến bộ công nghệ thi công hiện đại mà doanh nghiệp đã đầu tư.
Thảo luận kết quả
Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu vắng một bộ phận kế toán quản trị chuyên trách và việc áp dụng cơ chế khoán việc cho các đội xây dựng nhưng thiếu công cụ giám sát dòng tiền và vật tư theo thời gian thực. Phần mềm kế toán hiện tại chủ yếu phục vụ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính cuối năm, chưa thể kết xuất các báo cáo phương sai chi phí kịp thời.
Kết quả này củng cố các luận điểm của Nguyễn La Soa khi nghiên cứu tại Tổng công ty Xây dựng Công trình Giao thông 8, đồng thời tương đồng với kết luận của Lê Thị Hương về thực trạng kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp trên địa bàn Hà Nội. Điểm mới của luận văn là làm rõ cơ chế phát sinh chi phí hỗn hợp của dàn máy thi công cơ giới nặng – một yếu tố chưa được phân tích sâu trong các công trình trước đây.
Các phát hiện này có thể được lượng hóa và hiển thị trực quan thông qua Bảng 3.1 (Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động) và Biểu đồ hình tròn thể hiện tỷ trọng chi phí sản xuất, kết hợp biểu đồ cột so sánh phương sai giữa chi phí định mức và chi phí thực tế qua 12 quý. Cách trình bày này giúp các nhà quản trị nhận diện ngay các điểm phát sinh hao hụt bất thường để can thiệp kịp thời.
Đề xuất và khuyến nghị
Dựa trên kết quả nghiên cứu thực tiễn tại LICOGI 18.6, bốn nhóm giải pháp cụ thể được kiến nghị thực hiện:
Thứ nhất, tái cấu trúc hệ thống phân loại chi phí và áp dụng kỹ thuật tách chi phí hỗn hợp. Phòng Kế toán - Tài chính chủ trì triển khai phương pháp cực đại - cực tiểu và phương pháp bình phương bé nhất để phân tách 100% chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí. Mục tiêu: Xác định chính xác phương trình chi phí cho toàn bộ đội xe máy thi công, kiểm soát biến phí thực tế bám sát 98% định mức kế hoạch. Thời gian thực hiện: Hoàn thành trong Quý 1/2021 đến Quý 2/2021.
Thứ hai, xây dựng và chuẩn hóa bộ định mức chi phí nội bộ tiên tiến. Phòng Kỹ thuật - Đấu thầu phối hợp cùng các Ban Quản lý dự án rà soát, xây dựng lại hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật cho 100% các hạng mục thi công cầu đường chính dựa trên công nghệ cơ giới hóa hiện có. Mục tiêu: Cắt giảm tỷ lệ hao hụt vật tư chính (xi măng, sắt thép, đá) từ mức 3.5% hiện nay xuống dưới 1.5%, hạn chế tối đa nguy cơ vượt dự toán công trình dưới ngưỡng 2%. Thời gian thực hiện: Triển khai liên tục từ Quý 2/2021 đến hết năm 2021.
Thứ ba, thiết lập các trung tâm trách nhiệm chi phí và hệ thống báo cáo quản trị định kỳ. Ban Tổng Giám đốc ban hành quy chế gắn trách nhiệm tài chính trực tiếp của Chỉ huy trưởng công trường với kết quả kiểm soát hao phí tại từng gói thầu. Phòng Kế toán định kỳ lập Báo cáo thực hiện chi phí hàng tháng thay vì theo quý như trước đây. Mục tiêu: 100% các đội thi công thực hiện kiểm soát sai lệch chi phí trong ngưỡng cho phép dưới 3%. Thời gian thực hiện: Bắt đầu áp dụng từ Quý 3/2021.
Thứ tư, nâng cấp phần mềm kế toán quản trị tích hợp và ứng dụng mô hình phân tích C-V-P. Phòng Công nghệ Thông tin phối hợp cùng Phòng Kế toán số hóa quy trình lập dự toán và phân tích điểm hòa vốn, tự động cảnh báo khi chi phí thực tế chạm ngưỡng 90% dự toán. Mục tiêu: Rút ngắn thời gian kết xuất báo cáo quản trị phục vụ ban điều hành từ 15 ngày xuống còn tối đa 3 ngày sau kỳ kết toán. Thời gian thực hiện: Quý 4/2021.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Công trình nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho bốn nhóm đối tượng:
Nhóm 1 - Ban Lãnh đạo và Nhà quản trị các doanh nghiệp xây lắp hạ tầng: Luận văn cung cấp khung phương pháp luận hoàn chỉnh để thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí nội bộ, giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ trúng thầu thêm 15% đến 20% nhờ xây dựng giá dự thầu cạnh tranh và kiểm soát biên lợi nhuận ròng trên 4.5%.
Nhóm 2 - Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị ngành xây dựng: Tài liệu cung cấp trọn bộ biểu mẫu phân loại biến phí - định phí, phương pháp bóc tách chi phí ca máy và quy trình lập báo cáo biến động chi phí, giúp giảm tới 40% thời gian xử lý dữ liệu chi phí thủ công tại các đơn vị thành viên.
Nhóm 3 - Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên cao học khối ngành Kinh tế: Đề tài đóng góp một nghiên cứu tình huống điển hình (Case study) về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam, kết hợp nhuần nhuyễn giữa lý thuyết quốc tế và thực tế quản lý thi công công trình cầu đường.
Nhóm 4 - Kỹ sư kinh tế xây dựng và Cán bộ chỉ huy công trường: Giúp đội ngũ kỹ sư hiện trường nắm bắt bản chất tài chính của các định mức hao phí kỹ thuật, từ đó phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán nhằm giảm thiểu lãng phí vật tư tại công trường từ 5% xuống dưới 1.5%.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán quản trị chi phí khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong doanh nghiệp xây dựng? Kế toán tài chính mang tính pháp lý bắt buộc, tập trung ghi nhận chi phí lịch sử để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cho các đối tượng bên ngoài. Ngược lại, kế toán quản trị chi phí hướng về tương lai, phân loại chi phí thành biến phí và định phí để giúp ban điều hành lập dự toán, kiểm soát hao phí tại công trường và đưa ra giá dự thầu tối ưu.
Tại sao việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động lại đóng vai trò quyết định đối với LICOGI 18.6? Phân loại chi phí thành biến phí và định phí giúp công ty xác định chính xác điểm hòa vốn và phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận cho từng gói thầu. Khi sản lượng thi công tăng từ 50 tỷ lên 100 tỷ đồng, doanh nghiệp có thể dự phóng chính xác chi phí máy móc và nhân lực phát sinh, đảm bảo duy trì tỷ suất sinh lời mục tiêu trên 4.5%.
Doanh nghiệp xây lắp gặp thách thức lớn nhất nào khi phân tách chi phí hỗn hợp? Khó khăn lớn nhất nằm ở việc bóc tách chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung vì chúng vừa chứa biến phí (nhiên liệu, dầu mỡ theo giờ chạy máy) vừa chứa định phí (lương thợ chính, khấu hao máy móc). Áp dụng phương pháp cực đại - cực tiểu qua 12 kỳ khảo sát giúp doanh nghiệp bóc tách chính xác phần định phí chiếm khoảng 35% trong tổng chi phí hỗn hợp.
Dữ liệu tại công trình Vũ Di trong quý 3/2019 chứng minh điều gì về thực trạng quản lý chi phí? Số liệu thực tế chỉ ra chi phí nguyên vật liệu vượt dự toán 6.8% và chi phí máy thi công phát sinh ngoài định mức 8.4%. Điều này chứng minh rằng việc áp dụng định mức dự toán cũ và thiếu công cụ theo dõi phương sai chi phí định kỳ là nguyên nhân trực tiếp làm xói mòn lợi nhuận thực tế của gói thầu.
Các giải pháp trong luận văn có khả năng áp dụng cho các doanh nghiệp xây dựng khác không? Hệ thống giải pháp về chuẩn hóa định mức nội bộ, phân tách chi phí hỗn hợp và thiết lập trung tâm chi phí trong luận văn mang tính quy chuẩn cao. Hơn 80% các doanh nghiệp xây dựng hạ tầng giao thông có quy mô tương đương tại Việt Nam hoàn toàn có thể áp dụng trực tiếp mô hình này để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí.
Kết luận
- Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí, chứng minh vai trò then chốt của công cụ này đối với năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xây lắp.
- Phân tích chi tiết thực trạng kế toán chi phí tại LICOGI 18.6 giai đoạn 2017 - 2019, bóc tách chính xác các sai lệch dự toán tại công trình trọng điểm Vũ Di.
- Chỉ rõ 4 hạn chế lớn trong công tác phân loại chi phí, lập định mức kinh tế kỹ thuật và tổ chức báo cáo quản trị phục vụ điều hành.
- Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá với lộ trình triển khai từ Quý 1/2021 đến hết năm 2021, hướng tới mục tiêu tiết giảm từ 3% đến 5% chi phí sản xuất.
- Đóng góp một khung mô hình kế toán quản trị chi phí ứng dụng cao, có khả năng chuyển giao rộng rãi cho các doanh nghiệp ngành cầu đường tại Việt Nam.
Đóng góp lớn nhất của công trình là giải quyết khoảng trống giữa lý luận kế toán quản trị hiện đại và đặc thù thi công phân tán của ngành xây dựng hạ tầng. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện kiện toàn bộ máy kế toán quản trị trong 6 tháng đầu năm và tiến hành số hóa toàn bộ hệ thống định mức trong 12 tháng tiếp theo. Quý độc giả và các nhà quản trị quan tâm có thể khai thác toàn văn luận văn thạc sĩ này để áp dụng ngay các biểu mẫu phân tích và phương pháp quản trị chi phí tối ưu cho doanh nghiệp của mình.