CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Khái niệm bán hàng Bán hàng là hoạt động đặc trưng chủ yếu của doanh nghiệp, là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua (Nguồn: Lê Đăng Lăng (2009), Kỹ năng và quản trị bán hàng, NXB Thống kê) Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định, hay kết quả kinh doanh là biểu hiện bằng tiền phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của các hoạt động kinh tế đã được thực hiện. Kết quả kinh doanh được biểu hiện bằng lỗ hoặc lãi (Nguồn: Lê Đăng Lăng (2009), Kỹ năng và quản trị bán hàng, NXB Thống kê).
Vai trò của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận, tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh thông qua các phương thức bán hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng (Nguồn: Lê Đăng Lăng (2009), Kỹ năng và quản trị bán hàng, NXB Thống kê). Đồng thời với việc tiêu thụ hàng hóa, xác định đúng kết quả kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của DN. Xác định đúng kết quả kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho DN hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo đồng thời cung cấp số liệu cho các bên quan tâm, thu hút đầu tư vào DN giữ vốn uy tín của DN trên thị trường. 5 - Đối với doanh nghiệp: Hoạt động bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp DN tồn tại và phát triển, thông qua hoạt động BH tạo ra doanh thu để nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận.
- Đối với người tiêu dùng: Bán hàng là cầu nối đưa sản phẩm từ DN đến tay người tiêu dùng, thông qua đó khách hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng, có thể mua sản phẩm một cách dễ dàng và nhanh chóng. - Đối với nền kinh tế quốc dân: Thực hiện tốt khâu bán hàng là cơ sở để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa và lưu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và toàn xã hội nói chung. Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng là một chức năng chủ yếu trong DNTM. Chính vì vậy kế toán BH có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và tiêu thụ hàng hóa (Nguồn: Lê Đăng Lăng (2009), Kỹ năng và quản trị bán hàng, NXB Thống kê).
Cụ thể KTBH cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của DN trong cả kỳ về giá trị và số lượng bán hàng trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả DTBH, thuế GTGT của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết của từng khách hàng, số tiền khách nợ đôn đốc kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiến bán hàng tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. - Tập hợp đầy đủ, chính xác giá vốn hàng bán ra các khoản chi phí bán hàng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa cũng như CPQKDN.
Xác định chính xác các khoản thuế phải nộp về sản phẩm hàng hóa đã tiêu thụ. Phân bổ chi phí hợp lý còn lại cuối kỳ kết chuyển CP cho hàng đã tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. 6 - Cung cấp thông tin cần thiết tinh hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành HĐKD của DN. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.
Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1. Các phương thức bán hàng * Phương thức bán buôn Bán buôn là việc bán hàng cho các DNSX hoặc các DNTM. Kết thúc quá trình này, hàng hóa thành phẩm vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức này là số lượng bán một lần lớn nên DN thường lập chứng từ cho từng lần bán và kế hoạch tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phương thức này được tiến hành theo 2 hình thức sau: - Hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thực này, bên mua cử đại diện đến DNSX để nhận hàng, DNSX giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, bán hàng được các định là tiêu thụ. - Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, DNSX bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm đã thỏa thuận. Thành phẩm chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DN.
Số thành phẩm này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. * Phương pháp bán lẻ: Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, người bán giao hàng cho khách và thu tiền của khách hàng. Phương thức bán lẻ diễn ra ở các quầy hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của dân cư và được tiến hành theo các hình thức sau: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng vừa là người trực tiếp thu tiền, giao hàng cho khách và ghi hàng đã bán vào thẻ quầy 7 hàng. Cuối ngày hoặc cuối ca nhân viên bán hàng kiểm kê, nộp tiền kê hàng hóa, xác định lượng hàng bán và lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ.
- Bán hàng thu tiền tập trung: Hình thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tức là việc thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ viết hóa đơn và thu tiền mua hàng của khách. Khi mua hàng, trước tiên khách hàng đến bàn viết hóa đơn mua hàng rồi thanh toán tiền hàng, sau đó đem hóa đơn đi nhận hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ngày nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn bán hàng để xác định lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
- Bán hàng tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hóa, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hóa ở quầy do mình phụ trách. - Bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hóa mà trong đó các DN sử dụng các máy bán tự động dùng cho một hoặc một vài loại hàng hóa nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi người mua bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua.
- Bán hàng gửi đại lý, ký gửi: Theo phương thức này DNSX giao hàng cho cơ sở đại lý, nên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và phải thanh toán bằng tiền hàng cho DNSX, được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số thành phẩm gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của DNSX, số thành phẩm này được xác định là tiêu thụ khi DN nhận được số tiền khi bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được DN khi đó mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Bán hàng trả góp: Theo phương thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Số lần trả và số tiền trả trong từng lần là tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán.
Ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường, DN còn thu thêm của người mua một khoản lãi do trả chậm. Phương thức thanh toán - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận hàng người mua thanh toán ngay tiền hàng có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản hay trả tiền bằng hàng hóa (hàng đổi hàng). - Phương thức thanh toán trả chậm: Thời điểm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hóa. Khách hàng chỉ thanh toán một phần tiền mua hàng và phần còn lại trả dần trong một thời gian và chịu khoản lãi theo quy định trong hợp đồng.
Công tác kế toán bán hàng 1. Kế toán giá vốn hàng bán 1. Khái niệm Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm đã bán được (hoặc gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ - đối với doanh nghiệp thương mại), hoặc là giá thành thực tế lao vụ, dịch vụ hoàn thành, đã được xác định là tiêu thụ và các khoản được tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Chứng từ sử dụng - Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho: (Mẫu số 02 – VT) - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi: (Mẫu số 01- BH) - Thẻ quầy hàng: (Mẫu số 02 – BH) 1.
Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán - Bên nợ: + Trị giá vốn sản phẩm hàng hóa bán trong kỳ + Hao hụt, mất mát tính vào giá vốn, trích lập dự phòng giảm + Giá thành sản phẩm chuyền thành TSCĐ - Bên có: + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9 + Trị giá vốn cả hàng bán bị trả lại + Kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ -> TK 632 không có số dư cuối kỳ.