CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 1. Khái niệm về ERP Theo Shanks & cộng sự (2003), hệ thống ERP là một tập hợp các mô-đun phần mềm ứng dụng đã được đóng gói với một cấu trúc hợp nhất, được các tổ chức sử dụng như là cổ máy chính để hợp nhất dữ liệu, quy trình và CNTT trong thời gian thực đi qua các chuỗi giá trị bên trong và bên ngoài. Đứng trên quan điểm quản lý, Laudon K. (1995) cho rằng ERP là một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng CNTT giúp DN gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ, nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và tổ chức DN, cũng như thay đổi phong cách quản lý DN, nghĩa là nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của DN.
Theo quan điểm hệ thống thông tin (HTTT) thì hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép DN tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn DN, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick và Labuschagne, 2005). Theo Davenport (1998), ERP là gói phần mềm tích hợp dùng để quản lý mọi thông tin hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: nhân sự, chuỗi cung ứng, tài chính, kế toán, bán hàng, … Tóm lại, hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của DN, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp DN quản lý các hoạt động bao gồm: quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, … Nhằm đảm bảo các nguồn lực thích hợp của DN như nhân lực, hàng, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần. SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp 1. Lịch sử hình thành ERP ERP là một hệ thống mang tính cách mạng cao.
Sự phát triển của hệ thống ERP theo sát sự phát triển của các lĩnh vực phần cứng và hệ thống phần mềm máy tính. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của hệ thống ERP (Shehab, Sharp, Supramaniam & Spedding, 2004) như sau: Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho. Hệ thống nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho, quản lý việc đặt hàng tồn kho cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho. Vào những năm 1970, các DN không còn khả năng để nắm giữ và duy trì số lượng lớn hàng tồn kho nữa.
Điều này dẫn đến sự ra đời của phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP). Với hệ thống MRP, một lịch trình tổng thể được xây dựng cho các sản phẩm cuối cùng được dịch chuyển thành các yêu cầu cơ bản theo mốc thời gian tương ứng với các hoạt động sản xuất như lắp ráp, lập kế hoạch nguyên vật liệu, linh kiên và mua sắm. MRP giúp DN lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu.
Lợi ích của MRP giúp DN giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. MRP là một bước tiến lớn trong quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Vào những năm 1980, các gói MRP đã được mở rộng thêm các ứng dụng tiếp theo nhằm cung cấp, hỗ trợ đầy đủ cho toàn bộ chu trình kiểm soát và lập kế hoạch sản xuất. Từ đó phần mềm hoạch định sản xuất (Manufacturing Resources Planning - MRP II) được phát triển với sự nhấn mạnh vào việc tối ưu hoá các quy tình sản xuất bằng cách đồng bộ hóa các vật liệu với yêu cầu sản xuất.
Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho DN sản xuất. MRP II đã bổ sung thêm các chức năng như lập kế hoạch bán hàng, quy hoạch năng SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Điều này cho phép DN có một hệ thống tích hợp hơn, giúp cho việc lập kế hoạch và lập lịch trình cho các nguồn lực DN sản xuất hiệu quả hơn. Những năm 1990, những cải tiến trong công nghệ cho phép MRP II được mở rộng, phần mềm hệ thống mới được gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) đã nổi lên trên thị trường.
Hệ thống ERP tích hợp các quy trình kinh doanh bao gồm sản xuất, phân phối, kế toán, tài chính, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ, bảo trì và vận chuyển, cung cấp khả năng tiếp cận, khả năng hiển thị và tính nhất quán trong toàn DN. ERP không những sử dụng trong DN sản xuất mà còn được sử dụng ở bất kỳ DN nào muốn tăng cường năng lực cạnh tranh. Trong sau năm 2000, một thế hệ ERP tiếp theo được ra đời gọi là thế hệ ERP II. Đây là phần mềm cho phép DN trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của DN.
ERP II được phát triển từ ERP và kết hợp với quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cùng với sự phát triển của thương mại điện tử. ERP II được thiết kế cho nhu cầu của các DN hiện đại với mong muốn tập trung vào năng lực cốt lõi. ERP II không đơn thuần là một phần mềm mà còn là một chiến lược kinh doanh của DN. Ngày nay, một thuật ngữ ERP III đã được giới thiệu để nói đến sự kết hợp hệ thống ERP với phương tiện mạng xã hội và các phương pháp thông tin bên ngoài tổ chức.
Như vậy, hệ thống ERP được hình thành, phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh. Sự phát triển của ERP đồng thời cũng gắn với sự phát triển của công nghệ máy tính, từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các xử lý kinh doanh điện tử. SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp 1. Lợi ích của ERP Việc triển khai thành công hệ thống ERP sẽ đem lại cho DN rất nhiều lợi ích.
Theo Shari Shang & Peter B. Seddon (2000), lợi ích của ERP được phân loại thành 5 nhóm cụ thể như sau: - Lợi ích về mặt hoạt động: Giảm chi phí hoạt động trong toàn DN. Giảm thời gian chu kỳ của các quy trình kinh doanh. ERP cho phép DN hoạt động hiệu quả hơn trong khi sử dụng nguồn lực ít hơn.
Từ đó năng suất được nâng cao, chất lượng được cải thiện. Bên cạnh đó, khi sử dụng ERP, dữ liệu khách hàng, thông tin sản phẩn được đầy đủ hơn nên chất lượng dịch vụ khách hàng cũng tốt hơn. - Lợi ích về mặt quản lý: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng tích hợp, phân tích dữ liệu vì vậy hệ thống ERP sẽ cung cấp các thông tin để quản lý giúp quản lý tài nguyên tốt hơn, cải thiện hiệu suất. Hệ thống cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác giúp tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định, kế hoạch và đánh giá hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn DN.
- Lợi ích về mặt chiến lược: ERP cung cấp nhiều lợi thế cạnh tranh trên cơ sở ứng dụng CNTT. ERP hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh, hỗ trợ liên minh kinh doanh, xây dựng đổi mới kinh doanh, xây dựng quản lý chi phí, tạo sự khác biệt sản phẩm, xây dựng mối liên kết bên ngoài. ERP giúp DN giảm hạn mức tồn kho, lập kế hoạch bán hàng, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định nguồn lực sản xuất tốt hơn. - Lợi ích về mặt cơ sở hạ tầng CNTT: ERP giúp vượt qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban thay vì các thủ tục giấy tờ trước đây.
Tạo điều kiện cho DN giảm chi phí, tạo ra nhiều giá trị gia tăng hơn cho DN, khách hàng cũng như xã hội. Ngoài ra, ứng dụng ERP giúp DN tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác như CRM, SCM cũng như liên kết quy trình nội bộ của mình với đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. - Lợi ích về mặt tổ chức: ERP giúp DN cải tiến quy trình và liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả học tập cũng như kết nối các SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Trang Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp quy trình với chiến lược của DN. ERP hỗ trợ thay đổi tổ chức, tạo điều kiện học tập kinh doanh, trao quyền, xây dựng tầm nhìn chung giúp cải thiện văn hóa DN.
Khó khăn khi sử dụng ERP Ngoài những lợi ích ERP mang lại, Marshall B. Romney và Paul J. Steinbart (2012) đã đưa ra một số khó khăn khi sử dụng ERP như sau: - Sự phức tạp của hệ thống: ERP là sự tích hợp của nhiều mô-đun khác nhau. Với sự phúc tạp của các mô-đun chức năng và sự tương tác giữa các mô-đun với nhau nên khi triển khai không được chuẩn bị, lên kế hoạch cụ thể sẽ dễ bị thất bại.
- Chi phí cao: Hiện nay, phần lớn những phần mềm ERP nước ngoài do các công ty Việt Nam làm trung gian triển khai với giá khoảng vài triệu USD. Phần mềm do chính các công ty Việt Nam viết khoảng vài trăm triệu đến vài tỷ. Bên cạnh đó, việc triển khai ERP có những khoản chi phí phát sinh đi kèm như phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới, nâng cấp phần cứng, hệ điều hành và các phần mềm liên quan khác để tương thích. Vì vây, chi phí mà DN cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể là một thách thức đối với một số DN nhỏ, vừa, chưa phát triển hoặc hoạt động kinh doanh không ổn định.
- Thời gian triển khai kéo dài: Quá trình triển khai hệ thống ERP trải qua nhiều giai đoạn với thời gian kéo dài tùy vào từng DN.