Chương 1 TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1. Một số khái niệm trong nghiên cứu 1. Khái niệm quản lý Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác. Ngoài ra, quản lý cũng là một công việc mà một người lãnh đạo học suốt đời không thấy chán, cũng là sự khởi đầu của những gì họ nghiên cứu.
Quản lý được giải thích như là nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo thực thụ, nhưng không phải là sự khởi đầu để họ triển khai công việc. Quản lý y tế là chức năng của hệ thống y tế, đảm bảo cho sự phát triển cân đối và năng động của hệ thống đó, giữ gìn cơ cấu tổ chức tối ưu dã được xác định, duy trì chế độ hoạt động có hiệu quả, thực hiện những chương trình khác nhau nhằm đạt được mục đích và mục tiêu về bảo vệ sức khỏe nhân dân (1, 10, 11). Những nhà quản lý cho dù họ đang thực hiện những công việc như thế nào, cũng đều đảm nhiệm những nhiệm vụ: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra/đánh giá. Lập kế hoạch bao gồm các công việc như: việc thu thập, phân tích thông tin, xác định vấn đề, xác định mục tiêu và triển khai các giải pháp để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu.
Tổ chức là bố trí, điều phối nguồn lực như: tài lực, vật lực, nhân lực; với mục đích để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lãnh đạo bao gồm việc thực hiện động viên khuyến khích nhân viên của mình để họ nỗ lực làm việc, góp phần giúp tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra. Cuối cùng, kiểm tra/đánh giá là thực hiện việc theo dõi tiến độ và đo lường kết quả thực hiện công việc (12). Cán bộ quản lý Cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua người khác, đồng thời cũng là người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay ủy quyền (13).
Cán bộ quản lý còn là những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định, đứng đầu với chức danh nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Ngoài ra, cán bộ quản lý không chỉ là những cán bộ lãnh đạo mà còn là những người tham gia, hoạt động, làm việc quản 5 lý (1). Viên chức quản lý là người được bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý (Trưởng phòng/khoa/đơn vị…) có thời hạn, chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện một hoặc một số công việc trong đơn vị sự nghiệp công lập nhưng không phải là công chức và được hưởng phụ cấp chức vụ quản lý (14). Cấp độ quản lý Cấp độ quản lý được chia theo chiều dọc gồm: quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và quản lý cấp thấp.
Quản lý cấp cao: là các chuyên gia trong ngành, những người giàu kinh nghiệm. Và cũng là những người giỏi giao tiếp, có tinh thần trách nhiệm, tự tin, liêm chính và dám đương đầu với rủi ro. Vai trò của nhà quản lý cấp cao là xem xét toàn bộ tổ chức và đưa ra các kế hoạch chiến lược rộng lớn (15). Quản lý cấp trung: là cấp lãnh đạo trung gian chịu trách nhiệm với quản lý cấp cao và chịu trách nhiệm lãnh đạo các nhà quản lý cấp thấp hơn.
Nhà quản lý cấp trung hướng dẫn và truyền cảm hứng cho các nhà quản lý cấp thấp hơn nhằm thực hiện công việc tốt hơn. Vai trò của nhà quản lý cấp trung thường là: Thực hiện các kế hoạch tổ chức phù hợp với chính sách, các mục tiêu của quản lý cấp cao; xác định và thảo luận về thông tin và chính sách từ quản lý cấp cao đến cấp quản lý thấp hơn và quan trọng nhất là truyền cảm hứng, hướng dẫn cho các nhà quản lý cấp thấp hơn để hỗ trợ cải thiện hiệu xuất góp phần hoàn thành mục tiêu đề ra (15). Cán bộ quản lý bệnh viện là những người chịu trách nhiệm điều phối dịch vụ y tế tại bệnh viện. Công việc của họ liên quan đến nhân viên, các hoạt động y tế hằng ngày của bệnh viện, lập kế hoạch hoạt động, tài chính của bệnh viện, cấu trúc bệnh viện….
Đối với các bệnh viện công lập, cán bộ quản lý là những viên chức quản lý y tế; trưởng/phó các khoa/phòng chức năng, khoa lâm sàng, cận lâm sàng và điều dưỡng trưởng (18). Các nhà quản lý mới được bổ nhiệm có thể cần đào tạo về năng lực quản lý; Vì không phải lúc nào năng lực quản lý cũng tương đương với chuyên môn kỹ thuật (19). Sơ đồ phân loại quản lý theo chiều dọc 1. Phân biệt quản lý với lãnh đạo Quản lý và lãnh đạo là hai thuật ngữ thường dùng trong việc quản lý.
Cả hai đều tác động đến con người, tổ chức và xã hội nhưng khác nhau về mức độ và phương pháp tiến hành. Quản lý có nghĩa là dẫn dắt, hoàn thành công việc, chịu trách nhiệm và tiến hành. Lãnh đạo là tạo ảnh hưởng, là dẫn dắt định hướng về cách thức, tiến trình, hành động và quan điểm (20). Theo John Maxwell, sự khác biệt giữa người lãnh đạo và người quản lý được phân biệt dựa vào khả năng gây ảnh hưởng.
Lãnh đạo khác quản lý (21): Thứ nhất, là khi yêu cầu họ tạo ra những thay đổi tích cực. Nếu là nhà quản lý thì có thể tiếp tục duy trì phương hướng của tổ chức nhưng không đủ sức ảnh hưởng để đưa tổ chức tới một định hướng mới. Thứ hai, là khả năng tạo ra tầm nhìn. Nhà lãnh đạo có khả năng tạo ra tầm nhìn cho tổ chức, hướng tới mục tiêu tương lai của tổ chức, còn nhà quản lý thì chỉ tập trung vào mục tiêu hiện tại của tổ chức.
Trong một BV, hãy xác định ai là người lãnh đạo và ai là người quản lý? Giữa giám đốc, phó giám đốc, trưởng khoa/phòng, điều dưỡng trưởng. Không phải nhà lãnh đạo nào cũng sẽ trở thành nhà quản lý và không phải nhà quản lý nào cũng có thể trở thành người lãnh đạo. Theo Peter Druker, “Quản lý là làm đúng việc” tức là chỉ làm những việc pháp luật và quy định cho phép và “lãnh đạo là làm đúng cách” 7 (22). Năng lực quản lý Theo IPMA (2015), năng lực là việc áp dụng các kỹ năng, kiến thức và khả năng để đạt được kết quả mong muốn (23).
Năng lực quản lý được hiểu là yêu cầu về những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và hoạt động, mà người quản lý cần có để đáp ứng tốt những yêu cầu về nhiệm vụ của nhà quản lý (24). Kỹ năng quản lý được chia làm ba nhóm gồm (1): - Kỹ năng kỹ thuật là khả năng sử dụng các phương pháp, kỹ thuật và thiết bị cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ nhất định có được từ kinh nghiệm, giáo dục và đào tạo. - Kỹ năng làm việc với con người là năng lực, các kỹ năng giao tiếp khi làm việc, gồm cả cách thức động viên thúc đẩy và áp dụng phương pháp lãnh đạo hiệu quả. - Kỹ năng lý luận (nhận thức) là khả năng hiểu được sự phức tạp của toàn thể tổ chức và vị trí hoạt động của riêng nó phù hợp với tổ chức.
Theo nhóm chuyên gia của Mindtools (2016) đã đưa ra các khía cạnh năng lực quản lý cơ bản mà bất kỳ nhà quản lý cơ bản nào cần có (25): Khía cạnh 1: Hiểu rõ công việc của đơn vị, luôn khuyến khích động viên, hoà đồng trong toàn thể đơn vị. Kỹ năng quản lý tốt là phải hiểu rõ công việc, cách hoạt động của tập thể, phải khuyến khích và hỗ trợ mọi người thông qua quá trình này để giúp tập thể phát triển hiệu quả nhất. Khía cạnh 2: Điều phối nhân sự phù hợp với công việc. Tìm kiếm những người mới và phát triển những kỹ năng cần thiết cho sự thành công của nhóm là một phần quan trọng khác trong việc hình thành và quản lý nhóm.
Khía cạnh 3: Uỷ nhiệm/Uỷ thác công việc một cách hiệu quả. Uỷ thác là chìa khoá cho những nhà quản lý chỉ dựa trên chuyên môn kỹ thuật của họ, cố gắng tự làm hầu hết công việc. Uỷ quyền là trao quyền hành động cho một người khác trong khi vẫn giữ trách nhiệm đối với kết quả của mình. Khía cạnh 4: Biết cách động viên nhân viên.
Một kỹ năng quản lý cần thiết khác 8 là tạo động lực cho nhân viên. Tiền bạc là phương pháp truyền thống đóng vai trò như là động lực chi phối việc chịu áp lực của nhân viên, nhưng điều quan trọng cần phải nhớ là động lực mỗi người khác nhau. Khía cạnh 5: Khen thưởng, xử phạt và đối phó với những mâu thuẫn. Xung đột là điều không thể tránh khỏi giữa con người.
Mặc dù, bạn đã nỗ lực hết sức nhưng vẫn có vấn đề với một số cá nhân. Một nhà quản lý phải giải quyết kịp thời các vấn đề này. Khía cạnh 6: Giao tiếp. Năng lực giao tiếp là những kỹ năng của bản thân trong cuộc trò chuyện và tương tác với người khác; biết lắng nghe một cách tích cực, đưa ra thông tin bằng văn bản một cách hiệu quả, đảm bảo thông tin được chia sẻ và yếu tố phổ biến cho tất cả các năng lực quản lý (26).
Khía cạnh 7: Lập kế hoạch, ra quyết định, giải quyết các tình huống khó khăn. Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Đưa ra quyết định là lựa chọn một trong số các phương án hành động, đây là cốt lõi của việc xây dựng kế hoạch. Con người rất dễ đưa ra quyết định dựa vào cảm xúc của mình.
Do đó, nhà quản lý cần phải dựa trên lợi ích của tổ chức để đưa ra quyết định tốt nhất có thể. Khía cạnh 8: Tránh các sai sót thường gặp trong công tác quản lý. Một số trong những sai lầm phổ biến là bạn nghĩ rằng bạn chỉ có thể dựa vào các kỹ năng kỹ thuật của mình, yêu cầu sếp giải quyết vấn đề của bạn, đặt sếp vào tình thế khó xử khi phải bảo vệ bạn và không thông báo cho sếp (25). Nhu cầu đào tạo Nhu cầu đào tạo của mỗi cá nhân là những gì họ cần học để đạt được một mục tiêu nào đó trong cuộc sống và trong công việc, từ đó sẽ đưa đến những điểm khác biệt do kiến thức cơ bản, tiềm năng và hoài bão phát triển.