Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong các doanh nghiệp thương mại (DNTM), bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh, có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại, phát triển và thu hồi vốn đầu tư. Vốn hàng hóa tiêu thụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu vốn kinh doanh, do đó việc quản trị và ghi nhận chính xác khâu bán hàng giúp doanh nghiệp không chỉ thu hồi vốn, tối ưu hóa lợi nhuận mà còn bảo đảm các nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước (thuế, phí, lệ phí) cũng như quyền lợi của người lao động. Nhằm quản lý hiệu quả hoạt động này, công tác kế toán bán hàng đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp thông tin kịp thời về doanh thu, số lượng hàng xuất bán, giá vốn và lượng hàng tồn kho cho ban giám đốc.
Mặc dù chế độ kế toán đã được ban hành thông qua các chuẩn mực, thông tư và quyết định hướng dẫn của Bộ Tài chính, nhưng việc vận dụng thực tế tại từng doanh nghiệp thường có sự khác biệt, dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn mang tính hệ thống. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam, tác giả nhận thấy công tác kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại đơn vị còn bộc lộ nhiều bất cập liên quan đến hệ thống tài khoản sử dụng, công tác đánh giá mức độ giảm giá hàng tồn kho và việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Do đó, đề tài "Kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam" được lựa chọn nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm ba nhiệm vụ:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam, làm rõ những mặt đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại.
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại đơn vị thực tập.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
- Phạm vi không gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu tại Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam (Số 96 phố Định Công, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu thực địa được triển khai trong hai đợt năm 2015: đợt 1 từ ngày 05/01/2015 đến ngày 30/01/2015; đợt 2 từ ngày 26/02/2015 đến ngày 29/04/2015.
- Phạm vi nội dung: Số liệu hạch toán kế toán tập trung vào nhóm hàng máy công nghiệp, bao gồm: bếp công nghiệp nhập khẩu, thiết bị nhà hàng, thiết bị khách sạn, inox công nghiệp, thiết bị lạnh nhập khẩu, kho đông kho lạnh, dây chuyền nhập khẩu, máy chế biến thực phẩm và máy đóng gói.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý thuyết dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) do Bộ Tài chính ban hành:
- Chuẩn mực kế toán số 01 "Chuẩn mực chung" (theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC): Tác giả vận dụng bốn nguyên tắc kế toán chi phối nghiệp vụ bán hàng gồm: cơ sở dồn tích (ghi nhận doanh thu, chi phí tại thời điểm phát sinh giao dịch, không phụ thuộc thời điểm thu/chi tiền); nguyên tắc giá gốc (tài sản được ghi nhận theo giá trị thực tế thanh toán tại thời điểm phát sinh); nguyên tắc phù hợp (ghi nhận doanh thu phải đi kèm chi phí tương ứng để tạo ra doanh thu đó); nguyên tắc thận trọng (lập dự phòng hợp lý, không đánh giá quá cao tài sản/doanh thu và không đánh giá thấp hơn các khoản nợ phải trả/chi phí).
- Chuẩn mực kế toán số 02 "Hàng tồn kho" (VAS 02 theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC): Hướng dẫn xác định giá gốc hàng xuất kho thông qua bốn phương pháp (giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước - FIFO, nhập sau xuất trước - LIFO) và quy tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc vào cuối kỳ kế toán.
- Chuẩn mực kế toán số 14 "Doanh thu và thu nhập khác" (VAS 14): Xác định năm điều kiện đồng thời để ghi nhận doanh thu bán hàng; quy định phương pháp xác định doanh thu thuần sau khi trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại).
- Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị thực hiện Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, đồng thời xem xét bối cảnh chuyển đổi sang Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Hệ thống phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
- Phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn các thành viên Phòng Kế toán (Kế toán trưởng Nguyễn Thị Cẩm Nhung và các kế toán viên) nhằm tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình luân chuyển chứng từ.
- Sử dụng phiếu điều tra: Xây dựng và phát phiếu khảo sát tới các thành viên phòng kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên bán hàng để ghi nhận thông tin về tình hình kinh doanh đầu năm 2015 cùng tác động từ môi trường quản lý.
- Nghiên cứu tài liệu thực tế: Thu thập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu xuất kho (PXK), phiếu nhập kho (PNK), giấy báo có ngân hàng và các chứng từ chiết khấu liên quan đến nhóm hàng máy công nghiệp.
- Quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi trình tự luân chuyển chứng từ từ khâu bán hàng đến khâu ghi chép trên máy vi tính.
- Phương pháp phân tích và xử lý số liệu:
- Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa lý luận kế toán với quy trình thực tế tại công ty; đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với sổ chi tiết và Sổ Cái các tài khoản liên quan.
- Phương pháp tổng hợp dữ liệu: Phân loại, tổng hợp kết quả điều tra và phỏng vấn để rút ra các kết luận về mô hình kế toán.
- Phương pháp toán học: Tính toán các chỉ tiêu doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, thuế GTGT đầu ra, tỷ lệ chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán.
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các định nghĩa, yêu cầu quản lý và phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng theo quy định của pháp luật kế toán:
- Khái niệm và phân loại nghiệp vụ bán hàng: Luận văn phân định rõ bản chất của quá trình bán hàng (chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa lấy tiền tệ hoặc quyền đòi tiền); phân biệt ba phương thức bán hàng: bán buôn (hàng hóa vẫn nằm trong khâu lưu thông, chưa đi vào tiêu dùng trực tiếp), bán lẻ (bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng), bán đại lý (giao hàng ký gửi cho bên đại lý hưởng hoa hồng, hàng hóa chỉ mất quyền sở hữu khi đại lý đã tiêu thụ và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán).
- Các khái niệm tài chính cốt lõi: Làm rõ định nghĩa doanh thu bán hàng, doanh thu thuần và các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán - ghi nhận vào chi phí tài chính, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại); định nghĩa giá vốn hàng bán và giá gốc hàng xuất bán theo VAS 02.
- Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán: Phải theo dõi chặt chẽ cả hai mặt "tiền" (công nợ, thời hạn thanh toán của từng khách hàng) và "hàng" (số lượng, chủng loại, biến động xuất - nhập - tồn kho); kịp thời tính toán thuế GTGT đầu ra, phân bổ chi phí thu mua và xác định kết quả kinh doanh.
- Quy trình luân chuyển chứng từ và hình thức sổ kế toán: Phân tích nội dung các chứng từ sử dụng (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Bảng kê bán lẻ); kết cấu các tài khoản hạch toán cơ bản (TK 511, TK 515, TK 632, TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 6421, TK 3331...); trình bày sơ đồ và nguyên tắc ghi sổ theo bốn hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.
CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại công ty cổ phần XNK Hoa Nam
Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nghiên cứu:
- Tổng quan về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam: Công ty thành lập ngày 14/07/2006 theo Giấy phép kinh doanh số 0101991621 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp; trụ sở tại số 96 phố Định Công, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội; Giám đốc là ông Nguyễn Hoài Nam. Vốn điều lệ ban đầu 1,98 tỷ đồng. Quy mô lao động năm 2013 là 20 người. Cơ cấu quản lý gồm Đại hội đồng cổ đông (34 cổ đông), Hội đồng quản trị (3 thành viên, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành), Ban kiểm soát (3 người). Các phòng ban hỗ trợ gồm: Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Hành chính tổ chức lao động, Phòng Kế hoạch thị trường, Phòng Kỹ thuật KCS và 3 tổ thu mua.
- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán bán hàng, Kế toán thuế, Kế toán thanh toán và công nợ, Kế toán kho, Thủ quỹ. Toàn bộ nhân sự phòng kế toán đạt trình độ đại học (100%).
- Chính sách kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ hạch toán là Đồng Việt Nam (VND); hình thức sổ Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán MISA; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đặc điểm kinh doanh và phương thức bán hàng: Đơn vị là đại diện phân phối cho các thương hiệu thiết bị công nghiệp (WaiLan, Berjaya, MKN, Rational, Winterhalter, Robot-Coupe, Santos, Fokushima...). Công ty áp dụng chính sách chiết khấu thương mại 5 - 10% cho các đơn hàng lớn, miễn phí vận chuyển và hỗ trợ kỹ thuật tận nơi. Hình thức tiêu thụ chính gồm bán buôn qua kho (chiếm tỷ trọng chủ đạo, khách hàng là các công ty chế biến thủy hải sản, nhà hàng, khách sạn lớn), bán lẻ thanh toán tiền mặt ngay và bán đại lý. Phương thức thanh toán gồm trả tiền trực tiếp, trả trước (đặt cọc) và trả chậm (thời hạn phổ biến là 30 ngày).
- Hệ thống chứng từ và tài khoản chi tiết: Chứng từ sử dụng gồm Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (đặt in 3 liên, viết tay), Giấy báo Có, Phiếu thu, Phiếu nhập kho hàng bán trả lại. Hệ thống tài khoản được mã hóa cụ thể: TK 5111 (Doanh thu bán mặt hàng máy công nghiệp), TK 5113 (Doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa), TK 13111 (Phải thu khách hàng bằng VND), TK 13112 (Phải thu khách hàng bằng ngoại tệ - USD), TK 5211 (Chiết khấu thương mại), TK 5212 (Hàng bán bị trả lại), TK 5213 (Giảm giá hàng bán), TK 632, TK 156...
- Thực tế hạch toán các nghiệp vụ mẫu trong tháng 01/2015:
- Bán buôn chưa thu tiền (Ví dụ 1 - Ngày 12/01/2015): Bán cho Công ty TNHH XNK và TM Hà Dương 5 máy xay thịt TJ-M22E (đơn giá chưa thuế 11.000 đồng, giá vốn 9.000 đồng), 5 chậu rửa bát (đơn giá chưa thuế 16.000 đồng, giá vốn 14.000 đồng), 12 bàn sơ chế (đơn giá chưa thuế 6.000 đồng, giá vốn 4.000 đồng); thuế GTGT 10% theo Hóa đơn GTGT số HN/11P 0001411 và PXK số 20. Khách hàng nhận nợ, điều khoản thanh toán trả chậm 30 ngày, hưởng chiết khấu 2% nếu trả trước 10 ngày. Kế toán phản ánh doanh thu: Nợ TK 13111: 234.000 đồng / Có TK 511: 207.000 đồng / Có TK 3331: 27.000 đồng (số liệu tổng hợp theo hóa đơn ghi nhận Nợ TK 13111 là 234.000 đồng). Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 176.000 đồng / Có TK 156: 176.000 đồng.
- Bán buôn chưa thu tiền (Ví dụ 2 - Ngày 16/01/2014 [ghi theo văn bản]): Bán cho Công ty Cổ phần Sản xuất hàng thể thao - Maxport 3 máy rửa rau củ (đơn giá chưa thuế 48.000 đồng/chiếc, giá vốn 39.000 đồng/chiếc) theo Hóa đơn GTGT số 0001410 và PXK số 25. Thời hạn trả nợ là 25 ngày. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 13111 (Maxport): 158.000 đồng / Có TK 511: 144.000 đồng / Có TK 3331: 14.400 đồng (tổng thanh toán 158.000 đồng). Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 117.000 đồng / Có TK 156: 117.000 đồng.
- Bán lẻ thu tiền mặt có chiết khấu thương mại (Ví dụ 3 - Ngày 20/01/2015): Bán cho khách hàng cá nhân (Trần Quốc Thành) 1 máy trộn bột B20G giá bán 2.000 đồng, giá xuất kho 1.000 đồng, hưởng chiết khấu thương mại 5%. Kế toán hạch toán giảm trừ chiết khấu: Nợ TK 5211 / Có TK 1111; ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1111: 2.000 đồng / Có TK 511, Có TK 3331; phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 1.000 đồng / Có TK 156: 1.000 đồng.
- Thanh toán sớm hưởng chiết khấu thanh toán (Ví dụ 4 - Ngày 31/01/2015): Ngân hàng ACB gửi Giấy báo Có số NN00124 báo Công ty Hà Dương thanh toán tiền hàng đợt ngày 12/01/2015. Do thanh toán trước hạn 10 ngày, khách hàng được chiết khấu thanh toán 2%. Kế toán định khoản: Nợ TK 1121: 229.000 đồng / Nợ TK 635 (chiết khấu thanh toán) / Có TK 13111: 234.000 đồng.
- Hàng bán bị trả lại (Ví dụ 5 - Ngày 31/01/2015): Công ty Maxport xuất trả lại 1 chiếc máy rửa rau củ do kém phẩm chất theo Phiếu nhập kho số 1. Kế toán hạch toán giảm trừ nợ phải thu: Nợ TK 5213 (công ty hạch toán vào TK 5213): 48.000 đồng / Nợ TK 3331: 4.800 đồng / Có TK 13111: 52.800 đồng. Đồng thời nhập kho giảm giá vốn: Nợ TK 156: 39.000 đồng / Có TK 632: 39.000 đồng.
- Thao tác quy trình trên phần mềm MISA: Luận văn trình bày chi tiết giao diện và quy trình nhập liệu tại các phân hệ "Bán hàng và công nợ phải thu", "Thủ kho - Hàng tồn kho", "Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay". Tác giả phân tích các thao tác: xuất hóa đơn bán lẻ trực tiếp, xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày/tuần/tháng cho nhiều hóa đơn bán lẻ, xuất hóa đơn có hàng khuyến mại, xuất hóa đơn kèm bảng kê danh mục hàng hóa, xuất hóa đơn hàng mua trả lại và khai báo xuất hóa đơn theo đơn giá sau thuế.
CHƯƠNG 3: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam
Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được và chỉ rõ các hạn chế trong công tác kế toán của đơn vị:
- Thành tựu đạt được: Mô hình kế toán tập trung tạo điều kiện quản lý thống nhất, thông tin tài chính xuyên suốt; đội ngũ nhân sự kế toán 100% có trình độ đại học, nắm vững chuyên môn; hệ thống chứng từ ban đầu tuân thủ đúng biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính, lưu trữ khoa học theo tháng; việc mã hóa tài khoản chi tiết theo nhóm hàng và đối tượng công nợ giúp tra cứu thuận tiện; phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho bình quân gia quyền hoàn toàn phù hợp với thực tế kinh doanh nhiều chủng loại máy móc.
- Tồn tại, hạn chế:
- Về nhân sự: Chưa bố trí nhân sự kế toán bán hàng chuyên trách độc lập, việc kiêm nhiệm nhiều phần hành dẫn đến quá tải và thiếu tính chuyên sâu.
- Về trích lập dự phòng: Doanh nghiệp hoàn toàn chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dù mặt hàng máy móc công nghiệp có nguy cơ hao mòn vô hình và biến động giá nhanh; chưa chủ động phân loại tuổi nợ để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với các khách hàng trả chậm.
- Về hạch toán tài khoản: Vận dụng tài khoản giảm trừ doanh thu còn nhầm lẫn (hạch toán hàng bán bị trả lại vào TK 5213 thay vì TK 5212); chưa kịp thời cập nhật hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Về ứng dụng phần mềm: Khâu liên kết tự động giữa bộ phận kho và kế toán đôi lúc bị nghẽn dữ liệu, còn sử dụng hóa đơn đặt in viết tay gây tốn thời gian nhập liệu hai lần.
- Đề xuất hoàn thiện và điều kiện thực hiện: Tác giả kiến nghị công ty tách bạch chức danh kế toán bán hàng chuyên trách; thực hiện nghiêm túc việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán năm; chuẩn hóa định khoản hàng bán trả lại đúng tài khoản quy định; chuẩn bị lộ trình áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; nâng cấp quy trình luân chuyển chứng từ điện tử trên phần mềm MISA.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và mô tả toàn diện hệ thống số liệu kế toán thực tế thông qua các chứng từ phát sinh tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam trong tháng 01/2015. Bảng dưới đây tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán đại diện được trích xuất từ văn bản:
| Ngày phát sinh |
Khách hàng / Đối tác |
Mặt hàng & Số lượng |
Chứng từ liên quan |
Doanh thu / Nợ phải thu (đồng) |
Giá vốn hàng bán (đồng) |
Tài khoản kế toán sử dụng |
| 12/01/2015 |
Công ty TNHH XNK & TM Hà Dương |
- 5 máy xay thịt TJ-M22E
- 5 chậu rửa bát
- 12 bàn sơ chế |
- HĐ GTGT số HN/11P 0001411
- PXK số 20 |
Nợ TK 13111: 234.000
Có TK 511: 207.000
Có TK 3331: 27.000 |
Nợ TK 632: 176.000
Có TK 156: 176.000 |
TK 13111, TK 511, TK 3331, TK 632, TK 156 |
| 16/01/2014 (theo VB) |
CTCP Sản xuất hàng thể thao - Maxport |
- 3 máy rửa rau củ |
- HĐ GTGT số 0001410
- PXK số 25 |
Nợ TK 13111: 158.000
Có TK 511: 144.000
Có TK 3331: 14.400 |
Nợ TK 632: 117.000
Có TK 156: 117.000 |
TK 13111, TK 511, TK 3331, TK 632, TK 156 |
| 20/01/2015 |
Trần Quốc Thành (khách lẻ) |
- 1 máy trộn bột B20G |
- Hóa đơn GTGT
- PXK |
Nợ TK 1111: 2.000
Chiết khấu 5% ghi nhận TK 5211 |
Nợ TK 632: 1.000
Có TK 156: 1.000 |
TK 1111, TK 511, TK 5211, TK 632, TK 156 |
| 31/01/2015 |
Công ty TNHH XNK & TM Hà Dương |
Thanh toán tiền hàng đợt 12/01 (CKTT 2%) |
- Giấy báo Có ACB số NN00124 |
Nợ TK 1121: 229.000
Nợ TK 635: chiết khấu
Có TK 13111: 234.000 |
Không phát sinh |
TK 1121, TK 635, TK 13111 |
| 31/01/2015 |
CTCP Sản xuất hàng thể thao - Maxport |
Trả lại 1 máy rửa rau củ do lỗi chất lượng |
- Phiếu nhập kho số 1 |
Nợ TK 5213: 48.000
Nợ TK 3331: 4.800
Có TK 13111: 52.800 |
Nợ TK 156: 39.000
Có TK 632: 39.000 |
TK 5213, TK 3331, TK 13111, TK 156, TK 632 |
Các đóng góp và giải pháp cụ thể mà tác giả tự nêu bao gồm:
- Đóng góp về mặt thực tiễn: Khóa luận phản ánh bức tranh thực tế việc áp dụng phần mềm MISA trong hạch toán bán buôn, bán lẻ máy công nghiệp tại một DNTM có quy mô vốn 1,98 tỷ đồng; phân tích sự tương thích giữa sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, Sổ Cái) với các sổ chi tiết hàng hóa (TK 156), sổ chi tiết thanh toán người mua (TK 131).
- Hệ thống giải pháp đề xuất:
- Hoàn thiện việc phân công lao động kế toán: xây dựng vị trí kế toán bán hàng chuyên trách nhằm kiểm soát công nợ chặt chẽ hơn.
- Bổ sung quy trình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ theo đúng tinh thần của VAS 02 và VAS 14, tránh ghi nhận sai lệch kết quả kinh doanh.
- Chuẩn hóa việc sử dụng tài khoản: chấm dứt tình trạng hạch toán hàng bán trả lại vào TK 5213 (phải đưa vào TK 5212), đồng thời cập nhật hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm MISA trong việc kết nối tự động giữa phân hệ bán hàng, phân hệ kho và phân hệ quỹ, giảm thiểu việc lập hóa đơn viết tay thủ công.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của nghiên cứu: Tác giả thừa nhận do giới hạn về mặt thời gian thực tập (chia làm hai đợt ngắn vào đầu năm 2015) và trình độ kiến thức cá nhân, khóa luận chỉ khảo sát số liệu trong phạm vi hẹp tại Phòng Kế toán đối với một nhóm sản phẩm nhất định (nhóm máy công nghiệp). Số liệu thực tế minh họa chủ yếu tập trung vào các chứng từ phát sinh trong tháng 01/2015, chưa bao quát toàn bộ niên độ kế toán hoặc các nhóm hàng hóa khác của công ty.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo: Khóa luận gợi mở việc tiếp tục theo dõi, đánh giá quá trình chuyển đổi toàn diện từ Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) sang Thông tư số 200/2014/TT-BTC khi thông tư này đi vào thực thi bắt buộc; đồng thời mở rộng nghiên cứu công tác kế toán quản trị bán hàng, phân tích biến động chi phí bán hàng và rủi ro tỷ giá hối đoái trong hoạt động nhập khẩu máy công nghiệp.
Giá trị tham khảo
Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:
- Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Là tài liệu mẫu về phương pháp kết hợp giữa lý luận chuẩn mực kế toán (VAS 01, VAS 02, VAS 14) với quy trình định khoản thực tế tại một doanh nghiệp thương mại nhập khẩu.
- Người nghiên cứu các đề tài tương tự: Cung cấp khung phương pháp luận rõ ràng từ khâu lập phiếu khảo sát, phỏng vấn thực địa, thu thập chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, giấy báo có) đến kỹ thuật hạch toán đối ứng các nghiệp vụ bán buôn, bán lẻ, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và hàng bán trả lại.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Phần hướng dẫn chi tiết quy trình thao tác và luân chuyển chứng từ trên phần mềm MISA (xuất hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày cho khách lẻ, xử lý đơn giá sau thuế và lập hóa đơn hàng trả lại) là tài liệu tham khảo trực tiếp cho công tác chuyên môn hàng ngày.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam đang áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính giá hàng tồn kho nào?
Theo văn bản, công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên máy tính thông qua phần mềm kế toán MISA. Về hàng tồn kho, công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận theo giá gốc và tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
2. Chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán của công ty được quy định và hạch toán như thế nào qua số liệu thực tế?
- Chiết khấu thương mại: Công ty áp dụng mức chiết khấu từ 5% đến 10% cho khách hàng đặt mua số lượng lớn. Ví dụ ngày 20/01/2015, khi bán 1 máy trộn bột B20G giá 2.000 đồng cho khách lẻ Trần Quốc Thành, công ty chiết khấu 5% và hạch toán vào TK 5211 "Chiết khấu thương mại".
- Chiết khấu thanh toán: Áp dụng khi khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn hợp đồng. Ví dụ ngày 31/01/2015, Công ty Hà Dương thanh toán tiền hàng trước thời hạn 10 ngày nên được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên tổng giá trị thanh toán, kế toán hạch toán khoản giảm trừ này vào chi phí tài chính (Nợ TK 635), số tiền thực thu ghi Nợ TK 1121 qua Giấy báo Có ngân hàng ACB số NN00124.
3. Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại từ Công ty Maxport ngày 31/01/2015 có điểm gì đặc biệt trong định khoản của đơn vị?
Ngày 31/01/2015, Công ty Maxport xuất trả lại 1 máy rửa rau củ do kém phẩm chất theo Phiếu nhập kho số 1. Thực tế tại công ty, kế toán đã ghi giảm nợ phải thu vào TK 5213 "Giảm giá hàng bán" (Nợ TK 5213: 48.000 đồng, Nợ TK 3331: 4.800 đồng / Có TK 13111: 52.800 đồng) thay vì sử dụng đúng tài khoản phản ánh hàng bán bị trả lại (TK 5212). Về giá vốn, kế toán ghi nhận nhập lại kho đúng nguyên tắc: Nợ TK 156 (máy rửa rau củ): 39.000 đồng / Có TK 632: 39.000 đồng.
4. Tại sao tác giả đánh giá việc thiếu trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ khó đòi là hạn chế lớn tại công ty?
Đặc thù của công ty là kinh doanh nhóm hàng máy công nghiệp, thiết bị nhà hàng, bếp công nghiệp nhập khẩu. Đây là các mặt hàng có giá trị lớn, chịu ảnh hưởng từ công nghệ kỹ thuật và rủi ro hao mòn. Đồng thời, công ty thường xuyên cho khách hàng mua buôn nợ trả chậm trong vòng 25 - 30 ngày (như Công ty Hà Dương, Công ty Maxport), dẫn đến nguy cơ bị chiếm dụng vốn. Việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (theo VAS 02) và dự phòng nợ phải thu khó đòi (theo nguyên tắc thận trọng của VAS 01) khiến báo cáo tài chính chưa phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản và kết quả kinh doanh.
5. Cơ cấu tổ chức và quy mô của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam được ghi nhận như thế nào trong khóa luận?
Công ty thành lập ngày 14/07/2006, có vốn điều lệ 1,98 tỷ đồng, quy mô lao động năm 2013 gồm 20 người. Cơ cấu quyền lực cao nhất là Đại hội đồng cổ đông gồm 34 cổ đông; Hội đồng quản trị có 3 thành viên; Ban kiểm soát có 3 người; Giám đốc điều hành là ông Nguyễn Hoài Nam (Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành). Bộ máy kế toán gồm 6 nhân sự chuyên môn phụ trách các phần hành kế toán trưởng, bán hàng, thuế, thanh toán - công nợ, kho và thủ quỹ, toàn bộ đều có trình độ đại học.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Trung Kiên đã phản ánh toàn diện bức tranh lý luận và thực tiễn công tác kế toán bán nhóm hàng máy công nghiệp tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoa Nam. Thông qua việc phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp định khoản trên hệ thống tài khoản và kỹ thuật vận hành phần mềm MISA, công trình đã làm rõ tính phù hợp của mô hình kế toán tập trung cũng như phương pháp kê khai thường xuyên đối với doanh nghiệp thương mại. Đồng thời, tác giả đã thẳng thắn chỉ ra các thiếu sót trong việc phân công nhân sự, nhầm lẫn tài khoản giảm trừ doanh thu và việc bỏ qua khâu trích lập dự phòng tài chính. Các kiến nghị hoàn thiện được xây dựng bám sát chuẩn mực kế toán Việt Nam, mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho doanh nghiệp và các nghiên cứu cùng chuyên ngành.
