Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng. 5 Luan van Chương 2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. 6 Luan van PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm liên quan 1.
Khái niệm văn phòng Trong thực tế xã hội ngày nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng xuất phát từ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều quan điểm khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành Độ năm 2005 văn phòng theo nghĩa rộng là: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì phải thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp” [1;5].
Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”. TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng hiểu một cách đơn giản và toàn diện hơn “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. Từ những khái niệm đã nêu ở trên tôi đồng tình với các quan điểm của 7 Luan van các tác giả. Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp đến đề tài khoá luận tác giả đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức” [1;5].
Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức cần phải có một bộ phận với các hoạt động chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ cơ quan, tổ chức, đơn vị. Từ đó giúp cho lãnh đạo thực hiện hoạt động quản lý của mình, bộ phận đó được gọi chung là văn phòng. Ví dụ Văn phòng Bộ Nội vụ có nhiệm vụ tổ chức, thu thập, xử lý thông tin của Chính phủ, của Đảng và Nhà nước về chỉ đạo, chính sách, chủ trương mới. Các thông tin báo cáo, đề xuất từ cấp dưới trực thuộc trình lên Bộ trưởng và Thứ trưởng giải quyết và thông tin phối hợp từ các Bộ và cơ quan ngang Bộ khác.
Khái niệm tham mưu, tổng hợp Theo cuốn Công tác tham mưu của các cơ quan Đảng Trung ương của Hội đồng Khoa học các cơ quan Đảng trung ương: “Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy, người lãnh đạo quốc gia định hướng, quyết định và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách ở tầm vĩ mô, chiến lược” [4;36]. Trong Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngôn ngữ và văn hoá Việt Nam có khái niệm: Tham mưu là góp ý, giúp người chỉ huy để tổ chức và thực hiện các kế hoạch. Tham mưu còn là góp ý kiến về những chủ trương, kế hoạch cho một người hay một tổ chức. Hay “tham” là tham gia, dự vào; “mưu” là kế hoạch, kế sách.
Như vậy, hiểu đơn giản “tham mưu” là tham gia đóng góp kế sách. Trong lịch sử thế giới, tham mưu được sử dụng nhiều trong lĩnh vực 8 Luan van quân sự. Ví dụ như: Gia Cát Lượng của Trung Quốc là người góp công lớn trong việc giúp Lưu Bị đánh bại quân Nguỵ của Tào Tháo. Ông đứng sau hỗ trợ, hiến kế cho Lưu Bị có những sách lược quân sự tuyệt vời.
Đó là trong quân sự, trong quản trị có thể hiểu tham mưu là đưa ra những ý kiến đóng góp, kế hoạch để giúp cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn nhất, là hoạt động cần thiết trong công tác quản lý. Tham mưu bao gồm hoạt động tham vấn, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức; góp phần giúp cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể ở đây làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể tham mưu cho lãnh đạo. Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”.
Theo Từ điển Tiếng Việt có khái niệm tổng hợp theo nghĩa động từ “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [9;721] Tổng hợp được hiểu theo nghĩa danh từ: Là tổ hợp tất cả các thông tin, sự có mặt của nhiều yếu tố bao gồm: Thu thập; đánh giá; phân tích Theo cuốn Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ của TS. Văn Tất Thu: “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [13;125] Trong cuộc sống, chúng ta tiếp xúc rất nhiều đến từ “tổng hợp” ví dụ như: Bách hoá tổng hợp, Trường Đại học tổng hợp,…Như vậy “Tổng hợp là việc liên kết, xâu chuỗi các yếu tố riêng rẽ, các hiện tượng, các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thành một chỉnh thể để hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức” 9 Luan van 1. Công tác tham mưu, tổng hợp Trước tiên, để hiểu được công tác tham mưu, tổng hợp là gì ta phải hiểu được thế nào là công tác? Chưa có nhiều khái niệm để định nghĩa về công tác và công tác trong hoạt động hành chính, trong mỗi lĩnh vực lại có các khái niệm khác nhau. Theo tác giả Ngọc Thái và tác giả Quốc Khánh trong cuốn Từ điển Tiếng việt có khái niệm như sau: “Công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”[11;96] Trong hoạt động hành chính, công tác được hiểu là các công việc cần được thực hiện một cách khoa học, có các quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, hay một công việc có tính chất quan trọng nào đó.
Trong hoạt động hành chính có thể kể đến như: Công tác tham mưu, tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần,… Theo tác giả Cao Văn Thống: “Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định.” [12;15] Theo tác giả Văn Tất Thu: “Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định.” [13;125] Dựa trên những cơ sở lý luận trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp như sau: Công tác tham mưu, tổng hợp là công việc được thực hiện một cách khoa học, có quy trình. Thông qua tập hợp 10 Luan van các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp bằng những phương pháp kỹ thuật; để tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo hay nói một cách ngắn gọn: Tổng hợp để tham mưu và tham mưu dưới dạng tổng hợp. Vai trò công tác tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức Trước đây, tham mưu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quân sự thông qua việc đưa ra những mưu kế, sách lược giúp cho người chỉ huy có thông tin tham khảo trước khi ra quyết định. Ngày nay, tham mưu ngày càng xuất hiện nhiều hơn trong các lĩnh vực của đời sống.
Đối với văn phòng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng chính có vị trí đặc biệt quan trọng nhằm giúp cho nhà quản lý cơ quan, tổ chức có những quyết định đúng đắn. Trong hoạt động quản lý nhà nước, để đưa ra các đường lối, chính sách rất cần đến hoạt động tham mưu của các cấp, các ngành, các Bộ, các nhà nghiên cứu khoa học… Từ đó, giúp Chính phủ có được những quyết định đúng đắn và hợp lý nhất. Nhận thấy được chức năng và vai trò của văn phòng nói chung và của tham mưu, tổng hợp nói riêng trong hoạt động quản lý nhà nước, Chủ tịch nước đã ra Quyết định số 86/QĐ-CTN ngày 26/5/1998 của Chủ tịch nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Chủ tịch nước như sau: “Văn phòng chủ tịch nước là cơ quan giúp việc của Chủ tịch nước, có chức năng nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Chủ tịch nước, các phó chủ tịch nước”. Vai trò tham mưu của văn phòng Bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các văn bản của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng.