Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Công cuộc đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và cải cách nền hành chính nhà nước tại Việt Nam đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao năng lực quản lý, điều hành công việc bảo đảm tính chính xác, kịp thời và khoa học. Trong bộ máy cơ quan nhà nước, văn phòng giữ vai trò đầu mối điều phối, bảo đảm thông tin thông suốt và trực tiếp phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý. Tuy nhiên, trên thực tế tại nhiều cơ quan, tổ chức hành chính, nhận thức về vị trí và chức năng của văn phòng vẫn chưa thật sự tương xứng; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng chưa được quan tâm đúng mức; nhiều công chức còn lúng túng trong thực hiện các nghiệp vụ hành chính thực tế.
Khóa luận lựa chọn khảo sát thực tế tại Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn. Lộc Bình là một huyện miền núi biên giới phía Đông Bắc có tổng diện tích tự nhiên 198.642 ha (chiếm 11,87% diện tích toàn tỉnh Lạng Sơn theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2014), đường biên giới tiếp giáp Trung Quốc dài 28,89 km và cơ cấu hành chính gồm 29 đơn vị cấp xã (2 thị trấn: Lộc Bình, Na Dương và 27 xã với 286 thôn bản, khu phố). Với địa bàn hành chính rộng và tính chất công việc phức tạp, việc chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại đây là yêu cầu thực tiễn cần được nghiên cứu toàn diện.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá đúng thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình.
- Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng tại đơn vị này.
Khóa luận đặt ra 3 nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị văn phòng làm căn cứ nghiên cứu thực trạng và đánh giá kết quả thực hiện.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng việc thực hiện công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn.
- Đề xuất các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng của đơn vị trong thời gian tiếp theo.
Về giả thuyết nghiên cứu, đề tài tập trung làm rõ:
- Kết quả thực hiện công tác quản trị văn phòng tại đơn vị đã đáp ứng tiến độ và yêu cầu công việc hay chưa, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
- Xác định phương thức và giải pháp phù hợp để đẩy mạnh, nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại UBND và HĐND huyện Lộc Bình.
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn. Phạm vi nghiên cứu về không gian là Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình; phạm vi dữ liệu và mốc thời gian khảo sát thực tế tập trung chủ yếu từ năm 2010 đến quý I năm 2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các khái niệm quản trị kinh điển được tiếp cận trong khoa học quản lý hành chính. Khái niệm quản trị được viện dẫn qua luận điểm của Nguyễn Hải Sản ("Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động") và quan điểm của Sisk ("Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra"). Từ đó, tác giả xác định quản trị văn phòng là quá trình nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các mặt công tác văn phòng để đạt mục tiêu chung với hiệu suất tối ưu.
Khung nội dung của quản trị văn phòng được khóa luận cụ thể hóa thành 5 chức năng cơ bản:
- Chức năng hoạch định: Lập kế hoạch công tác định kỳ, chuẩn bị chương trình họp, tổ chức chuyến đi công tác, dự trù cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động.
- Chức năng tổ chức: Thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy và bố trí triển khai nhiệm vụ.
- Chức năng nhân sự: Xác định biên chế, phân công công việc dựa trên năng lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực văn phòng.
- Chức năng lãnh đạo: Đôn đốc, chỉ đạo, xây dựng phương pháp và chuẩn mực công vụ.
- Chức năng kiểm tra: Thực hiện kiểm tra hành chính, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn và kiểm soát kỷ luật nội bộ.
Về phạm trù hiệu quả, công trình tiếp cận theo công thức đo lường giữa kết quả đầu ra và chi phí đầu vào (Hiệu quả = Kết quả / Chi phí). Hiệu quả công tác quản trị văn phòng thể hiện qua việc giảm thiểu thời gian, nhân lực và nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, thông suốt của thông tin tham mưu và dịch vụ hành chính. Hoạt động quản trị văn phòng chịu tác động từ môi trường bên ngoài (chính trị, pháp luật, điều kiện kinh tế - xã hội, khoa học kỹ thuật) và môi trường nội bộ (quy mô tổ chức, nhân tố con người, hệ thống quy chế, cơ sở vật chất kỹ thuật).
Cơ sở pháp lý được tác giả áp dụng bao gồm: Hiến pháp 1992 (sửa đổi năm 2001); Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11; Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (các điều khoản chuyển tiếp); Luật Văn thư, lưu trữ; Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và thu thập thông tin từ tài liệu: Nghiên cứu các báo cáo tổng kết, văn bản quy phạm, văn bản chỉ đạo và tài liệu nghiệp vụ hành chính tại cơ quan.
- Phương pháp điều tra xã hội học: Sử dụng kỹ thuật ghi chép quan sát trực tiếp và thống kê, phân loại dữ liệu thực tế tại thực địa.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là các văn bản, báo cáo hành chính, sổ đăng ký văn bản đi/đến và tài liệu lưu trữ nội bộ do Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình ban hành và lưu trữ giai đoạn 2010 - quý I/2016.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng trong cơ quan nhà nước. Tác giả phân tích quản trị văn phòng trên hai bình diện: quản lý các mặt nghiệp vụ công tác văn phòng và lãnh đạo tập thể lao động văn phòng. Quản trị văn phòng giữ vai trò bộ nhớ và trung tâm xử lý thông tin, trực tiếp trợ giúp thủ trưởng cơ quan ra quyết định quản lý. Việc tổ chức khoa học công tác văn phòng đem lại lợi ích rõ rệt trong việc loại bỏ ách tắc thông tin, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí công vụ.
Chương này cũng phân tích sâu các yếu tố chi phối quản trị văn phòng. Yếu tố bên ngoài gồm hành lang pháp lý điều chỉnh hoạt động công vụ, phong tục tập quán xã hội và sự phát triển của công nghệ thông tin. Các yếu tố nội tại bao gồm cơ cấu tổ chức bộ máy, năng lực và phẩm chất của đội ngũ cán bộ, mức độ hoàn thiện của hệ thống quy chế nội bộ và chất lượng trang thiết bị công nghệ hỗ trợ. Trên cơ sở mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí nguồn lực, tác giả khẳng định việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại UBND cấp huyện là điều kiện tiên quyết để đổi mới phương thức làm việc và hiện đại hóa nền hành chính địa phương.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu, nguồn lực và việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị khảo sát. Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện, đồng thời kiêm nhiệm tham mưu quản lý nhà nước về công tác dân tộc trên địa bàn.
Về tổ chức bộ máy và nhân sự năm 2015, tổng số công chức, nhân viên của Văn phòng là 21 người (bao gồm 02 nhân sự biệt phái). Cơ cấu nhân lực gồm:
- Lãnh đạo Văn phòng: 04 người (01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách cùng 03 Phó Chánh Văn phòng; trong đó có 01 Phó Chánh Văn phòng kiêm nhiệm Giám đốc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện từ ngày 01/02/2016). Cả 4 lãnh đạo đều có trình độ Đại học; 01 người có trình độ Cao cấp lý luận chính trị, 01 người có trình độ Trung cấp lý luận chính trị.
- Chuyên viên: 04 người (02 chuyên viên tổng hợp, 01 phụ trách bộ phận một cửa tiếp nhận và trả kết quả, 01 quản trị mạng; 100% có trình độ Đại học).
- Cán sự, nghiệp vụ: 02 cán sự (01 văn thư trình độ Trung cấp, 01 lái xe); 01 kế toán trình độ Đại học.
- Công chức biệt phái: 02 người (01 chuyên viên tổng hợp khối Văn hóa - Xã hội và 01 công chức văn thư).
- Lao động hợp đồng: 02 hợp đồng theo Nghị định 44 (tiếp dân kiêm một cửa, bảo vệ); 06 hợp đồng theo Nghị định 68 (phục vụ, lái xe, bảo vệ).
Về cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự tại đơn vị (tính trên mẫu thống kê 20 vị trí chuyên môn):
| Trình độ chuyên môn |
Số lượng (người) |
Tỷ lệ (%) |
| Thạc sĩ |
1 |
5% |
| Đại học |
13 |
65% |
| Trung cấp |
1 |
5% |
| Đang học Đại học |
2 |
10% |
| Chưa qua đào tạo |
3 |
15% |
Thực trạng triển khai các mặt công tác văn phòng tại cơ quan được tác giả thống kê cụ thể:
- Công tác tham mưu, tổng hợp và thông tin: Đơn vị đã ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử Eoffice làm công cụ trao đổi thông tin bắt buộc trong toàn huyện. Việc quản lý văn bản đi, đến và theo dõi tiến độ công việc giữa các phòng, ban, xã, thị trấn được thực hiện qua mạng nội bộ. Chuyên viên tổng hợp thực hiện lịch công tác tuần, xây dựng báo cáo định kỳ phục vụ chỉ đạo, điều hành.
- Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch: Số lượng chương trình, kế hoạch do UBND huyện và Văn phòng trực tiếp tham mưu ban hành giai đoạn 2010 - quý I/2016 có xu hướng tăng trưởng rõ rệt:
| Năm |
Kế hoạch do UBND huyện ban hành |
Kế hoạch do Văn phòng trực tiếp xây dựng |
| 2010 |
743 |
21 |
| 2011 |
507 |
21 |
| 2012 |
410 |
22 |
| 2013 |
1.065 |
21 |
| 2014 |
1.190 |
21 |
| 2015 |
1.374 |
23 |
| Quý I/2016 |
58 |
6 |
- Hệ thống văn bản quy chế: Đơn vị đã ban hành đầy đủ hệ thống văn bản quản lý nội bộ như Quy chế làm việc (Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 27/3/2014), Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Quyết định số 06/QĐ-VP ngày 14/01/2015), Quy chế chi tiêu nội bộ (Quyết định số 13/QĐ-VP ngày 20/02/2016), Quy chế quản lý Eoffice (Quyết định số 3525/QĐ-UBND ngày 31/10/2013), và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 (Quyết định số 1042a/QĐ-UBND ngày 31/3/2015).
- Công tác văn thư, soạn thảo văn bản: UBND huyện ban hành khối lượng lớn văn bản hành chính; riêng năm 2015 ban hành 5.994 quyết định, 1.254 công văn/kế hoạch, 423 báo cáo, 258 thông báo, 263 giấy mời và 175 tờ trình. Năm 2015 tiếp nhận 8.142 văn bản đến của UBND và 1.000 văn bản đến của HĐND. Toàn bộ quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao tuân thủ Quy trình quản lý văn bản đi, đến mã số QT.02.
- Công tác lưu trữ: Cơ quan bố trí 01 công chức văn thư kiêm lưu trữ (trình độ Trung cấp). Kho lưu trữ của huyện đặt tại tầng ba của trụ sở, diện tích khoảng 30 m2, hiện lưu giữ 121 mét giá tài liệu hình thành từ hoạt động của HĐND và UBND huyện. Đến năm 2015, cơ quan đã tổ chức chỉnh lý tài liệu được 3 đợt. Tuy nhiên, do kinh phí hạn hẹp nên khoảng 2 - 3 năm mới thực hiện chỉnh lý một lần; tài liệu chưa chỉnh lý vẫn phải bó gói, xếp đống trong kho chật hẹp, tiềm ẩn nguy cơ ẩm mốc, ố vàng; đồng thời huyện chưa triển khai thu nộp tài liệu từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu bên ngoài về kho lưu trữ huyện.
- Nghiệp vụ hậu cần, hội họp và đi công tác: Phục vụ quy củ các phiên họp HĐND, UBND thường kỳ và đột xuất theo quy trình 3 bước (chuẩn bị, tiến hành, kết thúc); quản lý an toàn con dấu tại phòng làm việc của cán bộ văn thư, không để xảy ra thất thoát, sai phạm quy chế đóng dấu.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình
Trên cơ sở đánh giá những kết quả đạt được và các hạn chế tồn tại (như thiếu chức danh Chánh Văn phòng để bao quát chung, công chức văn thư phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc, diện tích kho lưu trữ quá nhỏ, công tác tự kiểm tra nội bộ về văn thư - lưu trữ chưa được tổ chức mà phụ thuộc vào đoàn kiểm tra của Sở Nội vụ), tác giả xây dựng 6 nhóm giải pháp:
- Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng: Tăng cường sự quan tâm của cấp ủy, Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND đối với hoạt động văn phòng; nhìn nhận đúng tính chất tham mưu chuyên môn thay vì chỉ coi văn phòng là bộ phận phục vụ thuần túy.
- Hoàn thiện mô hình tổ chức và nhân sự: Kiện toàn bộ máy lãnh đạo Văn phòng (bổ nhiệm Chánh Văn phòng); bố trí cán bộ đúng chuyên môn, tách bạch vị trí văn thư và lưu trữ chuyên trách; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên hợp đồng chưa qua đào tạo.
- Hoàn thiện cơ sở pháp lý và quy chế nội bộ: Thường xuyên rà soát, sửa đổi các quy chế làm việc, quy định phân công nhiệm vụ phù hợp với các văn bản pháp luật mới (đặc biệt là triển khai thi hành Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015).
- Chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phòng: Thực hiện nghiêm túc quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức văn bản; thiết lập chế độ tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ định kỳ; bố trí ngân sách thường xuyên để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ hàng năm thay vì dồn ứ 2 - 3 năm một lần.
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất: Mở rộng diện tích kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu tiếp nhận tài liệu nộp lưu từ các phòng, ban; đầu tư thêm giá sắt, trang bị máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu giấy.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và duy trì ISO: Nâng cấp và khai thác triệt để phần mềm Eoffice trong quản lý điều hành; duy trì hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh quản trị hành chính tại một cơ quan công quyền cấp huyện miền núi thông qua việc khai thác hệ thống dữ liệu hành chính thực tế:
- Dữ liệu định lượng chi tiết: Cung cấp chuỗi số liệu thống kê liên tục về hoạt động ban hành văn bản từ năm 2010 đến quý I/2016 (riêng năm 2015 UBND huyện ban hành 5.994 quyết định, xử lý 8.142 văn bản đến; Văn phòng tham mưu ban hành 23 chương trình, kế hoạch); xác định quy mô biên chế 21 người và cơ cấu trình độ cán bộ; ghi nhận hiện trạng kho lưu trữ 30 m2 chứa 121 mét giá tài liệu.
- Phát hiện thực tiễn công tác: Khóa luận chỉ ra thực trạng Văn phòng chưa kiện toàn chức danh Chánh Văn phòng mà điều hành qua 04 Phó Chánh Văn phòng (trong đó có lãnh đạo kiêm nhiệm); nhân sự văn thư kiêm nhiệm lưu trữ có trình độ trung cấp trong khi khối lượng văn bản tiếp nhận và lưu trữ rất lớn; công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư lưu trữ nội bộ chưa được tiến hành độc lập mà hoàn toàn phụ thuộc vào các đợt kiểm tra của Sở Nội vụ.
- Giá trị đóng góp: Tác giả tự đóng góp hệ thống giải pháp tổ chức mang tính thực tế, xuất phát từ khó khăn nội tại của địa phương (như đề xuất bố trí nguồn kinh phí chỉnh lý tài liệu thường xuyên, tách bạch vị trí lưu trữ chuyên trách, mở rộng diện tích kho bãi và nâng cấp hệ thống mạng Eoffice).
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận phản ánh một số điểm giới hạn bắt nguồn từ phạm vi khảo sát:
- Hạn chế: Khảo sát thực tế chỉ ra một số mặt công tác chưa được đơn vị triển khai đầy đủ như: chưa thu thập tài liệu lưu trữ từ các cơ quan nộp lưu bên ngoài về kho huyện; công tác kiểm tra, tự đánh giá nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại chỗ chưa được lãnh đạo Văn phòng tiến hành độc lập; việc phân tích chi tiết tác động của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mới dừng lại ở việc viện dẫn văn bản ban hành mà chưa đánh giá sâu mức độ tương thích trên từng phòng chuyên môn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện cơ chế kiểm soát chất lượng văn bản theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương mới; đánh giá hiệu quả tích hợp hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành tập trung liên thông 3 cấp tỉnh - huyện - xã; xây dựng mô hình kho lưu trữ số hóa tài liệu cho các huyện miền núi có điều kiện kinh phí hạn chế.
Giá trị tham khảo
Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Văn thư - Lưu trữ và cán bộ hành chính tại các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện:
- Tài liệu thực tế hữu ích: Cung cấp quy trình nghiệp vụ mẫu về quản lý văn bản đi/đến (Quy trình QT.02), cách thức xây dựng quy chế làm việc nội bộ, quy trình lập lịch công tác tuần và phương pháp tổ chức các cuộc họp, hội nghị hành chính trang trọng.
- Tham khảo trong nghiên cứu học thuật: Sinh viên có thể khai thác phương pháp phân tích thực trạng bộ máy văn phòng cấp huyện, cách thức lập biểu bảng thống kê văn bản quản lý nhà nước và cấu trúc triển khai một đề tài nghiên cứu ứng dụng về hành chính công.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận nghiên cứu tại cơ quan nào và trong giai đoạn nào?
Nghiên cứu được thực hiện tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn; số liệu thực tế được khảo sát tập trung từ năm 2010 đến quý I năm 2016.
2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình năm 2015 có đặc điểm gì?
Đơn vị có tổng số 21 cán bộ, công chức, nhân viên (bao gồm 02 nhân sự biệt phái). Bộ máy lãnh đạo gồm 04 Phó Chánh Văn phòng (01 người phụ trách chung, chưa có Chánh Văn phòng; 01 người kiêm nhiệm Giám đốc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện). Đội ngũ gồm 04 chuyên viên, 02 cán sự, 01 kế toán, 02 công chức biệt phái, 02 hợp đồng 44 và 06 hợp đồng 68. Trình độ chuyên môn gồm 01 Thạc sĩ, 13 Đại học, 01 Trung cấp, 02 đang học Đại học và 03 chưa qua đào tạo.
3. Khối lượng văn bản hành chính mà cơ quan xử lý trong năm 2015 đạt mức độ nào?
Năm 2015, cơ quan tiếp nhận 8.142 văn bản đến của UBND và 1.000 văn bản đến của HĐND. Về văn bản ban hành, UBND huyện ban hành 5.994 quyết định, 1.254 công văn và kế hoạch, 423 báo cáo, 258 thông báo, 263 giấy mời và 175 tờ trình.
4. Thực trạng kho lưu trữ và công tác chỉnh lý tài liệu tại đơn vị tồn tại những bất cập gì?
Kho lưu trữ huyện được bố trí tại tầng ba với diện tích chật hẹp (khoảng 30 m2), hiện quản lý 121 mét giá tài liệu của HĐND và UBND. Do hạn chế về kinh phí, hoạt động chỉnh lý không diễn ra thường xuyên mà 2 - 3 năm mới làm một đợt; tài liệu chưa chỉnh lý vẫn phải bó gói, xếp đống, có nguy cơ ẩm mốc, hư hại. Ngoài ra, huyện chưa tiến hành thu thập tài liệu từ các đơn vị nộp lưu bên ngoài về kho huyện.
5. Cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin và tiêu chuẩn quản lý nào trong công tác điều hành?
Cơ quan bắt buộc trao đổi thông tin và quản lý văn bản đi, đến thông qua hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử Eoffice (theo Quyết định số 3525/QĐ-UBND) và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (theo Quyết định số 1042a/QĐ-UBND).
Kết luận
Khóa luận của tác giả Nông Thị Đức đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận quản trị văn phòng và phản ánh toàn diện thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn. Các số liệu thống kê giai đoạn 2010 - quý I/2016 làm rõ áp lực công việc rất lớn đối với bộ máy văn phòng cấp huyện trong điều kiện biên chế và cơ sở vật chất còn hạn chế. Hệ thống 6 giải pháp do tác giả đề xuất bám sát thực tiễn địa phương, mang giá trị ứng dụng rõ rệt cho việc kiện toàn tổ chức, nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chức và thúc đẩy hiện đại hóa công tác quản trị văn phòng cơ quan nhà nước.
