CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10 1. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các tổ chức, doanh nghiệp gọi là hoạt động kiểm soát nội bộ. Có rất nhiều yếu tố tạo nên thành công của một doanh nghiệp như công ty có chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên nghiệp. Tuy nhiên khi có đủ các yếu tố trên nhưng nhân viên trong công ty không thực hiện đúng quy trình, không có quá trình kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động thì cũng khó có khả năng tạo ra thành công như mong muốn.
Và điều quan trọng hơn là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên. Với tư cách là người chủ doanh nghiệp có cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ không? Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ. Theo mô hình này kiểm soát nội bộ được định nghĩa là: “ KSNB là quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của các nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ của các quy định pháp luật hiện hành. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.
Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Theo Tiến sĩ Phạm Anh Tuấn: Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên con số tăng 11 trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra thiết lập được một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn chế được thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty.
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. - Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.
KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. - Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB. - Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện.
Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba nhóm: 12 Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp. Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định.TS Phan Thị Thuận: Kiểm tra là quá trình tìm kiếm, phát hiện và định hướng những sai sót nảy sinh trong hoạt động của tổ chức.
Vai trò và tác dụng của kiểm tra là thông qua kiểm tra nhà quản lý sẽ: - Nắm được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý - So sánh với kế hoạch để phát hiện được mức độ sai lệch - Ra quyết định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới trạng thái mong đợi, tới mục tiêu đã vạch sẵn (Trích trong Giáo trình Quản trị học đại cương của PGS.TS Phan Thị Thuận – Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật Hà Nội -2005). KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Tuy có nhiều cách định nghĩa về KSNB nhưng tất cả các khái niệm đều có điểm chung là: Thứ nhất: Hệ thống KSNB được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công nhiệm vụ, phân cấp, ủy quyền…) nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả, ít rủi ro. Phần thức hai của hệ thống KSNB chính là các bộ phận kiểm tra, giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện hiệu quả.
13 Thứ hai: Hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần chỉ là có cấp trên kiểm soát cấp dưới). SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - riêng của người sử dụng lao động và người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung cho tổ chức? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…) - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảo bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của pháp luật - Đảo bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra - Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Thông thường khi công ty phát triển lên thì lợi ích của hệ thống KSNB cũng trở lên to lớn hơn vì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng của cổ đông.
Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các công ty có nhiều nhà đầu tư bên ngoài. 14 Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống KSNB được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp KSNB cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra: - Việc tuân thủ các quy trình và chính sách vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty - Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị - Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch làm giảm thiểu những điều này Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị.
Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.