Chương I: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần 1.Ngân hàng thương mại và vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ. Ngân hàng thương mại là ngân hàng kinh doanh tiền gửi, chủ yếu là tiền gửi không kỳ hạn, chính từ hoạt động đó đã tạo cơ hội cho ngân hàng thương mại có thể làm tăng bội số tiền gửi của khách hàng trong hệ thống ngân hàng. Đặc trưng hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại là: Các ngân hàng từ chỗ làm dịch vụ nhận tiền gửi với tư cách là người thủ quỹ, bảo quản tiền cho chủ sở hữu để nhận những khoản thù lao đã trở thành chủ thể kinh doanh tiền gửi. Điều đó có nghĩa là huy động tiền gửi không những miễn khoản thù lao mà còn trả lãi cho khách hàng gửi tiền để làm vốn cho vay nhằm tối ưu khoản lợi nhuận thu được.
Trong khi thực hiện vai trò trung gian chuyển vốn từ người cho vay sang người đi vay, các ngân hàng thương mại đã tự tạo ra những công cụ tài chính thay thế cho tiền làm phương tiện thanh toán. Trong đó, quan trọng nhất là tài khoản tiền gửi không kỳ hạn thanh toán bằng séc, một trong những công cụ chủ yếu để tiền vận động qua ngân hàng. Thông qua quá trình đó đưa lại kết quả là đại bộ phận tiền giao dịch trong giao lưu kinh tế là tiền qua ngân hàng. Do đó, hoạt động của ngân hàng thương mại gắn bó mật thiết với hệ thống lưu thông tiền tệ và hệ thống thanh toán trong nước đồng thời có mối liên hệ quốc tế rộng rãi.
Vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ. - Ngân hàng là nơi cung cấp vốn cho nền kinh tế: Vốn được tạo ra từ quá trình tích luỹ, tiết kiệm của mỗi cá nhân, doanh nghiệp và Nhà nước trong nền kinh tế. Ngân hàng thương mại là chủ thể chính đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh, Ngân hàng thương mại đứng ra huy động các nguồn vốn nhàn rỗi và tạm thời nhàn rỗi ở mọi tổ chức, cá nhân, mọi thành phần kinh tế như: vốn tạm thời được giải phóng ra từ quá trình sản xuất, vốn từ nguồn tiết kiệm của các cá nhân trong xã hội. Bằng vốn huy động được trong nền kinh tế, thông qua hoạt động tín dụng, ngân hàng thương mại sẽ cung cấp vốn cho mọi hoạt động kinh tế và đáp ứng nhu cầu vốn một cách kịp thời cho quá trình tái sản xuất.
Nhờ có hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại và đặc biệt là hoạt động tín dụng, các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng sản xuất, cải tiến máy móc công nghệ, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh tế. - Ngân hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, hoạt động của các doanh nghiệp chịu sự tác động mạnh mẽ của các quy luật khách quan như: quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh và sản xuất phải trên cơ sở đáp ứng nhu cầu thị trường, thoả mãn nhu cầu thị trường trên mọi phương diện được thể hiện như: không những thoả mãn nhu cầu về phương diện giá cả, khối lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá mà còn đòi hỏi thoả mãn cả trên phương diện thời gian, địa điểm. Để có thể đáp ứng tốt nhất các nhu cầu thị trường doanh nghiệp không những nâng cao chất lượng lao động, củng cố và hoàn thiện cơ chế quản lý kinh tế, chế độ hạch toán, kế toán mà còn phải cải tiến máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, mở rộng quy mô sản xuất một cách thích hợp. Những hoạt động này đòi hỏi một khối lượng lớn vốn đầu tư, nhiều khi vượt quá khả năng vốn tự có của doanh nghiệp.
Do đó, để giải quyết khó khăn này doanh nhiệp có thể tìm đến ngân hàng xin vay vốn nhằm thoả mãn nhu cầu đầu tư của mình. Thông qua hoạt động tín dụng, ngân hàng là chiếc cầu nối giữa các doanh nghiệp với thị trường. - Ngân hàng thương mại là công cụ để Nhà nước điều tiết vĩ mô nền kinh tế: Bằng hoạt động tín dụng và thanh toán giữa các ngân hàng thương mại trong hệ thống, các ngân hàng thương mại đã góp phần mở rộng khối lượng tiền cung ứng trong lưu thông. Thông qua việc cung ứng tín dụng cho các ngành trong nền kinh tế, ngân hàng thương mại thực hiện việc dẫn dắt các luồng tiền, tập hợp và phân chia vốn của thị trường, điều khiển chúng một cách có hiệu quả và thực thi vai trò điều tiết gián tiếp vĩ mô: “Nhà nước điều tiết ngân hàng, ngân hàng dẫn dắt thị trường ”.
- Ngân hàng thương mại là cầu nối nền tài chính quốc gia với nền tài chính quốc tế: Với các nghiệp vụ kinh doanh như nhận tiền gửi, cho vay, nghiệp vụ thanh toán , nghiệp vụ hối đoái và các nghiệp vụ khác, ngân hàng thương mại đã tạo điều kiện thúc đẩy ngoại thương không ngừng được mở rộng. Thông qua các hoạt động thanh toán, kinh doanh ngoại hối, quan hệ tín dụng với các ngân hàng thương mại nước ngoài, hệ thống ngân hàng thương mại đã thực hiện vai trò điều tiết nền tài chính trong nước phù hợp với sự vận động của nền tài chính quốc tế.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần.1 Kiểm soát nội bộ và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần. Ngân hàng là một ngành kinh tế đặc thù trong nền kinh tế quốc dân, mọi hoạt động ngân hàng đều có quan hệ mật thiết đối với sự phát triển của tất cả các thành phần trong nền kinh tế và liên quan đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội. Chính vì vậy ở nhiều ngân hàng thương mại trên thế giới, hoạt động kiểm soát nội bộ rất được coi trọng và áp dụng từ lâu.
Ở Việt Nam, khái niệm về kiểm soát nội bộ dường như vẫn còn mới mẻ. Vậy kiểm soát nội bộ là gì, mô hình tổ chức của nó ra sao, tôi xin bắt đầu từ khái niệm kiểm soát nội bộ, mà các tổ chức tài chính kinh tế của nhiều nước trên thế giới đã đưa ra: Khái niệm thứ 1: Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Khái niệm thứ 2: Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán.
Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ ”. Khái niệm thứ 3: Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả. - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị. - Giữ an toàn tài sản.
- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Khái niệm thứ 4: Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada: “Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn”. Khái niệm thứ 5: Theo liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp hoặc bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hỏng nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… 2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định cho các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.