Chương 1 chính là nền tảng quan trọng cho các phần trình bày tiếp theo. 6 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG KHÁCH SẠN. Tổng quan các công trình nghiên cứu trước đây Công trình nghiên cứu ngoài nước: S.” Analysis of control activities in purchasing process of hotel operations: the case of Sapanca” chỉ ra rằng đưa các hoạt động kiểm soát vào quá trình mua hàng trong việc kinh doanh khách sạn là 1 điều vô cùng quan trọng. Việc kiểm tra số lượng hàng tồn cuối ngày, mối liên hệ giữa phòng thu mua với nhà cung cấp và các bộ phận khác trong quá trình mua hàng thành công giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng là phương pháp nghiên cứu định tính và phỏng vấn bán cấu trúc. Trong đó, chỉ phỏng vấn những nhân viên thuộc khách sạn Sapanca là hạn chế để có thể đưa ra đánh giá chung cho quy trình kiểm soát thu mua của các khách sạn nói chung. Argyropoulou và cộng sự (2019). “Procurement in short supply chains: Lessons learned from the tourism industry.” chỉ ra những lợi ích và khó khăn trong việc quản lý quy trình thu mua của 100 khách sạn khác nhau thuộc miền nam Hy Lạp.
Để quá trình mua hàng được trơn tru, cần xem xét kĩ đến đưa ra các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp (gồm giá, sự sẵn có và số lượng của sản phẩm và thời gian giao hàng). Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng là phương pháp nghiên cứu định tính, thu thập dữ liệu thông qua bảng hỏi với 16 câu hỏi đóng và 3 câu hỏi mở. Công trình nghiên cứu trong nước: Mai Huỳnh Khánh Ngọc (2022) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty XNK Đại Dương Xanh” thông qua các phương pháp nghiên cứu: thu thập thông tin dữ liệu thứ cấp, khảo sát thực tế, so sánh, phân tích nhằm đưa ra nhận xét và giải pháp cho các vấn đề, từ đó hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại công ty XNK Đại Dương Xanh. 7 Đề tài khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Kiều Phương Thanh (2022) “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH SX-TM Nhật Tân”.
Tác giả đã đánh giá thực trạng chung hệ thống KSNB tại công ty TNHH SX-TM Nhật Tân trong chu tình bán hàng – thu tiền, chỉ ra các vấn đề tồn động, nguyên nhân vấn đề và những giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty. Đề tài khóa khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Thúy Hằng (2023) “Kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn”. thông qua các phương pháp nghiên cứu: thu thập thông tin dữ liệu khảo sát thực tế, thống kê, phân tích nhằm đưa ra đánh giá và giải pháp cho các vấn đề, từ đó hoàn thiện hoạt động KSNB tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đông Sài Gòn Có thể thấy được có rất ít bài viết nghiên cứu về vấn đề kiểm soát quy trình thu mua, đặc biệt là chưa có bài nghiên cứu nào đi sâu vào hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong lĩnh vực khách sạn. Tuy nhiên, nhìn chung các nghiên cứu liên quan đều chỉ ra được cần có chu trình mua hàng và thanh toán phù hợp tuân thủ theo quy trình kiểm soát nội bộ chung mà mỗi tổ chức đề ra.
Những hạn chế các nghiên cứu trước gặp phải còn có hạn chế về ý thức đạo đức, chuyên môn nghiệp vụ của mỗi nhân viên; sự tuân thủ của nhân viên trong chu trình; hệ thống thông tin phần mềm; quản lý các rủi ro, thông tin của nhà cung cấp. Trong bài nghiên cứu này, dựa trên tìm hiểu kĩ càng về thông tin, mô hình, thực trạng KSNB chu trình thu mua và thanh toán tại khách sạn, thiết lập 1 bảng hỏi có chiều sâu cùng sự tham gia với các bên có liên quan, đề ra các giải pháp thực tiễn khắc phục những lỗ hổng còn trống trong hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Pullman Saigon Centre. Tổng quan về chu trình mua hàng – thanh toán trong khách sạn. Đặc điểm Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu của quá trình hoạt động kinh doanh, gồm các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh toán với hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, … Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Bằng việc ứng dụng chu trình mua hàng của ISO 9001:2015, các doanh nghiệp nói chung và khách sạn nói riêng có được một hệ thống quy trình làm việc khoa học, đầy đủ và chuyên nghiệp, đáp ứng các yếu tố tiết kiệm về thời gian, chi phí, làm rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mỗi nhân viên tham gia vào chu trình. Các bước trong chu trình mua hàng - thanh toán Các bước Nhân sự Hướng dẫn/ Quy định/ Form mẫu thực hiện thực hiện Bước 1: Xác Các bộ phận Các bộ phận xem xét tình hình nguyên vật liệu định và tạo phòng ban tồn kho và tạo Yêu cầu mua hàng gồm những gì “Yêu cầu cần mua, số lượng để trưởng bộ phận xét duyệt. mua hàng” Gửi Yêu cầu mua hàng đã xét duyệt cho Kế toán Thu mua Bước 2: Chọn Phòng mua Tiếp nhận Yêu cầu mua hàng của các bộ phận nhà cung cấp hàng Tiến hành thu thập báo giá từ các nhà cung cấp, và lập Phiếu đánh giá và lựa chon nhà cung cấp có khả năng báo giá phù hợp tiêu chí của Yêu cầu mua hàng. Bước 3: Phê Ban lãnh đạo So sánh thông tin báo giá các nhà cung cấp với duyệt Báo giá nhu cầu mua hàng hiện tại, giá thị trường và chọn ra nhà cung cấp với mức giá phù hợp.
9 Bước 4: Lập Phòng mua Nếu Báo giá được duyệt và đã chọn ra nhà cung Đơn đặt hàng hàng cấp phù hợp, phòng mua hàng lập Đơn đặt hàng gồm thông tin cụ thể về tên, số lượng, giá mặt hàng, ngày giao và tên bộ phận đã đặt hàng. Bước 5: Phê Ban lãnh đạo Nếu Đơn đặt hàng hợp lí, ban lãnh đạo tiến hành duyệt Đơn phê duyệt, sau đó phòng Thu mua tiến hành gửi đặt hàng Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp Nếu Đơn đặt hàng không hợp lí hoặc có điều cần điều chỉnh, phòng Thu mua phải chỉnh sửa lại cho phù hợp. Bước 6: Nhận Bộ phận Kho Kiểm định hàng hóa, đảm bảo đủ số lượng, hàng, kiểm thông số kỹ thuật, quy cách chất lượng đã đề ra. tra hàng và Nếu phát hiện hàng hóa không đạt chuẩn sẽ phản nhập kho hồi lại, bộ phận Kho liên hệ lại với phòng Thu mua để đổi trả hàng hóa với nhà cung cấp.
Những sản phẩm đạt chuẩn sẽ được nhập kho của bộ phận tương ứng với thông tin đã ghi trên Đơn đặt hàng. Bước 7: Lập Bộ phận Kế Sau khi hàng đã được đưa về các bộ phận, tiến Đơn nhận toán hành lập Đơn nhận hàng trên hệ thống. Sau bước hàng trên này, hệ thống sẽ tự động thực hiện hạch toán các phần mềm tài khoản liên quan. quản lý hàng hóa 10 Bước 8: Phòng Kế Bộ chứng từ thanh toán (Hóa đơn GTGT, phiếu Tổng hợp và toán nhận hàng…) khi được luân chuyển lên phòng kiểm tra lại Kế toán kiểm tra lại về sự đầy đủ và chính xác toàn bộ sau đó chuyển sang cho Kế toán thanh toán để chứng từ trình xét duyệt thanh toán.
trong bộ chứng từ thanh toán Bước 9: Ban lãnh đạo Mọi bộ chứng từ thanh toán sau khi được nhập Xét duyệt liệu đầy đủ và kiểm tra được trình ký xét duyệt thanh toán bởi cả ban lãnh đạo trước khi thực hiện thanh toán. Bước 10: Bộ phận Kế Cuối tháng, Kế toán Thanh toán thực hiện đối Thanh toán toán chiếu công nợ với nhà cung cấp và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu đã đúng thì tiến hành thanh toán bằng phương thức thanh toán phù hợp. Nguồn: Quy trình mua hàng theo ISO 9001:2015.
Quá trình mua hàng - thanh toán cung cấp lượng hàng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nên nếu không đáp ứng đủ số lượng, hàng đến trễ hoặc không đảm bảo chất lượng sẽ làm cho hệ thống kinh doanh bị gián đoạn, chi phí tổn thất, chất lượng phục vụ không được đảm bảo, ảnh hưởng đến danh tiếng, … Chính vì thế, hệ thống kiểm soát hoạt động của bộ phận mua hàng – thanh toán phải được kiểm soát cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với những sai phạm gian lận hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp khách sạn – nhà hàng, hầu hết là hàng hóa mua ngoài và sẽ có những nguyên vật liệu thông qua quy trình chế biến để phục vụ cho khách hàng, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của khách sạn nên khách sạn cần có sự thắt chặt trong 11 việc kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán để hạn chế tối thiểu các sai sót có thể xảy ra. Các rủi ro thường gặp. Giai đoạn đặt hàng: Đơn đặt hàng chưa được phê duyệt bởi người có thẩm quyền dẫn đến đơn hàng không cần thiết, số lượng lớn hơn cho với nhu cầu hoặc bị đặt phục vụ cho mục đích cá nhân thay vì mục đích kinh doanh của công ty.
Nhân viên mua hàng cấu kết với người bán nâng giá sản phẩm khiến công ty phải mua hàng với giá cao hơn nhiều so với thực tế. Giai đoạn nhận hàng: Khách sạn không nhận được hàng đã đặt. Hàng hóa đã nhận được không tương ứng với đơn đặt hàng về chất lượng, định lượng, số lượng và mẫu mã. Giai đoạn ghi sổ nghiệp vụ mua hàng: Hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa được ghi vào sổ sách, phần mềm.
Hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận nhưng chưa được nhận thực tế. Ghi nhận không chính xác về giá cả, số lượng, … Các giao dịch mua hàng ghi nhận không đúng kỳ. Giai đoạn thanh toán: Bộ chứng từ thanh toán thiếu chữ ký các bên liên quan. Khi thanh toán có thể bị nhầm nhà cung cấp.
Hóa đơn bị giả mạo, thanh toán sai giá trị, bỏ sót không thanh toán hoặc thanh toán 2 lần.