Thiết Kế Hệ Thống Kiểm Soát

Môi trường kinh doanh, hình thức pháp lý, và mô hình quản trị ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát. Môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý chi phối tổ chức hoạt động kinh doanh và quản trị. Mô hình quản trị truyền thống kiểm soát từng bộ phận chuyên môn hóa, trong khi mô hình hiện đại kiểm soát từng quá trình. Doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất phức tạp đòi hỏi hệ thống kiểm soát chi tiết và chặt chẽ hơn. Trình độ quản trị, đạo đức và trang thiết bị quản trị cũng là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống.

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, vai trò của ban giám đốc, triết lý quản trị, cơ cấu tổ chức, giao quyền hạn và chính sách nhân sự. Hoạt động kiểm soát được thực hiện để đảm bảo những hành động được nhận diện và xác định rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm ước tính đầy đủ về các loại rủi ro khác nhau và đánh giá tần suất xảy ra, từ đó đưa ra những hành động cần thiết. Thông tin phải phù hợp, kịp thời, chính xác và có thể đánh giá. Giám sát là theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát, bao gồm báo cáo định kỳ và truyền thông từ đối tác bên ngoài.

Thiết kế trung tâm kiểm soát cần đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng kiểm soát. Hoạt động kiểm soát càng nhiều nhiệm vụ bao nhiêu thì việc xác định các trung tâm kiểm soát càng phải chi tiết. Trung tâm kiểm soát phải gắn với chế độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Điều này giúp điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, cá nhân, đồng thời cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ trách nhiệm. Cần đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm, gắn mỗi bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể. Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân.

Kỹ năng cần thiết để thiết kế trung tâm kiểm soát bao gồm phân tích nhiệm vụ kiểm soát, nghiên cứu mô hình quản trị doanh nghiệp và xác định nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi trung tâm kiểm soát. Để thực hiện chức năng phối hợp và dịch vụ, cần xác định các nhiệm vụ cụ thể. Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát là cơ sở để thiết kế trung tâm. Quản trị truyền thống hình thành các trung tâm chức năng ở phạm vi toàn doanh nghiệp, trong khi mô hình quản trị theo quá trình nghĩ đến tính thống nhất, trọn vẹn của từng quá trình. Quyền hạn tại mỗi trung tâm phải rõ ràng và cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát.

Trung tâm kiểm soát nguyên vật liệu gắn với chức năng mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu. Toàn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm này. Mục tiêu là đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời với chi phí hợp lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro về tồn kho và hao hụt. Điều này bao gồm việc thiết lập quy trình mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý kho bãi và vận chuyển.

Trung tâm kiểm soát chế biến gắn với chức năng sản xuất sản phẩm (ở doanh nghiệp sản xuất) hoặc tạo ra dịch vụ (ở doanh nghiệp dịch vụ). Toàn bộ hoạt động chế biến sản phẩm được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm. Trung tâm kiểm soát tiêu thụ gắn với chức năng tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ ở doanh nghiệp dịch vụ. Hoạt động lưu kho, vận chuyển thành phẩm, bán hàng và tổ chức dịch vụ sau bán hàng được kiểm soát và điều chỉnh tại trung tâm.

Nhà quản trị trung tâm thu nhập thường liên quan đến hoạt động bán hàng, tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt được doanh thu lớn nhất. Nhà quản lý không chịu trách nhiệm về lợi nhuận hay vốn đầu tư, mà chịu trách nhiệm về tạo doanh thu, lập kế hoạch và kiểm soát một vài chi phí của trung tâm, nhưng không kiểm soát việc thiết lập giá bán hay dự toán về chi phí của trung tâm. Đánh giá dựa vào so sánh doanh thu thực tế và dự toán. Về hiệu quả, so sánh chi phí thực tế và chi phí dự toán của trung tâm.

Trung tâm chi phí là bộ phận sản xuất hoặc hỗ trợ trong doanh nghiệp. Đầu vào có thể lượng hóa, đo lường bằng tiền tệ, đầu ra thường đo lường bằng đơn vị hiện vật hoặc mục tiêu hoạt động. Gắn liền với cấp quản lý trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, có quyền quyết định cơ cấu các yếu tố đầu vào. Có hai dạng: trung tâm chi phí định mức (đánh giá thông qua việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và so sánh chi phí thực tế và định mức) và trung tâm chi phí tự do.

Đầu vào và đầu ra của trung tâm lợi nhuận có thể lượng hóa được bằng tiền. Giám đốc trung tâm có quyền quyết định sản xuất sản phẩm nào, giá, cơ cấu sản phẩm và hệ thống phân phối, cũng như bán sản phẩm với mức giá tối đa hóa doanh thu. Mục tiêu là tối đa hóa thu nhập thuần của trung tâm. Đánh giá bằng so sánh lợi nhuận thực tế và dự toán. Hiệu quả có thể đo bằng lợi nhuận trước thuế, tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất doanh thu trên chi phí. Cần xác định giá chuyển giao nội bộ phù hợp để đảm bảo lợi ích và hiệu quả của các bộ phận.

Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí cần tập trung vào các chỉ tiêu chi phí. Chi phí thực tế so sánh với chi phí dự toán, với các biến động được phân tích. Cần phân loại chi phí thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Điều này giúp đánh giá chính xác hơn hiệu quả quản lý chi phí của người quản lý trung tâm. Báo cáo cũng có thể bao gồm các chỉ tiêu phi tài chính như số lượng sản phẩm sản xuất, tỷ lệ phế phẩm, v.v.

Báo cáo trách nhiệm trung tâm lợi nhuận cần bao gồm cả doanh thu và chi phí. Doanh thu thực tế so sánh với doanh thu dự toán, chi phí thực tế so sánh với chi phí dự toán, và lợi nhuận thực tế so sánh với lợi nhuận dự toán. Cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí, như giá bán, số lượng bán, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, v.v. Báo cáo cũng có thể bao gồm các chỉ tiêu phi tài chính như thị phần, mức độ hài lòng của khách hàng, v.v.

Sử dụng KPI là một phương pháp đánh giá hữu hiệu. Các KPI như chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm, tỷ lệ phế phẩm, thời gian sản xuất, v.v., giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất. Cần thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng KPI và thường xuyên so sánh kết quả thực tế với mục tiêu. Việc phân tích các biến động giúp xác định nguyên nhân và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Phân tích biến động chi phí và doanh thu là công cụ quan trọng để phát hiện các vấn đề và cơ hội cải thiện. Cần phân tích biến động theo các yếu tố khác nhau, như giá, số lượng, hiệu suất, v.v. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của các biến động giúp đưa ra các quyết định quản lý chính xác và hiệu quả. Ví dụ, nếu chi phí nguyên vật liệu tăng cao, cần xem xét lại quy trình mua sắm và tìm kiếm nhà cung cấp khác.