Chương 2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TS. Phạm Hương Thảo TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Công ty M sản xuất và bán các loại đèn. Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức theo dòng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận marketing.
Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn cần sản xuất. Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy khác nhau trong bộ phận sản xuất. Do công suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động sản xuất được thuê ngoài. Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các nhà máy khác nhau trên cơ sở các nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất những loại đèn khác nhau tại các nhà máy.
Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ sở đạt được đầu ra trong khuôn khổ chi phí dự báo. Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận? Tại sao?2 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận? Tại sao? 3 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: Hệ thống kiểm soát và các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát Mô tả về các trung tâm kiểm soát. Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm soát. Xác định được các loại trung tâm kiểm soát.
Giải thích các kỹ năng cần có trong quá trình hình thành trung tâm kiểm soát. Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp 4 NỘI DUNG Khái lược về hệ thống kiểm soát Thiết kế các trung tâm kiểm soát Cơ chế kiểm soát 5 1. KHÁI LƯỢC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 1. Hệ thống kiểm soát 1.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát 6 1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Hệ thống kiểm soát là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp nhằm giúp: Ban lãnh đạo quản trị tốt doanh nghiệp và tuân thủ các qui định của pháp luật. Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực và thủ tục của công việc trong tổ chức Ngăn chặn, phát hiện và đưa ra các giải pháp kịp thời nhằm hạn chế tối đa tất cả các rủi ro liên quan hoặc từ hành vi của con người hoặc các hoạt động kinh doanh Hệ thống kiểm soát gồm có hai phần cơ bản: • Thủ tục cần thiết để tiến hành hoạt động kinh doanh gọi là thủ tục hoạt động • Chính sách để tin chắc chắn rằng doanh nghiệp đang thực hiện nhằm 7 hướng đến việc thực hiện mục tiêu là kiểm soát.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHÁI NIỆM: Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm Khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao Gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.
Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến. Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động. • Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý 8chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của doanh nghiệp Chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp Tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát. • Mô hình quản trị doanh nghiệp Mô hình quản trị kiểu truyền thống: Kiểm soát từng bộ phận đã được chuyên môn hóa Mô hình quản trị hiện đại: Kiểm soát từng quá trình và kiểm soát mọi hoạt động nằm trong quy trình cung ứng sản phẩm/dịch vụ 9 MÔI TRƯỜNG KD Môi trường vĩ mô CỦA DN Môi trường công nghệ Môi trường ngành Khách hàng Thị trường lao động Đối thủ cạnh tranh Môi trường nội bộ DN Nhân viên Cổ đông Lãnh đạo Nhà cung cấp CƠ SỞ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ 1. QTKD TRÊN CƠ SỞ TUYỆT ĐỐI HÓA ƯU ĐIỂM CỦA CHUYÊN MÔN HÓA Cơ sở tổ chức quản trị là chuyên môn hóa công việc của từng bộ phận, cá nhân, cách tiếp cận hàng dọc Xu hướng của QTKD truyền thống dựa trên nền tảng tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa vì vậy cơ sở để tổ chức quản trị là chuyên môn hóa công việc của từng bộ phận, cá nhân QTKD truyền thống coi quản trị theo chức năng là không thể thiếu, thực chất chính là chuyên môn hóa hoạt động quản trị 11 CƠ SỞ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QTKD TRÊN CƠ SỞ TUYỆT ĐỐI HÓA ƯU ĐIỂM CỦA CHUYÊN MÔN HÓA Ưu điểm: Là cách tốt nhất để thực hiện các hoạt động quản trị theo hướng CMH, đảm bảo thực hiện đầy đủ sức mạnh và uy tín của các hoạt động cơ bản, tạo điều kiện thực hiện chặt chẽ hoạt động kiểm tra, tạo điều kiện phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân, bộ phận, phòng ban. Nhược điểm: Đồng nghĩa với việc chia cắt quá trình, CMH càng cao thì sự chia cắt quá trình càng lớn.
Trong nhiều trường hợp cái lợi do CMH đem lại chưa chắc đã bù đắp được cái hại do sự chia cắt quá trình Sự ra đời của QTKD theo xu hướng hiện đại 12 Chuyên môn hóa ( Work specialisation) Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó của quá trình sản xuất. Nhóm các công việc theo chức năng hoạt động. Ưu điểm: + Hiệu suất cao trong việc phân phối các chuyên môn giống nhau, con người với các kỹ năng, kiến thức và định hướng chung.
+ Dễ dàng trong điều phối bên trong mỗi chức năng. + Chuyên môn hóa sâu. Nhược điểm: - Giao tiếp giữa các lĩnh vực chuyên môn bị hạn chế. - Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức.
13 CƠ SỞ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QTKD TRÊN CƠ SỞ ĐẢM BẢO TÍNH THỐNG NHẤT CỦA QUÁ TRÌNH KD Không tuyệt đối hóa ưu điểm của CMH mà lấy quá trình làm đối tượng, lấy tính trọn vẹn của quá trình làm cơ sở để tổ chức các hoạt động QTKD QTKD theo cách tiếp cận dựa trên quá trình còn được gọi là tiếp cận theo hàng ngang Nhấn mạnh vào giá trị gia tăng DN cần xác định được các quá trình của mình, phân loại và quản trị theo các quá trình QTKD hiện đại nhấn mạnh vào việc thống nhất các quá trình, nhìn nhận được tính thông suốt của các quá trình và nhấn mạnh vào việc xác định các mối quan hệ tương tác giữa các quá trình ( Khắc phục những nhược điểm của QTKD truyền thống) 14 CƠ SỞ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QTKD TRÊN CƠ SỞ ĐẢM BẢO TÍNH THỐNG NHẤT CỦA QUÁ TRÌNH KD Theo xu hướng QT này, một vị trí, bộ phận, phòng ban không chỉ thực hiện các công việc theo chiều dọc (chuyển thông tin lên cấp cao hơn hoặc thấp hơn) mà còn phải quan tâm đến các mối quan hệ tương tác đối với vị trí, bộ phận và phòng ban khác Ưu điểm: Tăng cường tính hiệu quả của việc tạo ra các giá trị Hạn chế: Không dễ thực hiện (chuẩn hóa các quá trình trong doanh nghiệp và việc trao đổi thông tin giữa các vị trí, bộ phận, phòng ban) 15 CƠ SỞ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QTKD TRÊN CƠ SỞ ĐẢM BẢO TÍNH THỐNG NHẤT CỦA QUÁ TRÌNH KD Các yêu cầu CÁC HOẠT ĐỘNG Đầu vào Đầu ra Các nguồn Số lượng quá trình tùy thuộc vào quyết lực Vào quyết định của doanh nghiệp.2 GT) 16 Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp Hệ thống tổ chức kiểu trực tuyến Đặc trưng cơ bản Hình thành đường thẳng quản trị từ trên xuống Một cấp quản trị nào đó chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp Hai bộ phận cùng cấp không liên hệ trực tiếp với nhau mà phải thông qua cấp trên chung của cả hai bộ phận Mô hình quản trị kiểu trực tuyến mang bản chất mô hình hành chính. Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp Hệ thống tổ chức trực tuyến – chức năng 1. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Hình thức pháp lý: Theo Luật Doanh nghiệp (Kiểm soát đơn nhất, kiểm soát song trùng) Qui mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp Doanh nghiệp có qui mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức tạp. Doanh nghiệp có qui mô rất nhỏ sẽ có cơ cấu kiểm soát đơn giản Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian ….
Trình độ đội ngũ các nhà quản trị Nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công cụ kiểm soát Nhà quản trị có trình độ cao, đạo đức tốt. Trang thiết bị quản trị: giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Các hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Giám sát 1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Môi trường kiểm soát - Tính chính trực và giá trị đạo đức - Cam kết về năng lực - Ban giám đốc - Triết lý quản trị và phong cách hoạt động - Cấu trúc tổ chức - Giao quyền hạn và phân công trách nhiệm - Chính sách nhân sự và sử dụng lao động 1.