CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP PLUS VIỆT NAM 1.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty PLUS Việt Nam là một Công ty con của Tập đoàn PLUS Nhật Bản. Sở hữu hai nhà máy và một đại lí bán hàng, PVI nhắm đến việc cung cấp cho khách hàng những sản phẩm văn phòng đa dạng như kim bấm, bút xóa kéo, hồ dán, bìa hồ sơ…. Ứng dụng công nghệ hiện đại chuyển giao từ Nhật Bản, sản phẩm của PLUS Việt Nam luôn được ưa chuộng vì chất lượng cao. Cùng với hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, sản phẩm của PVI đã đạt được tiêu chuẩn cao; được chứng nhận ISO 9001: 2008 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2004.
Điều đó đã khẳng định tên tuổi của Công ty trong thị trường Nhật Bản và Quốc tế.1: Nhà máy Biên Hòa - Trụ sở chính của PVI SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 3 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm Ngày thành lập: Tháng 05 năm 1995 Tổng diện tích: 29,100m2 Tổng vốn đầu tư: US $ 6,680,000 Vốn pháp định: US $ 2,300,000 Tổng số NV: Khoảng 2,400 người Trụ sở chính - Nhà máy Số 3, Đường 1A, KCN Biên Hoà II, Thành phố Biên Hòa: Biên Hoà, Đồng Nai Nhà máy Nhơn Trạch: Lô T1, đường số 3&10, Khu Công nghiệp Nhơn Trạch, Hiệp Phước, Nhơn Trạch, Đồng Nai Văn phòng Tp.HCM: 422 - 424 Ung Văn Khiêm, P. Bình Thạnh, Tp.2 Lịch sử hình thành Từ tháng 5/1995: Nhận giấy phép đầu tư kinh doanh; Nhà máy sản xuất đầu tiên của PVI tại Biên Hòa, Đồng Nai được xây dựng với vốn đầu tư ban đầu là 6,680,000 USD và diện tích xây dựng là 16,500m2; Sản phẩm sản xuất: bấm kim ST-010FE; Số lượng công nhân viên ban đầu của Công ty là 25 người. Giai đoạn 1996-1999: Nhập dây chuyền sản xuất băng chính xác từ Nhật. Nhà máy đầu tiên bắt đầu đi vào vận hành; Sản xuất sản phẩm mới: bấm kim (PS-10X, PS-10F, PS-10W) và kim bấm NO.10, kim bấm PS-10N, băng xóa V, ECO, MINI, kẹp từ, xóa bảng, mở bao thư…; Số lượng công nhân viên tăng lên 222 người.
Giai đoạn 2000-2002: Được công nhận ISO 9002:1994; Xây dựng nhà kho với diện tích 3,280m2 nằm trong khu vực nhà máy nhằm đáp ứng nhu cầu xuất khẩu ngày càng tăng; Bắt đầu đi vào bộ phận sản xuất PP File; SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 4 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm Sản xuất sản phẩm mới: bấm kim 3 chiều, bấm kim Tacka, băng xóa MR, bìa lá (Clear File) …; Số lượng công nhân viên tăng lên 658 người. Giai đoạn 2003-2005: Được công nhận ISO 9001:2000; Xây dựng nhà máy thứ 2 tại Biên Hòa; Hoạt động quản lý theo công cụ TPM (Total Productive Maintenance) và TQM (Total Quality Management); Bộ phận sản xuất File giấy bắt đầu đi vào hoạt động; Sản xuất sản phẩm mới: Bìa hồ sơ giấy, băng xóa PETIT, PP holder, băng dán Noripia, băng xóa ME, túi giấy, bìa giấy IF…; Số lượng công nhân viên tăng lên 1,800 người. Giai đoạn 2006-2009: Phát triển kế hoạch bán hàng tại thị trường Việt Nam; Xây dựng nhà máy thứ 3 (bước thử nghiệm đầu tiên) để tăng sản xuất các loại File; Sản xuất các chủng loại sản phẩm mới: Bìa lá Dejavu, băng xóa SLIDE, băng xóa Flex Gun và Pal, bìa nút, bìa cây, bìa dán gáy …; Số lượng công nhân viên là 1,850 người sau khi tăng lên cao nhất 2,300 người (năm 2006). Giai đoạn 2010 đến nay: Nhà máy thứ 3 đi vào hoạt động tại khu Công nghiệp Nhơn Trạch, Đồng Nai (năm 2010); Xây dựng nhà máy thứ 4 tại Bình Dương cung cấp các loại khuôn cho việc mở rộng sản xuất (năm 2012); Nhập các sản phẩm văn phòng từ Nhật và bán tại Việt Nam; Phát triển sản xuất cho thị trường các nước lân cận; Tiến hành đồng bộ hóa chất lượng sản phẩm sản xuất trên toàn Thế Giới; đem chất lượng theo tiêu chuẩn Nhật Bản đến tất cả thị trường của PLUS; Sản xuất các chủng loại sản phẩm mới: kéo, băng trang trí,…; Số lượng công nhân viên tăng lên 2,430 người (Tháng 1/2017).
SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 5 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm 1.3 Lĩnh vực kinh doanh 1.1 Sản phẩm PVI là Công ty chuyên sản xuất các loại văn phòng phẩm cao cấp. Công ty sản xuất phần lớn sản phẩm của mình tại chính nhà máy ở Việt Nam dựa trên nguồn nguyên liệu thô, linh kiện và phụ tùng được nhập khẩu chủ yếu từ Nhật Bản, Đài Loan, Singapore…. Những sản phẩm chính của Công ty bao gồm: Băng xóa; Băng dán; Băng trang trí; Các loại bìa; Bấm kim; Kéo; Kim bấm; Các loại văn phòng phẩm khác.2: Một số sản phẩm của PVI SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 6 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm 1.2 Thị trường tiêu thụ Là một Công ty chuyên sản xuất văn phòng phẩm xuất khẩu, 95% các sản phẩm của PVI được xuất khẩu đi các nước trên Thế Giới, chỉ 5% sản phẩm được bán tại nội địa. Các thị trường lớn của Công ty: Nhật Bản, Mỹ, EU, Trung Quốc, Australia… Hình 1.3: Mạng lưới phân phối của PVI SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 7 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm 1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty 1.1: Sơ đồ tổ chức của PVI SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 8 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm 1.2 Chức năng các phòng ban Tổng giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty; chỉ huy toàn bộ máy quản lý; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình, ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
Giám đốc sản xuất: Hoạch định, tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất nhằm đạt mục tiêu về năng suất, sản lượng và chất lượng đã đề ra và tiết kiệm tối đa tiêu hao NVL trong sản xuất, đề xuất và quản lý ngân sách của các nhà máy; tổ chức, điều phối theo dõi, giám sát việc sử dụng tối ưu nguồn nhân lực cho mục đích sản xuất đáp ứng yêu cầu kế hoạch. Giám đốc Sale và Marketing: Định hướng chiến lược Sales & Marketing cho Công ty bao gồm chiến lược kinh doanh, chiến lược giá cả, xúc tiến tiếp thị, cạnh tranh, chiến lược thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ; đề ra kế hoạch kinh doanh tiếp thị hàng năm, tổ chức và kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch. Giám đốc tài chính: Phân tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính; theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính; chuẩn bị các báo cáo đặc biệt; dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; phân tích những sai biệt, thực hiện động tác sửa chữa, thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính. Giám đốc: Nhiệm vụ, chức năng của giám đốc từng bộ phận sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực, các mục tiêu công việc cụ thể của bộ phận đó, cụ thể như chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho bộ phận mình phụ trách; điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của bộ phận; đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của Công ty.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của bộ phận theo sự phân công của giám đốc; thay giám đốc giải quyết những công việc theo giấy uỷ quyền của giám đốc; chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động. SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 9 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Mai Trâm Phòng xuất nhập khẩu (IE – Import-Export): Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Phòng Kế toán (AC - Accounting): Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh; chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có; lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty; lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình ban giám đốc. Phòng Hành chính – Nhân sự (GA – General Affair): Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự.
Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải NV và đào tạo NV mới; tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…. Phòng kinh doanh (Sales): Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng; lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các bộ phận sản xuất; theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, bộ phận đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất. Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trường, tiếp thị và thông tin, lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu, phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn; xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược Marketing; quản trị sản phẩm.
Phòng PC: Quản lý và xây dựng kế hoạch sản xuất, đưa kế hoạch sản xuất xuống bộ phận, căn cứ kết quả sản xuất của các đơn vị, đề nghị ban giám đốc Công ty xác nhận việc hoàn thành kế hoạch sản xuất của các đơn vị trong tháng. SVTH: Trần Hoàng Anh Thư Trang 10 do an Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.