Tổng quan nghiên cứu

Quá trình đô thị hóa nhanh chóng tại khu vực ngoại thành Thành phố Hồ Chí Minh đặt ra những thách thức lớn đối với công tác quản lý nhà nước, đặc biệt là hoạt động giải quyết thủ tục hành chính ở cấp cơ sở. Xã Đông Thạnh, huyện Hóc Môn với diện tích tự nhiên 2,83 km² nhưng gánh vác quy mô dân số lên tới 83.160 người vào năm 2021, đạt mật độ 6.481 người/km². Áp lực dân số đông cùng với 18.272 lao động đã qua đào tạo (chiếm tỷ lệ 94,1%) đòi hỏi các dịch vụ hành chính công phải được cung ứng nhanh chóng, minh bạch và chuẩn hóa.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý và giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước cấp xã; phân tích toàn diện thực trạng giải quyết hồ sơ trong giai đoạn 5 năm từ tháng 01/2020 đến tháng 06/2024; từ đó xác định những điểm nghẽn về thể chế, nhân sự và công nghệ. Trên cơ sở đó, đề án xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp chiến lược cùng lộ trình thực hiện trong giai đoạn 2025 - 2030, hướng tới mục tiêu tối ưu hóa 100% quy trình nghiệp vụ nội bộ và nâng mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân lên trên 95%. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, cung cấp luận cứ khoa học để hoàn thiện mô hình Một cửa điện tử liên thông, thúc đẩy cải cách hành chính đồng bộ trên địa bàn huyện Hóc Môn và các địa phương có điều kiện tương đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp giữa lý thuyết Quản trị công mới (New Public Management - NPM) và mô hình Quản trị kỷ nguyên số (Digital Era Governance). Lý thuyết Quản trị công mới nhấn mạnh việc chuyển đổi từ nền hành chính cai trị sang nền hành chính phục vụ, lấy sự hài lòng của công dân làm thước đo hiệu quả hoạt động với các chỉ số đo lường kết quả công việc rõ ràng. Đồng thời, mô hình Quản trị kỷ nguyên số cung cấp cơ sở để tái thiết kế quy trình xử lý công việc thông qua việc tích hợp cơ sở dữ liệu dùng chung và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Khung lý thuyết của đề án làm rõ 4 khái niệm cốt lõi:

  • Thứ nhất, thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định để giải quyết công việc cụ thể.
  • Thứ hai, giải quyết thủ tục hành chính là chuỗi hoạt động thực thi công quyền theo quy chuẩn 5 bước quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
  • Thứ ba, cơ chế Một cửa, Một cửa liên thông là phương thức phối hợp tiếp nhận và xử lý hồ sơ tập trung nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí xã hội.
  • Thứ tư, hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính được đánh giá toàn diện qua 3 tiêu chí: thời gian xử lý (chuẩn 30 đến 55 ngày đối với đất đai, 48 giờ đối với hộ tịch), mức độ minh bạch và tỷ lệ hài lòng của người dân.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để đảm bảo độ tin cậy khoa học:

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo định kỳ 5 năm (2020 - 2024) của Ủy ban nhân dân xã Đông Thạnh, số liệu thống kê hồ sơ tiếp nhận trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử và các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành như Luật Đất đai năm 2013, Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bằng bảng hỏi xã hội học. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 500 phiếu khảo sát phát trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã trong thời gian từ ngày 03/05/2024 đến ngày 31/05/2024. Kết quả thu về đạt 392 phiếu hợp lệ (tương ứng tỷ lệ phản hồi 78,4%). Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên thuận tiện được áp dụng đối với người dân trực tiếp thực hiện giao dịch hành chính thuộc các nhóm thủ tục: Đất đai, Tư pháp - Hộ tịch, Lao động - Thương binh và Xã hội.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm và tổng hợp logic nhằm đối chiếu thực tiễn giải quyết thủ tục với quy định chuẩn của pháp luật hiện hành.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích dữ liệu thực tế tại Ủy ban nhân dân xã Đông Thạnh trong giai đoạn 2020 - 2024 chỉ ra những phát hiện cốt lõi:

Thứ nhất, lĩnh vực Tài nguyên - Môi trường đối mặt với áp lực giải quyết hồ sơ biến động mạnh và tiềm ẩn nhiều rủi ro quá tải. Tổng số hồ sơ đăng ký đất đai và nhà ở cần giải quyết trong 5 năm là 4.093 hồ sơ. Trong đó, số lượng hồ sơ đạt đỉnh vào năm 2022 với 1.424 hồ sơ (tăng 239,8% so với 419 hồ sơ của năm 2021), sau đó giảm xuống 729 hồ sơ năm 2023 và đạt 492 hồ sơ trong 6 tháng đầu năm 2024. Mặc dù báo cáo thống kê ghi nhận 100% hồ sơ hoàn thành đúng hạn và không phát sinh khiếu nại chính thức, thực tế thời gian thẩm tra nguồn gốc đất và niêm yết công khai 30 ngày tại cơ sở thường bị kéo dài do tính phức tạp của hồ sơ địa chính lịch sử.

Thứ hai, lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch ghi nhận khối lượng xử lý rất lớn với 2.903 hồ sơ trong giai đoạn 2020 - 2024. Cụ thể, số lượng hồ sơ cấp mới lần 1 chiếm ưu thế áp đảo với 2.686 hồ sơ (chiếm tỷ trọng 92,5%), đạt đỉnh vào năm 2021 với 692 hồ sơ; số lượng hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch là 217 hồ sơ (chiếm 7,5%), cao nhất vào năm 2020 với 90 hồ sơ. Tỷ lệ giải quyết hoàn thành trên hệ thống luôn duy trì mức 100% qua các năm.

Thứ ba, cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính cơ sở có sự mất cân đối nghiêm trọng giữa khối lượng công việc và biên chế. Bộ máy Ủy ban nhân dân xã gồm 11 cán bộ chuyên trách, 10 công chức chuyên môn và 14 cán bộ không chuyên trách. Toàn bộ địa bàn hơn 83.160 dân với mật độ 6.481 người/km² chỉ có 03 công chức phụ trách mảng địa chính - xây dựng, vừa phải tiếp nhận hồ sơ cấp giấy chứng nhận, vừa phải thực hiện nhiệm vụ hòa giải tranh chấp, bồi thường giải phóng mặt bằng và kiểm tra trật tự đô thị.

Thứ tư, kết quả khảo sát từ 392 người dân cho thấy yêu cầu cấp bách trong việc đơn giản hóa các biểu mẫu kê khai và rút ngắn thời gian xác minh liên thông. Nhiều người dân phản ánh khó khăn khi thực hiện các thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân cho đối tượng tạm trú hoặc thủ tục nhận cha, mẹ, con có yếu tố phức tạp theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Thảo luận kết quả

Khi biểu diễn dữ liệu thống kê trên biểu đồ cột phân bố hồ sơ qua từng năm, ta nhận thấy rõ sự chênh lệch lớn giữa các giai đoạn đô thị hóa. Năm 2022 ghi nhận mức tăng đột biến 1.424 hồ sơ đất đai, phản ánh làn sóng phục hồi giao dịch bất động sản sau đại dịch COVID-19, gây sức ép vượt ngưỡng tiếp nhận của bộ phận Một cửa.

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng chậm trễ trong thực tế xuất phát từ sự chồng chéo của các văn bản pháp luật và quy định thủ tục chuyên ngành. Luật Đất đai năm 2013 và Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT đặt ra quy trình thẩm định kéo dài tối đa 55 ngày làm việc nhưng cơ chế phối hợp giữa Ủy ban nhân dân xã, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai và Chi cục Thuế còn phụ thuộc vào việc chuyển giao hồ sơ giấy.

So sánh với các nghiên cứu của các tác giả tại Quận 11 và thành phố Việt Trì, điểm tương đồng là áp lực thiếu nhân lực chuyên môn ở cấp xã. Tuy nhiên, tại xã Đông Thạnh, điểm khác biệt nằm ở tốc độ tăng dân số cơ học nhanh chóng và tình trạng tồn đọng hồ sơ đất đai không có giấy tờ hợp lệ từ các thời kỳ trước. Điều này đòi hỏi các giải pháp không chỉ dừng lại ở cải tiến quy trình hành chính mà phải số hóa toàn diện dữ liệu quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân xã Đông Thạnh trong giai đoạn 2025 - 2030, đề án đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, rà soát và chuẩn hóa 100% quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính. Ủy ban nhân dân xã chủ trì, phối hợp với các phòng ban chuyên môn huyện Hóc Môn tiến hành rà soát định kỳ hàng năm nhằm cắt giảm tối thiểu 25% thời gian xử lý đối với các thủ tục phức tạp trong lĩnh vực Đất đai và Tư pháp - Hộ tịch. Thiết lập quy chuẩn hướng dẫn hồ sơ một lần duy nhất bằng văn bản để chấm dứt tình trạng người dân phải đi lại nhiều lần.

Thứ hai, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Giai đoạn 2025 - 2027, xã cần hoàn thành việc số hóa 100% dữ liệu hộ tịch lịch sử và hồ sơ địa chính vào Hệ thống thông tin Một cửa điện tử Thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu đến năm 2028, tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính tiếp nhận và xử lý trực tuyến đạt từ 80% trở lên, đảm bảo an toàn thông tin mạng theo tiêu chuẩn quốc gia.

Thứ ba, nâng cao năng lực chuyên môn và trách nhiệm công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức. Ủy ban nhân dân xã tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số và văn hóa công vụ cho toàn bộ 21 cán bộ, công chức và 14 người hoạt động không chuyên trách. Áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) gắn với tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn và mức độ hài lòng của công dân từ năm 2025.

Thứ tư, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và truyền thông đa phương tiện. Ủy ban nhân dân xã thiết lập kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị 24/7 qua nền tảng số và mạng xã hội. Phấn đấu đến năm 2026, 95% người dân trên địa bàn nắm bắt rõ quy trình, phí, lệ phí và thời hạn giải quyết của từng loại thủ tục hành chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nghiên cứu là tài liệu tham khảo giá trị cho nhiều nhóm đối tượng:

  1. Lãnh đạo và cán bộ công chức Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn: Cung cấp bức tranh thực tế về phương thức tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, giúp tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ tại các xã có mật độ dân số cao.
  2. Cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan tham mưu cải cách hành chính cấp huyện, cấp tỉnh: Sử dụng số liệu thống kê thực chứng 5 năm và kết quả khảo sát 392 phiếu để hoạch định chính sách phân cấp, ủy quyền và định biên biên chế phù hợp với tốc độ đô thị hóa ngoại thành.
  3. Học viên cao học, nghiên cứu sinh ngành Quản lý công và Luật Hành chính: Cung cấp khung lý thuyết hoàn chỉnh, phương pháp thiết kế công cụ khảo sát xã hội học và mô hình xử lý dữ liệu thực tế tại cơ quan hành chính nhà nước.
  4. Các đơn vị phát triển giải pháp phần mềm hành chính công: Nắm bắt các vướng mắc thực tiễn trong quy trình Một cửa liên thông để hoàn thiện các tính năng cho Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Đề tài giải quyết vấn đề cấp bách nào tại xã Đông Thạnh?
Nghiên cứu giải quyết áp lực quá tải hồ sơ hành chính do biến động dân số lên tới 83.160 người nhưng chỉ có 10 công chức chuyên môn. Đề án tập trung tháo gỡ điểm nghẽn trong tiếp nhận, xử lý 4.093 hồ sơ đất đai và 2.903 hồ sơ hộ tịch trong 5 năm.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát nào để đảm bảo tính khách quan?
Tác giả đã phát 500 phiếu khảo sát trực tiếp tại Bộ phận Một cửa xã Đông Thạnh từ ngày 03/05/2024 đến ngày 31/05/2024, thu về 392 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 78,4%). Dữ liệu được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá sự hài lòng của người dân.

Lĩnh vực thủ tục hành chính nào có khối lượng xử lý lớn nhất tại địa phương?
Lĩnh vực Tài nguyên - Môi trường có khối lượng xử lý lớn và biến động mạnh nhất với 4.093 hồ sơ giai đoạn 2020 - 2024 (đạt đỉnh 1.424 hồ sơ năm 2022). Tiếp theo là lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch với 2.903 hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết.

Nguyên nhân cơ bản khiến việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị chậm trễ là gì?
Nguyên nhân chủ yếu do sự phức tạp của nguồn gốc đất đai lịch sử, quy trình liên thông giữa xã và các cơ quan cấp huyện kéo dài 55 ngày, trong khi chỉ có 03 công chức phụ trách toàn bộ mảng địa chính cho hơn 83.160 người dân.

Lộ trình thực hiện các giải pháp của đề án được phân kỳ như thế nào?
Lộ trình được triển khai giai đoạn 2025 - 2030: Giai đoạn 2025 - 2027 tập trung chuẩn hóa quy trình nội bộ và số hóa 100% cơ sở dữ liệu; giai đoạn 2028 - 2030 hoàn thiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình với tỷ lệ tiếp nhận đạt trên 80%.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về giải quyết thủ tục hành chính và đánh giá thực trạng xử lý hàng nghìn hồ sơ tại Ủy ban nhân dân xã Đông Thạnh trong 5 năm (2020 - 2024).
  • Phân tích rõ nét sự bất cập giữa quy mô dân số 83.160 người với định biên nhân sự chỉ gồm 10 công chức chuyên môn, chỉ ra các nút thắt trong liên thông thủ tục Đất đai và Hộ tịch.
  • Xác lập bộ 4 nhóm giải pháp đồng bộ kết hợp nâng cao năng lực thực thi công vụ, chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và hiện đại hóa hạ tầng số hóa dữ liệu.
  • Định hình lộ trình phân kỳ 2025 - 2030 khả thi, đặt mục tiêu nâng tỷ lệ giải quyết hồ sơ trực tuyến đạt trên 80% và tỷ lệ hài lòng của công dân đạt trên 95%.
  • Đề án là cẩm nang ứng dụng thực tiễn quý giá cho chính quyền cơ sở trong việc nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và xây dựng nền hành chính phục vụ hiện đại.