CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả các văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhất ký, di chúc,.) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ quản lý điều hành công việc chung. Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản váo sổ đăng ký và lập hồ sơ. Những công việc này gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ công chức và mọi cơ quan tổ chức. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ: “Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tác văn thư”. Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư lưu trữ: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác văn thư trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài. Khái niệm Văn bản Hiện nay có rất nhiều khái niệm để chỉ văn bản. Theo cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 thì “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”.
Theo giáo trình “Văn bản học và lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản”được hiểu theo hai nghĩa: Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ con người) Hiểu theo nghĩa hẹp , văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan). Dù văn bản được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng đều có điểm chung là: - Là vật mang tin được ghi lại bằng kí hiệu ngôn ngữ - Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức - Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến Theo Điều 2 khoản 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đến là tất cả các văn bản bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả văn bản fax, văn bản được chuyển qua bưu điện, văn bản mật) và đơn thư gửi đến các cơ quan tổ chức. Khái niệm con dấu Mặc dù con dấu được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, đơn vị nhưng khái niệm về con dấu lại chưa thực sự được các nhà nghiên cứu quan tâm và cho đến nay chưa có một khái niệm nào về con dấu thuyết phục. Theo “Giáo trình văn thư “của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khái niệm con dấu được trình bày như sau: “Con dấu có thể bằng kim loại, bằng gỗ, bằng cao su; loại có quốc huy, loại có hình biểu tượng , loại không có hình biểu tượng. Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của giấy tờ.
Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản lý chặt chẽ. Quản lý con dấu tốt giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào mục đích phi pháp. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội khoa XIII: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc trưng chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định.
Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Khoản 4, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/ 2011/ QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư * Vị trí của công tác văn thư: 9 Luan van Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư Một là, công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung; của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương chính sách xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa vào những nguồn thông tin có liên quan. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất vẫn là văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lư nhà mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, phổ biến, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Thông tin càng đầy đủ và chính xác kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao Hai là, làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giây tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Ba là, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động cua cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. 10 Luan van Bốn là, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ được lập không tốt, văn bản giữ lại khôn đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ.
Năm là, góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp. Theo pháp lệnh bí mật của Nhà nước được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật Nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng, đối ngoại, kinh tế, khoa học công nghệ và các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”. Việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư.