I. Tổng quan Hệ thống Thông tin Kế toán và Ứng dụng ERP VNPT
Hệ thống Thông tin Kế toán (HTTTKT) đóng vai trò then chốt trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng ERP. HTTTKT không chỉ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính mà còn hỗ trợ hiệu quả quá trình ra quyết định. Việc tổ chức HTTTKT một cách khoa học và hợp lý giúp đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tin cậy của thông tin. Trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0, HTTTKT cần phải được hoàn thiện để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của quản lý và điều hành doanh nghiệp. Theo Hiệp hội kế toán Mỹ (1966), HTTTKT cần bao gồm cả KTQT và KTTC để cung cấp một cách đầy đủ phục vụ đối tƣợng quan tâm. Hiện nay, cùng với sự hỗ trợ của các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại đã làm mờ ranh giới giữa hai lĩnh vực.
1.1. Khái niệm và vai trò của Hệ thống Thông tin Kế toán
HTTTKT là một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, thực hiện chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng sử dụng. Chức năng chính của HTTTKT là ghi nhận các giao dịch tài chính, phân loại, tổng hợp và báo cáo thông tin kế toán. Thông tin này được sử dụng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Theo James Hall (2015), HTTTKT bao gồm 3 hệ thống con: xử lý giao dịch, BCTC và BCQT. Hệ thống xử lý giao dịch là thành phần quan trọng nhất, ghi nhận các sự kiện, hoạt động liên quan đến tài chính kinh tế hàng ngày phát sinh từ 3 chu trình kinh doanh: doanh thu, chi phí, chuyển đổi vào tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp hoặc chi tiết.
1.2. ERP và ảnh hưởng tới Hệ thống Thông tin Kế toán VNPT
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp, quản lý mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp từ kế hoạch, thống kê, kế toán, kiểm toán, phân tích và điều hành. Việc ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý một cách xuyên suốt, tăng tính năng động và đảm bảo phản ứng kịp thời trước các thay đổi của môi trường. Ưu điểm nổi bật của ERP là khả năng mở rộng và phát triển theo thời gian và loại hình doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình. Với những tính năng ưu việt đó, ERP đã đƣợc công nhận là một trong những phần mềm kinh doanh quan trọng nhất trong thời đại mới (Davenport, 1998) [69].
II. Thách thức Ứng dụng ERP vào Hệ thống Kế toán tại VNPT hiện nay
Mặc dù ERP mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai và ứng dụng ERP vào HTTTKT tại VNPT cũng đặt ra nhiều thách thức. Các thách thức này bao gồm: chi phí đầu tư ban đầu lớn, yêu cầu về nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, sự phức tạp trong quá trình tích hợp hệ thống và sự thay đổi trong quy trình làm việc. Bên cạnh đó, việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp và tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu đặc thù của VNPT cũng là một thách thức không nhỏ. Theo trích dẫn của Kalling (2003), đã có đến 180 tỷ USD đƣợc đầu tƣ cho việc triển khai ERP trên toàn cầu vào năm 2010[97]. Chi phí liên quan đến việc triển khai một hệ thống ERP rất cao. Tổng chi phí để triển khai một hệ thống ERP cho một công ty vừa khoảng 10-50 triệu USD (Mabert và cộng sự, 2000)[100] và 300-500 triệu USD cho các tập đoàn quốc tế lớn (Kumar & Van Hillegersberg, 2000)[98].
2.1. Khó khăn về chi phí và nguồn lực để triển khai ERP
Việc triển khai ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn về chi phí và nguồn lực. Chi phí bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí phần cứng, chi phí tư vấn, chi phí đào tạo và chi phí bảo trì. Ngoài ra, cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao để triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống. Việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP cũng là một thách thức lớn. Hệ thống ERP đƣợc đánh giá là một hệ thống thông tin lớn nhất, phức tạp nhất và đòi hỏi khắt khe nhất (Severin V. Grabski và các cộng sự, 2011)[83].
2.2. Thách thức về tích hợp hệ thống và thay đổi quy trình
Tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống hiện có của VNPT là một thách thức lớn. VNPT có thể đang sử dụng nhiều hệ thống khác nhau cho các mục đích khác nhau, và việc tích hợp các hệ thống này với ERP có thể đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí. Triển khai ERP đƣợc xem nhƣ là một quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh và dự án chuyển đổi mô hình tổ chức (Botta-Genoulaz & Millet, 2006)[59]. Việc thay đổi quy trình làm việc để phù hợp với ERP cũng là một thách thức, bởi vì nó có thể vấp phải sự phản đối từ nhân viên.
2.3. Lựa chọn và Tùy chỉnh phần mềm ERP phù hợp cho VNPT
Chọn một giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của VNPT là một quyết định quan trọng. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các quy trình kinh doanh và yêu cầu cụ thể của VNPT. Sau khi chọn một hệ thống, việc tùy chỉnh nó để phù hợp với các yêu cầu này có thể là một nhiệm vụ tốn thời gian và phức tạp. Do đó, DN cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời các nhu cầu của khách hàng và xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu.
III. Phương pháp Hoàn thiện Hệ thống Thông tin Kế toán VNPT
Để hoàn thiện HTTTKT hướng tới ứng dụng ERP tại VNPT, cần có một phương pháp tiếp cận toàn diện, bao gồm: đánh giá hiện trạng HTTTKT, xác định các yêu cầu và mục tiêu, lựa chọn và triển khai ERP, đào tạo nhân viên, kiểm tra và bảo trì hệ thống. Việc đánh giá hiện trạng giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu của HTTTKT hiện tại. Từ đó, có thể xác định các yêu cầu và mục tiêu cần đạt được khi triển khai ERP. Nghiên cứu của nhóm Fergusona và cộng sự (2011) về tổng hợp các nghiên cứu liên quan đến HTTTKT trong khoảng 1999-2010 cho thấy hƣớng nghiên cứu về xây dựng mô hình nhân tố ảnh hƣởng đến HTTTKT là một trong các nghiên cứu rất phổ biến.
3.1. Đánh giá hiện trạng Hệ thống Thông tin Kế toán VNPT
Việc đánh giá hiện trạng HTTTKT tại VNPT là bước đầu tiên để xác định các vấn đề cần giải quyết và cơ hội để cải thiện. Đánh giá này bao gồm việc xem xét: quy trình kế toán hiện tại, phần mềm và phần cứng đang sử dụng, dữ liệu kế toán, nguồn nhân lực và kiểm soát nội bộ. Phải xem xét các vấn đề liên quan đến quá trình thu thập dữ liệu, xử lý thông tin và cung cấp báo cáo. Kết quả đánh giá này sẽ cung cấp cơ sở cho việc lựa chọn và triển khai ERP phù hợp.
3.2. Xác định Yêu cầu và Mục tiêu ứng dụng Hệ thống ERP
Sau khi đánh giá hiện trạng, cần xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu khi triển khai ERP. Các yêu cầu này phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của VNPT và phải giải quyết các vấn đề đã xác định trong quá trình đánh giá. Các mục tiêu có thể bao gồm: tăng cường hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng thông tin, giảm chi phí và tăng cường kiểm soát nội bộ. Do vậy, hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng mà bản thân các DN Việt Nam trong đó có các DN viễn thông đặc biệt quan tâm.
3.3. Lựa chọn và triển khai Hệ thống ERP phù hợp VNPT
Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là rất quan trọng. Cần xem xét các yếu tố như: tính năng của phần mềm, khả năng tùy chỉnh, chi phí, nhà cung cấp và khả năng tương thích với các hệ thống hiện có. Sau khi lựa chọn, cần lập kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm: phân công trách nhiệm, thiết lập thời gian biểu và quản lý rủi ro. Giải pháp ERP sẽ giúp cho các DN có một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao khả năng quản lý điều hành cho lãnh đạo cũng nhƣ tác nghiệp của các nhân viên thuộc các bộ phận trong mỗi DN.
IV. Ứng dụng Thực tiễn Bài học từ các VNPT Tỉnh thành
Nghiên cứu các trường hợp ứng dụng ERP thành công tại các VNPT tỉnh thành khác có thể cung cấp những bài học kinh nghiệm quý giá. Các bài học này có thể giúp VNPT tránh được những sai lầm thường gặp và tận dụng tối đa lợi ích của ERP. Cần xem xét: quy trình triển khai, các vấn đề gặp phải, giải pháp đã áp dụng và kết quả đạt được. Hệ thống cũng góp phần tích cực giúp tăng trƣởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, làm thay đổi phƣơng thức quản lý, học tập và làm việc của con ngƣời cũng nhƣ phƣơng thức kinh doanh của DN, giúp DN khai thác tối đa năng lực SXKD.
4.1. Phân tích thành công và thất bại trong ứng dụng ERP
Phân tích các trường hợp thành công giúp xác định các yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công. Phân tích các trường hợp thất bại giúp nhận diện các rủi ro cần tránh. cần chú ý đến vai trò của lãnh đạo, sự tham gia của người dùng, quản lý dự án và chất lượng dữ liệu. Hệ thống ERP giúp theo dõi và quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho DN phản ứng kịp thời trƣớc những thay đổi liên tục của môi trƣờng bên ngoài.
4.2. Kinh nghiệm về đào tạo và hỗ trợ người dùng ERP
Đào tạo và hỗ trợ người dùng là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của dự án ERP. Cần cung cấp các khóa đào tạo phù hợp cho từng nhóm người dùng và cung cấp hỗ trợ liên tục trong quá trình sử dụng hệ thống. cần xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, tổ chức các buổi hội thảo và thiết lập đường dây nóng hỗ trợ. Ngoài ra, một ƣu điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm luôn luôn có thể mở rộng và phát triển theo thời gian cũng nhƣ theo từng loại hình DN mà không làm ảnh hƣởng đến cấu trúc của chƣơng trình.
V. Kết luận Định hướng Phát triển Hệ thống Kế toán VNPT tương lai
Hoàn thiện HTTTKT hướng tới ứng dụng ERP là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết của toàn bộ tổ chức. Việc đầu tư vào HTTTKT không chỉ giúp VNPT nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh. Cần tiếp tục nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới để HTTTKT ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của quản lý và điều hành doanh nghiệp. Do đó, triển khai ERP đƣợc xem nhƣ là một quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh và dự án chuyển đổi mô hình tổ chức (Botta-Genoulaz & Millet, 2006)[59].
5.1. Đề xuất các bước tiếp theo cho VNPT để ứng dụng ERP
VNPT cần tiếp tục đầu tư vào HTTTKT, đào tạo nhân viên và nghiên cứu các giải pháp ERP phù hợp. VNPT cần xây dựng một lộ trình triển khai ERP chi tiết và thực hiện theo lộ trình này một cách nghiêm túc. Bên cạnh đó, VNPT cần tạo ra một văn hóa đổi mới và khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến HTTTKT. Các báo cáo công nghiệp cho thấy có đến 30.000 công ty trên toàn thế giới đã triển khai hệ thống ERP (Mabert và cộng sự, 2001), và việc triển khai thành công ERP đã giúp cho các công ty tiết kiệm chi phí, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, đem lại cho DN nhiều lợi ích lâu dài trong kinh doanh cũng nhƣ tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong toàn DN[101].
5.2. Tầm quan trọng của Liên tục Cải tiến Hệ thống Kế toán
HTTTKT cần được liên tục cải tiến để đáp ứng các yêu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh và công nghệ. VNPT cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của HTTTKT và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo có thể giúp VNPT khai thác tối đa tiềm năng của HTTTKT. Hiện nay tại các VNPT tỉnh, thành phố thuộc Tập đoàn Bƣu chính viễn thông Việt Nam chƣa triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, trong đó có bộ phận hệ thống thông tin kế toán vào công tác quản lý chung nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động.
