Luận văn tốt nghiệp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần xây dựng và nhân lực việt nam

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần xây dựng và, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp

• Tác giả: Lê Thị Trang
• Người hướng dẫn: THS. Nguyễn Ngọc Linh
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Nâng Cao Chất Lượng Tổ Chức Hội Họp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Nhân Lực Việt Nam
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lí do chọn đề tài
• 0.2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp luận, phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Lịch sử nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết khoa học
• 0.7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
• 0.8. Bố cục của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
• 1.1. Khái niệm tổ chức hội họp
• 1.2. Các loại hình hội họp
• 1.2.1. Hội nghị
• 1.2.2. Đại hội
• 1.2.3. Hội thảo khoa học
• 1.2.4. Họp báo
• 1.2.5. Họp giao ban
• 1.2.6. Họp kín
• 1.2.7. Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nước
• 1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp
• 1.4. Quy trình tổ chức hội họp
• 1.4.1. Chuẩn bị hội họp
• 1.4.2. Tiến hành hội họp
• 1.4.3. Kết thúc hội họp
• 1.5. Nguyên tắc tổ chức hội họp
• 1.6. Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp
• 1.7. Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức hội họp
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
• 2.1.1. Lịch sử hình thành
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS
• 2.3. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua một số cuộc họp của công ty
• 2.3.1. Một số loại hình hội họp
• 2.3.1.1. Đại hội đồng cổ đông thường niên
• 2.3.1.2. Đại hội công đoàn
• 2.3.1.3. Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo công ty
• 2.3.2. Nhận xét, đánh giá
• 2.3.3. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
• 3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty
• 3.2. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (Người điều hành) trong công tác tổ chức hội họp
• 3.3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công tác tổ chức hội họp
• 3.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp
• 3.5. Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tìm hiểu lí luận chung về công tác tổ chức hội họp

Công tác tổ chức hội họp là một phần quan trọng trong quản lý và điều hành của các tổ chức, đặc biệt là trong công ty xây dựng. Chất lượng hội họp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn phản ánh văn hóa tổ chức. Một cuộc họp hiệu quả cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc xác định mục tiêu, lựa chọn thành viên tham gia đến việc thiết lập quy trình và nội dung thảo luận. Theo đó, việc tổ chức hội họp cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như: rõ ràng về mục tiêu, tôn trọng thời gian, và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hội họp. Như một nhà nghiên cứu đã chỉ ra: "Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt và đạt được kết quả ngay lập tức."

1.1 Khái niệm tổ chức hội họp

Hội họp là một hình thức giao tiếp trong đó một nhóm người tập trung để thảo luận và giải quyết vấn đề. Tổ chức hội họp là kỹ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, nơi họ vận dụng kiến thức và kinh nghiệm để tổ chức các cuộc họp hiệu quả. Theo định nghĩa, "Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức để giải quyết công việc." Việc tổ chức hội họp không chỉ đơn thuần là việc tập hợp mọi người lại mà còn là nghệ thuật điều hành, đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe và xem xét. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nhân lực Việt Nam, nơi mà sự tham gia và đóng góp ý kiến của từng cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong quyết định cuối cùng.

1.2 Các loại hình hội họp

Có nhiều loại hình hội họp khác nhau, bao gồm hội nghị, đại hội, hội thảo khoa học, họp giao ban, và họp kín. Mỗi loại hình có mục đích và quy trình tổ chức riêng. Ví dụ, hội nghị thường được tổ chức để tổng kết và bàn bạc về các vấn đề cụ thể, trong khi đại hội là sự kiện lớn hơn, có tính định kỳ và thường liên quan đến các quyết định quan trọng của tổ chức. Hội thảo khoa học là nơi để các chuyên gia thảo luận và đề xuất giải pháp cho các vấn đề lý luận và thực tiễn. Việc hiểu rõ các loại hình này giúp các nhà quản lý có thể lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng hội họp.

II. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam đã tổ chức nhiều cuộc họp với mục đích khác nhau, từ họp giao ban hàng tuần đến hội nghị tổng kết cuối năm. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy vẫn còn nhiều hạn chế trong quản lý hội họp. Một số cuộc họp diễn ra không hiệu quả do thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nội dung không rõ ràng, và thời gian không được quản lý tốt. Theo một khảo sát nội bộ, chỉ có 60% nhân viên cảm thấy hài lòng với chất lượng các cuộc họp. Điều này cho thấy cần có sự cải thiện trong quy trình tổ chức và điều hành hội họp. Như một chuyên gia đã nhận định: "Chất lượng hội họp phản ánh năng lực lãnh đạo của tổ chức."

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty

Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam được thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ xây dựng và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao. Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và đã tổ chức nhiều cuộc họp để đảm bảo sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, việc tổ chức hội họp tại công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc thu hút sự tham gia của nhân viên. Đào tạo nhân viên về kỹ năng tổ chức và tham gia hội họp là cần thiết để nâng cao hiệu quả hội họp.

2.2 Đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp

Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty cho thấy nhiều cuộc họp không đạt được mục tiêu đề ra. Một số nguyên nhân chính bao gồm thiếu sự chuẩn bị, không có agenda rõ ràng, và sự tham gia không đầy đủ của các thành viên. Theo một báo cáo nội bộ, chỉ 40% cuộc họp đạt được kết quả như mong đợi. Điều này cho thấy cần có sự cải thiện trong quy trình tổ chức hội họp. Việc áp dụng các công nghệ mới như họp trực tuyến có thể là một giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng hội họp.

III. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp

Để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp, công ty cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần ban hành quy chế tổ chức hội họp rõ ràng, hướng dẫn chi tiết về quy trình và trách nhiệm của từng cá nhân trong cuộc họp. Thứ hai, nâng cao vai trò của người lãnh đạo trong việc điều hành cuộc họp, đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe và xem xét. Cuối cùng, đầu tư vào cơ sở vật chất và công nghệ để hỗ trợ tổ chức hội họp, như trang bị thiết bị họp trực tuyến. Như một chuyên gia đã nói: "Công nghệ là chìa khóa để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức hội họp."

3.1 Ban hành quy chế tổ chức hội họp

Việc ban hành quy chế tổ chức hội họp sẽ giúp định hình rõ ràng quy trình và trách nhiệm của từng cá nhân trong cuộc họp. Quy chế này cần bao gồm các nội dung như: cách thức chuẩn bị, nội dung cuộc họp, và cách thức đánh giá kết quả. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hội họp. Theo một nghiên cứu, các tổ chức có quy chế rõ ràng thường có tỷ lệ thành công cao hơn trong các cuộc họp.

3.2 Nâng cao vai trò của người lãnh đạo

Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành cuộc họp. Họ cần có khả năng lắng nghe, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên và đảm bảo mọi ý kiến đều được xem xét. Việc nâng cao kỹ năng điều hành của người lãnh đạo sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, từ đó nâng cao chất lượng hội họp. Như một nhà quản lý đã nói: "Một cuộc họp thành công bắt đầu từ một người lãnh đạo có tầm nhìn."

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản lý hành chính và điều hành doanh nghiệp, hội họp là phương thức trực tiếp để thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện quyền chỉ đạo, điều phối công việc thuộc thẩm quyền. Đây cũng là môi trường duy trì văn hóa tổ chức, phát huy quyền dân chủ của người lao động, gắn kết tập thể và khai thác trí tuệ để giải quyết các vấn đề thực tiễn. Một cuộc họp được tổ chức khoa học sẽ tối ưu hóa thời gian, tiết kiệm kinh phí và nâng cao hiệu quả quản trị. Ngược lại, những yếu kém trong khâu chuẩn bị, điều hành và xử lý sau cuộc họp sẽ gây lãng phí nguồn lực và giảm sút hiệu suất hoạt động.

Tại các doanh nghiệp cổ phần có quy mô mở rộng, nhu cầu tổ chức hội họp phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh, quản trị nhân sự và quan hệ cổ đông diễn ra với tần suất lớn. Tuy nhiên, việc vận dụng các kỹ năng quản trị văn phòng vào công tác tổ chức hội họp trong thực tế vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, thiếu tính đồng bộ và chưa có quy chế chuẩn hóa. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài "Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và nhân lực Việt Nam" được thực hiện nhằm phân tích thực trạng và xây dựng các giải pháp nghiệp vụ văn phòng mang tính khả thi.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là khảo sát, đánh giá toàn diện công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tế nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này.

Để đạt được mục tiêu nêu trên, khóa luận xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội họp trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức các loại hình hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam.
3. Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng và tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp tại đơn vị trong giai đoạn hiện nay.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Các loại hình hội họp và quy trình nghiệp vụ tổ chức hội họp do Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thực hiện.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam (Phòng Hành chính - Nhân sự và các đơn vị liên quan).
  • Thời gian: Dữ liệu, văn bản, báo cáo và thực tiễn tổ chức hội họp tại công ty từ năm 2017 đến thời điểm nghiên cứu (năm 2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản trị văn phòng, quy định pháp luật hiện hành và các công trình khoa học chuyên ngành:

• Văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn nghiệp vụ: Luật Doanh nghiệp năm 2014 (các quy định về triệu tập, điều kiện tiến hành, thông báo và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông); Nghị định số 145/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (quy định mẫu giấy mời, biên bản).
• Tài liệu chuyên khảo và giáo trình: Giáo trình Quản trị văn phòng (Nguyễn Thành Độ, NXB Lao động - Xã hội); sách Nghệ thuật tổ chức hội họp (Nguyễn Đình Hùng, NXB Lao động); sách Thuật tổ chức hội họp (Brian Tracy); các ấn phẩm chuyên khảo về kỹ năng tổ chức hội họp của Phạm Chí Tân (2009) và Đinh Văn Sơn (2011).

Về phương pháp tiếp cận, đề tài dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Mác - Lênin, kết hợp tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác hành chính, quản lý.

Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được tác giả sử dụng bao gồm:

• Phương pháp khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Thu thập, kiểm tra hồ sơ, văn bản lưu trữ, báo cáo định kỳ và kế hoạch hội họp trực tiếp tại Phòng Hành chính - Nhân sự của doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích: Xem xét các số liệu thống kê cuộc họp, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, hệ thống văn bản ban hành và các biên bản ghi nhận diễn biến hội họp tại công ty.
• Phương pháp tổng hợp: Xâu chuỗi các dữ liệu thu thập được để khái quát hóa thành các quy trình, nhận diện các ưu điểm và tồn tại trong công tác tổ chức.
• Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa quy định pháp lý, lý thuyết quản trị văn phòng chuẩn mực với thực tiễn triển khai tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu thực chứng gồm: Báo cáo thường niên, báo cáo tài chính kiểm toán, điều lệ công ty, sổ biên bản họp, thông báo mời họp, nghị quyết Hội đồng quản trị, quyết định của Ban Tổng Giám đốc và các tài liệu lưu trữ tại Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tìm hiểu lí luận chung về công tác tổ chức hội họp

Chương 1 tập trung làm rõ các khái niệm cơ bản, vị trí, vai trò, nguyên tắc và quy trình chuẩn của công tác tổ chức hội họp trong quản trị văn phòng.

Tác giả xác định hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một phương thức giải quyết công việc mà qua đó người lãnh đạo trực tiếp thực hiện sự chỉ đạo, điều hành theo thẩm quyền. Khóa luận phân loại chi tiết 7 hình thức hội họp phổ biến:

1. Hội nghị: Họp có tổ chức nhằm tổng kết, rút kinh nghiệm hoặc bàn chuyên đề quy mô lớn (hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết năm, hội nghị khách hàng...).
2. Đại hội: Hình thức định kỳ mang tính trọng thể, có nguyên tắc, thể lệ riêng để quyết định các vấn đề mang tính chiến lược (Đại hội đồng cổ đông, Đại hội công đoàn...).
3. Hội thảo khoa học: Thảo luận làm sáng tỏ các vấn đề khoa học, lý luận và thực tiễn, bao gồm cả hình thức hội thảo trực tuyến (video conferencing).
4. Họp báo: Công bố thông tin chính thức tới các cơ quan thông tấn, báo chí phục vụ mục tiêu truyền thông của tổ chức.
5. Họp giao ban: Đánh giá tiến độ công việc định kỳ (tuần, tháng) trong nội bộ lãnh đạo để phân công nhiệm vụ mới.
6. Họp kín: Họp nội bộ giải quyết các vấn đề quan trọng có yêu cầu bảo mật thông tin nghiêm ngặt.
7. Lễ hội/Lễ mít tinh, kỷ niệm: Sự kiện quần chúng mang tính nghi lễ chính trị - xã hội hoặc kỷ niệm ngày thành lập, khen thưởng.

Quy trình tổ chức hội họp chuẩn mực được cấu trúc thành 3 giai đoạn rõ ràng:

• Chuẩn bị hội họp: Xác định nội dung, chủ đề, mục tiêu; lập kế hoạch tổng thể; xây dựng chương trình nghị sự (lịch trình chi tiết theo mẫu chuẩn); soạn thảo và gửi giấy mời; chuẩn bị cơ sở vật chất, hậu cần, kỹ thuật và tài liệu.
• Tiến hành hội họp: Tổ chức đón tiếp đại biểu, kiểm tra tư cách tham dự; người lãnh đạo điều hành thảo luận đúng trọng tâm, kiểm soát thời gian; thư ký ghi chép biên bản trung thực, đầy đủ theo mẫu của cơ quan quản lý nhà nước; biểu quyết và kết luận.
• Kết thúc hội họp: Thu thập thông tin, lập hồ sơ cuộc họp; ban hành thông báo kết quả; văn bản hóa các kết luận, nghị quyết; tổ chức rút kinh nghiệm công tác hậu cần và thực hiện thanh quyết toán tài chính.

Bên cạnh đó, chương 1 xác lập 4 nguyên tắc tổ chức hội họp (công khai minh bạch, hiệu quả, tiết kiệm kinh tế, kỷ luật nghiêm túc) và phân định rõ vai trò điều hành của người lãnh đạo cùng vai trò tham mưu, hậu cần của bộ phận văn phòng.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Chương 2 trình bày tổng quan về đơn vị nghiên cứu và phân tích số liệu thực tế về hoạt động hội họp. Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam (CMVietnam, tiền thân là Công ty Cổ phần Cavico Xây dựng Nhân lực và Dịch vụ - Cavico CMS) thành lập ngày 02/07/2007 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0102307343 do Sở KHĐT Hà Nội cấp, vốn điều lệ ban đầu là 6 tỷ đồng. Từ tháng 11/2010, công ty niêm yết trên Sàn Giao dịch Chứng khoán Hà Nội (HNX) với mã CMS. Đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung ứng nhân lực trọn gói theo dự án, nhận thầu xây lắp các công trình hạ tầng, thủy điện trong nước và quốc tế, sở hữu Giấy phép xuất khẩu lao động số 449/GP-BLĐTB&XH (cấp đổi lần 4 ngày 28/01/2015).

Cơ cấu tổ chức công ty gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Hành chính - Nhân sự (HC-NS), Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng các dự án xây lắp trong nước, Phòng các dự án nhân sự nước ngoài. Trong đó, Phòng HC-NS giữ vai trò đầu mối tham mưu và tổ chức toàn bộ công tác hội họp.

Thực trạng số lượng cuộc họp tại CMVietnam trong giai đoạn 2017 được tổng hợp qua bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu thống kê	Năm 2017 (Cả năm)	6 tháng đầu năm 2017
Tổng số cuộc họp do Lãnh đạo chủ trì (Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc)	348 cuộc	265 cuộc
Tần suất bình quân theo ngày làm việc	1,34 cuộc/ngày	2,00 cuộc/ngày
Phân bổ địa điểm tổ chức	Đa số tại trụ sở công ty	215 cuộc tại công ty; 50 cuộc tại Dự án 1, Dự án 2 và các công ty con
Các loại hình họp chủ yếu	Đại hội đồng cổ đông, Đại hội công đoàn, họp giao ban, họp điều hành, họp chuyên môn	Họp giao ban, họp giải quyết công việc phát sinh, họp dự án

Tác giả đi sâu phân tích thực tế tổ chức kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên tại công ty:

• Khâu chuẩn bị: Trưởng phòng HC-NS tham mưu nội dung (thông qua kế hoạch kinh doanh, báo cáo tài chính kiểm toán, phân phối lợi nhuận, thù lao HĐQT/BKS, lựa chọn đơn vị kiểm toán). Kế hoạch tổ chức được ấn định thường niên vào ngày 20 tháng 2 tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia. Danh sách cổ đông được chốt chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc; giấy mời và tài liệu gửi bảo đảm đến cổ đông trước 07 ngày làm việc theo Luật Doanh nghiệp 2014. Hợp đồng dịch vụ trọn gói về địa điểm, âm thanh và tiệc ăn uống được ký kết trước với ban quản lý trung tâm.
• Khâu tiến hành: Bộ phận lễ tân kiểm tra tư cách cổ đông. Cuộc họp chỉ hợp lệ khi có số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự (nếu triệu tập lần hai cần 51%). Các nghị quyết thông thường cần 65% biểu quyết chấp thuận, riêng các vấn đề quan trọng (loại cổ phần, sửa đổi điều lệ, tái cơ cấu, bán tài sản trên 50%) yêu cầu tối thiểu 75%. Phó phòng HC-NS thực hiện ghi biên bản đầy đủ bằng tiếng Việt và thông qua trước khi bế mạc.
• Khâu kết thúc: Hồ sơ cuộc họp được lập, các bản sao nghị quyết gửi tới cổ đông trong vòng 15 ngày, biên bản được bàn giao cho bộ phận lưu trữ.

Khóa luận chỉ ra các ưu điểm: công tác chuẩn bị Đại hội đồng cổ đông và các sự kiện lớn diễn ra bài bản, đúng luật, địa điểm trang trọng, bảo đảm tỷ lệ biểu quyết hợp lệ. Tuy nhiên, tồn tại một số nhược điểm: tần suất họp quá dày đặc (2 cuộc/ngày trong 6 tháng đầu năm 2017) gây áp lực thời gian cho lãnh đạo; công ty chưa có Quy chế tổ chức hội họp ban hành bằng văn bản; kỹ năng điều hành của một số cán bộ còn thiếu tính tương tác hai chiều; việc áp dụng công nghệ họp trực tuyến cho các dự án xa còn hạn chế.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Dựa trên các hạn chế đã chỉ ra, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp: Xây dựng và ban hành quy chế nội bộ nhằm quy định rõ ràng về thẩm quyền triệu tập, thành phần tham dự, quy trình chuẩn bị văn bản, thời hạn gửi tài liệu, trách nhiệm ghi biên bản và quy trình kiểm tra, đánh giá sau cuộc họp.
2. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (người điều hành): Người chủ trì cần xác định rõ mục đích cuộc họp bằng văn bản ngay từ đầu; tuân thủ nghiêm ngặt khung thời gian; khuyến khích trao đổi hai chiều, tránh lối truyền đạt đơn phương; kiểm soát tranh luận và đưa ra kết luận rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị.
3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên văn phòng: Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng lập kế hoạch, soạn thảo chương trình nghị sự, kỹ thuật ghi chép biên bản (kết hợp sử dụng máy ghi âm, ghi hình) và kỹ năng sắp xếp hồ sơ lưu trữ khoa học sau cuộc họp.
4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị: Trang bị đồng bộ hệ thống máy chiếu, máy tính, thiết bị âm thanh, ánh sáng tại các phòng họp nội bộ; bố trí bàn ghế và không gian họp hợp lý, đảm bảo cách âm và ánh sáng đạt chuẩn.
5. Sử dụng hình thức họp trực tuyến (video conferencing): Đẩy mạnh ứng dụng hội nghị truyền hình kết nối giữa trụ sở chính tại Hà Nội với các ban chỉ huy công trường (dự án thủy điện, công trình hạ tầng trong và ngoài nước) nhằm tiết kiệm chi phí đi lại, giảm tải thời gian di chuyển và nâng cao tính kịp thời trong chỉ đạo sản xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận mang lại những kết quả cụ thể gắn liền với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Thống kê chi tiết khối lượng hoạt động hội họp tại CMVietnam trong năm 2017 với 348 cuộc họp do ban lãnh đạo chủ trì (bình quân 1,34 cuộc/ngày làm việc) và 265 cuộc trong 6 tháng đầu năm 2017 (bình quân 2,0 cuộc/ngày làm việc, bao gồm 215 cuộc tại trụ sở và 50 cuộc tại công trường dự án, công ty con).
• Mô tả và chuẩn hóa toàn bộ chu trình tổ chức sự kiện Đại hội đồng cổ đông thường niên ngày 20/2 hàng năm tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia theo đúng Luật Doanh nghiệp 2014 và Thông tư 01/2011/TT-BNV.
• Đề xuất hệ thống 5 giải pháp nghiệp vụ có tính ứng dụng trực tiếp, đặc biệt là kiến nghị ban hành bản Quy chế tổ chức hội họp nội bộ và triển khai họp trực tuyến cho các dự án xây dựng ngoài địa bàn.

Về mặt đóng góp, đề tài bổ sung dữ liệu thực tế về công tác quản trị văn phòng trong loại hình doanh nghiệp cổ phần đa ngành (xây lắp và cung ứng lao động quốc tế). Khóa luận giải quyết khoảng cách giữa lý luận hành chính học thuần túy với yêu cầu quản trị doanh nghiệp thực tiễn, khắc phục tính chung chung của một số công trình nghiên cứu trước đó tại các cơ quan nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có những giới hạn nhất định xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

• Đề tài khảo sát tập trung tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam) với dữ liệu thực chứng tập trung trong giai đoạn năm 2017 đến đầu năm 2018.
• Đối tượng khảo sát chủ yếu đi sâu vào kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và các cuộc họp giao ban lãnh đạo, chưa đi sâu phân tích chi tiết toàn bộ các cuộc họp chuyên môn kỹ thuật đặc thù tại các công trường nước ngoài (Lào, Algeria, Guinea Xích Đạo, Malaysia).

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát thực nghiệm tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau; nghiên cứu sâu hơn về quy trình số hóa tài liệu văn phòng không giấy tờ và đánh giá hiệu quả kinh tế - kỹ thuật của các nền tảng họp trực tuyến thế hệ mới.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tư liệu hữu ích cho:

• Giảng viên, sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị kinh doanh tham khảo về phương pháp phân tích thực trạng nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp.
• Cán bộ hành chính, nhân viên văn phòng tại các công ty cổ phần, doanh nghiệp xây dựng cần tài liệu tham khảo để xây dựng quy chế hội họp, lập chương trình nghị sự, soạn thảo giấy mời và ghi biên bản họp Đại hội đồng cổ đông theo đúng luật định.

Các nội dung có giá trị ứng dụng cao gồm: Quy trình 3 bước tổ chức hội họp ở chương 1, bảng kiểm tra điều kiện và tỷ lệ biểu quyết Đại hội đồng cổ đông ở chương 2, cùng định hướng xây dựng quy chế hội họp ở chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và thuộc ngành đào tạo gì? Khóa luận nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam (CMVietnam, mã chứng khoán CMS), do sinh viên Lê Thị Trang thực hiện thuộc ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (năm 2018).

2. Số lượng cuộc họp do ban lãnh đạo công ty chủ trì trong năm 2017 là bao nhiêu? Trong năm 2017, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc công ty đã chủ trì 348 cuộc họp (bình quân 1,34 cuộc/ngày làm việc). Riêng 6 tháng đầu năm 2017, lãnh đạo công ty tổ chức và tham gia 265 cuộc họp (bình quân 2 cuộc/ngày làm việc, gồm 215 cuộc tại công ty và 50 cuộc tại các dự án, công ty con).

3. Kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên của CMVietnam thường được tổ chức vào thời gian và địa điểm nào? Hằng năm, công ty thường tổ chức kỳ họp Đại hội đồng cổ đông thường niên vào ngày 20 tháng 2 tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia (Hà Nội).

4. Khóa luận căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật nào khi phân tích quy trình hội họp? Các văn bản pháp luật chính được sử dụng gồm: Luật Doanh nghiệp năm 2014 (quy định tại các Điều 97, 100, 102, 104 về Đại hội đồng cổ đông); Nghị định số 145/2013/NĐ-CP của Chính phủ về tổ chức kỷ niệm, nghi thức trao tặng danh hiệu thi đua; và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

5. Tác giả đã đề xuất những nhóm giải pháp nào để nâng cao chất lượng hội họp tại đơn vị? Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: (1) Ban hành Quy chế tổ chức hội họp nội bộ; (2) Nâng cao vai trò của người lãnh đạo trong điều hành; (3) Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên văn phòng; (4) Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phòng họp; (5) Đẩy mạnh ứng dụng hình thức họp trực tuyến (video conferencing).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Lê Thị Trang đã khái quát hóa toàn diện hệ thống lý luận quản trị văn phòng về công tác tổ chức hội họp và phân tích sâu sắc thực trạng triển khai tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam trong giai đoạn 2017 - 2018. Thông qua các số liệu khảo sát thực tế và phân tích quy trình tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên, công trình đã làm rõ những kết quả đạt được cũng như các tồn tại về tần suất họp và quy chế nội bộ. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính thực tiễn cao, đóng góp cơ sở khoa học giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị điều hành.