phần Mở Đầu và Kết luận đề tài đƣợc chia làm 3 chƣơng: CHƢƠNG I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Nghiên cứu về cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp, bao gồm: Khái niệm về tổ chức hội họp, các loại hình hội họp, vai trò của hội họp, quy trình tổ chức hội họp. Đây là cơ sở lí luận, là tiền đề để em chúng ta có thể đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức hội họp của công ty ở chƣơng 2, đông thời nghiên cứu sâu, làm phong phú thêm cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp. CHƢƠNG II.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Chƣơng này nghiên cứu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty qua một số cuộc họp cụ thể mà công ty đã tổ chức, từ đó đánh giá ƣu điểm và hạn chế, tìm ra nguyên nhân để thiết lập những giải pháp, đề xuất hợp lí có thể ứng 5 Luan van dụng đƣợc để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp của công ty. CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp để nâng cao chất lƣợng tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần xây dựng và Nhân lực Việt nam nói riêng, và các cơ quan đơn vị nói chung. Từ đó tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp để đạt đƣợc kết quả và mục tiêu nhƣ mong muốn.
6 Luan van PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1. Khái niệm tổ chức hội họp Họp là một hình thức giao tiếp, trong đó một nhóm ngƣời tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, giải quyết một vấn đề hay quyết định một điều gì đó trong cơ quan, tổ chức, từ đó xác đinh những hành động cần phải tiến hành và sau đó xem xét việc thực hiện chúng.Vì một cuộc họp thƣờng liên quan đến nhiều ngƣời, nên thƣờng khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt đƣợc ngay. Mọi cuộc họp đều phải đƣợc chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt và đạt kết quả cao.
Tóm lại “ Hội họp là một hình thức của hoạt đông quản lí, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật”. Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phƣơng pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức.2 Các loại hình hội họp 1.1 Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tới. + Hội nghị gồm: Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổ chức, triệu tập Hội nghị chuyên đề: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề án tổ 7 Luan van chức, triệu tập Hội nghị cơ quan, đơn vị: hội nghị này do thủ trƣởng cơ quan, đơn vị tổ chức, triệu tập Hội nghị ban ngành: hội nghị này do các cơ quan đầu ngành tổ chức, triệu tập Hội nghị tổng kết năm Hội nghị dành cho khách hàng Thông thƣờng các hội nghị sẽ có quy mô lớn, số lƣợng khách mời tham dự đông, nội dung hội nghị có thể sẽ là khái quát, tổng hợp hoặc cũng có thể là sẽ chuyên sâu về một vấn đề, một đề án, đề tài cụ thể nào đó. Kinh phí cho hội nghị sẽ nhiều hơn và công tác tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nhiều so với việc tổ chức các cuộc họp.2 Đại hội Đại hội là hội nghị lớn, có tính định kỳ của một tổ chức để bàn và quyết định những vấn đề quan trọng, đƣợc tổ chức theo nguyên tắc, thể lệ riêng, có tính nghi lễ và trọng thể cao.
Ví dụ: Đại hội Đảng bộ, Đại hội công đoàn, Đại hội đồng cổ đông,. Đại hội thƣờng có sự tham gia của đông đảo các thành viên trong đơn vị, tổ chức, nhằm xem xét, đánh giá, thảo luận các hoạt động của tổ chức trong nhiệm kì đã qua, từ đó định ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ cho nhiệm kì sắp tới. Đồng thời, thống nhất ý chí, bảo đảm cho việc thực hiện tốt những nhiệm vụ mà đại hội đề ra; các đại biểu đƣợc mời thƣờng là những cá nhân có địa vị, chủ chốt và có tầm ảnh hƣởng đối với tổ chức đó.3 Hội thảo khoa học Hội thảo khoa học là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
8 Luan van Tổ chức hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Hội thảo thƣờng có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thƣơng nhân, nhà hoạt động xã hội,… Thông tin, nội dung đƣợc thảo luận trong hội thảo thƣờng sẽ trở thành định hƣớng giải quyết những khó khăn đang diễn ra. Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực tuyến là một hệ thống tƣơng tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy quay, loa, đài…) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đƣờng truyền internet, giúp các điểm cùng đồng thời liên lạc nhƣ đang trong cùng một phòng họp.
Hội thảo trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhƣợc điểm so với phƣơng thức truyền thống nhƣ : tốn thời gian di chuyển, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở… Thông thƣờng kết cấu của một buổi hội thảo thƣờng đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ nhƣ văn nghệ giải trí. Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chƣơng trình, nó quyết định mục đích tổ chức của ngƣời tổ chức và mục đích tham dự của ngƣời tham dự.4 Họp báo Họp báo là cuộc họp có các nhà báo đƣợc mời và các khách mời có liên quan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục đích của buổi họp báo là đƣa ra những thông tin hƣớng tới công chúng, khách hàng. Đây là hình thức kết nối doanh nghiệp với cộng đồng thông qua truyền thông, báo chí.
Thông qua buổi họp báo, doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết cho các thông tấn báo chí để có thể giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu của mình. Các thông tin mà doanh nghiệp thƣờng đƣa ra nhƣ : 9 Luan van - Công bố sản phẩm mới - Các hoạt động trong tƣơng lai của doanh nghiệp - Nâng cao, phát triển sản phẩm cũ… Lợi ích của việc tổ chức họp báo Đây là công cụ PR tốt nhất cho doanh nghiệp khi cung cấp thong tin cho báo chí giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu truyền thông mà doanh nghiệp muốn.5 Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm bắt tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo thực hiện giải quyết các công việc thƣờng xuyên của cơ quan, tổ chức. Thông thƣờng các đơn vị, tổ chức sẽ họp giao ban vào cuối tuần, nhằm xem xét lại quá trình làm việc của tổ chức trong tuần vừa qua và đề ra những nhiệm vụ mới, phân công công việc và thống nhất ý chí và hành động nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Họp giao ban sẽ có số lƣợng ngƣời tham dự không đông, thời gian diễn ra không dài, quy mô tổ chức nhỏ và chủ yếu là nội bộ các cơ quan, tổ chức, công ty.
Vì vậy kinh phí dành cho các cuộc họp không lớn và công tác tổ chức sẽ đơn giản hơn nhiều.6 Họp kín Là các cuộc họp nội bộ quan trọng của cơ quan, tổ chức để quyết định một vấn đề quan trọng nào đó, thông tin trong cuộc họp phải đƣợc bảo mật. Thông thƣờng các cuộc họp kín diễn ra ở những nơi yên tĩnh, ít ngƣời qua lại, có sự bố trí sắp xếp đơn giản, không mang tính nghi lễ, trọng thể. Chủ yếu là các thành viên trong nội bộ tự bàn bạc, thảo luận với nhau và đƣa ra hƣớng giải quyết. Số lƣợng thành viên trong cuộc họp kín không nhiều, thời gian không gò bó và không nhất thiết phải họp trong giờ hành chính.
Những vấn đề đƣợc đƣa ra trong cuộc họp có tính quyết định và ảnh hƣởng lớn đến tổ chức. Vì vậy thông tin trong cuộc họp phải hoàn toàn đƣợc bảo mật.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc. Là cuộc họp quần chúng đông đảo để tham dự một sự kiện chính trị, xã hội quan trọng nào đó. Ví dụ : Đi dự mít tinh mừng quốc khánh, lễ kỉ niệm 20 năm thành lập công ty hay Lễ đón nhận danh hiệu Anh hùng lao động.
Thông thƣờng khi tổ chức Lễ mitting, kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc phải tuân thủ theo nghị định số 145/2013/NĐ-CP quy định về tổ chức ngày kỉ niệm;nghi thức trao tặng, đón nhận, hình thức khen thƣởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón và tiếp khách nƣớc ngoài. Việc tổ chức mitting, duyệt binh hay diễu hành cũng cần thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Buổi lễ thƣờng có không khí vui tƣơi, náo nhiệt và trang trọng, mang tính nghi thức cao.