Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Tổ Chức Hội Họp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Nhân Lực Việt Nam

Hội họp là một hình thức giao tiếp quan trọng, nơi một nhóm người tập trung để thảo luận, giải quyết vấn đề… 83 trang · Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội · 2018.

• Tác giả: Lê Thị Trang
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Ngọc Linh
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Nâng Cao Chất Lượng Công Tác Tổ Chức Hội Họp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Nhân Lực Việt Nam
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
• 1.1. Khái niệm tổ chức hội họp
• 1.2. Các loại hình hội họp
• 1.2.1. Hội nghị
• 1.2.2. Đại hội
• 1.2.3. Hội thảo khoa học
• 1.2.4. Họp báo
• 1.2.5. Họp giao ban
• 1.2.6. Họp kín
• 1.2.7. Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nước
• 1.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức hội họp
• 1.4. Quy trình tổ chức hội họp
• 1.4.1. Chuẩn bị hội họp
• 1.4.2. Tiến hành hội họp
• 1.4.3. Kết thúc hội họp
• 1.5. Nguyên tắc tổ chức hội họp
• 1.6. Vai trò của lãnh đạo trong điều hành cuộc họp
• 1.7. Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức hội họp
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
• 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
• 2.1.1. Lịch sử hình thành
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS
• 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
• 2.3. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua một số cuộc họp của công ty
• 2.3.1. Một số loại hình hội họp
• 2.3.1.1. Đại hội đồng cổ đông thường niên
• 2.3.1.2. Đại hội công đoàn
• 2.3.1.3. Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo công ty
• 2.3.2. Nhận xét, đánh giá
• 2.3.3. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM
• 3.1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty
• 3.2. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (Người điều hành) trong công tác tổ chức hội họp
• 3.3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng về công tác tổ chức hội họp
• 3.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp
• 3.5. Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Tầm Quan Trọng Của Tổ Chức Hội Họp Hiệu Quả

Hội họp là một hình thức giao tiếp quan trọng, nơi một nhóm người tập trung để thảo luận, giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định. Trong một tổ chức, hội họp đóng vai trò then chốt trong việc xác định hành động, xem xét tiến độ và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Một cuộc họp hiệu quả giúp hạn chế sự khác biệt ý kiến, tiết kiệm thời gian và kinh phí, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc. Theo tài liệu gốc, "Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật". Tổ chức cuộc họp hiệu quả là kỹ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, giúp vận dụng kiến thức và kinh nghiệm để điều hành các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức. Nâng cao hiệu quả cuộc họp là yếu tố then chốt để cải thiện chất lượng hội họp.

1.1. Vai Trò Của Hội Họp Trong Quản Lý Doanh Nghiệp Hiện Đại

Hội họp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp hiện đại. Nó không chỉ là nơi để trao đổi thông tin mà còn là diễn đàn để xây dựng sự đồng thuận, giải quyết xung đột và đưa ra quyết định. Vai trò của cuộc họp trong doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Các cuộc họp giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình, điều phối hoạt động và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận. Tổ chức cuộc họp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất làm việc.

1.2. Các Loại Hình Hội Họp Phổ Biến Trong Công Ty Xây Dựng Việt Nam

Có nhiều loại hình hội họp khác nhau được sử dụng trong các công ty xây dựng, bao gồm hội nghị, đại hội, hội thảo khoa học, họp báo, họp giao ban và họp kín. Mỗi loại hình có mục đích và quy trình tổ chức riêng. Ví dụ, họp giao ban thường được tổ chức định kỳ để đánh giá tiến độ công việc và điều phối hoạt động. Hội thảo khoa học thường được tổ chức để trao đổi kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Việc lựa chọn loại hình hội họp phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp.

1.3. Ý Nghĩa Của Việc Nâng Cao Chất Lượng Tổ Chức Hội Họp

Việc nâng cao chất lượng tổ chức hội họp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện giao tiếp, tăng cường sự phối hợp, nâng cao năng suất làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực. Một cuộc họp được tổ chức tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, khuyến khích sự tham gia của nhân viên và thúc đẩy sự sáng tạo. Giải pháp nâng cao chất lượng họp cần được áp dụng một cách đồng bộ và liên tục để đạt được hiệu quả cao nhất.

II. Thực Trạng Tổ Chức Hội Họp Tại Công Ty Xây Dựng Vấn Đề Giải Pháp

Mặc dù hội họp đóng vai trò quan trọng, nhưng không phải cuộc họp nào cũng thành công. Nhiều công ty, bao gồm cả Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong công tác tổ chức hội họp. Các vấn đề thường gặp bao gồm: thiếu chuẩn bị, nội dung không rõ ràng, thời gian kéo dài, thiếu sự tham gia của nhân viên và không có kết quả cụ thể. Để cải thiện chất lượng hội họp, cần phải xác định rõ các vấn đề và đưa ra các giải pháp phù hợp. Theo tài liệu gốc, "Công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam vẫn còn một số hạn chế nhất định. Chính vì vậy nếu công tác tổ chức cuộc họp diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thì năng suất và chất lượng công việc sẽ được nâng cao".

2.1. Các Vấn Đề Thường Gặp Trong Tổ Chức Hội Họp Tại Doanh Nghiệp

Các vấn đề thường gặp trong tổ chức hội họp bao gồm: thiếu mục tiêu rõ ràng, không có chương trình nghị sự cụ thể, thiếu sự chuẩn bị của người tham gia, thời gian họp kéo dài, thảo luận lan man, thiếu sự điều hành hiệu quả và không có biên bản cuộc họp. Những vấn đề này dẫn đến lãng phí thời gian, giảm hiệu quả công việc và gây khó chịu cho người tham gia. Đánh giá hiệu quả cuộc họp là bước quan trọng để xác định các vấn đề và đưa ra giải pháp.

2.2. Ảnh Hưởng Của Tổ Chức Hội Họp Kém Hiệu Quả Đến Năng Suất

Tổ chức hội họp kém hiệu quả có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc của doanh nghiệp. Nó gây lãng phí thời gian, làm gián đoạn công việc, giảm sự tập trung và gây ra sự thất vọng cho nhân viên. Ngoài ra, nó còn làm giảm sự phối hợp giữa các bộ phận và làm chậm quá trình ra quyết định. Nâng cao hiệu quả cuộc họp là yếu tố quan trọng để cải thiện năng suất làm việc.

2.3. Giải Pháp Khắc Phục Các Vấn Đề Trong Tổ Chức Hội Họp

Để khắc phục các vấn đề trong tổ chức hội họp, cần phải thực hiện các giải pháp sau: xác định rõ mục tiêu và chương trình nghị sự, chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp, giới hạn thời gian họp, khuyến khích sự tham gia của nhân viên, điều hành cuộc họp một cách hiệu quả và lập biên bản cuộc họp. Ngoài ra, cần phải xây dựng văn hóa họp hiệu quả trong doanh nghiệp.

III. Bí Quyết Nâng Cao Chất Lượng Tổ Chức Hội Họp Quy Trình Kỹ Năng

Để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp, cần phải áp dụng một quy trình chuẩn và trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết. Quy trình tổ chức hội họp bao gồm các bước: chuẩn bị, tiến hành và kết thúc. Các kỹ năng cần thiết bao gồm: kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng điều hành, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng làm việc nhóm. Theo tài liệu gốc, "Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phƣơng pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức".

3.1. Quy Trình Tổ Chức Hội Họp Chuẩn Từ Chuẩn Bị Đến Kết Thúc

Quy trình tổ chức hội họp chuẩn bao gồm các bước sau: xác định mục tiêu và chương trình nghị sự, chuẩn bị tài liệu và thông tin, thông báo cho người tham gia, chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị, tiến hành cuộc họp, ghi biên bản cuộc họp, theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả cuộc họp. Việc tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Quy trình tổ chức cuộc họp cần được chuẩn hóa và áp dụng một cách nhất quán.

3.2. Các Kỹ Năng Cần Thiết Để Tổ Chức Hội Họp Thành Công

Để tổ chức hội họp thành công, cần phải trang bị cho nhân viên những kỹ năng sau: kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng điều hành, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe và kỹ năng thuyết trình. Đào tạo kỹ năng họp cho nhân viên là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng hội họp.

3.3. Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Công Ty Cách Ghi Chép Lưu Trữ Hiệu Quả

Biên bản cuộc họp là tài liệu quan trọng ghi lại nội dung, quyết định và hành động được thống nhất trong cuộc họp. Biên bản cần được ghi chép đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Sau cuộc họp, biên bản cần được gửi cho người tham gia và lưu trữ một cách an toàn. Mẫu biên bản cuộc họp công ty cần được chuẩn hóa và sử dụng một cách thống nhất.

IV. Ứng Dụng Công Nghệ Để Nâng Cao Hiệu Quả Tổ Chức Hội Họp

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức hội họp là một xu hướng tất yếu. Các công cụ và phần mềm hỗ trợ hội họp trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường sự tham gia của nhân viên. Theo tài liệu gốc, "Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực tuyến là một hệ thống tương tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy quay, loa, đài…) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đường truyền internet, giúp các điểm cùng đồng thời liên lạc như đang trong cùng một phòng họp".

4.1. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Cuộc Họp

Phần mềm quản lý cuộc họp giúp tự động hóa các công việc như lên lịch, gửi thông báo, chia sẻ tài liệu, ghi biên bản và theo dõi tiến độ thực hiện. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên. Phần mềm quản lý cuộc họp là công cụ hữu ích để nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp.

4.2. Cách Tổ Chức Cuộc Họp Trực Tuyến Hiệu Quả Nền Tảng Lưu Ý

Để tổ chức cuộc họp trực tuyến hiệu quả, cần phải lựa chọn nền tảng phù hợp, chuẩn bị kỹ lưỡng về thiết bị và kết nối, thiết lập quy tắc giao tiếp rõ ràng, khuyến khích sự tham gia của nhân viên và sử dụng các công cụ hỗ trợ như bảng trắng ảo và khảo sát trực tuyến. Cuộc họp trực tuyến là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa.

4.3. Tối Ưu Hóa Thời Gian Họp Với Các Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Thời Gian

Để tối ưu hóa thời gian họp, cần phải sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian như đồng hồ đếm ngược, nhắc nhở thời gian và giới hạn thời gian cho mỗi chủ đề. Ngoài ra, cần phải tuân thủ chương trình nghị sự và tránh thảo luận lan man. Tối ưu hóa thời gian họp giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

V. Xây Dựng Văn Hóa Họp Hiệu Quả Tại Công Ty Xây Dựng Việt Nam

Để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp một cách bền vững, cần phải xây dựng văn hóa họp hiệu quả trong doanh nghiệp. Văn hóa họp hiệu quả là một tập hợp các giá trị, quy tắc và thói quen được chia sẻ bởi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo các cuộc họp diễn ra một cách hiệu quả, tôn trọng và mang lại giá trị. Theo tài liệu gốc, "Đó cũng là nơi mà các thành viên có thể tham gia đóng góp ý kiến, thể hiện bản thân và tạo dựng những mối quan hệ mật thiết trong cơ quan, tổ chức. Vì thế tổ chức một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân cũng như cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn".

5.1. Các Yếu Tố Cấu Thành Văn Hóa Họp Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp

Các yếu tố cấu thành văn hóa họp hiệu quả bao gồm: mục tiêu rõ ràng, chương trình nghị sự cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự tham gia tích cực, sự tôn trọng lẫn nhau, sự lắng nghe chân thành, sự phản hồi xây dựng và sự cam kết thực hiện. Xây dựng văn hóa họp hiệu quả là quá trình lâu dài và đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả các thành viên.

5.2. Vai Trò Của Lãnh Đạo Trong Việc Xây Dựng Văn Hóa Họp Tích Cực

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa họp tích cực. Lãnh đạo cần phải làm gương trong việc tuân thủ quy tắc họp, khuyến khích sự tham gia của nhân viên, tạo môi trường an toàn để mọi người chia sẻ ý kiến và phản hồi, và đảm bảo các quyết định được thực hiện một cách nghiêm túc. Vai trò của lãnh đạo trong cuộc họp là không thể thiếu.

5.3. Đánh Giá Cải Tiến Liên Tục Quy Trình Tổ Chức Hội Họp

Để duy trì và nâng cao chất lượng tổ chức hội họp, cần phải đánh giá và cải tiến liên tục quy trình tổ chức hội họp. Việc đánh giá có thể được thực hiện thông qua khảo sát, phỏng vấn hoặc quan sát trực tiếp. Dựa trên kết quả đánh giá, cần phải đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp. Cải tiến liên tục quy trình họp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

VI. Kết Luận Tương Lai Của Tổ Chức Hội Họp Tại Công Ty Xây Dựng

Tổ chức hội họp hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của công ty xây dựng. Bằng cách áp dụng các quy trình, kỹ năng và công nghệ phù hợp, công ty có thể nâng cao chất lượng hội họp, cải thiện giao tiếp, tăng cường sự phối hợp và nâng cao năng suất làm việc. Trong tương lai, tổ chức hội họp sẽ tiếp tục phát triển và thay đổi để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên. Theo tài liệu gốc, "Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu sau này về công tác tổ chức hội họp".

6.1. Tóm Tắt Các Giải Pháp Nâng Cao Chất Lượng Tổ Chức Hội Họp

Các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức hội họp bao gồm: xác định mục tiêu rõ ràng, chuẩn bị kỹ lưỡng, sử dụng công nghệ hỗ trợ, xây dựng văn hóa họp hiệu quả, đào tạo kỹ năng cho nhân viên và đánh giá cải tiến liên tục. Giải pháp nâng cao chất lượng họp cần được áp dụng một cách đồng bộ và liên tục.

6.2. Triển Vọng Phát Triển Của Tổ Chức Hội Họp Trong Tương Lai

Trong tương lai, tổ chức hội họp sẽ tiếp tục phát triển và thay đổi để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên. Các xu hướng mới bao gồm: sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định, sử dụng thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) để tạo ra trải nghiệm họp sống động hơn, và sử dụng các nền tảng giao tiếp đa kênh để kết nối mọi người từ khắp nơi trên thế giới. Tương lai của cuộc họp sẽ ngày càng trở nên thông minh và hiệu quả hơn.

6.3. Khuyến Nghị Cho Công Ty Xây Dựng Việt Nam Về Tổ Chức Hội Họp

Công ty xây dựng Việt Nam nên tập trung vào việc xây dựng văn hóa họp hiệu quả, đào tạo kỹ năng cho nhân viên, sử dụng công nghệ hỗ trợ và đánh giá cải tiến liên tục quy trình tổ chức hội họp. Ngoài ra, công ty nên khuyến khích sự tham gia của nhân viên, tạo môi trường an toàn để mọi người chia sẻ ý kiến và phản hồi, và đảm bảo các quyết định được thực hiện một cách nghiêm túc. Nâng cao hiệu quả cuộc họp là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong khoa học quản trị và quản trị văn phòng, hội họp được xác định là một phương thức cơ bản của hoạt động quản lý, là công cụ thiết yếu để thủ trưởng và ban lãnh đạo trực tiếp thực hiện sự chỉ đạo, điều hành nhằm giải quyết các nhiệm vụ thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh chức năng quản lý, hội họp còn là môi trường thiết lập văn hóa tổ chức, củng cố tính gắn kết nội bộ và phát huy quyền dân chủ của người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác tổ chức hội họp tại nhiều đơn vị vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập như thiếu chuẩn bị chu đáo, kéo dài thời gian, lãng phí kinh phí và hiệu quả sau cuộc họp chưa đạt yêu cầu. Xuất phát từ thực tiễn công tác hành chính tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam (CMVietnam), tác giả Lê Thị Trang đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp chuẩn hóa hoạt động hội họp tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá toàn diện công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này.
• Nhiệm vụ nghiên cứu:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội họp trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua các loại hình cuộc họp cụ thể.
  3. Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam trong giai đoạn hiện nay.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và công tác tổ chức một số loại hình hội họp điển hình do Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam tổ chức.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam và các đơn vị dự án trực thuộc.
  • Về thời gian: Thu thập, khảo sát số liệu và văn bản hành chính từ năm 2017 đến thời điểm thực hiện khóa luận (đầu năm 2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên lý luận quản trị văn phòng kết hợp với hệ thống pháp luật chuyên ngành hiện hành:

• Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả sử dụng khái niệm cốt lõi: "Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật". Khóa luận phân định rõ 7 loại hình hội họp: hội nghị, đại hội, hội thảo khoa học, họp báo, họp giao ban, họp kín, lễ hội/lễ kỷ niệm. Khung quy trình tổ chức được chia thành 3 giai đoạn: Chuẩn bị, Tiến hành và Kết thúc hội họp; đồng thời vận dụng 4 nguyên tắc tổ chức cơ bản gồm: công khai minh bạch, hiệu quả, tiết kiệm về kinh tế, và tính nghiêm túc kỷ luật.
• Văn bản pháp luật và quy định áp dụng:
  • Luật Doanh nghiệp 2014: Căn cứ pháp lý điều chỉnh quy trình tổ chức Đại hội đồng cổ đông (Điều 97 về thẩm quyền triệu tập; Điều 100 về thông báo mời họp; Điều 102 về điều kiện tiến hành họp; Điều 104 về biểu quyết và tỷ lệ thông qua nghị quyết; quy định thời hạn gửi bản sao nghị quyết trong vòng 15 ngày).
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, áp dụng cho việc soạn thảo giấy mời và lập biên bản cuộc họp.
  • Nghị định số 145/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng.
  • Hệ thống quy chế nội bộ: Điều lệ tổ chức và hoạt động, sổ đăng ký cổ đông và các quy định hành chính nội bộ của CMVietnam.
• Phương pháp nghiên cứu:
  • Phương pháp luận: Dựa trên chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Khảo sát thực tế, nghiên cứu tài liệu, hồ sơ lưu trữ tại Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích các báo cáo thường niên, thông báo kết luận, chương trình nghị sự, giấy mời và biên bản các cuộc họp đã diễn ra; tổng hợp, so sánh với quy chuẩn nghiệp vụ văn phòng để đánh giá ưu - nhược điểm.
  • Kế thừa tài liệu: Kế thừa các giáo trình, sách chuyên khảo về văn phòng và hội họp của Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Đình Hùng, Brian Tracy, cùng các công trình nghiên cứu của Phạm Chí Tân (2009), Đinh Văn Sơn (2011), Huỳnh Thị Huyền Trân, Trần Thị Vân Anh, Nguyễn Thị Thoa.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp và sơ cấp ghi nhận trực tiếp từ văn bản lưu trữ, sổ biên bản họp, báo cáo quản trị và báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam giai đoạn 2017 - 2018.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tìm hiểu lí luận chung về công tác tổ chức hội họp

Chương này tập trung làm rõ các vấn đề lý luận nền tảng của công tác tổ chức hội họp trong quản trị văn phòng. Tác giả phân tích chi tiết đặc điểm và mục đích của 7 loại hình hội họp phổ biến:

• Hội nghị: Họp bàn công việc cụ thể, tổng kết hoạt động, rút kinh nghiệm (gồm hội nghị khoa học, chuyên đề, cơ quan, ban ngành, tổng kết năm, hội nghị khách hàng).
• Đại hội: Hình thức định kỳ quy mô lớn, có tính nghi lễ và thể lệ riêng (Đại hội Đảng bộ, Đại hội công đoàn, Đại hội đồng cổ đông).
• Hội thảo khoa học: Thảo luận chuyên sâu về các vấn đề lý luận, thực tiễn; phân tích xu hướng hội thảo trực tuyến (video conferencing) phát triển sau năm 2000.
• Họp báo: Công cụ truyền thông quan trọng nhằm cung cấp thông tin cho báo chí khi công bố sản phẩm mới hoặc các sự kiện lớn.
• Họp giao ban: Định kỳ diễn ra vào cuối tuần hoặc đầu tuần với quy mô nhỏ, nội bộ để nắm bắt tiến độ và phân công công việc thường xuyên.
• Họp kín: Giải quyết các vấn đề nội bộ mang tính bảo mật cao, không mang tính nghi thức, không bắt buộc trong giờ hành chính.
• Lễ hội/Lễ kỷ niệm: Cuộc họp quần chúng mang tính nghi thức, tôn vinh, chấp hành theo Nghị định 145/2013/NĐ-CP.

Chương 1 cũng chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp 3 bước:

1. Chuẩn bị hội họp: Xác định nội dung; lập kế hoạch (mục đích, tên cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần, kinh phí); xây dựng chương trình nghị sự; soạn thảo và gửi giấy mời; chuẩn bị cơ sở vật chất (phòng họp, trang thiết bị âm thanh, phương tiện ghi chép, hậu cần).
2. Tiến hành hội họp: Đón tiếp đại biểu; ổn định tổ chức; điều hành thảo luận và trình bày báo cáo tóm tắt; ghi chép biên bản trung thực, đầy đủ theo mẫu chuẩn.
3. Kết thúc hội họp: Thu thập tài liệu, lập hồ sơ; gửi biên bản đến các bên liên quan; phát hành thông báo kết luận; văn bản hóa các nghị quyết/quyết định; tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm; thanh quyết toán chi phí.

Đồng thời, chương luận giải sâu sắc 4 nguyên tắc tổ chức cuộc họp (công khai minh bạch, hiệu quả, tiết kiệm kinh tế, tính nghiêm túc kỷ luật), khẳng định rõ vai trò cầm trịch của người lãnh đạo trong điều hành và vai trò tham mưu - hậu cần nòng cốt của bộ phận văn phòng.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Chương 2 phác thảo bức tranh tổng thể về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam (CMVietnam, tiền thân là Công ty Cổ phần Cavico Xây dựng Nhân lực và Dịch vụ - Cavico CMS). Công ty thành lập ngày 02/07/2007 (GPĐKKD số 0102307343 do Sở KHĐT Hà Nội cấp), niêm yết trên HNX từ tháng 11/2010 với mã chứng khoán CMS, vốn điều lệ khởi điểm 6 tỷ đồng. Doanh nghiệp hoạt động đa ngành trong lĩnh vực xây dựng công trình ngầm, thủy điện, hạ tầng và xuất khẩu lao động kỹ thuật cao theo Giấy phép số 449/LĐTBXH-GP (thay đổi lần 4 ngày 28/01/2015). Đơn vị từng thi công bằng công nghệ đào hầm TBM (Tunnel Boring Machine) tại thủy điện Đại Ninh và đang triển khai hàng loạt dự án trong nước (Sông Bung, Sông Bạc, Khe Chàm III, Ngàn Trươi, Bản Mòng, Alumin Nhân Cơ) cùng các dự án quốc tế (thủy điện Sendje ở Guinea Xích Đạo; Xepian Xenamnoy và Xayabury ở Lào; hầm giao thông Algeria; hầm thủy điện Ulu Jelai tại Malaysia).

Tại CMVietnam, công tác hành chính - văn phòng được phụ trách bởi Phòng Hành chính - Nhân sự (Phòng HC-NS). Đây là đơn vị tích hợp hai chức năng hành chính và nhân sự, hoạt động theo chế độ thủ trưởng dưới sự quản lý của Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc. Khóa luận cung cấp số liệu thực tế về cường độ hội họp tại công ty trong năm 2017:

Chỉ tiêu thống kê hội họp	Năm 2017	6 tháng đầu năm 2017
Tổng số cuộc họp do Lãnh đạo chủ trì/tham gia	348 cuộc họp	265 cuộc họp
Tần suất bình quân	1,34 cuộc/ngày làm việc	2,00 cuộc/ngày làm việc
Địa điểm: Tại trụ sở công ty	-	215 cuộc họp
Địa điểm: Tại các Dự án 1, 2 và công ty con	-	50 cuộc họp

Tác giả đi sâu khảo sát quy trình tổ chức thực tế thông qua sự kiện Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017:

• Công tác chuẩn bị: Trưởng phòng HC-NS tham mưu danh mục nội dung (kế hoạch kinh doanh, báo cáo của HĐQT, báo cáo Ban kiểm soát, Báo cáo tài chính năm 2017 kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán Nhà nước Việt Nam, phân phối lợi nhuận, thù lao HĐQT/BKS, lựa chọn đơn vị kiểm toán 2018). Danh sách cổ đông chốt chậm nhất 30 ngày trước đại hội; thông báo mời họp gửi theo phương thức bảo đảm chậm nhất 07 ngày làm việc kèm chương trình, phiếu biểu quyết, mẫu ủy quyền và đăng tải trên website. Hợp đồng thuê hội trường trọn gói tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia.
• Công tác triệu tập và điều hành: Áp dụng điều kiện tiến hành họp theo Luật Doanh nghiệp (tỷ lệ đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết ở lần triệu tập thứ nhất; 51% ở lần thứ hai). Tỷ lệ biểu quyết thông qua nghị quyết đạt 65% cho nội dung thông thường và tối thiểu 75% cho các quyết định trọng yếu (sửa đổi Điều lệ, cơ cấu lại công ty, đầu tư/bán tài sản trên 50% tổng giá trị).
• Ghi biên bản và kết thúc: Phó Trưởng phòng HC-NS lập biên bản song ngữ hoặc tiếng Việt, thông qua trước khi bế mạc; gửi bản sao nghị quyết tới cổ đông có quyền dự họp trong vòng 15 ngày; Phòng HC-NS phối hợp phòng tài chính thanh quyết toán và bàn giao tài liệu cho bộ phận lưu trữ.

Bên cạnh Đại hội đồng cổ đông, tác giả khảo sát Đại hội công đoàn và các cuộc họp giao ban, họp giải quyết công việc nội bộ. Từ đó, tác giả đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm (tổ chức đúng quy định pháp luật, chuẩn bị hội trường trang trọng) và chỉ ra các hạn chế còn tồn tại (tần suất họp quá dày đặc gây quá tải cho lãnh đạo, khâu kiểm soát thời lượng phát biểu chưa chặt chẽ, tài liệu gửi sát ngày, việc ứng dụng công nghệ họp trực tuyến còn hạn chế).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam

Trên cơ sở thực trạng tại CMVietnam, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp quản trị văn phòng mang tính ứng dụng cụ thể:

1. Ban hành Quy chế tổ chức hội họp của công ty: Xây dựng văn bản quy chuẩn hướng dẫn cụ thể về quy trình, thẩm quyền triệu tập, thời hạn gửi tài liệu, trách nhiệm của các phòng ban và tiêu chí đánh giá, kiểm tra công tác tổ chức hội họp.
2. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (người điều hành): Rèn luyện kỹ năng điều hành cuộc họp khoa học, xác định rõ mục đích ngay từ đầu, kiểm soát nghiêm ngặt thời gian, bao quát phòng họp, xử lý linh hoạt tranh luận và khuyến khích trao đổi hai chiều, tránh độc thoại.
3. Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên văn phòng: Bồi dưỡng chuyên môn cho chuyên viên Phòng HC-NS về kỹ năng thư ký, lập chương trình nghị sự, soạn thảo văn bản, ghi chép biên bản chuẩn xác theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, điều phối hậu cần và lưu trữ hồ sơ.
4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp: Nâng cấp hệ thống máy chiếu, thiết bị ghi âm, thiết bị chiếu sáng, đường truyền mạng internet tại các phòng họp nội bộ nhằm giảm tải chi phí thuê ngoài.
5. Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty: Triển khai hệ thống hội thảo trực tuyến (video conferencing) kết nối giữa trụ sở chính tại Hà Nội với các ban điều hành dự án công trường ở xa (thủy điện Sendje ở Guinea Xích Đạo, Xepian Xenamnoy ở Lào, hầm Ulu Jelai ở Malaysia, dự án Khe Chàm III, Alumin Nhân Cơ...) nhằm tiết kiệm chi phí di chuyển, ăn ở và rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu và đóng góp thực tiễn sau:

• Kết quả định lượng và mô tả thực tế: Phản ánh chân thực số liệu hoạt động hội họp của doanh nghiệp với 348 cuộc họp do Ban Lãnh đạo chủ trì trong năm 2017 (trung bình 1,34 cuộc/ngày) và 265 cuộc họp trong 6 tháng đầu năm 2017 (bình quân 2 cuộc/ngày, trong đó có 50 cuộc họp tại công trường dự án xa). Khóa luận hệ thống hóa chi tiết tiến trình tổ chức một kỳ Đại hội đồng cổ đông thường niên quy mô lớn tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia.
• Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận chi tiết hóa quy trình mẫu cho 3 giai đoạn hội họp tại một công ty cổ phần xây dựng:

Giai đoạn	Nhiệm vụ nghiệp vụ chủ yếu	Căn cứ / Yêu cầu văn bản
Chuẩn bị	Lập kế hoạch, xây dựng chương trình nghị sự 3 cột, chốt danh sách cổ đông, gửi giấy mời và tài liệu, ký hợp đồng thuê địa điểm trọn gói.	Chậm nhất 30 ngày chốt danh sách; chậm nhất 07 ngày làm việc gửi giấy mời; Thông tư 01/2011/TT-BNV; Luật Doanh nghiệp 2014.
Tiến hành	Đón tiếp, kiểm tra tư cách cổ đông, khai mạc, báo cáo tóm tắt, lấy ý kiến biểu quyết, ghi biên bản trung thực.	Đạt tỷ lệ biểu quyết $\ge 65%$ (thông thường) hoặc $\ge 75%$ (nghị quyết đặc biệt); biên bản thông qua trước bế mạc.
Kết thúc	Thông báo kết luận, phát hành biên bản và nghị quyết, tổng kết rút kinh nghiệm, thanh quyết toán tài chính, lập hồ sơ lưu trữ.	Gửi bản sao quyết nghị trong vòng 15 ngày; hồ sơ lưu trữ loại bỏ bản thảo/bản nháp trùng lặp.

• Đóng góp về mặt ứng dụng: Đề xuất bộ 5 giải pháp sát thực tế doanh nghiệp cổ phần có nhiều đơn vị thi công phân tán; trong đó nổi bật là kiến nghị ứng dụng họp trực tuyến kết nối công trường quốc tế và việc chuẩn hóa quy chế hội họp nội bộ để khắc phục tình trạng "lạm phát hội họp". Khóa luận góp phần mở rộng không gian nghiên cứu của ngành Quản trị văn phòng sang khối doanh nghiệp cổ phần xây dựng - xuất khẩu lao động, vốn ít được đề cập so với khối cơ quan hành chính nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi dữ liệu thực tế của đề tài giới hạn tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam và khảo sát dữ liệu tập trung trong năm 2017 - đầu năm 2018. Khóa luận chỉ đi sâu phân tích một số loại hình cuộc họp tiêu biểu (Đại hội đồng cổ đông, Đại hội công đoàn, họp giải quyết công việc của Ban Giám đốc) mà chưa khảo sát toàn diện các cuộc họp chuyên môn kỹ thuật sâu tại từng ban điều hành dự án công trường.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng phạm vi đánh giá tác động thực tế sau khi công ty áp dụng Quy chế tổ chức hội họp và hệ thống họp trực tuyến.
  • Xây dựng quy trình chuẩn hóa riêng biệt cho các cuộc giao ban kỹ thuật công trường và hội nghị khách hàng quốc tế trong lĩnh vực xuất khẩu lao động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị ứng dụng và tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên và giảng viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị kinh doanh: Nguồn tư liệu tham khảo cụ thể về quy trình văn phòng thực tế tại doanh nghiệp cổ phần; cung cấp dẫn chứng sinh động về việc vận dụng Luật Doanh nghiệp và Thông tư 01/2011/TT-BNV vào công tác hành chính doanh nghiệp.
• Cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính - Nhân sự, Thư ký doanh nghiệp: Tài liệu tham khảo hữu ích cho việc xây dựng kế hoạch, kịch bản chương trình nghị sự, dự trù kinh phí, soạn thảo giấy mời và ghi chép biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và các cuộc họp nội bộ.
• Phần đáng tham khảo nhất: Tiểu mục 2.3.1 (Quy trình chi tiết tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên) và hệ thống biểu mẫu, quy tắc trình bày biên bản, chương trình nghị sự được tác giả đúc kết tại Chương 1 và Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Số lượng và tần suất các cuộc họp do Ban Lãnh đạo CMVietnam chủ trì trong năm 2017 là bao nhiêu?

Theo số liệu thống kê tại khóa luận, trong năm 2017, Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc công ty đã chủ trì 348 cuộc họp và hội nghị (chưa tính các cuộc họp do cơ quan nhà nước và đối tác mời), đạt bình quân 1,34 cuộc họp mỗi ngày làm việc. Riêng trong 6 tháng đầu năm 2017, ban lãnh đạo đã tổ chức và tham gia 265 cuộc họp (bình quân 2 cuộc/ngày làm việc), trong đó gồm 215 cuộc tại trụ sở công ty và 50 cuộc tại các dự án, công ty con.

2. Điều kiện về tỷ lệ tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên của CMVietnam được quy định như thế nào?

Dựa theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và điều lệ công ty được viện dẫn trong khóa luận: Cuộc họp lần thứ nhất tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết; nếu không đủ sẽ triệu tập lần hai trong vòng 30 ngày với điều kiện đạt ít nhất 51%; lần thứ ba triệu tập trong vòng 20 ngày và tiến hành không phụ thuộc vào tỷ lệ cổ phần. Quyết định được thông qua khi đạt ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp chấp thuận; riêng các nội dung quan trọng (sửa đổi Điều lệ, tổ chức lại công ty, bán/đầu tư tài sản $\ge 50%$ tổng giá trị) phải đạt ít nhất 75% chấp thuận.

3. Khóa luận viện dẫn những văn bản quy phạm pháp luật nào để làm chuẩn mực cho công tác hội họp?

Khóa luận vận dụng các văn bản pháp lý chính gồm: Luật Doanh nghiệp 2014 (các điều 97, 100, 102, 104); Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ (quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, mẫu giấy mời và mẫu biên bản); và Nghị định số 145/2013/NĐ-CP của Chính phủ (về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng).

4. Cơ cấu bộ phận phụ trách công tác tổ chức hội họp tại CMVietnam có điểm gì đặc thù?

Tại CMVietnam, công ty không thành lập phòng hành chính riêng biệt mà tổ chức chung thành Phòng Hành chính - Nhân sự, tích hợp cả hai chức năng quản lý nhân sự và phục vụ hành chính - văn phòng. Bộ phận này hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc, trực tiếp chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chuẩn bị hậu cần, xây dựng chương trình nghị sự và lập hồ sơ hội họp cho toàn công ty.

5. Tác giả đề xuất những giải pháp chính nào để khắc phục tình trạng họp quá nhiều và nâng cao hiệu quả tổ chức tại doanh nghiệp?

Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: (1) Ban hành Quy chế tổ chức hội họp nội bộ để chuẩn hóa quy trình và trách nhiệm; (2) Nâng cao năng lực điều hành cuộc họp của người lãnh đạo (kiểm soát thời gian, xác định rõ mục đích, lắng nghe hai chiều); (3) Đào tạo nâng cao nghiệp vụ hành chính, thư ký cho cán bộ Phòng HC-NS; (4) Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, máy chiếu nội bộ; (5) Triển khai hình thức họp trực tuyến (video conferencing) kết nối giữa trụ sở và các công trường, dự án xa ở trong và ngoài nước.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Trang đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị hội họp và phản ánh xác thực thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam giai đoạn 2017 - 2018. Thông qua các dữ liệu thực tế và phân tích chuyên sâu về quy trình Đại hội đồng cổ đông, công trình đã chỉ rõ cả những ưu điểm lẫn bất cập về tần suất và quy chuẩn tổ chức tại doanh nghiệp. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất—đặc biệt là việc chuẩn hóa quy chế hội họp và ứng dụng công nghệ họp trực tuyến—mang tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp có mạng lưới dự án phân tán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần Mở Đầu và Kết luận đề tài đƣợc chia làm 3 chƣơng: CHƢƠNG I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Nghiên cứu về cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp, bao gồm: Khái niệm về tổ chức hội họp, các loại hình hội họp, vai trò của hội họp, quy trình tổ chức hội họp. Đây là cơ sở lí luận, là tiền đề để em chúng ta có thể đánh giá đƣợc thực trạng công tác tổ chức hội họp của công ty ở chƣơng 2, đông thời nghiên cứu sâu, làm phong phú thêm cơ sở lí luận của công tác tổ chức hội họp. CHƢƠNG II.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Chƣơng này nghiên cứu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, thực trạng công tác tổ chức hội họp tại công ty qua một số cuộc họp cụ thể mà công ty đã tổ chức, từ đó đánh giá ƣu điểm và hạn chế, tìm ra nguyên nhân để thiết lập những giải pháp, đề xuất hợp lí có thể ứng 5 dụng đƣợc để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp của công ty. CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Một số đề xuất kiến nghị và giải pháp để nâng cao chất lƣợng tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần xây dựng và Nhân lực Việt nam nói riêng, và các cơ quan đơn vị nói chung. Từ đó tiêu chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp để đạt đƣợc kết quả và mục tiêu nhƣ mong muốn.

6 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1. Khái niệm tổ chức hội họp Họp là một hình thức giao tiếp, trong đó một nhóm ngƣời tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, giải quyết một vấn đề hay quyết định một điều gì đó trong cơ quan, tổ chức, từ đó xác đinh những hành động cần phải tiến hành và sau đó xem xét việc thực hiện chúng.Vì một cuộc họp thƣờng liên quan đến nhiều ngƣời, nên thƣờng khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt đƣợc ngay. Mọi cuộc họp đều phải đƣợc chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt và đạt kết quả cao.

Tóm lại “ Hội họp là một hình thức của hoạt đông quản lí, một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật”. Tổ chức hội họp là kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng, ở đó nhà quản trị văn phòng vận dụng kiến thức và phƣơng pháp, kinh nghiệm để tổ chức tốt các cuộc họp trong cơ quan, tổ chức.2 Các loại hình hội họp 1.1 Hội nghị Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tới. + Hội nghị gồm:  Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổ chức, triệu tập  Hội nghị chuyên đề: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề án tổ 7 chức, triệu tập  Hội nghị cơ quan, đơn vị: hội nghị này do thủ trƣởng cơ quan, đơn vị tổ chức, triệu tập  Hội nghị ban ngành: hội nghị này do các cơ quan đầu ngành tổ chức, triệu tập  Hội nghị tổng kết năm  Hội nghị dành cho khách hàng Thông thƣờng các hội nghị sẽ có quy mô lớn, số lƣợng khách mời tham dự đông, nội dung hội nghị có thể sẽ là khái quát, tổng hợp hoặc cũng có thể là sẽ chuyên sâu về một vấn đề, một đề án, đề tài cụ thể nào đó. Kinh phí cho hội nghị sẽ nhiều hơn và công tác tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nhiều so với việc tổ chức các cuộc họp.2 Đại hội Đại hội là hội nghị lớn, có tính định kỳ của một tổ chức để bàn và quyết định những vấn đề quan trọng, đƣợc tổ chức theo nguyên tắc, thể lệ riêng, có tính nghi lễ và trọng thể cao.

Ví dụ: Đại hội Đảng bộ, Đại hội công đoàn, Đại hội đồng cổ đông,. Đại hội thƣờng có sự tham gia của đông đảo các thành viên trong đơn vị, tổ chức, nhằm xem xét, đánh giá, thảo luận các hoạt động của tổ chức trong nhiệm kì đã qua, từ đó định ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ cho nhiệm kì sắp tới. Đồng thời, thống nhất ý chí, bảo đảm cho việc thực hiện tốt những nhiệm vụ mà đại hội đề ra; các đại biểu đƣợc mời thƣờng là những cá nhân có địa vị, chủ chốt và có tầm ảnh hƣởng đối với tổ chức đó.3 Hội thảo khoa học Hội thảo khoa học là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.

8 Tổ chức hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Hội thảo thƣờng có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, nhà khoa học trong các lĩnh vực, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí, thƣơng nhân, nhà hoạt động xã hội,… Thông tin, nội dung đƣợc thảo luận trong hội thảo thƣờng sẽ trở thành định hƣớng giải quyết những khó khăn đang diễn ra. Từ sau năm 2000, phát triển thêm một hình thức mới: hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (video conferencing). Hội thảo trực tuyến là một hệ thống tƣơng tác cho phép sử dụng cả thiết bị phần cứng (máy quay, loa, đài…) và mạng để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều địa điểm khác nhau có kết nối qua đƣờng truyền internet, giúp các điểm cùng đồng thời liên lạc nhƣ đang trong cùng một phòng họp.

Hội thảo trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhƣợc điểm so với phƣơng thức truyền thống nhƣ : tốn thời gian di chuyển, phát sinh chi phí đi lại, ăn ở… Thông thƣờng kết cấu của một buổi hội thảo thƣờng đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ nhƣ văn nghệ giải trí. Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chƣơng trình, nó quyết định mục đích tổ chức của ngƣời tổ chức và mục đích tham dự của ngƣời tham dự.4 Họp báo Họp báo là cuộc họp có các nhà báo đƣợc mời và các khách mời có liên quan đến cuộc họp, tuyên bố một sự việc quan trọng của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục đích của buổi họp báo là đƣa ra những thông tin hƣớng tới công chúng, khách hàng. Đây là hình thức kết nối doanh nghiệp với cộng đồng thông qua truyền thông, báo chí.

Thông qua buổi họp báo, doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết cho các thông tấn báo chí để có thể giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu của mình. Các thông tin mà doanh nghiệp thƣờng đƣa ra nhƣ : 9 - Công bố sản phẩm mới - Các hoạt động trong tƣơng lai của doanh nghiệp - Nâng cao, phát triển sản phẩm cũ… Lợi ích của việc tổ chức họp báo Đây là công cụ PR tốt nhất cho doanh nghiệp khi cung cấp thong tin cho báo chí giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu truyền thông mà doanh nghiệp muốn.5 Họp giao ban Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm bắt tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo thực hiện giải quyết các công việc thƣờng xuyên của cơ quan, tổ chức. Thông thƣờng các đơn vị, tổ chức sẽ họp giao ban vào cuối tuần, nhằm xem xét lại quá trình làm việc của tổ chức trong tuần vừa qua và đề ra những nhiệm vụ mới, phân công công việc và thống nhất ý chí và hành động nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Họp giao ban sẽ có số lƣợng ngƣời tham dự không đông, thời gian diễn ra không dài, quy mô tổ chức nhỏ và chủ yếu là nội bộ các cơ quan, tổ chức, công ty.

Vì vậy kinh phí dành cho các cuộc họp không lớn và công tác tổ chức sẽ đơn giản hơn nhiều.6 Họp kín Là các cuộc họp nội bộ quan trọng của cơ quan, tổ chức để quyết định một vấn đề quan trọng nào đó, thông tin trong cuộc họp phải đƣợc bảo mật. Thông thƣờng các cuộc họp kín diễn ra ở những nơi yên tĩnh, ít ngƣời qua lại, có sự bố trí sắp xếp đơn giản, không mang tính nghi lễ, trọng thể. Chủ yếu là các thành viên trong nội bộ tự bàn bạc, thảo luận với nhau và đƣa ra hƣớng giải quyết. Số lƣợng thành viên trong cuộc họp kín không nhiều, thời gian không gò bó và không nhất thiết phải họp trong giờ hành chính.

Những vấn đề đƣợc đƣa ra trong cuộc họp có tính quyết định và ảnh hƣởng lớn đến tổ chức. Vì vậy thông tin trong cuộc họp phải hoàn toàn đƣợc bảo mật.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc. Là cuộc họp quần chúng đông đảo để tham dự một sự kiện chính trị, xã hội quan trọng nào đó. Ví dụ : Đi dự mít tinh mừng quốc khánh, lễ kỉ niệm 20 năm thành lập công ty hay Lễ đón nhận danh hiệu Anh hùng lao động.

Thông thƣờng khi tổ chức Lễ mitting, kỉ niệm, trao tặng và đón nhận những danh hiệu nhà nƣớc phải tuân thủ theo nghị định số 145/2013/NĐ-CP quy định về tổ chức ngày kỉ niệm;nghi thức trao tặng, đón nhận, hình thức khen thƣởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại đón và tiếp khách nƣớc ngoài. Việc tổ chức mitting, duyệt binh hay diễu hành cũng cần thực hiện theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Buổi lễ thƣờng có không khí vui tƣơi, náo nhiệt và trang trọng, mang tính nghi thức cao.