CHƯƠNG 1. CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP – ERP 1.1 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP 1. Quá trình hình thành, phát triển và định nghĩa hệ thống ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EPR) phát triển cùng phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau.
Trước khi xem xét các khái niệm, chúng ta cùng điểm sơ quá trình hình thành và phát triển của ERP (Shehab et al., 2004) Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho. Những năm 1970s, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Những năm 1980s, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II đã bổ sung thêm việc qui hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Giữa những năm 1990s là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp.
Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở 14 dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực. Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch trình khách hàng một cách năng động. Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa MRP II và ERP.
Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh. Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính, từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các máy tính PC với giải pháp khách chủ 2 và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các F 1 P P xử lý kinh doanh điện tử. Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận.
Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc qui trình hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là nó tác động thay đổi qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp. 2 Môi trường khách chủ (client/server) là môi trường mà máy chủ lưu trữ dữ liệu, duy trì sự toàn vẹn, nhất quán và xử lý các yêu cầu của người sử dụng từ các máy người sử dụng. Việc xử lý dữ liệu và các ứng dụng được phân chia giữa máy chủ và máy người sử dụng 15 Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005).
Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản: • Qui trình quản lý. Đây là qui trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Chúng ta đã biết, một hoạt động kinh doanh muốn thực hiện cần kết hợp đồng thời cả hoạt động xử lý kinh doanh và xử lý thông tin.
Ví dụ nhân viên bán hàng muốn thực hiện hoạt động bán hàng cần xử lý những thông tin liên quan tới yêu cầu khách hàng, thông tin hàng tồn trong kho và thông tin liên quan tới giá bán, điều kiện bán hàng. Dựa vào kết qủa xử lý này, nhân viên bán hàng quyết định chấp thuận hay không yêu cầu của khách hàng. Như vậy việc thực hiện hoạt động xử lý kinh doanh liên quan tới đặt hàng này cũng đồng thời là qui trình xử lý thông tin về đặt hàng của khách hàng. Vì lý do này, qui trình quản lý và qui trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.
• Phần mềm xử lý là phần mềm ERP • Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ. • Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung. • Con người tham gia trong qui trình xử lý của hệ thống ERP. Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau: Tính phân hệ và tích hợp.
Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu 16 chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động (Marnewick and Labuschagne, 2005). • Tài chính, kế toán: bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của doanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào.
• Nguồn nhân lực. Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực, phát hành SEC thanh toán lương. • Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.
Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất. • Quản trị chuỗi cung ứng. Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từ người bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyển thành phẩm hay hàng hóa trong quá trình bán hàng từ doanh nghiệp tới khách hàng. Các thông tin được quản lý liên quan thường là các đặt hàng, cập nhật tình trạng giao nhận hàng.
• Quản trị quan hệ người cung cấp. Liên quan tới hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các chính sách quan hệ với người bán. Phân hệ này giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễ dàng. • Quản trị quan hệ với khách hàng.
Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của Internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ và hàng hóa yêu cầu; giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp; giúp doanh 17 nghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực hiện đặt hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng, biết lịch sử giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách, thực hiện kiểm soát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. • Thông minh kinh doanh. Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việc phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất.
Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theo nhiều góc nhìn và so sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều. Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP rất khác nhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm. Ví dụ như SAP đặt tên là phân hệ “kế toán tài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính”.
Đứng từ phía doanh nghiệp, tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài đặt nhiều hay ít hơn các phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở mức cơ bản những phân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý người bán và khách hàng. Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này.
Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao.