Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, GIÚP VIỆC CỦA VĂN PHÒNG 1. Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, giúp việc của văn phòng 1. Khái niệm cơ bản 1. Khái niệm Văn phòng Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp….
Trong cơ cấu của cơ quan, tổ chức đó thì “Văn phòng” là một phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là văn phòng thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ của hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.
Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một nhiệm vụ đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự… cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 văn phòng như quan niệm này đề cập có thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị” hoặc phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”. Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – lễ tân”.
Ngoài ra, trên thực tế xã hội Việt Nam thì có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND… trong trường hợp này thì văn phòng không còn được hiểu là một đơn vị, một bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội. Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng. Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, cùa nhiều học giả đều nghiêng về cách hiểu văn phòng là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần.
Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty có quy mô 250 công nhân thì văn phòng phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho công ty. Hay trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử thì xuất hiện khái niệm “văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo thuần túy chỉ là một nơi trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch các bức thư điện tử, sự trao đổi qua điện thoại… nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn bình thường. Ngoài ra, các phòng chuyên môn trong một cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình thì phòng đó cũng cần có người thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ cho các cá nhân chuyên môn khác.
Ví dụ như phòng Kỹ thuật của một công ty, các kỹ sư làm tốt các công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo các sản phẩm kỹ thuật thì cũng rất cần người hỗ trợ về công tác hành chính như nhận văn bản từ văn phòng công ty, soạn thảo văn bản cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị các công việc hành chính của phòng khi làm việc với các phòng ban khác. Ở một trường đại học, các khoa đào tạo đều có văn phòng khoa và ở đó có một bộ phận chuyên trách thực hiện các công việc hành chính giúp việc cho lãnh đạo, hỗ trợ giảng viên và tham gia quản lý sinh viên như soạn thảo các thông báo tới sinh viên theo yêu cầu của nhà lãnh đạo khoa, hỗ trợ giảng viên khi làm việc với sinh viên, quản lý hồ sơ, tài liệu của khoa, hướng dẫn sinh viên thực hiện các yêu cầu trong công tác đào tạo…. Như vậy có thể thấy văn phòng đều xuất hiện trong từng cơ quan, tổ chức hay các đơn vị, bộ phận trong tổ chức đó. Ở đây, tác giả cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, tổ chức.
Văn phòng không chỉ hiểu đơn thuần là bộ phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị cho tổ chức như tham mưu, xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống, tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình thành và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… như LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 vậy, rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, tác giả đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan, tổ chức như sau: “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. Tham mưu, giúp việc Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến.
Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất. Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên, quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, ”Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức”.
Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền quyết định”. Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó. Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội.
Đặc biệt, trong công tác Văn phòng tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo. Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Trong hoạt động của Văn phòng, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác. Công tác tham mưu, giúp việc Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”.