CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT DƯƠNG 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhật Dương Công ty TNHH Nhật Dương chuyên sản xuất và chế biến các loại gỗ, đồ trang trí nội thất, hàng bán nội địa chiếm phần lớn tỷ trọng với các sản phẩm tương đối đa dạng như bàn ghế, giường, tủ, sàn gỗ… Sản phẩm trang trí nội thất từ gỗ là loại sản phẩm mà thực thể chủ yếu của nó là gỗ còn phụ kiện như đinh, keo… chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ. Tuy nhiên, với các hình thức sản xuất khác nhau cũng như sự đa dạng về chủng loại sản phẩm dẫn đến tỷ lệ nguyên vật liệu phụ cũng khác nhau. Hơn nữa, tỷ lệ này lại luôn thay đổi, do vậy đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cho từng sản phẩm là hết sức phức tạp, làm sao vừa đảm bảo đúng yêu cầu mẫu mã, chất lượng mà vẫn có thể sử dụng nguyên phụ liệu một cách tiết kiệm và hợp lý nhất.
Sản phẩm sản xuất với nhiều công đoạn, dây truyền sản xuất phức tạp có nhiều sản phẩm dở dang. Yêu cầu về tính mẫu mã và độ bền tương đối cao. Từ những đặc điểm chính nêu trên ta có thể thấy để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, tiết kiệm hợp lý trước hết phải quan tâm tới những đặc tính riêng có của sản phẩm để từ đó có những biện pháp thích hợp trong công tác quản lý và tính toán định mức của từng loại sản phẩm. Trong doanh nghiệp chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành đồ gỗ của Công ty.
Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đó được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này.Mặt khác NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản ngắn hạn của Công ty để tăng tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn, cần thiết phải sử Trường ĐH KT Quốc Dân 7 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời dụng hợp lý tiết kiệm NVL. Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế. Quá trình khai thác NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất.
Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL lớn, chủng loại phong phú, Công ty TNHH Nhật Dương đã tiến hành phân loại NVL để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau: - NVL chính: là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như : gỗ lim, gỗ tròn, gỗ sồi, gỗ mỡ, gỗ xoan đào… - Vật liệu phụ: Tuy không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với NVL chính để hoàn thiện sản phẩm như giấy giáp, keo, cồn, vecni, đinh vít, khoá…. - Nhiên liệu: đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất bao gồm: dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác. - Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.gồm: lưỡi cưa, đục, chạm….
- Phế liệu thu hồi: Các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất không tái sử dụng hoặc không tận dụng để làm gỗ ép. Cũng do chủng loại nguyên vật liệu sử dụng tương đối ít nên Công ty chỉ phân nhóm theo chức năng của nguyên vật liệu đó tới sản phẩm mà không mã hóa cho các loại nguyên vật liệu. Công ty đều sử dụng tài khoản 152 để theo dõi cả nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Do vậy khi hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên Trường ĐH KT Quốc Dân 8 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời vật liệu, kế toán ghi tên nguyên vật liệu bên cạnh tài khoản sử dụng.
TK 1521 – Gỗ tròn Lim. TK 1521 – Gỗ tròn Phay. TK 1521 – Gỗ tròn keo. Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán.
Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại NVL bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty TNHH Nhật Dương đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL tới từng danh điểm. Lập danh điểm NVL là quy định, áp đặt cho mỗi NVL một ký hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng.Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm NVL, hệ thống danh điểm NVL của Công ty TNHH Nhật Dương được xây dựng theo bảng sau: Mẫu số 01 :Sổ danh điểm nguyên vật liệu Ký hiệu Nhóm Tên, nhãn hiệu, qui Đơn giá hạch Đơn vị tính Ghi chú cách NVL toán Danh điểm NVL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01-01 Gỗ tròn Lim M3 1521-01-02 Gỗ tròn Phay M3 1521-01-03 Gỗ tròn keo M3 Trường ĐH KT Quốc Dân 9 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời …………. 1521-02 1521-02-01 Gỗ dán 4ly M2 1521-02-02 Gỗ dán 6ly M2 1521-02-03 Gỗ dán 8ly M2 ………….
1521-50 1521-50-01 Khoá tủ 392 Cái 1521-50-02 Khoá tủ 498 Cái 1521-50-03 Khoá việt tiệp Cái …………. Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng hệ thống danh điểm tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL này thuộc nhóm nào, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL tại Công ty. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhật Dương Do nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ, phòng sản xuất tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng hoặc cử cán bộ đến nơi ký kết hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho Công ty, Công ty tiến hành thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua vật liệu.
Quy trình thực hiện việc kiểm nghiệm vật tư như sau: Phòng sản xuất đại diện trưởng phòng, thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của Công ty sẽ lập “ Biên bản Trường ĐH KT Quốc Dân 10 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời kiểm nghiệm vật tư ’’ thành 2 bản. Một bản cho thủ kho và một bản cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng sản xuất làm thủ tục khiếu nại gửi cho nhà cung cấp. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết thì thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho.
Thủ kho căn cứ hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, biên bản kiểm nghiệm vật tư để tiến hành làm phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập và sao thành 3 bản với đầy đủ chữ ký của thủ kho, đại diện ban kiểm nghiệm và đại diện bên nhà cung cấp. Một bản ( gốc) kèm hóa đơn bán hàng giao phòng kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Một bản ( sao) được thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho. Một bản giao phòng quản lý sản xuất lưu giữ để đối chiếu và kiểm tra.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các phân xưởng chế tạo sản phẩm,để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của Công ty được thực hiện như sau: - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư thông qua phòng quản lý sản xuất duyệt sau đó mang xuống kho để thủ kho căn cứ xuất vật tư. - Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên: Một liên (gốc) giao phòng quản lý sản xuất lưu giữ, một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Từ 10 đến 15 ngày thủ kho gửi lại phòng kế toán phiếu lĩnh vật tư để vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng đối chiếu số lượng nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu của kế toán nguyên vật liệu. Trường ĐH KT Quốc Dân 11 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời Cụ thể : Trong tháng 12 năm 2012 Công ty thực hiện xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư như sau: Mẫu số 02: Phiếu lĩnh vật tư PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Số 01/12/12 Ngày 04 tháng 12 năm 2012 Tên bộ phận lĩnh vật tư : Phân xưởng I Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm Lĩnh tại kho : Vật tư Tên nhãn hiệu, Số lượng STT Đơn vị tính quy cách vật tư Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Gỗ tròn – Lim m3 60 60 2 Gỗ tròn- Phay m3 33 33 3 Gỗ tròn – Keo m3 37 37 Cộng m3 130 130 Thủ kho Người nhận Phụ trách QLSX (đã ký) (đã ký) (đã ký) Trường ĐH KT Quốc Dân 12 SV:Nguyễn Thị Bé-Lớp kt2k12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS,TS Nguyễn Thị Lời Mẫu số 03. Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty TNHH Nhật Dương Số 01/12/2012 Bộ phận: ……………………………. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2012 Lý do xuất: Sản xuất bàn ghế Tại kho: Vật tư ĐVT : đồng Số lượng Tên nhãn hiệu, Đơn STT Đơn giá Thành tiền quy cách vật tư vị tính Yêu cầu Thực xuất 1 Gỗ tròn- Lim m3 60 60 26.000 2 Gỗ tròn – Phay m3 33 33 3.000 3 Gỗ tròn- Keo m3 37 37 2.