Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp sản xuất chế biến. Việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu xuất dùng có vai trò quyết định trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Nhật Dương là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất và chế biến các sản phẩm đồ gỗ, trang trí nội thất dân dụng (bàn, ghế, giường, tủ, sàn gỗ...). Đặc thù sản xuất của đơn vị là quy trình công nghệ trải qua nhiều công đoạn, sử dụng nhiều chủng loại gỗ tự nhiên và vật liệu phụ với tỷ lệ hao phí thay đổi theo từng đơn hàng. Thực tế này đòi hỏi công tác quản lý và tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức khoa học, cung cấp số liệu kịp thời cho công tác quản trị chi phí.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Bé (Lớp KT2K12, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân), dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Nguyễn Thị Lời, đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương".

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm nguyên vật liệu và quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang áp dụng tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nhật Dương (Địa chỉ: Thôn 10, xã Bãi Trành, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa; Mã số thuế: 2801078474).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Số liệu kế toán thực tế thu thập tại công ty trong các năm 2011 - 2012, trọng tâm là số liệu phát sinh trong tháng 12 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán áp dụng

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống nguyên tắc và phương pháp kế toán được xác định gồm:

  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp Khấu trừ.
  • Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên tắc giá gốc (giá thực tế mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, cộng chi phí thu mua, trừ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua nếu có).
  • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi Thẻ song song.
  • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chung.

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và nghiệp vụ kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Trực tiếp thu thập các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu lĩnh vật tư, biên bản kiểm nghiệm vật tư), các sổ thẻ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp tại Phòng Kế toán và Kho vật tư của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp phản ánh nghiệp vụ trên tài khoản và sổ kế toán; tổng hợp dữ liệu nhập - xuất - tồn vật tư theo từng danh điểm.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh giữa quy định của Chế độ kế toán hiện hành (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) với thực tế triển khai tại đơn vị nhằm chỉ rõ các điểm phù hợp và các điểm tồn tại cần khắc phục.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương

Chương I tập trung làm rõ đặc điểm sản xuất, cơ cấu nguyên vật liệu và tổ chức quản lý qua các khâu nghiệp vụ tại đơn vị:

  1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm đồ gỗ nội thất của công ty. Để phục vụ công tác quản lý và hạch toán, công ty phân loại nguyên vật liệu thành 5 nhóm:

    • Nguyên vật liệu chính: Gỗ lim, gỗ tròn, gỗ phay, gỗ sồi, gỗ mỡ, gỗ xoan đào...
    • Vật liệu phụ: Giấy giáp, keo, cồn, vecni, đinh vít, khóa tủ...
    • Nhiên liệu: Dầu diesel, xăng và các nhiên liệu động lực khác.
    • Phụ tùng thay thế: Lưỡi cưa, đục, chạm và các chi tiết thay thế cho máy móc thiết bị.
    • Phế liệu thu hồi: Gốc rễ, gỗ vụn, mùn cưa không tái sử dụng.

  2. Xây dựng hệ thống danh điểm vật tư: Công ty tiến hành mã hóa đối tượng kế toán nguyên vật liệu theo từng danh điểm thống nhất giữa các bộ phận quản lý (Phòng Sản xuất, Kho, Phòng Kế toán) theo cấu trúc mẫu:

Ký hiệu nhóm Danh điểm NVL Tên, quy cách NVL Đơn vị tính
1521-01 1521-01-01 Gỗ tròn Lim m³
1521-01-02 Gỗ tròn Phay m³
1521-01-03 Gỗ tròn Keo m³
1521-02 1521-02-01 Gỗ dán 4 ly m²
1521-02-02 Gỗ dán 6 ly m²
1521-02-03 Gỗ dán 8 ly m²
1521-50 1521-50-01 Khóa tủ 392 Cái
1521-50-02 Khóa tủ 498 Cái
1521-50-03 Khóa Việt Tiệp Cái
  1. Tổ chức quản lý các khâu:
    • Khâu khai thác và thu mua: Thu mua từ thị trường nội địa theo đơn đặt hàng do Phòng Sản xuất lập dựa trên kế hoạch sản xuất. Khi hàng về, Ban kiểm nghiệm vật tư (gồm Trưởng phòng sản xuất, thủ kho và các thành viên) tiến hành kiểm nhận và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05) thành 2 bản.
    • Khâu bảo quản và dự trữ: Xây dựng hệ thống kho chứa và lò sấy gỗ đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật; xác định định mức dự trữ tối đa và tối thiểu nhằm tránh ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt vật tư.
    • Khâu xuất dùng và định mức: Quản đốc phân xưởng lập Phiếu lĩnh vật tư (2 liên) gửi Phòng Quản lý sản xuất duyệt trước khi thủ kho xuất vật tư. Định mức tiêu dùng được tính toán chi tiết theo từng đơn hàng cụ thể (ví dụ: Đơn hàng KH Số 02/04 sản xuất 1.000 ghế ăn 5 nan gỗ keo định mức sử dụng 12,6 m³ gỗ keo; 100 bàn giả đá sử dụng 100 tấm MDF 15 và 5,5 m³ gỗ cao su).

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương

Chương II phản ánh chi tiết toàn bộ quy trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu phát sinh tại doanh nghiệp:

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Phương pháp Thẻ song song)

  • Tại Kho vật tư: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập kho (Phiếu nhập kho kèm Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm) và chứng từ xuất kho (Phiếu lĩnh vật tư, Phiếu xuất kho) để ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho (Mẫu số 09, 10, 11). Cuối tháng tính ra số tồn kho trên từng thẻ.
  • Tại Phòng Kế toán: Định kỳ 10 - 15 ngày, kế toán tiếp nhận chứng từ từ thủ kho, kiểm tra tính hợp lệ và ghi vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Mẫu số 12, 13, 14) theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ chi tiết, đối chiếu số lượng với Thẻ kho của thủ kho.
  • Tổng hợp chi tiết: Kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Mẫu số 17) cho toàn bộ danh mục vật tư trong tháng nhằm đối chiếu số liệu tổng cộng với Sổ cái TK 152.
Chỉ tiêu trên Bảng tổng hợp N-X-T (Tháng 12/2012) Tồn đầu kỳ (VNĐ) Nhập trong kỳ (VNĐ) Xuất trong kỳ (VNĐ) Tồn cuối kỳ (VNĐ)
A. Nguyên vật liệu chính
- Gỗ tròn - Phay 83.600.000 665.000.000 368.600.000 380.000.000
- Gỗ tròn - Lim 2.815.000.000 2.575.000.000
- Gỗ tròn - Keo 103.500.000 172.500.000 184.000.000 92.000.000
- Gỗ xẻ cành ngọn 282.750.000 130.300.000
B. Vật liệu phụ 376.024.000
D. Vật liệu khác 74.960.000
Tổng cộng 3.903.000.000

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

  • Tài khoản kế toán sử dụng:

    • TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - NVL phụ, TK 1528 - Phế liệu thu hồi).
    • TK 111, TK 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
    • TK 133 (TK 1331) - Thuế GTGT được khấu trừ.
    • TK 331 - Phải trả cho người bán (mở chi tiết cho từng đối tượng: Xí nghiệp gỗ Bình Minh, DNTN Mai Hoa, Công ty TNHH Tú Hà...).
    • TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
    • TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh.
    • TK 151 - Hàng mua đang đi đường.

  • Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:

    1. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nhập, xuất vật liệu (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho), kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Mẫu số 18).
    2. Từ sổ Nhật ký chung, số liệu được chuyển vào Sổ cái TK 152 (Mẫu số 19) và các Sổ cái liên quan.
    3. Cuối tháng, khóa Sổ cái TK 152 và đối chiếu số phát sinh Nợ, Có và Số dư cuối kỳ với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu và Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán (Mẫu số 16).

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả trình bày hệ thống nhận xét và các giải pháp hoàn thiện:

  1. Đánh giá thực trạng:

    • Ưu điểm: Doanh nghiệp đã thiết lập hệ thống danh điểm vật tư chi tiết; kho bãi và hệ thống lò sấy được đầu tư tốt; quy trình kiểm nhận chặt chẽ thông qua Ban kiểm nghiệm vật tư; việc áp dụng phương pháp thẻ song song và hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
    • Hạn chế (Nhược điểm):
      • Định kỳ luân chuyển chứng từ từ kho về phòng kế toán (10 - 15 ngày/lần) còn chậm, dẫn đến việc vào sổ kế toán chi tiết chưa kịp thời.
      • Việc theo dõi tài khoản cấp 2, cấp 3 của TK 152 cần được mở rộng và hệ thống hóa bằng phần mềm thay vì ghi chép thủ công kết hợp tên vật liệu.
      • Doanh nghiệp chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán đối với các loại vật tư có dấu hiệu suy giảm giá trị.

  2. Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:

    • Về công tác quản lý NVL: Tăng cường kiểm soát khâu xuất dùng theo đúng định mức kỹ thuật đã duyệt; gắn trách nhiệm vật chất và quy chế thưởng phạt đối với quản đốc và công nhân phân xưởng.
    • Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Rút ngắn chu kỳ gửi chứng từ từ thủ kho về phòng kế toán (chuyển sang định kỳ 3 - 5 ngày hoặc cập nhật hàng ngày), đảm bảo phản ánh kịp thời biến động tồn kho.
    • Về tài khoản và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 cho từng nhóm nguyên vật liệu; nâng cao năng lực chuyên môn và trách nhiệm của đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo ghi chép chính xác, trung thực.
    • Về sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: Hoàn thiện kỹ thuật đối chiếu định kỳ giữa Sổ chi tiết NVL, Thẻ kho và Bảng tổng hợp N-X-T; tăng cường tự động hóa công tác ghi sổ kế toán.
    • Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Định kỳ cuối năm, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá lại giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho; trường hợp giá thị trường giảm thấp hơn giá gốc thì thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định chế độ kế toán.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả thực tế từ nguồn dữ liệu khảo sát:

    • Đã hệ thống hóa đầy đủ bộ chứng từ và quy trình hạch toán thực tế phát sinh tại Công ty TNHH Nhật Dương trong tháng 12/2012, bao gồm:
      • Hóa đơn GTGT số 0013478 ngày 02/12/2012 mua gỗ của Xí nghiệp Cung ứng gỗ Bình Minh (Doanh số chưa thuế: 1.215.000.000 đồng; Thuế GTGT: 121.500.000 đồng; Tổng thanh toán: 1.336.500.000 đồng).
      • Phiếu nhập kho số 01/12/2012 nhập kho 59 m³ Gỗ tròn Phay (đơn giá 3.000.000 đ/m³), 35 m³ Gỗ tròn Lim (đơn giá 26.000.000 đ/m³), 25 m³ Gỗ tròn Keo (đơn giá 2.000.000 đ/m³).
      • Phiếu xuất kho số 01/12/2012 xuất dùng sản xuất bàn ghế: 60 m³ Gỗ tròn Lim, 33 m³ Gỗ tròn Phay, 37 m³ Gỗ tròn Keo.
      • Số liệu Sổ cái TK 152 tháng 12/2012 với số dư đầu kỳ là 3.279.000.000 đồng.

  2. Đóng góp của chuyên đề:

    • Cung cấp bức tranh toàn diện và trung thực về công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp tư nhân sản xuất đồ gỗ.
    • Đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể (quản lý, chứng từ, tài khoản/phương pháp tính giá, hệ thống sổ kế toán, trích lập dự phòng) có tính khả thi cao, bám sát các hạn chế nội tại của đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một đơn vị cụ thể là Công ty TNHH Nhật Dương với quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong ngành chế biến gỗ.
    • Số liệu thực tế minh họa chủ yếu tập trung vào giai đoạn cuối năm 2012 theo khuôn khổ Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm hoàn chỉnh theo từng đơn đặt hàng.
    • Nghiên cứu việc chuyển đổi và cập nhật hệ thống kế toán theo các Thông tư, chuẩn mực kế toán mới hơn và ứng dụng phần mềm kế toán ERP trong quản trị vật tư.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học, phương pháp thu thập chứng từ thực tế, cách lập Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Bảng tổng hợp N-X-T và Sổ Nhật ký chung.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, nội thất: Tham khảo mô hình xây dựng danh điểm vật tư, quy trình luân chuyển chứng từ kiểm nghiệm - nhập - xuất kho và cách thức kiểm soát định mức hao hụt nguyên vật liệu gỗ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nhật Dương áp dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp và phương pháp kế toán hàng tồn kho nào? Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và phương pháp Kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho, thực hiện theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC).

2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được tổ chức như thế nào? Công ty sử dụng phương pháp ghi Thẻ song song. Thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho; phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết NVL cho từng danh điểm. Cuối tháng, số liệu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết được đối chiếu, sau đó tổng hợp lên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.

3. Công ty TNHH Nhật Dương xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nào? Doanh nghiệp áp dụng phương pháp giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ). Đơn giá bình quân được tính bằng cách lấy tổng giá trị tồn đầu kỳ cộng giá trị nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng tồn đầu kỳ cộng số lượng nhập trong kỳ.

4. Ban kiểm nghiệm vật tư tại công ty gồm những thành phần nào và có nhiệm vụ gì? Ban kiểm nghiệm vật tư gồm Trưởng phòng Sản xuất, Thủ kho và các ủy viên được chỉ định. Ban có nhiệm vụ kiểm tra quy cách, chủng loại, số lượng, đơn giá và nguồn gốc vật liệu khi nhập về, sau đó lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (2 bản) làm căn cứ pháp lý để thủ kho lập Phiếu nhập kho.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhật Dương" của tác giả Nguyễn Thị Bé đã phản ánh chi tiết và hệ thống thực trạng quản lý, hạch toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất. Tác giả đã mô tả tường tận phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song, hình thức sổ Nhật ký chung và các chứng từ nghiệp vụ thực tế theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Những đánh giá về hạn chế trong luân chuyển chứng từ và đề xuất về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mang lại giá trị thực tiễn cho việc nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại đơn vị.