chương 1 cũng giới thiệu các phương pháp nghiên cứu được áp dụng để giải quyết các câu hỏi nghiên cứu đã đặt ra và đáp ứng cho các mục tiêu cụ thể và mục tiêu tổng quát của bài luận. 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN 2. Khái quát về khoản mục Nợ phải thu khách hàng 2. Khái niệm Nợ phải thu khách hàng là một tài sản của doanh nghiệp thể hiện mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, được phát sinh trong quá trình bán sản phẩm hàng hóa,dịch vụ khi nghiệp vụ bán hàng và thu tiền diễn ra không tại cùng một thời điểm.
Nợ phải thu khách hàng được biểu hiện dưới dạng bằng tiền hoặc tương đương tiền. Theo Điều 17 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, “Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐS đầu tư, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác”. Theo Điều 45 thông tư 200/2014/TT-BTC, “Dự phòng phải thu khó đòi: Là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi”.
Theo TT 48/2019/TT-BTC, cuối mỗi niên độ kế toán, các doanh nghiệp thường xác định các khoản nợ phải thu khó đòi để trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dự phòng phải thu khó đòi được trích lập khi nợ phải thu khách hàng quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được hoặc nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. Việc xác định thời gian 8 quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ. Mọi trường hợp trích lập dự phòng phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách hàng nợ về số tiền chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ,…; phải căn cứ vào quy định hiện hành để xác định mức trích lập dự phòng.
Đặc điểm Nợ phải thu khách hàng được trình bày trên Bảng cân đối kế toán phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục phải thu khách hàng ghi theo số phải thu gộp và khoản mục Dự phòng phải thu khó đòi được ghi âm, nên hiệu số của Phải thu khách hàng và Dự phòng phải thu khó đòi sẽ thể hiện số nợ phải thu thuần và khoản phải thu dài hạn của khách hàng được trình bày phần B “Tài sản dài hạn”. Một số giao dịch kế toán chủ yếu liên quan tới khoản phải thu của khách hàng được tóm tắt ở sơ đồ dưới đây: 9 Sơ đồ 2. 1 Sơ đồ hạch toán TK 131 – Phải thu khách hàng (Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) 2. Các sai sót và gian lận thường gặp đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng 10 Các sai sót và gian lận trong việc ghi nhận - Ghi nhận khoản phải thu không có thật, ghi nhận trùng các hóa đơn - Hàng hóa đã giao nhưng chưa ghi nhận doanh thu hoặc nợ phải thu - Các khoản phải thu ghi sai đối tượng, không theo dõi chi tiết cho từng đối tượng - Có hành vi gian lận gối đầu lapping - Các khoản phải thu được ghi nhận không đúng kỳ kế toán - Không tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu gốc ngoại tệ vào cuối kỳ Các sai sót và gian lận trong việc trích lập dự phòng, xử lý khoản nợ - Không phân loại tuổi nợ để theo dõi, trích lập dự phòng đối với các khoản nợ quá hạn hoặc không có khả năng thu hồi - Ước tính giá trị thu hồi nợ không chính xác - Hồ sơ trích lập dự phòng không rõ ràng, không theo quy định - Tự ý tiến hành xóa nợ không qua kiểm duyệt, chiếm dụng các khoản tiền đã thu 2.
Thủ tục kiểm soát nội bộ với khoản mục Nợ phải thu khách hàng Kiểm soát nội bộ hữu hiệu là biện pháp giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động hiệu quả, bao gồm cả chu trình bán hàng và thu tiền. Đối với nợ phải thu khách hàng, kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo không thất thoát vốn và thu hồi nợ đúng hạn. Để đạt được điều này, hệ thống kiểm soát nội bộ cần tách biệt các chức năng và phân nhiệm vụ cho những cá nhân, bộ phận khác nhau phụ trách. Kiểm soát nội bộ nợ phải thu khách hàng gắn liền với chu trình bán hàng - thu tiền, bán chịu cụ thể là chu trình xét duyệt bán chịu: 11 Bảng 2.
1 Chu trình xét duyệt bán chịu hàng hóa Lập lệnh bán hàng Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến các bộ phận liên quan xét duyệt và lập lệnh bán hàng Xét duyệt bán chịu Căn cứ ĐĐH và các nguồn thông tin khác nhau bộ phận tín dụng phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định phê chuẩn. Xuất kho Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được lập và xét duyệt bán chịu, thu kho sẽ xuất kho cho bộ phận gửi hàng. Bộ phận gửi hàng lập biên bản kiểm nghiệm hàng và giao hàng cho khách hàng. Bộ phận kho và bộ phận gửi hàng nên độc lập với nhau để hạn chế sai sót hoặc gian lận trong khâu xuất hàng và vận chuyển.
Lập và kiểm tra hóa Dựa vào phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, phiếu giao nhận hàng đơn hóa đơn sẽ được lập bởi một bộ phận độc lập. Tất cả hóa đơn được phát hành trong ngày đều phải ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái và chi tiết cho từng khách hàng. Theo dõi việc thanh Kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu, liệt kê chúng theo toán từng nhóm nợ để tiện theo dõi, phân công đòi nợ. Lập chương trình thu nợ, thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng.
Xét duyệt hàng bán Khi hàng bị sai quy cách, chất lượng, khách hàng sẽ có yêu trả lại hoặc giảm giá cầu trả lại hàng hoặc giảm giá, doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập để tiếp nhận hàng bị trả hay xét duyệt khoản giảm giá đối với số hàng này. 12 Trích lập dự phòng nợ Dựa vào bản phân tích tuổi nợ, thông tin thu thập được về khả phải thu khó đòi năng thanh toán của khách hàng (tình hình phá sản, làm thủ tục giải thể,…) kế toán trích lập dự phòng theo quy định hiện hành. Xóa sổ các khoản nợ Vào cuối kỳ kế toán, nhà quản lý yêu cầu kế toán công nợ phải không thu hồi được trình bày về các khoản nợ không có khả năng thu hồi (thường trên 3 năm), nhà quản lý xem xét và đề nghị cấp thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ này. Để ngăn ngừa gian lận xảy ra trong quá trình xóa nợ, doanh nghiệp phải quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt trước khi xóa nợ, người xóa nợ không phải là kế toán nợ phải thu.
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tập 2– NXB KT TP. Kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng 2. Mục tiêu kiểm toán Tham chiếu theo Chương trình kiểm toán mẫu (VACPA) mục D330 – Chương trình kiểm toán – Phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn. Kiểm toán Nợ phải thu khách hàng có những mục tiêu sau đây: Bảng 2.
2 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng Mục tiêu Diễn giải Hiện hữu Đảm bảo tất cả các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn được ghi nhận trong sổ cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Đầy đủ Đảm bảo tất cả các giao dịch bán hàng chưa thu tiền phát sinh tại ngày hoặc trước ngày kết thúc kỳ kế toán được ghi nhận chính xác trong sổ cái. 13 Quyền và nghĩa Đảm bảo đơn vị sở hữu hoặc có quyền hợp pháp đối với tất cả các vụ khoản phải thu khách hàng được ghi nhận trên sổ cái tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Tất cả các khoản phải thu khách hàng không bị hạn chế quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đảm bảo khác, nếu không, tất cả các hạn chế quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đảm bảo khác phải được xác định và thuyết minh trong BCTC.
Đánh giá Đảm bảo dự phòng phải thu khó đòi được lập đầy đủ cho các khoản phải thu khách hàng khó đòi; Đảm bảo các khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hối đoái phù hợp. Trình bày và Đảm bảo tất cả các thuyết minh cần thiết liên quan đến các khoản thuyết minh phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn được lập chính xác và các thông tin này được trình bày và mô tả phù hợp trong BCTC. Quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng Quy trình kiểm toán có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau: Chuẩn bị kiểm toán Thực hiện kiểm toán Hoàn thành kiểm toán Tổng hợp và Lập kế Thử nghiệm Thử nghiệm cơ Phát hành hoạch kiểm rà soát bằng bản báo cáo kiểm toán kiểm soát chứng kiểm toán toán Thủ tục chung Thủ tục phân tích Thử nghiệm chi tiết Sơ đồ 2. 2 Sơ đồ khái quát quy trình kiểm toán (Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tập 2– NXB KT TP.
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 14 Lập kế hoạch kiểm toán Tìm hiểu, thu thập thông tin khách hàng - Đối với khách hàng mới, tiến hành thu thập thông tin về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, tình hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, tài liệu kiểm toán cũ,…. - Đối với khách hàng cũ, rà soát và cập nhật những thông tin thay đổi trong năm hiện hành tại công ty khách hàng (nếu có), thu thập các giấy tờ làm việc, BCKT năm trước đã lưu trữ.