Chương I: Cơ sở lý luận 1.1 Quản trị nguồn nhân lực và biện pháp nâng cao chất lượng nhân viên 1.1 Quản trị nguồn nhân lực: Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến hai vấn đề cơ bản ”Quản trị” và “nguồn nhân lực”. Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Nguồn nhân lực khác với các nguồn lực khác của doanh nghiệp (máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, phương pháp công nghệ…) do chính bản chất của con người. Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức (như tổ chức công đoàn, nghiệp đoàn…) nhằm bảo vệ quyền lợi của họ, có thể đánh giá và đặt câu hỏi đối với hoạt động của các nhà quản trị, và hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân của họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh.
Quản trị nguồn nhân lực do vậy khó khăn và phức tạp hơn nhiều so với quản trị các yếu tố khác trong hoạt động của các tổ chức. Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức và có 2 mục tiêu cơ bản: - Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. - Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân. Các hoạt động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng, tuy nhiên có thể phân chia thành 3 nhóm chức năng chủ yếu như sau: - Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp, thường bao gồm các hoạt động: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, thu thập và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trrong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Hoạt động chủ yếu của nhóm này bao gồm: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, bao gồm hai chức năng nhỏ là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.2 Nâng cao chất lượng nhân viên: Để sư dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức và nhân viên ngoài các biện pháp về mặt tổ chức, điều căn bản là cần phải có những biện pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên ở mọi cấp độ. Các biện pháp này, phải đáp ứng được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, và trong từng thời đoạn, ứng với những thuận lợi và khó khăn khác nhau, có thể thay đổi, tùy theo nhu cầu thực tế và thực trạng nguồn nhân lực sẳn có.
Để có những biện pháp khả thi và hiệu quả, cần có những đánh giá chính xác năng lực các bộ phận tương ứng, tìm ra các điểm mạnh để phát triển và điểm yếu để khắc phục, cải tiến. Từ các kết quả đánh giá này, các phương án thích hợp sẽ được lựa chọn, phân tích và hoạch định chi tiết. Việc xem xét phân tích các phương án này dựa trên cơ sở phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đã nhận diện được trong bối cảnh những thuận lợi và khó khăn từ môi trường bên ngoài và để lựa chọn các biện pháp, phương án khả thi, lựa chọn những phương án có tác dụng bổ trợ, không triệt tiêu hoặc mâu thuẫn lẫn nhau để xây dựng chương trình hành động cụ thể. Các bước tiến hành cụ thể theo trình tự như sau: 1.
Đánh giá thực trạng năng lực nhân viên - Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá - Khảo sát thực trạng - Xác định điểm mạnh, điểm yếu 2. Xây dựng biện pháp nâng cao chất lượng - Xây dựng mục tiêu - Đề xuất các biện pháp, lựa chọn các biện pháp khả thi - Lập kế hoạch hành động 1.2 Quá trình đánh giá nhân viên: 1.1 Mục đích: Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên được sử dụng trong nhiều mục đích: - Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các nhân viên khác và so với các tiêu chuẩn. - Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chửa các sai lầm trong quá trình làm việc. - Kích thích động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ.
- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức… - Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp. - Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên có tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân. Đối với cá nhân, đánh giá năng lực là cơ hội để khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp, và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
Đối với doanh nghiệp, các thông tin đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực và có những điều chỉnh thích hợp nhằm nâng cao trình độ quản trị nguồn nhân lực, kết quả là việc tăng năng suất lao động, nâng cao tính hiệu quả của tổ chức, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, phát huy tối đa các năng lực cá nhân và cuối cùng là sự thỏa mãn, tín nhiệm của khách hàng.2 Nội dung, trình tự thực hiện: Các tổ chức, doanh nghiệp thường áp dụng các cách đánh giá khác nhau. Tuy nhiên, phần lớn đều thực hiện theo trình tự với các bước như sau: 1. Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá Thông thường những yêu cầu này có thể suy ra từ bản mô tả công việc và bao gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả công việc thực hiện. Các tiêu chuẩn này được xây dựng chi tiết, rõ ràng và chỉ rõ mức độ quan trọng tương ứng (trọng số) của từng tiêu chuẩn.
Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau như sau: - Phương pháp bảng điểm: Đây là phương pháp đơn giản nhất dùng để đánh giá và cho diểm dựa trên bảng liệt kê những công việc và yêu cầu chủ yếu. Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo từng yêu cầu, sau đó tổng hợp lại sẽ có kết quả đánh giá chung về nhân viên đó. - Phương pháp xếp hạng luân phiên: đây là phương pháp được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Tất cả nhân viên sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (hoặc tăng dần) về những điểm chính như thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc… Khi tổng hợp kết quả sẽ cho biết ai là người thực hiện tốt nhất, dần dần đến người thực hiện công việc yếu nhất (hoặc ngược lại).
- Phương pháp so sánh cặp: tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên nhưng chi tiết và chính xác hơn. Từng cặp nhân viên sẽ lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính, theo đó: Người được đánh giá tốt hơn hẵn sẽ được cho 4 điểm, Người được đánh giá tốt hơn sẽ được cho 3 điểm, Nếu hai người được đánh giá ngang nhau sẽ đều được cho 2 điểm Người được đánh giá xấu hơn sẽ được cho 1 điểm, Người được đánh giá xấu hơn hẵn sẽ được cho 0 điểm, Khi tổng hợp, sẽ lần lượt chọn ra người có số điểm từ cao nhất đến thấp nhất. Ví dụ cho trong bảng sau đây: 1 2 3 4 5 6 1 A B C D Tổng hợp 2 A 3 4 3 10 3 B 1 3 2 6 4 C 0 1 0 1 5 D 1 2 4 7 Trong ô nằm trên dòng 2 và cột 3, giá trị 3 có nghĩa nhân viên A được đánh giá tốt hơn nhân viên B. Điểm trong cột 6 là tổng các điểm số trong hàng tương ứng.
Theo kết quả so sánh trong bảng, các nhân viên sẽ có kết quả đánh giá theo thứ tự tăng dần từ nhân viên C B D A. Nhân viên A được đánh giá cao nhất, nhân viên C, kém nhất. - Phương pháp phê bình lưu giữ: Các ưu nhược điểm, các sai lầm, trục trặc lớn hay các thành tích nổi bật của nhân viên được cấp trên ghi lại (các kết quả bình thường không được ghi lại). Do đó những nhân viên rất tốt hoặc rất yếu sẽ được đánh giá riêng.
Phương pháp này giúp lãnh đạo các tổ chức có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, tránh bớt sai lầm trong công việc. - Phương pháp quan sát hành vi: phương pháp này được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên, qua đó (dựa vào số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi) đánh giá được tình hình thực hiện công việc chung của nhân viên. - Phương pháp quản trị theo mục tiêu: phương pháp này chú trọng đến việc định kỳ xem xét các kết quả đạt được dựa vào việc đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu, nhất là các mục tiêu được lượng hóa (mặc dù trong thực tế sẽ có nhiều mục tiêu chỉ có thể đánh giá theo định tính hoặc chất lượng). Phương pháp này có ưu điểm giúp nhân viên có định hướng về cách thức, yêu cầu hoàn thành công việc, tự tin và được kích thích, động viên tốt hơn trong quá trình phát triển cá nhân.
