Đồ án Logistics Bách Khoa: Cải tiến quy trình thông quan - SV. Nguyễn Mậu Trường Giang

Đề tài nghiên cứu Mẫu đồ án Logistics Bách Khoa: Quy trình thông quan với phương pháp khoa học, ứng dụng thực tiễn hiệu quả tham khảo chuyên ngành

• Tác giả: Nguyen Mau Truong Giang
• Người hướng dẫn: Dr. Dang Vu Tung
• Trường học: Hanoi University of Science and Technology
• Chuyên ngành: Industrial Management
• Đề tài: Quy trình thông quan
• Loại tài liệu: Graduation thesis
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hanoi

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của Quy trình thông quan trong Logistics

Quy trình thông quan là một khâu quan trọng trong hoạt động logistics hiện đại, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa. Tại Đại học Bách Khoa Hà Nội, mẫu đồ án logistics tập trung vào việc cải thiện quy trình thông quan hàng nhập khẩu tại các cảng logistic như Nội Bài. Quy trình này bao gồm các bước từ khai báo tờ khai hải quan, kiểm tra tài liệu, đến phát hành giấy phép nhập khẩu. Việc tối ưu hóa quy trình thông quan giúp giảm thời gian, chi phí, và rủi ro trong vận chuyển hàng hóa quốc tế. Đây là một chủ đề nghiên cứu thiết thực cho sinh viên ngành quản lý công nghiệp và quản lý chuỗi cung ứng tại Bách Khoa.

1.1. Định nghĩa quy trình thông quan

Quy trình thông quan là tập hợp các hoạt động liên quan đến việc xử lý hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu. Nó bao gồm chuẩn bị tờ khai hải quan, nộp giấy tờ liên quan, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, và cấp phép nhập khẩu chính thức. Tại công ty Nội Bài Logistics, quy trình này được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

1.2. Tầm quan trọng của tối ưu hóa quy trình

Tối ưu hóa quy trình thông quan giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý từ 5-7 ngày xuống còn 2-3 ngày. Điều này nâng cao hiệu suất logistics, giảm chi phí lưu kho, và tăng sự hài lòng của khách hàng. Một mẫu đồ án tốt sẽ giới thiệu các giải pháp cải tiến có thể áp dụng thực tế.

II. Tình trạng hiện tại của Quy trình thông quan tại Công ty Logistics

Tại Nội Bài Logistics, quy trình thông quan hàng nhập khẩu vẫn còn nhiều bất cập và chai thắt. Thứ nhất, việc xử lý tờ khai hải quan thường mất nhiều thời gian do phải kiểm tra thủ công và liên lạc với nhiều bộ phận khác nhau. Thứ hai, hệ thống quản lý tài liệu chưa được số hóa hoàn toàn, dẫn đến mất mát thông tin và sai sót hành chính. Thứ ba, sự phối hợp giữa các bên (cơ quan hải quan, kho bãi, vận tải) chưa được tối ưu, gây lãng phí thời gian và tăng chi phí hoạt động. Các kết quả từ nghiên cứu thực tế cho thấy cần phải cải thiện quy trình để nâng cao năng suất và giảm chi phí.

2.1. Các điểm yếu trong quy trình hiện tại

Quy trình thông quan tại công ty còn không transparent (minh bạch). Khách hàng không thể theo dõi trạng thái hàng hóa real-time. Tờ khai hải quan phải được nhập lại nhiều lần vào các hệ thống khác nhau, gây lãng phí nhân lực. Các điểm chắn trong quy trình không rõ ràng, dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết và tăng áp lực công việc cho nhân viên.

2.2. Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Chi phí lưu kho tăng lên do thời gian thông quan kéo dài. Tỷ lệ lỗi trong khai báo hải quan cao, gây phạt hành chính và làm tổn hại danh tiếng công ty. Khách hàng không hài lòng vì không nhận hàng đúng hạn. Tất cả những vấn đề này đều được đề cập trong mẫu đồ án logistics của sinh viên Bách Khoa.

III. Các giải pháp cải thiện Quy trình thông quan

Để cải thiện quy trình thông quan, cần triển khai một số giải pháp toàn diện. Thứ nhất, số hóa quy trình bằng cách đầu tư vào hệ thống quản lý logistics hiện đại, cho phép khai báo tờ khai hải quan một lần duy nhất và chia sẻ dữ liệu giữa các bên liên quan. Thứ hai, xây dựng cơ chế phối hợp rõ ràng giữa cơ quan hải quan, kho bãi, và đơn vị vận tải. Thứ ba, đào tạo nhân viên về quy định hải quan mới nhất để giảm sai sót. Thứ tư, áp dụng công nghệ như blockchain hoặc IoT để theo dõi hàng hóa trong suốt quá trình thông quan. Những đề xuất này được tương tự như các mẫu đồ án tiêu biểu của sinh viên Bách Khoa.

3.1. Số hóa hóa các quy trình và hệ thống

Hệ thống quản lý tích hợp sẽ kết nối tất cả các bên tham gia trong quy trình thông quan. Tờ khai hải quan được nhập vào một lần, sau đó tự động chia sẻ với cơ quan hải quan và các đơn vị liên quan. Điều này giảm thời gian xử lý từ 5-7 ngày xuống 2-3 ngày. Khách hàng có thể theo dõi tiến độ real-time qua portal trực tuyến.

3.2. Tối ưu hóa hợp tác giữa các bên

Xây dựng quy tắc rõ ràng cho phối hợp công tác giữa cơ quan hải quan, kho bãi, và công ty vận tải. Lập lịch trình thống nhất để nhận hàng, kiểm tra, và phát hàng. Họp định kỳ để xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này tăng hiệu quả và **giảm tắc nghẽn trong quy trình.

IV. Kết quả kỳ vọng và Khuyến nghị cho Đồ án Logistics

Khi cải thiện quy trình thông quan theo các giải pháp đề xuất, Nội Bài Logistics và các doanh nghiệp tương tự sẽ đạt được nhiều lợi ích đáng kể. Thời gian thông quan sẽ giảm 40-50%, chi phí hoạt động giảm 15-20%, và tỷ lệ lỗi giảm từ 5% xuống 1% trở xuống. Khách hàng sẽ nhận hàng nhanh hơn, tăng sự hài lòng, và tính cạnh tranh của công ty nâng cao. Đối với sinh viên ngành quản lý công nghiệp tại Bách Khoa, mẫu đồ án này cung cấp kiến thức thực tiễn và kỹ năng phân tích có giá trị cao. Khuyến nghị là các doanh nghiệp nên đầu tư ngay vào cải tiến công nghệ và đào tạo nhân viên để tận dụng lợi thế cạnh tranh trong logistics hiện đại.

4.1. Kết quả kinh tế kỳ vọng

Sau khi triển khai cải tiến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khoảng 30-40% trong quy trình thông quan. Thông lượng hàng hóa tăng 25-30% mà không cần tăng cơ sở vật chất. Lợi nhuận ròng tăng do giảm chi phí và tăng khối lượng kinh doanh. Những số liệu này có thể được lượng hóa trong báo cáo đồ án của sinh viên.

4.2. Khuyến nghị cho doanh nghiệp và sinh viên

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ một phần nhỏ của quy trình để thử nghiệm trước khi triển khai toàn diện. Sinh viên khi làm đồ án nên tập trung vào việc phân tích chi tiết các bài toán thực tế và đề xuất các giải pháp khả thi. Hợp tác với doanh nghiệp để thu thập dữ liệu chính xác sẽ nâng cao chất lượng đồ án.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế hiện đại, logistics đóng vai trò kết nối các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu, từ khâu cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất đến lưu thông, phân phối và đưa sản phẩm cuối cùng tới tay người tiêu dùng. Hoạt động logistics hiệu quả giúp tối ưu hóa chu kỳ lưu chuyển hàng hóa, tiết giảm chi phí vận hành và gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế. Trong chuỗi dịch vụ logistics xuất nhập khẩu, thông quan hải quan là một trong những khâu trọng yếu, quyết định trực tiếp đến tốc độ giải phóng hàng và tổng chi phí của toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, ngành logistics vẫn đang đối mặt với nhiều rào cản như hạ tầng thiếu đồng bộ, chi phí logistics còn ở mức cao, thủ tục hành chính phức tạp và đặc biệt là tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng cao (khoảng 93% đến 95% lao động trong các doanh nghiệp logistics nội địa chưa qua đào tạo chuyên môn bài bản). Xuất phát từ thực trạng đó, đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Mầu Trường Giang tập trung nghiên cứu quy trình nghiệp vụ thông quan tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài nhằm đánh giá thực trạng vận hành, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị logistics, dịch vụ giao nhận vận tải (freight forwarding) và các nguyên lý cơ bản của quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
2. Khảo sát, phân tích chi tiết thực trạng quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài; nhận diện các sai sót, thời gian xử lý và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình làm hàng tại sân bay Nội Bài.
3. Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ, kiểm soát chất lượng khai báo, quản lý kho bãi, ứng dụng phần mềm quản trị vận tải và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên nhằm rút ngắn thời gian thông quan.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu (Customs clearance process for imported goods).
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Logistics Nội Bài (văn phòng Hà Nội và văn phòng hiện trường tại Sân bay Quốc tế Nội Bài, đường Trại Cá, xã Phú Minh, huyện Sóc Sơn, Hà Nội), phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài cùng các hệ thống kho hàng hàng không (ALS, NCTS, DHL).
• Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng hoạt động được khảo sát, thu thập chủ yếu trong quý IV/2021 và tháng 01/2022; đồ án được hoàn thành vào tháng 03/2022.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Tác giả xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các khối kiến thức quản trị logistics và quy định hải quan:

• Mô hình 7R trong Quản trị Logistics: Đáp ứng 7 tiêu chí đúng: Đúng sản phẩm (Right product), Đúng số lượng (Right quantity), Đúng điều kiện (Right condition), Đúng địa điểm (Right place), Đúng thời gian (Right time), Đúng khách hàng (Right customer), và Đúng chi phí (Right price).
• Phân loại dịch vụ Logistics (1PL - 5PL): Phân định 5 hình thức quản trị logistics từ 1PL (doanh nghiệp tự thực hiện), 2PL (cung cấp dịch vụ đơn lẻ như vận chuyển hoặc kho bãi), 3PL (cung cấp dịch vụ logistics tích hợp theo hợp đồng), 4PL (nhà tích hợp chuỗi phân phối/LPL làm đầu mối quản lý tài nguyên) đến 5PL (logistics trên nền tảng thương mại điện tử, gắn liền với hệ thống OMS, WMS và TMS).
• 5 tiêu chí đo lường hiệu năng tác nghiệp: Chất lượng (Quality), Tốc độ (Speed), Độ tin cậy (Dependability), Tính linh hoạt (Flexibility) và Chi phí (Cost).
• 7 hoạt động cốt lõi của hệ thống logistics: Xử lý đơn hàng (Order processing), Kiểm soát hàng tồn kho (Inventory control), Quản lý kho bãi (Warehousing), Vận tải (Transportation), Bốc xếp và lưu trữ (Material handling & storage), Đóng gói công nghiệp (Logistical packaging), và Quản trị thông tin (Information).
• Quy trình và căn cứ pháp lý thông quan: Nghiên cứu quy định về quyền hạn, trách nhiệm pháp lý của cán bộ hải quan và người khai hải quan; các căn cứ pháp lý của bộ hồ sơ hải quan (chứng từ thương mại, chứng nhận chất lượng, kết quả kiểm dịch, chứng từ nộp thuế, thư bảo lãnh); cơ chế phân luồng tờ khai điện tử (Luồng Xanh - Green, Luồng Vàng - Yellow, Luồng Đỏ - Red); cơ cấu chi phí thông quan gồm phí dịch vụ thỏa thuận, lệ phí hải quan cố định (20.000 VNĐ/tờ khai) và các loại thuế xuất nhập khẩu liên quan (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế tự vệ, thuế chống bán phá giá).

Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp quan sát và bấm giờ đo lường thời gian lao động (measuring working time, observing): Tác giả trực tiếp tham gia và theo dõi các công đoạn tác nghiệp của nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường (OPS) tại văn phòng cũng như kho hàng sân bay để ghi nhận thời gian thực hiện từng bước công việc.
• Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp: Thống kê số liệu sản lượng, thời gian truyền tờ khai, các dạng lỗi chứng từ, chi phí dịch vụ từ hệ thống quản lý nội bộ của Công ty TNHH Logistics Nội Bài trong quý IV/2021 và tháng 01/2022.
• Phương pháp phân tích nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Diagram): Xây dựng biểu đồ xương cá để phân tích các yếu tố gây ra sai sót trong khâu chứng từ và làm chậm tiến độ thông quan.

Nguồn dữ liệu

• Dữ liệu sơ cấp: Nhật ký đo lường thời gian xử lý lô hàng, bảng kiểm soát thời gian truyền tờ khai, ghi chép quá trình làm việc tại kho ALS, Trạm kiểm dịch động vật Nội Bài và Chi cục Hải quan.
• Dữ liệu thứ cấp: Hồ sơ lô hàng thực tế (bộ chứng từ lô hàng 1577292392, lô hàng của khách hàng Hoàng Lê), dữ liệu phần mềm khai báo hải quan ECUS 5, hệ thống Cổng thông tin Một cửa Quốc gia (Vietnam National Single Window - NSW), các tài liệu nội bộ và báo cáo thống kê ngành.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị Logistics (Logistics Management Theory)

Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về sự hình thành và phát triển của logistics từ nguồn gốc phục vụ hậu cần quân sự (thời kỳ La Mã, Hy Lạp cổ đại với danh xưng "Logistikas", Chiến tranh thế giới thứ hai, cuộc đổ bộ Normandy năm 1944, phong trào Tây Sơn và chiến dịch Điện Biên Phủ) cho đến vai trò liên kết chuỗi giá trị toàn cầu trong nền kinh tế hiện đại (đóng góp khoảng 10% GDP tại các quốc gia phát triển như Mỹ, Nhật Bản và trên 30% tại các nước đang phát triển).

Tác giả đi sâu phân loại 5 cấp độ logistics (1PL đến 5PL), 7 nhóm hoạt động chức năng và 5 tiêu chuẩn đánh giá hiệu năng hoạt động logistics. Trong phần dịch vụ giao nhận (Forwarding), đồ án làm rõ vai trò của bên giao nhận trung gian trong việc gom hàng lẻ (consolidation), lựa chọn hãng vận chuyển (hàng không, đường biển, đường bộ, đa phương thức), tối ưu chi phí và hỗ trợ khách hàng vượt qua rào cản ngôn ngữ, thủ tục pháp lý.

Về nghiệp vụ thông quan, chương này hệ thống hóa quy trình 4 bước tiêu chuẩn:

1. Khai báo tờ khai hải quan: Tập hợp chứng từ (Hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, Vận đơn AWB/B/L, C/O, Giấy báo hàng đến NOA, mã HS) và nhập dữ liệu vào phần mềm hải quan.
2. Mở tờ khai theo kết quả phân luồng:
   • Luồng Xanh (1): In tờ khai, tiến hành thanh lý và lấy hàng.
   • Luồng Vàng (2): Nộp bộ hồ sơ giấy cho hải quan đăng ký để kiểm tra tính hợp lệ; bổ sung hoặc truyền sửa đổi nếu có sai lệch.
   • Luồng Đỏ (3): Cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi/kho kiểm hóa phối hợp với nhân viên hiện trường (OPS).
3. Thông quan tờ khai: Hoàn tất kiểm tra hồ sơ/hàng hóa và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT.
4. Thanh lý và đưa hàng về kho: Tiến hành thanh lý tờ khai điện tử và chuyển hàng về kho bảo quản, sử dụng.

Cuối chương, tác giả chỉ ra các khó khăn của logistics Việt Nam: cơ cấu tổ chức phân tán giữa các phòng ban, hạ tầng giao thông và kho bãi chưa đồng bộ, tỷ lệ nhân lực chưa qua đào tạo chiếm 93% - 95%, và 54,55% doanh nghiệp đánh giá thể chế, chính sách quản lý chuyên ngành còn nhiều bất cập.

Chương 2: Phân tích quy trình thông quan hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài (Analyze Customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics Co.)

Chương 2 tập trung phân tích thực tế hoạt động tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài (Mã số thuế: 0106250994; thành lập ngày 01/08/2013; Giám đốc: Nguyễn Huy Nghĩa). Đồ án điểm lại lịch sử phát triển từ quy mô 5 nhân sự ban đầu (2013) lên 18 nhân sự, gia nhập các hiệp hội IATA, FIATA, KIFFA (2014), trở thành đại lý hải quan chính thức (2016), tham gia chương trình C-TPAT (2017), gia nhập liên minh WCA (2018) và mở rộng chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh.

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Ban Giám đốc (2 người), Phòng Kinh doanh (4 người), Phòng Chứng từ (2 người), Chăm sóc khách hàng (1 người), Phòng Kế toán (2 người) và Phòng Hiện trường/Operation (7 người).

Bộ phận	Số lượng nhân sự	Chức năng, nhiệm vụ chính
Ban Giám đốc	2	Hoạch định chiến lược, điều hành, ký kết hợp đồng
Phòng Kinh doanh (Sale)	4	Tìm kiếm khách hàng, báo giá cước và dịch vụ trọn gói, liên hệ hãng bay/hãng tàu
Phòng Chứng từ (Document)	2	Xử lý chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing list, C/O, Phyto, Fumi, NOA, Manifest)
Chăm sóc khách hàng (CS)	1	Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xác định mã HS, tra cứu chính sách mặt hàng
Phòng Kế toán (Accounting)	2	Quản lý thu chi, theo dõi công nợ, quyết toán thuế, đối soát ngân hàng
Phòng Hiện trường (Operation)	7	Giao nhận chứng từ, làm thủ tục hải quan tại kho/cửa khẩu, nộp thuế, kiểm hóa và nhận hàng

Nội dung phân tích thực trạng làm rõ các bước tác nghiệp:

• Quy trình xử lý chứng từ: Trao đổi tài liệu qua email, đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, Vận đơn (HAWB/MAWB). Tác giả phát hiện tỷ lệ sai sót chứng từ còn cao (điển hình như lỗi sai số hóa đơn, sai tên hàng, lỗi lệch thông tin trong các lô hàng của khách hàng Hoàng Lê quý IV/2021).
• Quy trình khai báo hải quan: Thực hiện trên phần mềm ECUS 5 và Cổng Một cửa Quốc gia (NSW). Phân tích thời gian truyền tờ khai và các lỗi phát sinh trong quá trình truyền dữ liệu trong tháng 01/2022.
• Quy trình kiểm dịch và kiểm tra chuyên ngành: Mô tả các bước đăng ký kiểm dịch động vật tại Trạm kiểm dịch động vật Nội Bài đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
• Nghiệp vụ lấy hàng và giám sát hải quan: Tác nghiệp tại kho hàng kéo dài (kho ALS, NCTS, DHL), thủ tục giám sát hải quan và đối chiếu danh sách hàng hóa (List of goods).
• Phân tích chi phí logistics: Khảo sát chi tiết cơ cấu chi phí của lô hàng nhập khẩu mang số hiệu 1577292392 (bao gồm cước vận chuyển, phí nâng hạ, phí lưu kho/lưu bãi, lệ phí hải quan, phí dịch vụ).
• Đánh giá chung:
  • Điểm mạnh: Đội ngũ nhân viên hiện trường am hiểu địa bàn Nội Bài, mối quan hệ tốt với các kho hàng và cơ quan hải quan, khả năng xử lý nhanh các vướng mắc phát sinh.
  • Hạn chế: Quy trình xử lý chứng từ phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công; tỷ lệ sai sót thông tin từ phía khách hàng và khâu kiểm tra ban đầu còn cao dẫn đến việc phải truyền sửa tờ khai; thời gian chờ đợi lấy hàng tại kho ALS/NCTS vào giờ cao điểm còn kéo dài; thiếu hệ thống phần mềm quản lý vận tải và kho bãi tập trung.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình thông quan (Solutions to improve customs clearance process)

Dựa trên các hạn chế đã chỉ ra, Chương 3 đề xuất định hướng phát triển đến năm 2025 và hệ thống giải pháp cụ thể:

1. Đào tạo chuyên môn về Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Nâng cao kiến thức cho nhân viên chứng từ và chăm sóc khách hàng về các tiêu chí xuất xứ (Origin criteria), quy tắc xuất xứ theo từng hiệp định thương mại tự do (FTA) nhằm tránh việc bị từ chối C/O hoặc áp sai mức thuế suất ưu đãi đặc biệt.
2. Ứng dụng phần mềm và quy tắc quản lý kho bãi (WMS): Chuẩn hóa việc kiểm soát thông tin hàng tồn kho, quản lý hàng hỏng/lỗi, kiểm soát luồng hàng xuất nhập tồn tại kho.
3. Chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ và khai báo hải quan:
   • Sử dụng các công cụ xử lý đồ họa/phần mềm văn phòng để chỉnh sửa, đối chiếu nhanh số hóa đơn và thông tin chứng từ.
   • Xây dựng và áp dụng Bảng kiểm soát chất lượng khai báo hải quan (Customs declaration quality control sheet) nhằm loại trừ lỗi trước khi truyền dữ liệu chính thức.
   • Thiết lập Phiếu kiểm soát luồng công việc (Workflow control sheet) để giám sát tiến độ thực hiện của từng nhân sự từ khâu nhận chứng từ đến khi giải phóng hàng.
   • Theo dõi trạng thái lô hàng trực tuyến thông qua trang web Track-trade.
4. Cải tiến khâu bốc dỡ, xếp hàng và vận chuyển nội địa:
   • Phân loại phương tiện vận tải phù hợp với đặc thù hàng hóa: Sử dụng xe tải mở cửa sau (Back door truck) cho hàng đóng pallet tiêu chuẩn và xe tải mở cửa hông (Side door truck) cho các kiện hàng cồng kềnh, hàng dài.
   • Ứng dụng mô phỏng sơ đồ xếp hàng lên xe tải nhằm tận dụng tối đa tải trọng và thể tích thùng xe, giảm nguy cơ va đập hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ sân bay về kho khách hàng.
5. Triển khai phần mềm quản trị vận tải (Transportation Management Software - TMS): Quản lý điều xe, định vị hành trình và cập nhật thời gian giao nhận theo thời gian thực.
6. Áp dụng quản lý chất lượng tổng thể (General quality management): Đo lường thời gian xử lý lô hàng sau khi áp dụng giải pháp nhằm chứng minh hiệu quả rút ngắn thời gian thông quan và nâng cao năng suất tác nghiệp.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

• Đồ án đã mô tả chi tiết sơ đồ tổ chức, chức năng của 6 bộ phận chuyên trách với 18 nhân sự tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài, phản ánh mô hình vận hành của một đại lý hải quan tầm trung tại khu vực Cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài.
• Định lượng hóa các thông số vận hành thực tế qua hệ thống bảng biểu và sơ đồ:
  • Thống kê tình trạng chứng từ của khách hàng trong quý IV/2021 và tháng 01/2022.
  • Nhận diện các lỗi sai sót cụ thể trong bộ hồ sơ (như sai số hóa đơn, sai mô tả hàng, sai mã HS) và đo lường thời gian truyền tờ khai trên phần mềm ECUS 5.
  • Bóc tách toàn bộ chi phí cấu thành dịch vụ logistics cho lô hàng mẫu 1577292392.
  • Đo lường thời gian giải phóng lô hàng thực tế tại các kho hàng ALS, NCTS trước và sau khi đề xuất cải tiến quy trình.

Hệ thống giải pháp đề xuất

Tác giả đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ kết hợp giữa đào tạo nhân sự, cải tiến biểu mẫu kiểm soát và ứng dụng công nghệ:

• Đào tạo nghiệp vụ C/O giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp thuế quan.
• Thiết lập hai công cụ kiểm soát nội bộ: Bảng kiểm soát chất lượng khai báo hải quan và Phiếu kiểm soát luồng công việc.
• Ứng dụng công nghệ hỗ trợ tác nghiệp gồm: WMS (quản lý kho), TMS (quản lý vận tải), trang web theo dõi Track-trade và phần mềm ECUS 5.
• Tối ưu hóa phương thức vận chuyển thông qua việc kết hợp linh hoạt xe tải thùng kín cửa sau, xe mở cửa hông và mô phỏng xếp dỡ khoa học.

Đóng góp thực tiễn

Đề tài mang tính ứng dụng trực tiếp tại doanh nghiệp khảo sát, cung cấp các biểu mẫu kiểm soát và quy trình thao tác chuẩn (SOP) giúp giảm thiểu sai sót chủ quan của nhân viên, rút ngắn thời gian thông quan tại Cửa khẩu Sân bay Quốc tế Nội Bài.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại một doanh nghiệp giao nhận cụ thể (Công ty TNHH Logistics Nội Bài) với quy mô 18 nhân sự, tập trung chủ yếu vào luồng hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không tại Sân bay Quốc tế Nội Bài. Số liệu thực nghiệm được thu thập trong khung thời gian ngắn (quý IV/2021 và tháng 01/2022), chưa đánh giá được toàn diện biến động sản lượng theo chu kỳ cả năm hoặc tác động tài chính dài hạn khi đầu tư các hệ thống phần mềm chuyên dụng (WMS, TMS).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình thông quan hàng xuất khẩu bằng đường hàng không; khảo sát quy trình làm hàng nhập khẩu bằng đường biển qua các cảng biển lớn (Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh); nghiên cứu khả năng tích hợp dữ liệu tự động giữa phần mềm quản trị doanh nghiệp nội bộ với Cổng thông tin Một cửa Quốc gia (NSW).

---

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên ngành Quản trị công nghiệp, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại: Tham khảo phương pháp tiếp cận phân tích quy trình nghiệp vụ thực tế, cấu trúc một đồ án tốt nghiệp chuyên ngành logistics và cách thức thu thập số liệu hiện trường.
• Nhân viên chứng từ (Doc) và nhân viên hiện trường (OPS) tại các công ty Forwarder: Nắm bắt quy trình từng bước khi mở tờ khai hải quan điện tử 3 luồng, thủ tục kiểm dịch động vật tại Sân bay Nội Bài, và quy trình nhận hàng tại kho ALS, NCTS.
• Nhà quản lý doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ: Ứng dụng các biểu mẫu quản lý luồng công việc (Workflow control sheet) và bảng kiểm soát chất lượng truyền tờ khai để chuẩn hóa quy trình nội bộ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Mức lệ phí hải quan nhà nước cố định cho mỗi tờ khai được đề cập trong đồ án là bao nhiêu?
Theo nội dung đồ án, lệ phí hải quan cố định nộp cho cơ quan nhà nước khi thông quan một tờ khai hải quan (không phân biệt xuất khẩu, nhập khẩu hay chuyển cửa khẩu) là 20.000 VNĐ/tờ khai.

2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Logistics Nội Bài tại thời điểm khảo sát gồm những bộ phận nào?
Công ty có tổng cộng 18 nhân sự, phân bổ thành 6 bộ phận: Ban Giám đốc (2 người), Phòng Kinh doanh (4 người), Phòng Chứng từ (2 người), Chăm sóc khách hàng (1 người), Phòng Kế toán (2 người) và Phòng Hiện trường/Operation (7 người).

3. Tác giả đề xuất những công cụ và phần mềm nào để hỗ trợ theo dõi và quản lý quy trình giao nhận, thông quan?
Các công cụ và phần mềm được đề xuất và sử dụng gồm: Phần mềm khai báo hải quan ECUS 5, Cổng thông tin Một cửa Quốc gia (NSW), website theo dõi hành trình hàng hóa Track-trade, phần mềm quản lý kho bãi (WMS), và phần mềm quản trị vận tải (TMS).

4. Tỷ lệ lao động chưa qua đào tạo bài bản trong ngành logistics Việt Nam được tác giả trích dẫn từ nguồn lý thuyết là bao nhiêu?
Theo số liệu thống kê được trích dẫn trong Chương 1, có khoảng 93% đến 95% lao động trong các doanh nghiệp logistics nội địa tại Việt Nam chưa qua đào tạo chuyên môn bài bản về logistics.

5. Điểm khác biệt cơ bản trong xử lý tờ khai giữa luồng Xanh, luồng Vàng và luồng Đỏ tại khâu mở tờ khai là gì?

• Luồng Xanh: Tờ khai được chấp nhận thông quan tự động, người khai mang tờ khai đi làm thủ tục thanh lý và nhận hàng.
• Luồng Vàng: Nhân viên giao nhận phải in toàn bộ hồ sơ giấy mang đến hải quan đăng ký để kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi được duyệt thông quan.
• Luồng Đỏ: Ngoài việc kiểm tra hồ sơ giấy, cán bộ hải quan sẽ trực tiếp kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi/kho kiểm hóa cùng với nhân viên hiện trường.

---

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Mầu Trường Giang đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị logistics và quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu. Thông qua việc khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Logistics Nội Bài và Chi cục Hải quan Sân bay Quốc tế Nội Bài, đề tài đã chỉ rõ các điểm nghẽn về xử lý chứng từ, thời gian truyền tờ khai và quy trình tác nghiệp kho bãi. Hệ thống giải pháp đề xuất bao gồm chuẩn hóa biểu mẫu kiểm soát, nâng cao năng lực nghiệp vụ C/O và ứng dụng các phần mềm chuyên dụng (WMS, TMS, Track-trade) mang tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian thông quan và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

HANOI UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY SCHOOL OF ECONOMICS AND MANAGEMENT GRADUATION THESIS Major: Industrial Management Minor: Logistics and Supply Chain Management IMPROVE CUSTOMS CLEARANCE PROCESS FOR IMPORTED GOODS AT NOI BAI LOGISTICS CO., LTD Student : Nguyen Mau Truong Giang Student ID : 20176321 Class : IEM16B Batch : K62 Instructor : Dr. Dang Vu Tung Hanoi, 02 March 2022 Hanoi University of Science and Technology SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM School of Economic and Management Independence - Freedom - Happiness GRADUATE DESIGN MISSION Full name: Nguyen Mau Truong Giang Student ID: 20176321 Class: IEM 16B Course: K62 Instructor’s full name: Dr. Dang Vu Tung 1. Name of Graduate Topic Improve Customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics Co.

Input data Collect data by measuring working time, observing. In addition, some data is provided by Noi Bai Logisitics. Content of Graduate Thesis Report  Part I: Theory about logistics management.  Part II: Current status of customs clearance process of imported goods at Noi Bai Logistics CO.

 Part III: Suggest improving customs clearance process of imported goods at Noi Bai airport. Starting day of Graduate Thesis Report: …. Finishing day of Graduate Thesis Report: …./2022 Hanoi, day… month… year 2022 Head of Division Instructors Instructor’s Evaluation Student’s full name: Nguyen Mau Truong Giang Student ID: 20176321 Class: IEM16B Course: K62 Graduate Thesis Topic: “Improve Customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics Co., LTD” Characteristic of topic: …………………………………………………………………. Contents of Evaluation 1.

Implement Graduate Thesis Report 2. Contents of Graduate Thesis Report  Theory: …………………………………………………………………………………….  Method and level of solving issues: ……………………………………………………………………………………. Form of Graduate Thesis Report  Presenting method: …………………………………………………………….

 Structure of report: …………………. Evaluation and scores  Progress of report: …. /20  Content of report: …. /60  Form of report: ….

/100 Hanoi, day… month… year 2022 Instructors Evaluation of Approver Student’s full name: Nguyen Mau Truong Giang Class: IEM16B Course: K62 Graduate Topic: “Improve Customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics Co.” Characteristic of topic: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… I. Content of comment 1. Content of Graduate Thesis Report ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… 2. Form of Graduate Thesis Report ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………… 3.

Other comments ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………… II/ Evaluation and scores  Content of report: …. /80  Form of report: …. /100 Hanoi, day… month… year 2022 Inspectors Graduation Thesis Report School of Economics and Management PREFACE Doing a graduation Thesis is an important step in student life. As a student of Hanoi University of Science and Technology, I am very proud and excited to do the Thesis.

After a period time of effort, now, my project has been completed, I feel very happy. During the process of doing the report, I received a lot of help from teachers as well as members of Noi Bai Logistics company. First, I would like to thank Dr. Dang Vu Tung, my instructor, who has always enthusiastically guided, cared and helped me during the Thesis report.

Thanks to your guidance, I have learned a lot of knowledge and skills to complete my Thesis lesson. I thank you very much. In addition, I would also like to thank the teachers at the School of Economic and Management at Hanoi University of Science and Technology for guiding and teaching me the knowledge from the subjects as well as the practical experiences so that I can have the necessary skills ability to work in the enterprise. Besides, the teachers have always supported me to be able to complete my report.

Finally, I would like to thank the members of Noi Bai Logistics company who welcomed and enthusiastically guided me with practical skills and experiences. Nguyen Thuy Linh, Ms. Nguyen Minh Huyen and the Customs clearance department have supported me to research and collect information for my report. It means a lot to me in the future.

I am very proud to be a student of Hanoi University of Science and Technology. Studying 4 years at the school is a wonderful time, 1 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management unforgettable for me. I wish the teachers a lot of health, happiness and success. Thank you sincerely.

Ha Noi, 02 March 2022 Reporter Nguyen Mau Truong Giang 2 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management TABLE OF CONTENTS Contents TABLE OF CONTENTS.2 LIST OF TABLES.4 LIST OF FIGURES. LOGISTICS MANAGEMENT THEORY.1 Overviews of Logistics.2 Logistics service classification.3 Role of Logistics.5 Criteria measuring performance of logistics management .2 Forwarding service in logistics.2 The roles of the forwarding service.3 Services offered by forwarders.2 Fundamentals of Customs Clearance.3 Customs clearance process.4 The cost for customs clearance. ANALYZE CUSTOMS CLEARANCE PROCESS FOR IMPORTED GOODS AT NOI BAI LOGISTICS CO.1 General introduction about Noi Bai Logistics Co.1 General information of the company.3 Functions and duties of Noi Bai Logistics.33 3 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management 2.4 Noi Bai Logistics’s organizational structure.2 Services of Noi Bai Logistics Co.3 Customs declaration service.4 Customs clearance service.5 Certificate of Origin application service (C/O).6 Document preparation service.7 Prepaid costs service.3 Analyze Customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics CO.1 General introduction about Customs clearance process at Noi Bai Logistics CO.2 Analyze the handling documents process.3 Analyze Customs clearance process.5 Analyze logistics cost.4 Evaluation about the Customs Clearance process at Noi Bai Airport.1 The strengths of the Customs Clearance process at Noi Bai Airport.2 The weaknesses of the Customs Clearance process at Noi Bai Airport.77 CHAPTER III: SOLUTIONS TO IMPROVE CUSTOMS CLEARANCE PROCESS.1 General development direction of the company.1 Company development strategy until 2025.2 Equipping knowledge about C/O for staff.2 Solutions for improving Customs clearance process at Noi Bai airport.1 Applying rules and software to inventory management. 81 4 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management 3.2 Handling documents process.4 Solve loading and delivering problems.5 Using transportation management software.6 General quality management.92 5 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management LIST OF TABLES Table 1.1 Five main types of Logistics Management.1 Main account table of Noi Bai Logistics.2 Controling inventory information.3 Controling defective goods.4 Controling Exporting and Inventory.5 Documents status of some customer in fourth quarter of 2021.6 Errors of Hoang Le's shipments.7 Goods quarantine procedures.8 Customs declaration transmission time.9 Errors in the process of customs declaration.10 Time to release the shipment.11 Cargo volume of some companies in January 2022.12 Logistics service cost for 1577292392 shipment.13 Time to handle a shipment.1 Document status of shipments in January 2022.2 Customs declaration quality control sheet.3 Time to transmit customs declarations in January 2022.4 Workflow control sheet.5 Time to handle a shipment after solution.90 6 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management LIST OF FIGURES Figure 1.1 International logistics process by sea.2 International logistics process by air.3 Five main types of Logistics Management.4 Logistics played an important role in “World war 2”.5 Logistics played an important role in the Dien Bien Phu campaign.6 Logistics plays an important role in the modern economy.7 Activities of Logistics.8 Operation process of the Forwarders.1 Noi Bai Logistics’s Logo.3 Warehouse at Noi Bai airport.4 Noi Bai Logistics’s organizational structure.5 Full container shipping process.6 Less than container truck-load.7 Customs declaration process.8 Customs Clearance process.9 Taxes of imported goods.10 Import and export tax table 2021.11 Making master bill process.13 Detention, Demurage and Storage fees.14 Warehouse management flow.15 Logistics activities at Noi Bai airport.16 Handling shipment process at Noi Bai airport.17 Exchange information documents via Email.19 Chart of documents status of some customer in fourth quarter of 2021.20 Chart of Hoang Le's shipments errors.21 Invoice number error.22 Vietnam National Single Window.23 Noibai animal quarantine station.58 7 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management Figure 2.27 Chart of customs declaration errors.29 Noi Bai International Airport Customs Branch.30 Information management system of ECUS 5 software.31 Taking documents at ALS’s warehouse.32 Customs procedures for supervision.33 List of goods.34 Warehouse operation department.36 Arrange goods in warehouse.39 Cause – Effect diagram.2 Origin criteria of C/O.3 Warehouse management software.4 Track-trade website.5 Following the shipment’s information on Track-trade.6 Fix Invoice number by Paint software.7 Solution for Customs Clearance process.8 Back door truck.9 Side door truck.

86 Figure 3 10 Simulating how to load a truck.13 Transportation management software.89 8 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management ACRONYMS Abbreviation Full English phrase Vietnamese meaning B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ Giấy xác nhận hun Fumi Certificate of Fumigation trùng. Vận đơn do công ty HAWB House Air Bill of Lading forwarder phát hành cho khách hàng Là mã phân loại của hàng hóa được quốc tế Harmonized Commodity Description HS Code quy chuẩn, dùng để xác and Coding System định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa. Hiệp hội Vận tải Hàng IATA International Air Transport Association không Quốc tế LCL Less than container load Hàng lẻ. Vận đơn do hãng máy bay phát hành cho MAWB Master Air Bill of Lading khách hàng hoặc forwarder Công ty kinh doanh trong lĩnh vực cước vận tải biển, được xem là nhà vận tải đường biển Non -Vessel Operating Common NVOCC (Carrier) nhưng lại khác Carrier với các hãng tàu (Shipping Line) có nghĩa là họ không sở hữu con tàu nào.

OPS Operation staff Nhân viên hiện trường Phytosanitary Certificate Giấy kiểm dịch thực Phyto vật. TEL Telephone Số điện thoại 9 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management 10 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management INTRODUCTION We have heard a lot about Logistics and the Logistics management industry, but how is Logistics defined? What is the role of Logistics in modern life today? Logistics is the process of planning, implementing and controlling the movement of goods or information related to raw materials (inputs) and final products (outputs) from point of origin to point of origin. Logistics has not been specifically translated into Vietnamese but we can temporarily understand Logistics as "logistics". A developed country must have a developed economy, economic development always goes hand in hand with logistics development.

Logistics as a connection between industries, all problems of a country. Especially, with the current trend of e-commerce development, Logistics needs to be focused and developed. Realizing the importance of research and development in the Logistics industry, I have chosen the Customs clearance process - a very important process in the Logistics chain - to be the subject of analysis and research for my Thesis report. I have analyzed and researched the customs clearance process at Noi Bai Logistics company.

Through fact-finding, by collecting data to control the quality of each step in the customs clearance process at the company, I have discovered the advantages and disadvantages of the company, from which to offer recommendations. solutions to fix errors. The main content of my Graduation Thesis: Chapter 1. Logistics management theory Chapter 2.

Analyze customs clearance process for imported goods at Noi Bai Logistics Co. Solutions to improve customs clearance process 11 Nguyen Mau Truong Giang Graduation Thesis Report School of Economics and Management CHAPTER 1. LOGISTICS MANAGEMENT THEORY 1.1 Overviews of Logistics 1.1 Logistics concepts Logistics has many definitions, but perhaps the following are the complete meanings of this word: - The supply chain is about “moving” – or “transforming” – raw materials and ideas into products or services and getting them to customers - Logistics is about moving materials or goods from one place to another - Logistics is the servant of design, production, and marketing.