CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 1.1 Một số khái niệm 1.1 Tài liệu lưu trữ Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia. Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau như: Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế: “Tài liệu Lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không co sự lựa chọn, bởi ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng của riêng họ, hoặc của một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ của tác giả Richard Pearce-Moses xuất bản năm 2005 khẳng định “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã tạo ra hoặc tiếp nhận bởi một cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, công hoặc tư nhân, trong quá trình thực hiện công việc, chúng được bảo quản bởi giá trị lâu dài được chứa đựng trong các thông tin của tài liệu hoặc là bằng chứng về chức năng và trách nhiệm của người tạo ra chúng”.
Theo khoản 3, Điều 2 – Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Tài 8 liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp’’ [ 11,1].2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Trưng bày, triển lãm – một trong những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ độc đáo và hiệu quả, có thể giới thiệu trực quan nhiều tài liệu tới nhiều đối tượng có nhu cầu tài liệu khác nhau trong cùng thời điểm, cùng không gian. Là một hoạt động mở, triển lãm tài liệu lưu trữ có sức lan tỏa hơn những hình thức công bố khác. Theo từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế (bản tiếng Anh và bản tiếng Pháp) thì: “Trưng bày tài liệu lưu trữ (Exhibition – Expositiond’ Archives) là giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm các mục đích văn hóa giáo dục”.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1992: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng, tuyên truyền giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó”. Theo cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam do PGS. Dương Văn Khảm biên soạn, nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015 thì: “ Triển lãm tài liệu lưu trữ - Exhibition of archival documents là một trong các hình thức tổ chức, khai thác, sử dụng TLLT thông qua việc trưng bày hiện vật là TLLT và những tài liệu, hiện vật khác có liên quan. nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của TLTL để phát huy giá trị của tài liệu.
Việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định” [7]. 9 Ta cũng có thể hiểu như sau: Trưng bày tài liệu lưu trữ là bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày tài liệu lưu trữ theo một hoặc một số chủ đề nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.3 Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã tạo nên một xã hội toàn cầu, nơi mà mọi người có thể tương tác và liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nước ta đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa vì thế công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh trong tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội. Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review.
Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)". Công nghệ thông tin viết tắt CNTT (Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội".
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web 10 thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính. Khái niệm CNTT đã được đổi mới và quy định theo khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm 2017: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số ” [12,1].4 Ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Ngày nay, Việt Nam vẫn đang không ngừng thực hiện cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 - là con đường tất yếu cần phải đi nếu muốn tăng tốc phát triển.
Cuộc cách mạng công nghiệp này cho phép con người sử dụng các tiến bộ của công nghệ; các loại máy móc, thiết bị thông minh nhằm phục vụ cho đời sống và sản xuất. Đặc biệt, trên một lĩnh vực nào đó, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cũng chính là cuộc cách mạng kỹ thuật số trong sản xuất công nghiệp, trên một cấp độ hoàn toàn mới mà trong đó tất cả các lĩnh vực sản xuất sẽ được tin học hóa. Để không bị tụt hậu và bắt kịp với cuộc cách mạng trên toàn quốc, việc ứng dụng CNTT là vấn đề vô cùng cấp thiết. Theo khoản 5, điều 4, Luật CNTT năm 2017:“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này’’[12,1].
Trưng bày, triển lãm là một trong những hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ được sử dụng phổ biến nhằm đưa giá trị tài liệu đến với người sử dụng một cách gần nhất và hiệu quả nhất. Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hơn nữa, được công chúng biết đến hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT là việc cần thiết cần chúng ta thực hiện. Theo tôi hiểu, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu 11 trữ là sử dụng phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại vào phục vụ quá trình tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ một cách tối đa, tiết kiệm thời gian, công sức và thu hút được sự quan tâm của độc giả.2 Yêu cầu của ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm TLLT phải đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, bảo vệ tài liệu lưu trữ. Thứ hai, ứng dụng CNTT cần đảm bảo các yêu cầu trong tổ chức trung bày, triển lãm TLLT.
Thứ ba, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT phải đảm bảo tính thiết thực. chính xác về mặt nội dung, nghệ thuật nhằm tạo sự hấp dẫn, thu hút người xem. Thứ tư, việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT cần thực hiện công việc đúng trình tự, đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được giao.3 Trình tự tổ chức thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT Trình tự tổ chức thực hiệ trưng bày, triển lãm được thể hiện qua sơ đồ sau: 12 Sơ đồ 1.