CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Thông tin : là những dữ liệu đã được xử lí sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thông tin được coi như là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lí dữ liệu. Nó là một yếu tố quan trọng đốivới một tổ chức nói chung và của doanh nghiẹp nói riêng, nhất là trong điều kiện ngày nay cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải đưuọc tổ chức khoa học giúp các nhà quản lí có thể khai thác một cách triệt để. Hệ thống thông tin : là một hệ thống được tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, phân phối., dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời, đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) :là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) :là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 5 Học viện Tài chính 1.2 Các thành phần của một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Một HTTTKT bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2)Phần cứng ,(3) Thủ tục , (4) Dữ liệu, (5) Chương trình.
(1)Con người : Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. (2)Phần cứng ( Maý tính điện điện tử): Là thiết bị có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn , xử lí dữ liệu tự động với tốc độ nhanh chính xác thành các thông tin hữu ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. (4) Dữ liệu : Bao gồm toàn bộ các số liệu , các thông tin phục vụ cho việc xử lí trong hệ thống , trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí.
(5) Phần mềm (chương trình ): Gồm một tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ mà máy tính hiểu được để thông báo cho máy tính biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo luật đác chỉ ra.3 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp - Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài - Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp - Hoạch định và kiểm soát - Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng. - Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại.
Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 6 Học viện Tài chính 1.2 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.1 khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế toán. Khái niệm về phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là chương trình máy tính mô phỏng quá trình hạch toán kế toán của tổ chức , doanh nghiệp. Phần mềm kế toán xử lí dữ liệu đầu vào ( là các chứng từ kế toán gốc do người dùng cập nhật vào chương trình ) và đưa ra các kết quả đầu ra ( là các sổ sách báo cáo kế toán , quản trị , phân tích tài chính ) theo đúng quy định của hệ thống kế toán do Bộ Tài Chính ban hành và theo nhu cầu thông tin quản trị của các nhà quản lí doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, còn có 4 thành phần khác: phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người. trong đó, phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực. Đặc điểm của phần mềm kế toán.
Khi làm kế toán bằng phần mềm , người sử dụng có thể giảm thiểu công việc của mình do đó tăng năng suất của công tác kế toán , tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tạo ra sự thông suốt về công tác tài chính kế toán trong doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra được các quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tạo ra khả năng đồng thời nhiều người sử dụng trên mạng trong cùng một hệ thống kế toán mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cao cho công việc của mỗi người .Các dữ liệu nhập vào được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng. Yêu cầu của phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 7 Học viện Tài chính Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.2 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Khái niệm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sử dụng tạo ra (Create), cập nhật (Update) và truy vấn (Query) một cơ sở dữ liệu. Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau.
Một số hệ quản trị CSDL thường dùng: Có nhiều hệ quản trị CSDL để người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệ thống nhất định. Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu không tập trung, phân tán trên một phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống lớn. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật, an toàn của dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt và triển khai.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độ phức tạp cao, quản trị khó. Đối với các hệ thống nhỏ: Là một hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu thấp nên các hệ thống này nên sử dụng hệ quản trị CSDL phù hợp là hệ quản trị CSDL Microsoft Acess. Nó có các ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các qui mô nhỏ. Nguyễn Thùy Linh lớp: CQ49/41.04 Luan van Đồ án tốt nghiệp 8 Học viện Tài chính Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về kích thước CSDL, hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng.
Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu và nhược điểm nhất định: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server - Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu được truy cập với mức độ ổn định, dễ sử dụng, dễ theo dõi, cung cấp một hệ thống các hàm tiện ích mạnh. - Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro - Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa.
Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đổi. - Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên môi trường mạng. Ngôn ngữ lập trình. Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một tập từ ngữ, kí hiệu cho phép lập trình viên có thể giao tiếp với máy tính.
Hay nói cách khác, ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ dùng để viết các chương trình cho máy tính. Đặc điểm: Cũng như các ngôn ngữ thông thường, ngôn ngữ lập trình cũng có từ vựng, cú pháp và ngữ nghĩa. Ngôn ngữ lập trình dễ hiểu, dễ sử dụng với người lập trình để giải quyết các bài toán.