Luận Văn Tốt Nghiệp: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Tại Công Ty TNHH TM DV Á Châu

Luận văn tốt nghiệp phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại công ty TNHH TM DV Á Châu, tối ưu hóa quy trình và hiệu quả.

• Tác giả: Phan Thị Hằng
• Người hướng dẫn: Tiến Sĩ Nguyễn Thị Thu Thủy
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• 1. Phần 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ
• 1.3. MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC
• 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
• 1.5. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
• 1.6. KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN
• 2. Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU
• 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
• 2.2. Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống
• 2.3. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng
• 2.4. ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU
• 2.4.1. Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu
• 2.4.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu
• 2.4.3. Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty
• 2.4.4. Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty
• 2.4.5. Đề xuất giải pháp
• 3. Phần 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU
• 3.1. MÔ TẢ NGHIỆP VỤ
• 3.2. PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU
• 3.2.1. Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống
• 3.2.2. Yêu cầu phi chức năng
• 3.3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG
• 3.3.1. Mô hình nghiệp vụ
• 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
• 3.3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.3.4. Các bảng dữ liệu vật lý
• 3.3.5. Thiết kế giao diện
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH
• MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT ER
• MỘT SỐ FORM TRONG CHƯƠNG TRÌNH

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Kho Hàng Tại Công Ty TNHH TM DV Á Châu

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống này không chỉ giúp theo dõi hàng tồn kho mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh.

1.1. Khái Niệm Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Kho Hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một tập hợp các phần mềm và quy trình nhằm theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho. Nó bao gồm các chức năng như nhập, xuất, và kiểm kê hàng hóa, giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong quản lý kho.

1.2. Vai Trò Của Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Kho

Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình quản lý kho, từ đó giảm thiểu sai sót do con người. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác và kịp thời.

II. Vấn Đề Thách Thức Trong Quản Lý Kho Hàng Tại Công Ty TNHH TM DV Á Châu

Mặc dù công ty đã áp dụng một số biện pháp quản lý kho, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần giải quyết. Việc quản lý kho hàng chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.

2.1. Những Khó Khăn Trong Quá Trình Quản Lý Kho

Quá trình quản lý kho hàng hiện tại gặp khó khăn do việc sử dụng sổ sách thủ công, dẫn đến tình trạng thông tin không chính xác và khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu.

2.2. Tác Động Của Việc Quản Lý Kho Kém

Quản lý kho kém có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị thất thoát, không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, và ảnh hưởng đến uy tín của công ty trên thị trường.

III. Phương Pháp Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý Kho Hàng

Để giải quyết các vấn đề trong quản lý kho, công ty cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn giảm thiểu chi phí hoạt động.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Kho

Việc áp dụng phần mềm quản lý kho hàng giúp tự động hóa quy trình nhập xuất hàng, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên Về Quản Lý Kho

Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý kho và sử dụng phần mềm sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Kho Tại Công Ty

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng đã được áp dụng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu và mang lại nhiều kết quả tích cực. Việc này không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Ứng Dụng Hệ Thống

Sau khi áp dụng hệ thống thông tin quản lý kho, công ty đã giảm thiểu được thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng hóa.

4.2. Phản Hồi Từ Nhân Viên Và Khách Hàng

Nhân viên và khách hàng đều có phản hồi tích cực về hệ thống mới, cho rằng nó giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

V. Kết Luận Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Kho Hàng

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu đã chứng minh được giá trị của nó trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý. Việc tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

5.1. Tương Lai Của Hệ Thống Quản Lý Kho

Công ty cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý kho hàng trong tương lai.

5.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Cải Tiến

Đề xuất các giải pháp cải tiến hệ thống thông tin quản lý kho hàng nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phan Thị Hằng (lớp K44S2, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại; do TS. Nguyễn Thị Thu Thủy hướng dẫn năm 2012) giải quyết bài toán quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ (TM-DV) Á Châu – một doanh nghiệp chuyên kinh doanh máy tính, linh kiện phần cứng và thiết bị văn phòng tại địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và quy mô mặt hàng kinh doanh ngày càng mở rộng, hoạt động quản lý kho tại doanh nghiệp vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các phương thức thủ công truyền thống qua hệ thống sổ sách và các tập tin văn phòng (Word, Excel) rời rạc. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm nghẽn trong việc cập nhật xuất nhập tồn, tra cứu dữ liệu, tổng hợp báo cáo và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh. Từ khảo sát thực tế, tác giả xác lập đề tài nhằm chuẩn hóa quy trình và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.

Khóa luận xác định ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng (khái niệm, đặc điểm, nội dung và quy trình thực hiện).
2. Phân tích, đánh giá toàn diện thực trạng quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu, làm rõ các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại.
3. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của Công ty Á Châu cũng như các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ có mô hình tương tự.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định:

• Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH TM-DV Á Châu (trụ sở tại số 130 đường Hà Huy Tập, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thông tin thực tế phục vụ đề tài được thu thập trong giai đoạn 2009 – 2011; thời gian thực hiện nghiên cứu diễn ra trong 3 tháng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên nền tảng lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Structured Analysis and Design) theo tài liệu học thuật của tác giả Nguyễn Văn Ba (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Khung lý thuyết bao quát các nội dung:

• Khái niệm và cấu trúc hệ thống thông tin: Bản chất hệ thống gồm dữ liệu và các quá trình xử lý, mô hình xử lý đầu vào (Input) – xử lý (Black box) – đầu ra (Output) – phản hồi (Feedback); vai trò trung gian của hệ thống thông tin kết nối môi trường ngoài, hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp.
• Phân loại hệ thống thông tin: Theo cấp ứng dụng (EIS, DSS, MIS, TPS, OAS, ES); theo chức năng nghiệp vụ (tài chính kế toán, marketing, kinh doanh và sản xuất, quản trị nhân lực, văn phòng); theo quy mô tích hợp (ERP, SCM, CRM, KM).
• Phương pháp luận phân tích thiết kế hướng chức năng: Sử dụng các công cụ mô hình hóa gồm Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD/DFD) qua các mức (mức 0/ngữ cảnh, mức 1/mức đỉnh và mức dưới đỉnh); Mô hình thực thể liên kết (ER); Lý thuyết chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF) và Mô hình quan hệ.

Phương pháp nghiên cứu được kết hợp giữa định tính và định lượng:

• Phương pháp định tính: Thu thập, phân tích tài liệu lý luận chuyên ngành về phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng; quan sát quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn cán bộ quản lý kho, ban giám đốc.
• Phương pháp định lượng: Xử lý và lượng hóa các số liệu hoạt động kinh doanh (doanh thu, quy mô trang thiết bị, nhân sự) giai đoạn 2009–2011 cùng các câu hỏi điều tra trắc nghiệm phục vụ khảo sát thực trạng.
• Nguồn dữ liệu: Báo cáo nội bộ, chứng từ kế toán, sổ sách kho hàng, hóa đơn nhập/xuất và khảo sát hạ tầng thiết bị mạng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.

Nội dung chính theo từng chương

Khóa luận được cấu trúc thành 4 phần chính phản ánh logic từ cơ sở lý luận, khảo sát thực trạng đến mô hình hóa thiết kế:

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần này trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh ứng dụng tin học hóa doanh nghiệp; tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan tại Việt Nam; xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian, phương pháp nghiên cứu và bố cục tổng thể của khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Nội dung chương tập trung vào hai mảng lớn:

• Cơ sở lý luận: Làm rõ bản chất hệ thống thông tin quản lý, 4 giai đoạn phân tích thiết kế cấu trúc (Khối I: Hệ thống hiện tại làm việc như thế nào; Khối II: Hệ thống hiện tại làm gì; Khối III: Hệ thống mới làm gì; Khối IV: Hệ thống mới làm việc như thế nào) và 5 bước vòng đời dự án (Khảo sát hiện trạng, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và bảo trì). Giới thiệu các phương pháp như SADT, MERISE, GALACSI và tập trung sâu vào phương pháp hướng chức năng cùng quy tắc chuẩn hóa 1NF–3NF.
• Thực trạng tại doanh nghiệp: Khái quát về Công ty TNHH TM-DV Á Châu (thành lập ngày 04/03/2008 theo Giấy phép kinh doanh số 59 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Tĩnh, do ông Nguyễn Tiến Hợi sáng lập). Bộ máy quản lý tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc, Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật, Bộ phận Kế toán - Nhân sự.

Bảng tổng hợp hiện trạng hạ tầng công nghệ và ứng dụng phần mềm tại Công ty Á Châu:

Thành phần	Hiện trạng tại công ty	Mục đích sử dụng
Máy tính	11 máy tính (cài đặt hệ điều hành Windows, kết nối Internet)	Phân bổ cho các phòng ban tác nghiệp
Máy in & Fax	04 máy in (2 in phun màu, 2 laser đen trắng), 01 máy Fax	In ấn chứng từ, báo cáo, giao dịch đối tác
Hạ tầng mạng	01 Modem (4 cổng), 02 Switch (16 cổng/switch), cáp mạng RJ45	Mạng LAN mô hình hình sao (Star) nối tầng 1 và tầng 2
Phần mềm văn phòng	Microsoft Office 2007 (chủ yếu là Word và Excel)	Quản lý sổ sách kho, soạn thảo văn bản
Phần mềm liên lạc	Yahoo Messenger, Skype, TeamViewer	Giao tiếp nội bộ, hỗ trợ kỹ thuật từ xa cho khách hàng
Phần mềm chuyên ngành	Simba Accounting (của Asiasoft)	Phục vụ công tác tài chính, kế toán tại công ty
Kênh trực tuyến	Website đang thử nghiệm (http://maytinhachau.vn)	Quảng bá sản phẩm, hỗ trợ khách hàng tìm kiếm

• Đánh giá thực trạng quản lý kho: Điểm thuận lợi là chi phí đầu tư ban đầu thấp và không yêu cầu nhân viên có kỹ năng tin học phức tạp. Tuy nhiên, tồn tại các nhược điểm nghiêm trọng: tốn thời gian xử lý, năng suất lao động thấp, nguy cơ thất lạc/hư hỏng dữ liệu giấy tờ, sai sót trong tính toán thủ công và gây chậm trễ cho quá trình ra quyết định chiến lược của ban lãnh đạo.

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Nội dung này là trọng tâm kỹ thuật của khóa luận, thực hiện đầy đủ các bước phân tích yêu cầu, mô tả nghiệp vụ và xây dựng các mô hình thiết kế hệ thống mới.

Phần 4: Kết luận

Tổng kết lại các kết quả nghiên cứu đã đạt được trong toàn bộ khóa luận, khẳng định mức độ hoàn thành so với mục tiêu đề ra và nêu khái quát định hướng ứng dụng.

Thiết kế và triển khai hệ thống

1. Đặc tả nghiệp vụ và yêu cầu hệ thống

• Nghiệp vụ nhập kho: Khi hàng sắp hết hoặc hết, nhân viên kho báo ban quản lý để chỉ đạo bộ phận kinh doanh liên hệ nhà cung cấp. Hàng nhập về được nhân viên kho kiểm tra đối chiếu số lượng, chất lượng với phiếu giao hàng và đơn đặt mua. Nếu đạt yêu cầu, nhân viên lập phiếu nhập kho; nếu không đạt, lập biên bản trả lại người bán. Hàng hóa khách trả lại cũng được nhập kho chờ xử lý.
• Nghiệp vụ xuất kho: Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua từ khách hàng, kiểm tra lượng tồn kho thực tế; nếu đáp ứng được sẽ lập phiếu xuất kho (giao 1 liên cho khách, lưu 1 liên vào kho phiếu xuất).
• Nghiệp vụ báo cáo: Tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho theo định kỳ hàng ngày, tháng, quý hoặc đột xuất theo yêu cầu của nhà quản lý.

Yêu cầu chức năng của hệ thống được chia thành 5 phân hệ chính:

1. Quản lý quyền đăng nhập: Tạo tài khoản, đăng nhập, đổi mật khẩu, thoát hệ thống.
2. Quản lý danh mục: Cập nhật, sửa đổi, thêm mới danh mục hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng.
3. Quản lý nhập hàng: Lập phiếu nhập (mã phiếu, ngày nhập, nhà cung cấp, chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền); cho phép sửa thông tin sai sót, không cho phép xóa phiếu nhập đã phát sinh.
4. Quản lý xuất hàng: Lập phiếu xuất (mã phiếu, ngày xuất, khách hàng, chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị); cho phép chỉnh sửa thông tin, không cho phép xóa phiếu xuất đã lập.
5. Báo cáo và tìm kiếm: Báo cáo tổng hợp nhập, tổng hợp xuất, tồn kho (Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập - Xuất); tìm kiếm hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng, tra cứu theo thời gian lập phiếu.

Yêu cầu phi chức năng: Tương thích với môi trường phần cứng và hệ điều hành Windows hiện có của công ty; giao diện trực quan, thao tác nhanh; tốc độ phản hồi ngắn; đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và có khả năng mở rộng trong tương lai.

2. Mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu

• Sơ đồ ngữ cảnh: Xác định 3 tác nhân ngoài tương tác trực tiếp với hệ thống gồm Khách hàng, Nhà cung cấp và Nhà quản lý.
• Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): Phân rã thành 5 chức năng mức 1: 1.0 Quản lý danh mục, 2.0 Quản lý nhập kho, 3.0 Quản lý xuất kho, 4.0 Báo cáo, 5.0 Tìm kiếm; cùng các chức năng con chi tiết.
• Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức đỉnh: Kết nối các tiến trình xử lý với 7 kho dữ liệu nội bộ (Nhà cung cấp, Hàng hóa, Khách hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Chi tiết hàng hóa, Phiếu bảo hành).

3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Tác giả xác định 9 kiểu thực thể cơ bản cùng danh mục thuộc tính:

• NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DTNCC, EmailCC, Fax)
• KhachHang (MaKH, HoTenKH, DiaChiKH, DTKH, EmailKH)
• HangHoa (MaHH, TenHH, DonViTinh)
• NhanVien (MaNV, HoTenNV, NgaySinh, GioiTinh, DiaChiNV, DTNV, EmailNV, ChucVu, Luong)
• NhomHang (MaNH, TenNH)
• BoPhan (MaBP, TenBP)
• PhieuNhap (MaPN, TenNCC, MaHH, TenHH, SoLuongN, DonGiaN, NgayN, HoTenNV, TenGiaoHang)
• PhieuYeuCau (MaPYC, HoTenKH, MaHH, TenHH, SoLuongYC, DonGiaX, NgayYC, HoTenNV)
• PhieuXuat (MaPX, HoTenKH, MaHH, TenHH, SoLuongX, DonGiaX, NgayX, HoTenNV)

Các liên kết thực thể được thiết lập:

• NhomHang - HangHoa (1 - n)
• NhanVien - BoPhan (n - 1 cho công việc, 1 - 0..1 cho vai trò quản lý)
• NhanVien - NhomHang (n - n)
• NhaCC - PhieuNhap (1 - n)
• PhieuNhap - HangHoa (n - n)
• NhanVien - PhieuNhap (1 - n)
• NhanVien - PhieuXuat (1 - n)
• KhachHang - PhieuXuat (1 - n)
• HangHoa - PhieuXuat (n - n)
• NhanVien - PhieuYeuCau (1 - n)
• KhachHang - PhieuYeuCau (1 - n)
• HangHoa - PhieuYeuCau (n - n)

Qua quá trình chuẩn hóa đạt dạng chuẩn 3 (3NF), hệ thống dữ liệu vật lý được phân rã thành các bảng: HangHoa, NhanVien, KhachHang, NhaCC, NhomHang, QuanlyBP, BP_NV, PhieuNK, PN_HH, PhieuXK, PX_HH, PhieuYC, YC_HH, QuanLyNH.

4. Thiết kế giao diện (Form)

Đề tài thiết kế 4 giao diện tương tác chính:

• Form Đăng nhập: Kiểm soát quyền truy cập của người dùng theo tên tài khoản và mật khẩu.
• Form Quản lý danh mục hàng hóa: Cung cấp chức năng xem, thêm mới, sửa, xóa mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và nhóm hàng.
• Form Quản lý nhập kho: Cho phép nhập thông tin phiếu nhập, chọn nhà cung cấp, thêm danh sách chi tiết mặt hàng và tính toán thành tiền.
• Form Quản lý xuất kho: Tiếp nhận thông tin xuất hàng cho khách hàng, chọn mặt hàng xuất và in phiếu xuất kho.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các kết quả cụ thể:

• Khảo sát và phản ánh trung thực hiện trạng hoạt động kinh doanh, hạ tầng máy móc (11 máy tính, 4 máy in, 2 switch, 1 modem) và cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng của Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
• Xây dựng hoàn chỉnh mô hình nghiệp vụ quản lý kho, hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (DFD ngữ cảnh, DFD mức đỉnh) và biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) gồm 5 phân hệ rõ ràng.
• Thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ từ mô hình thực thể liên kết (ER), thực hiện chuẩn hóa dữ liệu đạt dạng chuẩn 3 (3NF) với 14 bảng dữ liệu vật lý, giải quyết tình trạng dư thừa dữ liệu và loại bỏ các phụ thuộc hàm không hợp lệ.
• Thiết kế hệ thống form giao diện đáp ứng đầy đủ các thao tác nhập liệu, tra cứu và tổng hợp báo cáo tồn kho.

So với các nghiên cứu được trích dẫn trong văn bản:

• So với luận văn của tác giả Nguyễn Ngọc Kiên (Đại học Công nghệ Thông tin – ĐHQG TP.HCM), đề tài của Phan Thị Hằng đã khắc phục điểm yếu bỏ qua bước chuẩn hóa dữ liệu bằng cách thực hiện tuần tự việc lập mô hình ER, chuẩn hóa lược đồ quan hệ lên 3NF trước khi xây dựng bảng vật lý.
• So với luận văn của tác giả Nguyễn Bích Ngọc (Đại học Kinh tế Quốc dân), công trình này đã bổ sung đầy đủ hệ thống cơ sở lý thuyết có cấu trúc về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp luận hướng chức năng làm nền tảng cho các bước phân tích thiết kế tiếp theo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ dừng lại ở phạm vi thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng trên mô hình lý thuyết và giao diện mẫu, chưa đi vào giai đoạn lập trình mã nguồn (coding), thử nghiệm thực tế với dữ liệu tải lớn hay triển khai trực tiếp trên môi trường mạng của công ty.

Hướng phát triển tiếp theo được đặt ra từ phạm vi nghiên cứu:

• Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để xây dựng phần mềm hoàn chỉnh.
• Tiến hành cài đặt thử nghiệm, kiểm thử chức năng và hiệu năng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.
• Nghiên cứu tích hợp hệ thống quản lý kho với các phân hệ khác như kế toán (kết nối với Simba Accounting) và hệ thống bán hàng trực tuyến trên website của công ty.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu học thuật hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản trị và Công nghệ thông tin tham khảo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc chức năng.
• Các nhà nghiên cứu và người học thực hiện đồ án tốt nghiệp trong việc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), thiết kế thực thể liên kết (ER) và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu lên 3NF cho bài toán quản lý kho.
• Các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ có mô hình kinh doanh thiết bị, linh kiện tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ và cấu trúc dữ liệu quản lý xuất nhập tồn.

Câu hỏi thường gặp

1. Hạ tầng mạng và thiết bị công nghệ thông tin tại Công ty Á Châu thời điểm nghiên cứu gồm những gì?
Công ty có 11 máy vi tính cài hệ điều hành Windows phân bổ tại hai tầng, 4 máy in (2 in màu, 2 laser đen trắng), 1 máy Fax. Hạ tầng mạng gồm 1 Modem 4 cổng kết nối 2 Switch (16 cổng/switch) sử dụng cáp RJ45 theo mô hình mạng hình sao (Star).

2. Quy trình nghiệp vụ nhập kho tại doanh nghiệp được mô tả diễn ra như thế nào?
Khi hàng sắp hết, nhân viên kho báo ban quản lý để yêu cầu bộ phận kinh doanh mua hàng từ nhà cung cấp. Khi hàng về, nhân viên kho kiểm tra số lượng và chất lượng theo phiếu giao hàng; nếu đạt tiêu chuẩn sẽ lập phiếu nhập kho, nếu không đạt sẽ lập biên bản trả hàng cho người bán.

3. Hệ thống thông tin quản lý kho mới được phân rã thành những phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống gồm 5 chức năng chính: Quản lý quyền đăng nhập (tạo tài khoản, đăng nhập, đổi mật khẩu, thoát); Quản lý danh mục (hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng); Quản lý nhập kho; Quản lý xuất kho; Báo cáo và Tìm kiếm thông tin.

4. Dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa đến dạng chuẩn nào và gồm những thực thể nào?
Hệ thống được thiết kế từ 9 kiểu thực thể ban đầu (NhaCC, KhachHang, HangHoa, NhanVien, NhomHang, BoPhan, PhieuNhap, PhieuYeuCau, PhieuXuat) và được chuẩn hóa đạt dạng chuẩn 3 (3NF), tạo thành 14 bảng dữ liệu vật lý tương ứng.

5. Khóa luận này khắc phục những hạn chế gì so với các công trình nghiên cứu trước đó của sinh viên được trích dẫn?
Khóa luận đã bổ sung đầy đủ phần cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý (điều mà đề tài tại ĐH Kinh tế Quốc dân thiếu sót) và thực hiện đầy đủ quy trình chuẩn hóa dữ liệu từ mô hình ER sang 3NF trước khi thiết kế bảng vật lý (điều mà đề tài tại ĐH Công nghệ Thông tin – ĐHQG TP.HCM bỏ qua).

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Phan Thị Hằng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và áp dụng thành công phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng vào bài toán quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu. Đề tài cung cấp hệ thống mô hình hóa hoàn chỉnh gồm biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa 3NF và các giao diện người dùng mẫu. Đây là tài liệu tham khảo chuẩn mực về mặt phương pháp luận cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và các đề tài phân tích thiết kế hệ thống tương tự.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình Đại học và thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy cô trường Đại học Thương Mại.Trước hết, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dạy bảo tác giảtrong suốt thời gian học tập tại trường. Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn và lòng kính trọng sâu sắc đến Tiến sĩ Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn, nghiên cứu, góp ý, chỉnh sửa giúp tác giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu trường Đại học Thương Mại cùng quí thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện để tác giả học tập và tích lũy được những kiến thức phong phú trong thời gian học tập tại trường. Tác giả cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo Công ty TNHH TM-DV Á Châu đã tạo điều kiện cho tác giảthực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thực tập, giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ đó có được những dữ liệu cần thiết giúp tác giả hoàn thành khóa luận ngày hôm nay.

Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2012 Sinh viên Phan Thị Hằng SV: Phan Thị Hằng i Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN. ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ.iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty.5 Đề xuất giải pháp. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU.30 SV: Phan Thị Hằng ii Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy 3.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống:.2 Yêu cầu phi chức năng.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG.1 Mô hình nghiệp vụ.2 Biểu đồ luồng dữ liệu.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu.4 Các bảng dữ liệu vật lý.5 Thiết kế giao diện.57 TÀI LIỆU THAM KHẢO. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT ER.

MỘT SỐ FORM TRONG CHƯƠNG TRÌNH.65 SV: Phan Thị Hằng iii Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống.3 Sơ đồ hệ thống thông tin.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát.6 Chức năng xử lý.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý.8 Biểu diễn kho dữ liệu.9 Biểu diễn tác nhân ngoài.10 Biểu diễn tác nhân trong.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết.14 Ví dụ về mô hình quan hệ.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.1 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty.2 Sơ đồ phân cấp chức năng.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.4 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa.5 Liên kết giữa NhanVien và BoPhan.6 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang.8 Liên kết giữa PhieuNhap và HangHoa.9 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNhap.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXuat.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXuat.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXuat.13 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau.14 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau.15 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau.16 Mô hình quan hệ.1 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "HangHoa".2 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhanVien".3 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "KhachHang".4 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhaCC".5 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhomHang" Error: Reference source not found Bảng 3.6 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanlyBP". Error: Reference source not found SV: Phan Thị Hằng iv Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy Bảng 3.7 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "BP_NV" Error: Reference source not found Bảng 3.8 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuNK".Error: Reference source not found Bảng 3.9 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PN_HH".10 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuXK".12 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuYC". Error: Reference source not found Bảng 3.13 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "YC_HH".Error: Reference source not found Bảng 3.14 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanLyNH".1 Form Đăng nhập.18 Form Quản lý danh mục hàng hóa.19 Form Quản lý nhập kho.20 Form Quản lý xuất kho.62 SV: Phan Thị Hằng v Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt 1 BPC Biểu đồ phân cấp chức năng 2 3 BLD Biểu đồ luồng dữ liệu 4 CNTT Công nghệ thông tin Customer Relationship Hệ thống quản lý quan hệ 5 CRM Management khách hàng 6 CSDL Cơ sở dữ liệu 7 ĐH Đại học 8 ĐHQG Đại học quốc gia 9 DSS Decision Support System Hệ thống hỗ trợ ra quyết định Executive Information 10 EIS Hệ thống hỗ trợ điều hành System 11 ER Entity Relationship Mô hình thực thể liên kết Enterprise Resource 12 ERP Hệ thống quản lý nguồn lực Planning 13 ES Expert System Hệ chuyên gia 14 HT Hệ thống 15 KM Knowledge Management Hệ thống quản lý tri thức Management Information Hệ thống thông tin phục vụ 16 MIS System quản lý 17 NXB Nhà xuất bản Hệ thống tự động hóa văn 18 OAS Officer Assignment System phòng Hệ thống quản lý chuỗi cung 19 SCM Supply Chain Management ứng 20 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 21 Trách nhiệm hữu hạn thương TNHH TM-DV mại và dịch vụ Transaction Processing 22 TPS Hệ thống xử lý giao dịch System 23 TT Thông tin SV: Phan Thị Hằng vi Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy Phần 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với nền kinh tế phát triển cùng với một nền khoa học công nghệ hiện đại, trong đó có sự đóng góp to lớn của những thành tựu công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng.

Công nghệ thông tin đang ngày càng đóng vai trò quan trọng, gắn bó mật thiết và gần như không thể tách rời với các hoạt động của con người. Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn. Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang hoà nhập với thế giới, và ngày càng được chú trọng đầu tư phát triển để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Chúng ta đã ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế… Công ty TNHH TM-DV Á Châu là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính và các thiết bị, linh kiện máy tính có nhiều loại mặt hàng khác nhau.Đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, kho hàng là một bộ phận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất cao.

Việc quản lý kho hàng được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ côngtheo cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết. Từ đó, có thể giúp người SV: Phan Thị Hằng 1 Lớp: K44S2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thu Thủy quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, tác giả xin đề xuất thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu” 1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toán được rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học và chuyên sâu về nội dung này.

Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một số nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiện với đề tài này: - Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT - Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện.