Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường với mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, nguồn nhân lực được xác định là nhân tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự giúp đơn giản hóa quy trình tác nghiệp, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót thủ công và nâng cao chất lượng điều hành.
Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh (VTM Group) được thành lập vào ngày 24 tháng 02 năm 2010 với khởi điểm chỉ gồm 3 thành viên chủ chốt. Sau 8 năm hoạt động, công ty đã mở rộng nhanh chóng: đạt 80 nhân viên vào tháng 6/2010, gần 400 nhân viên ở năm thứ 5 và đạt quy mô hơn 500 nhân viên tại thời điểm nghiên cứu. Năm 2014, công ty chính thức trở thành đối tác của Google tại Việt Nam (Google SMB Partner) trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến, phục vụ hơn 15.000 khách hàng với hơn 5.000 chiến dịch. Sự phát triển mạnh mẽ về quy mô nhân sự đã tạo ra áp lực lớn đối với công tác quản lý lao động.
Thực tế tại doanh nghiệp cho thấy công tác quản lý nhân sự vẫn chủ yếu vận hành theo phương thức thủ công và bán tự động. Việc sử dụng sổ sách, hồ sơ giấy tờ kết hợp với các bảng tính rời rạc trên Microsoft Excel 2010 dẫn đến nhiều bất cập: tốn kém thời gian, dữ liệu phân tán ở các phòng ban, dễ xảy ra nhầm lẫn khi cập nhật biến động nhân sự, công tác tra cứu chậm chạp và bảo mật kém. Nhằm khắc phục những hạn chế này, tác giả đã lựa chọn thực hiện đề tài khóa luận: "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh".
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Hệ thống hóa các khái niệm, cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống và quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự cùng hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh.
- Tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ về quản lý hồ sơ, chấm công và tính lương, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị lao động tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh.
- Phạm vi không gian: Công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh (địa chỉ trụ sở chính: 35 Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Khóa luận được thực hiện từ ngày 28/02/2018 đến ngày 24/04/2018; nguồn số liệu khảo sát và nghiên cứu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn từ năm 2014 đến cuối năm 2016.
- Đơn vị nghiên cứu: Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận kế thừa và áp dụng khung lý thuyết về hệ thống thông tin kinh tế dựa trên tài liệu chuẩn "Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin" (Thạc Bình Cường, NXB Thống kê, 2009). Khung lý thuyết làm rõ các khái niệm: hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin (Information System) và hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS). Quy trình phát triển hệ thống thông tin được xác định gồm 6 giai đoạn kế tiếp: khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng.
Khóa luận tiến hành so sánh đối chiếu giữa hai phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống:
- Phương pháp hướng chức năng: Phân rã hệ thống từ trên xuống theo dòng dữ liệu và các chức năng con, sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD). Phương pháp này có ưu điểm là tư duy rõ ràng nhưng bộc lộ nhược điểm lớn là không hỗ trợ khả năng tái sử dụng mã nguồn và khó bảo trì đối với các hệ thống quy mô lớn.
- Phương pháp hướng đối tượng: Tiếp cận hệ thống dựa trên các đối tượng thực tế, kết hợp cả dữ liệu và hành động. Phương pháp này dựa trên 4 nguyên lý cốt lõi: Đối tượng (Object), Đóng gói (Encapsulation), Lớp (Class) và Kế thừa (Heritage).
| Tiêu chí so sánh |
Phân tích thiết kế hướng chức năng |
Phân tích thiết kế hướng đối tượng |
| Cách tiếp cận |
Phân chia hệ thống theo luồng xử lý và chức năng |
Ánh xạ các thực thể ngoài đời thực thành các đối tượng |
| Cấu trúc dữ liệu |
Tách rời giữa dữ liệu và các hàm xử lý dữ liệu |
Đóng gói dữ liệu và phương thức xử lý trong cùng một đối tượng |
| Tính tái sử dụng |
Thấp, phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc chương trình |
Cao, tận dụng cơ chế kế thừa và tính độc lập của lớp |
| Khả năng mở rộng |
Khó kiểm soát khi hệ thống phát triển phức tạp |
Dễ dàng mở rộng, bảo trì và nâng cấp theo modul |
| Công cụ mô hình hóa |
Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ DFD |
Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) |
Khóa luận sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (Unified Modeling Language - UML) để đặc tả hệ thống qua 2 pha chính:
- Pha phân tích: Xây dựng biểu đồ use case (use case diagram), biểu đồ lớp mức khái niệm (class diagram) và biểu đồ trạng thái (state machine diagram).
- Pha thiết kế: Hoàn thiện biểu đồ lớp chi tiết, biểu đồ tuần tự (sequence diagram), biểu đồ hoạt động (activity diagram), biểu đồ thành phần (component diagram) và biểu đồ triển khai (deployment diagram).
Khóa luận vận dụng phối hợp ba phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
- Phương pháp thu thập tài liệu: Nghiên cứu tài liệu hành chính nội bộ, quy chế công ty, báo cáo nhân sự, thông tin trên website và quan sát trực tiếp môi trường làm việc, cơ sở hạ tầng CNTT tại trụ sở doanh nghiệp.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Thiết kế và gửi phiếu điều tra phỏng vấn trực tiếp tới cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban nhằm thu thập thông tin về quy trình nghiệp vụ hiện hành, các khó khăn gặp phải và yêu cầu chức năng đối với hệ thống mới.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu: Thống kê, đối chiếu và phân tích các số liệu thu thập được từ năm 2014 đến cuối năm 2016 để đánh giá thực trạng hệ thống và xác định yêu cầu nghiệp vụ cho hệ thống mới.
Về tổng quan nghiên cứu, tác giả điểm luận các công trình trong nước (Nguyễn Hoàng Đức - ĐH Bách Khoa TP.HCM; Hoàng Thế Quyền - ĐH Vinh; Trần Thị Thu Hương - ĐH Công nghệ ĐHQGHN) và chỉ ra các khoảng trống như thiếu sót chức năng tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên biến động hoặc thiếu sự thống nhất giữa pha phân tích và thiết kế CSDL. Trên thế giới, tác giả điểm qua các giải pháp ERP của SAP, hệ thống chấm công E-Roster, hệ thống quản lý thông tin nhân viên Personnel Information và phần mềm Payroll.
Nội dung chính theo từng chương
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Chương 1 tập trung hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về quản trị nhân sự, bao gồm mục tiêu, tác dụng và phân loại 3 hình thức tổ chức quản lý nhân sự: (1) Lấy cá nhân làm trung tâm - tập trung quyền lực; (2) Lấy cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể; (3) Tập thể lãnh đạo kiểu cũ. Tác giả trình bày mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tổng quát với 6 phân hệ cốt lõi: quản lý nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương, quản lý chức vụ, quản lý chế độ khen thưởng/bảo hiểm và quản lý đào tạo.
Chương này cũng phân tích sâu về lý thuyết hệ thống thông tin, chu trình phát triển hệ thống và so sánh chi tiết ưu nhược điểm giữa phương pháp hướng chức năng và phương pháp hướng đối tượng. Tác giả giới thiệu chi tiết về ngôn ngữ UML, vai trò của từng loại biểu đồ trong việc trực quan hóa yêu cầu phần mềm và quy trình phân tích thiết kế hai pha chuẩn tắc. Phần tổng quan tài liệu đánh giá ưu điểm và hạn chế của các đề tài nghiên cứu liên quan trước đó để định vị hướng giải quyết của khóa luận.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH
Chương 2 cung cấp bức tranh toàn diện về Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh (VTM Group, mã số thuế 0104494988, đại diện pháp luật: Tổng Giám đốc Hoàng Việt; Giám đốc Quảng cáo Đoàn Đức Tiến; Giám đốc Công nghệ Nguyễn Hoàng Mạnh). Tập đoàn hoạt động với mô hình 5 công ty thành viên (VTM-IT, VTM-AD, VTM-MD, VTM-AM, VTM-HR) cùng 6 phòng ban chức năng (Nhân sự, Kinh doanh, Kỹ thuật, Thiết kế, Kế toán, Hành chính). Lĩnh vực kinh doanh mũi nhọn là dịch vụ tiếp thị trực tuyến (Google Adwords, Google Display Network, quảng cáo Facebook, Youtube, Banner Adnetwork, PR Marketing, màn hình LCD, Hosting, Server, tên miền, thiết kế website và dịch vụ SEO).
Tác giả phân tích chi tiết quy trình quản lý nhân sự thực tế:
- Quản lý hồ sơ: Lưu trữ bằng văn bản giấy trong tủ hồ sơ tại phòng nhân sự kết hợp lưu trên máy tính từng phòng ban; hồ sơ nhân viên thôi việc được lưu thêm 1 năm rồi hủy bỏ.
- Quản lý chấm công: Sử dụng Microsoft Excel 2010, mỗi phòng ban theo dõi qua 1 file excel gồm 12 sheet (tương ứng 12 tháng); cuối tháng nhân sự tổng hợp gửi phòng kế toán.
- Quản lý tiền lương: Kế toán lập bảng lương dựa trên bảng chấm công, trình Giám đốc phê duyệt và chi trả lương định kỳ vào ngày 05 hàng tháng qua tài khoản ngân hàng Techcombank.
- Hạ tầng phần mềm hiện hữu: Hệ điều hành Windows 7, phần mềm diệt virus AVAST Business, Microsoft Word và Microsoft Excel.
Tác giả đánh giá thực trạng theo hai nhóm tiêu chí:
- Phương pháp quản lý: Ưu điểm là tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, không đòi hỏi nhân sự có trình độ kỹ thuật cao. Tuy nhiên, nhược điểm là tốc độ xử lý thông tin chậm do thủ công; dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ giữa phòng nhân sự và phòng kế toán; tính chính xác thấp; tính bảo mật và an toàn dữ liệu kém; không hỗ trợ kịp thời cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
- Nhân lực quản lý: Ưu điểm là nhân viên giàu kinh nghiệm, gắn bó và sử dụng thành thạo tin học văn phòng cơ bản. Nhược điểm là hiểu biết về CNTT chuyên sâu còn yếu, chưa có kỹ năng vận hành các hệ thống phần mềm quản lý chuyên dụng.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH
Chương 3 là nội dung trọng tâm của khóa luận, mô tả bài toán và tiến hành thiết kế hệ thống theo 3 phân hệ chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Tiếp nhận và tạo lập hồ sơ (mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, số CMND, số sổ bảo hiểm, bằng cấp, quá trình công tác); hỗ trợ tìm kiếm, cập nhật, chỉnh sửa và xóa thông tin.
- Quản lý chấm công: Tích hợp dữ liệu từ máy quét vân tay; nhân viên nhân sự lập báo cáo chấm công hàng tháng gồm số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ phép, nghỉ không phép và nghỉ hưởng lương.
- Quản lý tiền lương: Phòng kế toán kết xuất dữ liệu chấm công để tính lương theo ngày công, tính các khoản thưởng, phạt và các khoản trích bảo hiểm (BHXH, BHYT), lập báo cáo thống kê lương theo phòng ban, in bảng lương và thực hiện chi trả qua ngân hàng.
Tác giả xây dựng hoàn chỉnh hệ thống mô hình hóa UML gồm:
- Biểu đồ Use Case tổng quát và 3 biểu đồ Use Case chi tiết (Hồ sơ, Chấm công, Lương) cùng bảng đặc tả tương tác của 4 tác nhân.
- Biểu đồ Lớp (Class Diagram) tổng quát và chi tiết.
- Biểu đồ Trạng thái (State Diagram) cho các đối tượng: Hồ sơ nhân viên, Bảng lương, Thưởng/Kỷ luật.
- Biểu đồ Tuần tự (Sequence Diagram) cho 8 ca sử dụng nghiệp vụ chính.
- Biểu đồ Hoạt động (Activity Diagram) mô tả luồng điều khiển của 3 phân hệ.
- Biểu đồ Thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ Triển khai (Deployment Diagram) thể hiện cấu hình phần cứng, mạng và các thành phần phần mềm.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và thiết kế giao diện màn hình chính cùng các form chức năng.
Thiết kế và mô hình hóa hệ thống
Dựa trên yêu cầu nghiệp vụ thực tế tại VTM Group, hệ thống thông tin quản lý nhân sự được thiết kế với sự tham gia của 4 tác nhân (Actors) chính thông qua các ca sử dụng (Use Cases) được phân quyền cụ thể:
| Tác nhân (Actor) |
Phân hệ / Chức năng thực hiện |
Mô tả chi tiết quyền hạn và tác vụ |
| Nhân viên nhân sự |
- Quản lý hồ sơ nhân viên - Quản lý chấm công |
Tạo mới, cập nhật, chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm hồ sơ nhân sự (thông tin hành chính, phòng ban, trình độ, gia đình); tiếp nhận dữ liệu từ máy quét vân tay, lập và cập nhật bảng chấm công, lập báo cáo chấm công tháng. |
| Máy quét vân tay |
- Quản lý chấm công (Đầu vào) |
Thiết bị ghi nhận thời gian đến làm việc và ra về của từng nhân viên hàng ngày, tự động đồng bộ và đẩy dữ liệu chấm công gốc vào hệ thống. |
| Nhân viên kế toán |
- Quản lý lương |
Tiếp nhận số liệu chấm công tổng hợp; tính lương theo ngày công, tính thưởng/phạt và các khoản trích bảo hiểm (BHXH, BHYT); cập nhật, tra cứu bảng lương, in bảng lương và chuyển khoản chi trả. |
| Ban lãnh đạo |
- Tra cứu và giám sát tổng thể |
Tra cứu, xem hồ sơ nhân viên, theo dõi báo cáo chấm công và duyệt các báo cáo thống kê bảng lương của các phòng ban. |
Quá trình mô hình hóa thiết kế hệ thống được cụ thể hóa thông qua các biểu đồ:
- Biểu đồ Use Case: Xác định rõ biên giới hệ thống và các ca sử dụng chi tiết gồm Tạo hồ sơ, Cập nhật hồ sơ, Tìm kiếm nhân viên, Lập bảng chấm công, Cập nhật chấm công, Tìm kiếm chấm công, Tính lương theo ngày công, Cập nhật bảng lương và Tra cứu bảng lương.
- Biểu đồ Lớp: Thiết lập các lớp thực thể lưu trữ thuộc tính và phương thức xử lý nghiệp vụ, xây dựng các mối quan hệ kết hợp và phụ thuộc giữa các đối tượng trong hệ thống nhân sự.
- Biểu đồ Trạng thái: Mô tả vòng đời và các sự kiện kích hoạt chuyển đổi trạng thái của thực thể Hồ sơ nhân viên (từ khi tạo mới đến lưu trữ và hủy bỏ), Bảng lương (từ khởi tạo, tính toán đến phê duyệt và chi trả) và Thưởng/Phạt.
- Biểu đồ Tuần tự: Đặc tả trình tự gửi thông điệp theo thời gian giữa các đối tượng cho 8 tác vụ: Tạo hồ sơ nhân viên, Cập nhật hồ sơ nhân viên, Tìm kiếm hồ sơ nhân viên, Cập nhật số liệu chấm công, Tra cứu số liệu chấm công, Tính lương theo ngày công, Cập nhật bảng lương và Tra cứu bảng lương.
- Biểu đồ Hoạt động: Thể hiện luồng tiến trình song song và điều kiện rẽ nhánh trong các quy trình nghiệp vụ: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công và quản lý tính lương.
- Biểu đồ Thành phần & Triển khai: Định nghĩa cấu trúc mã thực thi của các modul chức năng và sơ đồ phân bổ phần mềm lên kiến trúc mạng cục bộ (LAN), máy chủ cơ sở dữ liệu và các máy trạm tại doanh nghiệp.
- Cơ sở dữ liệu và giao diện: Thiết kế cấu trúc các bảng dữ liệu có ràng buộc toàn vẹn và xây dựng giao diện màn hình chính cùng các biểu mẫu nhập liệu thân thiện cho người dùng.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã đạt được những kết quả cụ thể:
- Khảo sát và phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh trong giai đoạn tăng trưởng quy mô từ 3 thành viên ban đầu lên hơn 500 nhân sự; chỉ ra chính xác các nút thắt trong quy trình quản lý bằng sổ sách và Microsoft Excel 2010.
- Chuẩn hóa lại 3 quy trình nghiệp vụ cốt lõi phù hợp với môi trường doanh nghiệp truyền thông - quảng cáo trực tuyến: nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên tập trung, nghiệp vụ chấm công tự động hóa qua máy quét vân tay và nghiệp vụ tính lương - trích nộp bảo hiểm chi trả qua Techcombank.
- Xây dựng thành công bộ tài liệu phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh bằng ngôn ngữ UML bao gồm đầy đủ 7 loại biểu đồ (Use Case, Class, State, Sequence, Activity, Component, Deployment) cùng thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và mô hình giao diện người dùng.
- Về mặt học thuật và thực tiễn, đề tài tự nêu đóng góp trong việc khắc phục những hạn chế của các nghiên cứu trước đó: tích hợp chặt chẽ giữa quản lý ngày công và tính lương theo khoản trích, đảm bảo sự liên kết nhất quán giữa giai đoạn phân tích nghiệp vụ và thiết kế kiến trúc hệ thống.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực tập của sinh viên (từ 28/02/2018 đến 24/04/2018) và phạm vi nghiên cứu ở cấp độ vi mô của một khóa luận tốt nghiệp, đề tài mới chỉ dừng lại ở bước khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống trên mô hình lý thuyết (UML, CSDL, giao diện mẫu). Đề tài chưa tiến hành lập trình cài đặt phần mềm hoàn chỉnh, chưa xây dựng mã nguồn (source code) và chưa triển khai kiểm thử thực tế trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Nguồn dữ liệu thứ cấp khảo sát dừng lại ở mốc cuối năm 2016.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để tiến hành viết mã nguồn hoàn thiện phần mềm; tích hợp API kết nối trực tiếp với máy quét vân tay; thực hiện kiểm thử chức năng, kiểm thử hiệu năng và bảo mật; xây dựng kế hoạch đào tạo, chuyển giao và đưa hệ thống vào vận hành thực tế tại Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh.
Giá trị tham khảo
Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:
- Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin: Tài liệu là một mẫu hình hoàn chỉnh về phương pháp luận ứng dụng UML vào bài toán phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, đặc biệt là cách thức xây dựng đầy đủ 7 loại biểu đồ hướng đối tượng.
- Cán bộ quản lý nhân sự và phân tích nghiệp vụ (BA): Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình nghiệp vụ quản trị nhân sự, quy chế chấm công và tính lương tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ trực tuyến và công nghệ.
Câu hỏi thường gặp
1. Vì sao Công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh cần phải thay thế phương thức quản lý nhân sự hiện tại bằng hệ thống thông tin mới?
Trước đây, công ty quản lý nhân sự chủ yếu bằng phương pháp thủ công, lưu hồ sơ giấy tờ tại tủ tài liệu và sử dụng các bảng tính Microsoft Excel 2010 phân tán theo từng phòng ban. Với sự phát triển nhanh chóng của quy mô nhân sự từ 3 người (năm 2010) lên hơn 500 người, phương thức cũ bộc lộ nhiều yếu kém: tốc độ xử lý và trao đổi dữ liệu chậm, thiếu tính đồng bộ giữa phòng nhân sự và kế toán, tính chính xác thấp, độ an toàn bảo mật kém và không hỗ trợ kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định.
2. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đề xuất gồm những phân hệ chức năng trọng tâm nào?
Hệ thống được thiết kế tập trung vào 3 phân hệ chức năng cốt lõi:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin hành chính, chức vụ, phòng ban, trình độ, quá trình công tác, hỗ trợ tạo mới, cập nhật, tìm kiếm và xóa hồ sơ thôi việc.
- Quản lý chấm công: Tích hợp dữ liệu từ máy quét vân tay hàng ngày, lập và cập nhật bảng chấm công, theo dõi số ngày làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ không phép và nghỉ hưởng lương.
- Quản lý lương: Tính toán lương theo ngày công thực tế, tính các khoản thưởng/phạt, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT), lập báo cáo thống kê lương theo phòng ban và xuất dữ liệu chi trả qua tài khoản Techcombank.
3. Có những tác nhân (Actors) nào tham gia vào hệ thống và vai trò của từng tác nhân là gì?
Hệ thống xác định 4 tác nhân chính:
- Nhân viên nhân sự: Thực hiện các nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên, tiếp nhận dữ liệu chấm công từ hệ thống và lập báo cáo chấm công tháng.
- Máy quét vân tay: Đóng vai trò là tác nhân phần cứng cung cấp dữ liệu đầu vào ghi nhận ngày công và giờ có mặt của nhân viên.
- Nhân viên kế toán: Tiếp nhận số liệu chấm công, thực hiện tính toán lương, cập nhật bảng lương, tra cứu và in báo cáo chi trả lương.
- Ban lãnh đạo: Tra cứu thông tin nhân sự, xem bảng chấm công và phê duyệt bảng lương của các đơn vị.
4. Tác giả đã sử dụng những loại biểu đồ UML nào để phân tích và thiết kế hệ thống trong Chương 3?
Tác giả đã triển khai đầy đủ 7 loại biểu đồ chuẩn trong ngôn ngữ UML:
- Biểu đồ Use Case (Use case tổng quát và chi tiết cho 3 chức năng: hồ sơ, chấm công, lương).
- Biểu đồ Lớp (Biểu đồ lớp tổng quát và biểu đồ lớp chi tiết).
- Biểu đồ Trạng thái (Trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên, Bảng lương, Thưởng/Kỷ luật).
- Biểu đồ Tuần tự (Gồm 8 biểu đồ mô tả tương tác chức năng: tạo/cập nhật/tìm kiếm hồ sơ, cập nhật/tra cứu chấm công, tính lương/cập nhật/tra cứu bảng lương).
- Biểu đồ Hoạt động (Hoạt động chức năng quản lý hồ sơ, chấm công và tính lương).
- Biểu đồ Thành phần (Component diagram).
- Biểu đồ Triển khai (Deployment diagram).
5. Thực trạng hạ tầng phần mềm và hình thức chi trả lương tại VTM Group trước khi nghiên cứu đề tài như thế nào?
Về hạ tầng phần mềm, doanh nghiệp sử dụng hệ điều hành Windows 7, phần mềm diệt virus AVAST Business, Microsoft Word để soạn thảo văn bản hành chính và Microsoft Excel 2010 để quản lý bảng chấm công theo 12 bảng tính mỗi năm. Về hình thức chi trả lương, sau khi bảng lương được ban giám đốc duyệt, phòng kế toán thực hiện thanh toán lương định kỳ vào ngày 05 hàng tháng qua tài khoản ngân hàng Techcombank của từng nhân viên.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh" đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ UML. Qua khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng quản lý nhân sự tại VTM Group trong bối cảnh quy mô phát triển trên 500 nhân viên, từ đó chỉ ra tính cấp thiết của việc hiện đại hóa quy trình quản lý lao động. Kết quả nghiên cứu đã đưa ra bản thiết kế chi tiết với 3 phân hệ cốt lõi (hồ sơ, chấm công vân tay, tiền lương) và hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh, tạo tiền đề vững chắc cho giai đoạn lập trình và triển khai ứng dụng phần mềm tại doanh nghiệp.