CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1. Một số khái niệm Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người. Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.
Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. Luan van 7 Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT.
Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. Nhiệm vụ HTTT quản lý: Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. - Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Các loại HTTT quản lý thông dụng: Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Luan van 8 Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý gồm các giai đoạn sau: Khảo sát Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới. Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống hiện tại thông qua các phương pháp khảo sát gồm: quan sát hệ thống, nghiên cứu tài liệu về hệ thống, phỏng vấn, sử dụng phiếu điều tra. Tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin: Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thu dược thường ở những dữ liệu thô chưa được xử lý. Vì vậy cần tập hợp, phân loại, tổng hợp lại thông tin thành những tài liệu hoàn chỉnh cho người được khảo sát và nhà quản lý đánh giá và bổ sung.
Đánh giá và nhận xét: Từ những kết quả thu được có thể phát hiện ra những yếu kém, vấn đề còn tồn tại của hệ thống cũ, từ đó xác định các yêu cầu về hệ thống mới. - Xác định mục tiêu dự án hệ thống thông tin mới Quyết định về mức độ ứng dụng tin học của hệ thống thông tin mới và xem xét các yêu cầu về nhân lực, tài chính, tính chiến lược lâu dài của dự án. - Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi Xem xét tính khả thi về mặt nghiệp vụ, mặt kỹ thuật và mặt kinh tế của dự án. Luan van 9 - Lập dự trù và kế hoạch triển khai Lập dự trù về thiết bị: Dự kiến về khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc với máy tính, số người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống, khối lượng thông tin cần thu thập, khối lượng thông tin cần kết xuất,… từ đó lựa chọn thiết bị mua và lắp đặt phù hợp.
Lập kế hoạch: Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi tiết và hợp lý), xác định các mốc thời gian của dự án giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện. Phân tích hệ thống Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích (hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau: Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng. Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện. Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quan trong miền quan tâm của bài toán.
Đưa ra hướng giải quyết bài toán. Như vậy, phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cần phải xây dựng là gì, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toán chứ chưa quan tâm đến cách thức thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào. Thiết kế Thiết kế là trả lời câu hỏi như thế nào thay vì câu hỏi cái gì như trong phân tích. Mục tiêu của thiết kế là phải xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của pha phân tích.
Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự. Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống. Cài đặt - Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới cần phải chuyển đổi phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, công nghệ quản lý, các phương pháp truyền đạt và lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. Luan van 10 - Biến đổi dữ liệu - Huấn luyện Huấn luyện những người sử dụng và cung cấp thông tin trong hệ thống về cách thức hoạt động của hệ thống và làm quen với các máy móc thiết bị.
- Cài đặt: sử dụng một trong bốn phương pháp dưới đây. Phương pháp chuyển đổi trực tiếp: thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộ các công việc được thực hiện đồng thời. Phương pháp hoạt động song song cả hệ thống cũ và mới: Theo phương pháp này HTTT mới sẽ hoạt động song hành với HTTT cũ trong thời gian khá dài. Khi HTTT mới chúng tỏ được ưu việt của mình thì người ta ngừng hoạt động của HTTT cũ.
Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm: Phương pháp này là lựa chọn một bộ phận tiêu biểu và tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này sau đó rút kinh nghiệm và triển khai đại trà cho tất cả các bộ phận khác. Phương pháp chuyển đổi bộ phận: Theo phương pháp này sẽ tiến hành cài đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt.