CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TYTNHH NHẤT ĐẠI 1.1 Giới thiệu cơ quan thực tập: Tên Công ty: Công ty TNHH Nhất Đại. Địa chỉ: 80/1 thôn Quảng Phú,Thị Trấn Phú Mỹ,Huyện Tân Thành,Tỉnh BR- VT.Tại Ngân Hàng TM CP Hàng Hải Việt Nam.Chi nhánh Vũng Tàu. Mã số thuế: 3501783124 Vốn điều lệ: 1.1 Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Nhất Đại được thành lập vào ngày31/12/2010. theo giấy phép số 4902001502 do Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cấp 1.2 Nghành nghề kinh doanh: Công ty chuyên mua bán, sản xuất, chiết nạp khí công nghiệp, khí dân dụng, khí sử dụng trong phòng thí nghiệm, mua bán máy móc chuyên ngành khí…và một số thiết bị bảo hộ lao động cung cấp cho nghành dầu khí.
Hiện nay công ty đang phát triển thị trường tiêu thụ của mình ở một số tỉnh phía Bắc như : Quảng Ninh, Hưng Yên, Hải Phòng, Nam Định, Hà Nam, Bắc Ninh… và một số tỉnh ở Miền Nam như : Thành Phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Vũng Tàu… Nguồn hàng tiêu thụ Hiện nay nguồn hàng tiêu thụ của công ty chủ yếu là nhập khẩu và mua trong nước. Nguồn hàng nhập khẩu chủ yếu từ các nước như : Mỹ, Nhật, Singapore, Trung Quốc. Nguồn hàng mua trong nước chủ yếu là các loại khí công nghiệp như khí Oxy, Acetylen, Nitơ, Heli. Công ty luôn chú trọng trong việc nhập khẩu hàng hoá từ các nước bởi có nhập khẩu thì mới có thể cạnh tranh giá với các công ty thương mại khác kinh doanh cùng lĩnh vực.
Tuy nhiên có những thời điểm giá mua trong nước tốt hơn thì công ty tiến hành mua lại. SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 2 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Cung cấp và bán các sản phẩm khí Công Nghiệp, cho thuê thiết bị chuyên ngành khí, do tập đoàn Airliqide Việt Nam sản xuất và nhập khẩu. Chấp hành nghiêm chỉnh về chế độ quản lý cán bộ, tài sản hàng hoá, tài chính kế toán, phương tiện làm việc, kho tàng, các chế độ kế toán thống kê, thông tin tài chính. Thực hiện tốt các yêu cầu pháp luật đề ra về hoạt động kinh doanh.4 Sơ đồ tổ chức: Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nhất Đại được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi hoạt động kinh doanh đều chịu sự điều hành của Ban Giám đốc, các đơn vị trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tổ chức bộ máy của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG KINH PHÒNG PHÒNG TỔ CHỨC DOANH KẾ KỸ HÀNH THƯƠNG MẠI TOÁN THUẬT CHÍNH Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu - Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban + Giám đốc : Là người đại diện pháp nhân và là người có quyền cao nhất, quyết định và chỉ đạo các hoạt động của công ty và trực tiếp chịu trách nhiệm trước công ty và trước pháp luật về công tác điều hành, thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước. + Phó giám đốc : Tham mưu cho Giám đốc, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ về hoạt động kinh doanh giúp Giám đốc có quyết SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 3 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu định sáng suốt nhằm lãnh đạo tốt công ty. Bên cạnh đó Phó giám đốc còn chịu trách nhiệm tổ chức cán bộ lao động sản xuất, chiết nạp quản trị của công ty. + Phòng kinh doanh : Hiện nay phòng kinh doanh có 16 người, mỗi người đều phát huy được vai trị của mình.
Phòng kinh doanh đảm nhiệm việc thực hiện tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ, tham mưu cho lãnh đạo về phương hướng kinh doanh của từng mặt hàng, theo dõi tình hình mua bán và giao nhận hàng hóa…., quản lý hàng hoá và thành phẩm tồn kho. + Phòng kế toán : Phòng kế toán có năm người, trong đó gồm một kế toán trưởng, hai kế toán viên, một thủ quỹ. Phòng kế toán đảm nhận chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trong toàn bộ công ty theo đúng pháp luật quy định của nhà nước, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phân ngành để cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ chính xác cho ban quản lý. + Phòng tổ chức hành chính : Phòng tổ chức hành chính có bốn người, có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý có hiệu quả lực lượng lao động của Công ty.
Nghiên cứu xây dựng các phương án nhằm thực hiện việc trả lương, phân phối tiền lương tiền thưởng hợp lý trình Giám đốc. Tổng hợp các hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty. Bảo vệ tài sản cũng như theo dõi việc ra vào của khách hàng ở công ty. + Phòng kỹ thuật : Chịu trách nhiệm xây dựng về đề nghị ban hành các quy trình kỹ thuật, các phương án bảo dưỡng sửa chữa thiết bị, giám sát bộ phận chiết nạp khí.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Nhất Đại: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi của công ty. Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán được tổ chức bố trí năm nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 4 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu Kế Toán Trưởng Kế toán Kế toán viên Kế toán viên Thủ quỹ tổng hợp Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ đối chiếu Nhiệm vụ chủ yếu của từng kế toán tại công ty.
+ Kế toán trưởng : Có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, thống kê trong Công ty TNHH Nhất Đại, làm tham mưu cho Phó giám đốc, Giám đốc về hoạt động kinh doanh tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ toàn công ty. + Kế toán viên : Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ cụ thể liên quan đến thu, chi, nhập, xuất, tồn, báo cáo tồn kho, hạch toán doanh thu, công nợ với khách hàng. +Kế toán tổng hợp : Tổng hợp doanh thu, chi phí, kê khai theo dõi thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. + Thủ quỹ : Thực hiện quản lý thu chi quỹ tiền mặt theo chế độ kế toán hiện hành, theo dõi các khoản tiền gửi tại ngân hàng.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty TNHH Nhất Đại gồm 2 loại: - Chứng từ bắt buộc: gồm có Hoá đơn các loại, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho… - Chứng từ hướng dẫn gồm có : Giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản giao nhận hàng hoá…. Các loại hoá đơn, chứng từ, các loại báo cáo tài chính, các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp được lưu tại phòng kế toán. Các báo cáo quản trị được lưu tại phòng giám đốc.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty TNHH Nhất Đại sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 5 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu và căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình một số tài khoản chi tiết thành tài khoản cấp 3 được chi tiết theo mục đích sử dụng nhằm đảm bảo tính chặt chẽ trong việc quản lý. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hiện nay có 2 phương pháp hạch tóan hàng tồn kho đó là : Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tại Công ty TNHH Nhất Đại áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty áp dụng luật thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Niên độ kế toán của công ty : - Niên độ kế toán là 1 năm ( Từ 01/01/N đến 31/12/N) Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Nhất Đại. Công ty xây dựng mô hình kế toán tập trung ( hay còn gọi là kế toán một cấp). Công ty hạch toán độc lập và chỉ mở một sổ kế toán, Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán như từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Hình thức ghi sổ kế toán : Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên phần mềm ASA.
Hình thức này phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Công ty TNHH Nhất Đại - Một công ty có số lượng nghiệp vụ khá nhiều. Sơ đồ, trình tự ghi sổ ( Theo hình thức Chứng từ ghi sổ) được khái quát như sau: SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 6 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu Sơ đồ 1:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế tốn Sổ quỹ chứng từ gốc Chi tiết Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái Chi tiết Bảng cân đối Phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Do Công ty trang bị phần mềm kế toán vì thế các thông tin được thu thập, xử lý và cập nhật hàng ngày. Quy trình ghi sổ kế toán máy như sau : Dữ liệu đầu vào Phần hành kế toán Kết quả đầu ra tương ứng Chú Thích: Dữ liệu đầu vào bao gồm: SVTT: Nguyễn Thị Trang Trang 7 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nghiêm Phúc Hiếu -Chứng từ -Bảng kê -Hóa đơn. Phần hành kế toán tương ứng bao gồm: - Các sổ chi tiết - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ cái các tài khoản liên quan.
Kết quả đầu ra bao gồm: - Sổ sách chứng từ. - Báo cáo tài chính. Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan phát sinh theo từng nghiệp vụ kinh tế kế toán cập nhật vào máy theo từng phần hành đã có giao diện sẵn trên màn hình máy vi tính theo đúng định khoản, đúng đối tượng và số tiền ….