Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, ngành xây dựng cơ bản giữ vị trí trọng yếu trong việc tạo lập cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Đặc thù của sản phẩm xây lắp là các công trình có quy mô lớn, giá trị cao, thời gian thi công kéo dài và địa điểm thi công phân tán theo từng vị trí địa lý. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí NVL có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính đúng, tính đủ giá thành công trình, ngăn ngừa thất thoát lãng phí và bảo đảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp (đặt trụ sở tại huyện Yên Lạc, tỉnh Vĩnh Phúc). Với đặc điểm thi công đồng thời nhiều công trình ngoài trời, khối lượng NVL sử dụng rất lớn và đa dạng về chủng loại, công tác quản lý và tổ chức kế toán NVL là khâu then chốt trong quản trị tài chính của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả Phạm Thị Phương đã thực hiện chuyên đề thực tập chuyên ngành: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh" dưới sự hướng dẫn của TS. Phạm Thị Thủy tại Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (năm 2016).

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm, cơ cấu tổ chức quản lý và quy trình luân chuyển NVL tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL tại doanh nghiệp, chỉ ra các ưu điểm và tồn tại trong quá trình thực hiện.
  3. Đề xuất các phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL phù hợp với đặc điểm sản xuất xây lắp của công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Vật tư và các kho công trình trực thuộc công ty (tiêu biểu như công trình Nhà đa năng Trường THPT Phạm Công Bình, Trụ sở UBND huyện Yên Lạc, Trụ sở Công an huyện Yên Lạc).
    • Thời gian: Số liệu hạch toán thực tế phát sinh trong năm tài chính 2015 (trọng tâm là tháng 10/2015).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong lĩnh vực kế toán tài chính.

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết vận dụng

  • Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và chuyển đổi, cập nhật theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho.
  • Phương pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
    • Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế.
    • Phương pháp xác định giá trị NVL xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối kỳ).
    • Phương pháp hạch toán chi tiết NVL: Phương pháp Ghi thẻ song song.
    • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chung, xử lý trên phần mềm kế toán máy Simba.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán gốc phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, bao gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 152.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đối chiếu giữa quy định của chế độ kế toán hiện hành với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp nhằm đánh giá tính hợp pháp, hợp lý và hiệu quả của quy trình kế toán.
  • Phương pháp quan sát thực địa: Khảo sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ giữa các công trường xây dựng với các phòng ban chức năng (Phòng Kế hoạch kỹ thuật, Phòng Vật tư, Phòng Tài chính - Kế toán).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CPTMTH Thiên Minh

Chương 1 làm rõ đặc thù vật tư trong ngành xây lắp và mô hình tổ chức quản lý NVL tại công ty:

  • Đặc điểm NVL: Là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, tiêu hao toàn bộ và chuyển một lần vào chi phí công trình. Do thi công ngoài trời, NVL chịu tác động trực tiếp của thời tiết, dễ bị oxy hóa, ẩm ướt (như xi măng, sắt thép) và cồng kềnh, khó bảo quản, vận chuyển (như cát, đá, gạch).
  • Phân loại NVL: Công ty phân chia NVL thành 5 nhóm căn cứ vào công dụng và vai trò:
    1. Nguyên vật liệu chính: Xi măng (PC30, PC40), thép (D8, D10, D12-16, D18), gạch (gạch đặc, gạch lỗ, gạch lát các kích thước), cát (cát vàng, cát đen), đá (đá 1x2, 2x4, 4x6, đá hộc), sơn Dulux...
    2. Nguyên vật liệu phụ: Que hàn, đinh, thép buộc...
    3. Nhiên liệu: Xăng, dầu diezel (DO5S0), dầu thủy lực (DTL), mỡ máy.
    4. Phụ tùng thay thế: Mũi khoan, gầu xúc, răng gầu, săm lốp ô tô máy công trình.
    5. Vật liệu khác: Phế liệu thu hồi (thép vụn, vỏ bao xi măng, thùng carton).
  • Hệ thống mã hóa vật tư: Do không mở tài khoản cấp 2, công ty quản lý chi tiết danh mục vật tư bằng các mã chữ cái viết tắt quy ước trên phần mềm kế toán (ví dụ: CD - Cát đen, CV - Cát vàng, TH8 - Thép phi 8, XIPC30 - Xi măng PC30...).
  • Cơ cấu bộ máy quản lý: Doanh nghiệp tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Giám đốc duyệt kế hoạch cung ứng; Phòng Kế hoạch kỹ thuật lập định mức và tiến độ thi công; Phòng Vật tư lập kế hoạch thu mua, tìm nhà cung cấp và lập phiếu nhập/xuất; Ban chỉ huy công trình yêu cầu lĩnh vật tư và quản lý sử dụng; Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện hạch toán chi phí và thanh quyết toán.
Hội đồng cổ đông
Giám đốc công ty

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPTMTH Thiên Minh

Chương 2 trình bày chi tiết thực trạng hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL tại doanh nghiệp:

1. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu

  • Giá thực tế NVL nhập kho: Xác định theo công thức: $$\text{Giá thực tế nhập kho} = \text{Giá mua chưa thuế trên Hóa đơn} + \text{Chi phí thu mua} - \text{Các khoản giảm trừ}$$ Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 0000342 ngày 20/10/2015 từ Công ty TNHH MTV Thông Định, nhập kho Thép phi D8 (3.978 kg $\times$ 13.700 đ/kg = 54.498.600 đ) và Thép D10 CB300 (650 kg $\times$ 16.900 đ/kg = 10.987.600 đ). Tổng giá trị mua chưa thuế là 65.486.200 đ, thuế GTGT 10% là 6.548.620 đ, tổng thanh toán là 72.034.820 đ.
  • Giá thực tế NVL xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: $$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Giá trị tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng nhập trong kỳ}}$$ Ví dụ: Tại công trình Nhà đa năng Trường THPT Phạm Công Bình tháng 10/2015 đối với Thép phi D8: tồn đầu kỳ 715 kg (đơn giá 16.650 đ/kg); nhập ngày 01/10 là 3.358 kg (đơn giá 16.010 đ/kg); nhập ngày 20/10 là 3.978 kg (đơn giá 14.150 đ/kg). Đơn giá bình quân xuất kho tính được là 15.129,5 đ/kg.

2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

  • Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song:
    • Tại kho: Thủ kho ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày vào Thẻ kho căn cứ theo Phiếu nhập kho (mẫu NKNDN-78), Phiếu xuất kho (mẫu XKNDN-70) và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
    • Tại phòng kế toán: Định kỳ 5-6 ngày, kế toán tiếp nhận chứng từ từ thủ kho, nhập liệu vào Sổ chi tiết NVL để theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.
    • Cuối kỳ: Kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL, tiến hành đối chiếu số lượng với Thẻ kho của thủ kho và đối chiếu tổng giá trị với Sổ Cái TK 152.
Chỉ tiêu theo dõi Thẻ kho (Tại kho) Sổ chi tiết NVL (Phòng Kế toán) Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Người ghi chép Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán vật tư
Thời điểm ghi Hàng ngày theo phát sinh Định kỳ 5–6 ngày một lần Cuối tháng (khóa sổ)
Chỉ tiêu phản ánh Chỉ theo dõi Số lượng Theo dõi cả Số lượng và Giá trị Theo dõi cả Số lượng và Giá trị
Mục đích Quản lý hiện vật tại kho Hạch toán chi tiết từng loại NVL Đối chiếu tổng hợp giữa kho và kế toán

3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

  • Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm Simba:
    • Tài khoản sử dụng: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 331 (Phải trả người bán), TK 111, TK 112...
    • Xử lý kiểm kê thừa thiếu: NVL thừa ghi tăng thu nhập khác (Nợ TK 152 / Có TK 711); NVL thiếu trong định mức tính vào giá vốn (Nợ TK 632 / Có TK 152), thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý (Nợ TK 1381 / Có TK 152).

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện:

1. Đánh giá ưu điểm

  • Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm kế toán Simba giúp giảm bớt khối lượng tính toán thủ công.
  • Chấp hành đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với doanh nghiệp xây lắp.

2. Các tồn tại cần khắc phục

  • Về chứng từ: Các công trình thi công cách xa trụ sở khiến việc chuyển chứng từ bị chậm trễ; chưa lập "Biên bản giao nhận chứng từ" giữa thủ kho và kế toán; đối với NVL mua về xuất thẳng chân công trình, kế toán vẫn lập đồng thời cả phiếu nhập và phiếu xuất kho gây lãng phí thời gian.
  • Về tài khoản hạch toán: Công ty chỉ dùng một tài khoản tổng hợp TK 152 mà không mở các tài khoản cấp 2 (như 1521, 1522, 1523...), gây khó khăn cho việc phân tích cơ cấu chi phí vật liệu và lập bảng phân bổ NVL.
  • Về sổ kế toán tổng hợp: Doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ mua chịu và chi tiền mặt nhưng chưa mở các sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền); chưa lập Bảng phân bổ NVL cho từng công trình.
  • Về kế toán quản trị và dự phòng: Chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá vật liệu xây dựng biến động; hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ điều hành nội bộ chưa được thiết lập.

3. Các giải pháp hoàn thiện đề xuất

  • Hoàn thiện công tác quản lý và kho bãi: Bố trí mở rộng diện tích kho tại công trình, bổ sung nhân lực phụ kho và quản lý chặt chẽ khâu bảo vệ ngoài công trường.
  • Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ: Ban hành quy định thời hạn nộp chứng từ từ công trường về phòng kế toán; áp dụng "Biên bản giao nhận chứng từ"; tinh giản quy trình xuất thẳng bằng Phiếu xuất kho thẳng không qua nhập kho trung gian.
  • Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Kiến nghị mở tài khoản cấp 2 cho TK 152 gồm:
    • TK 1521: Nguyên vật liệu chính
    • TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
    • TK 1523: Nhiên liệu
    • TK 1524: Phụ tùng thay thế
    • TK 1528: Vật liệu khác
  • Hoàn thiện sổ sách và báo cáo: Mở thêm sổ Nhật ký mua hàng; định kỳ lập Bảng phân bổ NVL (ghi Nợ TK 621 cho từng công trình chi tiết); thực hiện trích lập dự phòng giảm giá vật tư theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị định kỳ về tiêu hao vật tư.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả khảo sát thực tế: Chuyên đề đã phản ánh chi tiết toàn bộ bức tranh hạch toán NVL tại Công ty Thiên Minh trong tháng 10/2015 thông qua hệ thống sổ sách thực tế (Nhật ký chung với tổng số phát sinh chuyển trang 96.385.000 đ, Sổ Cái TK 152 với số dư đầu kỳ 205.528.000 đ và số dư cuối kỳ 256.017.000 đ).
  2. Giá trị đóng góp của đề tài:
    • Hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ vật tư đặc thù trong ngành xây lắp từ giai đoạn lập dự toán đến khi xuất dùng tại hiện trường.
    • Đưa ra giải pháp phân cấp tài khoản chi tiết (TK 1521 đến TK 1528) kết hợp với mã hóa phần mềm, giúp nâng cao khả năng kiểm soát chi phí từng loại vật tư.
    • Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ chuẩn hóa giữa công trường và phòng kế toán, khắc phục tình trạng chậm trễ số liệu kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ (Công ty CPTMTH Thiên Minh); dữ liệu minh chứng tập trung chủ yếu vào số liệu thực tế tháng 10/2015 và một số công trình điển hình (Nhà đa năng Trường THPT Phạm Công Bình, Trụ sở UBND huyện Yên Lạc).
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp theo các giai đoạn hoàn thành nghiệm thu.
    • Nghiên cứu ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin (kết nối dữ liệu trực tuyến giữa ban chỉ huy công trình và máy chủ kế toán) nhằm giải quyết triệt để độ trễ chứng từ trong xây lắp.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt được phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, quy trình lập và luân chuyển chứng từ xây lắp (Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Sổ cái Nhật ký chung).
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Vận dụng phương pháp mã hóa danh mục vật tư, tổ chức hạch toán xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ trên phần mềm kế toán máy và xây dựng quy trình kiểm soát vật tư tại chân công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Thiên Minh tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nào?

Công ty áp dụng phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Do diện tích kho tại các công trình hẹp, không thể bảo quản riêng từng lô nhập nên cuối tháng phần mềm kế toán máy Simba sẽ tự động tính toán một đơn giá bình quân duy nhất cho từng loại vật tư để áp giá cho toàn bộ các phiếu xuất kho trong tháng.

2. Doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo hình thức nào?

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song. Thủ kho ghi chép số lượng hàng ngày vào Thẻ kho; phòng kế toán định kỳ 5–6 ngày nhập số liệu vào Sổ chi tiết NVL (theo dõi cả số lượng và giá trị). Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu số lượng với thủ kho và đối chiếu giá trị với Sổ Cái TK 152.

3. Tại sao tác giả đề xuất mở tài khoản cấp 2 cho TK 152 dù doanh nghiệp đã có bảng mã vật tư trên máy tính?

Mặc dù phần mềm đã mã hóa từng loại vật tư (như TH8, XIPC30), việc chỉ sử dụng duy nhất TK 152 trên sổ cái làm hạn chế khả năng tổng hợp và phân tích cơ cấu chi phí theo nhóm chức năng (Vật liệu chính, Vật liệu phụ, Nhiên liệu, Phụ tùng thay thế). Việc mở tài khoản cấp 2 (TK 1521 đến TK 1528) giúp kế toán dễ dàng lập Bảng phân bổ NVL và cung cấp số liệu tổng hợp nhanh chóng cho ban quản trị.

4. Quy trình điều chuyển nguyên vật liệu giữa các công trình của công ty diễn ra như thế nào?

Căn cứ vào tiến độ thực tế, Giám đốc công ty ra "Lệnh điều chuyển, cấp phát NVL" (ví dụ Lệnh điều động số 12/LĐ-TM). Phòng Vật tư lập "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" thành 2 liên. Thủ kho công trình xuất hàng ghi số thực xuất và giao cho người vận chuyển; thủ kho công trình nhận hàng kiểm nhận, ghi số thực nhập, ký xác nhận và chuyển chứng từ về phòng kế toán để ghi sổ điều chuyển.

5. Điểm nghẽn lớn nhất trong khâu luân chuyển chứng từ tại công ty là gì?

Điểm nghẽn lớn nhất là độ trễ thời gian luân chuyển chứng từ từ các công trường về văn phòng công ty do vị trí địa lý xa nhau, cùng với việc thiếu "Biên bản giao nhận chứng từ" giữa thủ kho và kế toán, dễ dẫn đến nguy cơ thất lạc chứng từ hoặc chậm trễ cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thị Phương đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh theo chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp. Tác giả đã phân tích rõ nét tính chất đặc thù của vật tư xây lắp, quy trình ghi sổ thẻ song song và hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Simba. Các giải pháp đề xuất về phân cấp tài khoản TK 152, hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ và trích lập dự phòng giảm giá vật tư có tính thực tiễn cao, hỗ trợ tích cực cho công tác quản trị chi phí và tính giá thành tại doanh nghiệp xây lắp.