Tổng quan nghiên cứu

Thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam năm 2018 ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ với tổng doanh thu phí đạt 46.957 tỷ đồng, tăng 12,0% so với năm 2017. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, Công ty TNHH Bảo hiểm Tổng hợp Groupama Việt Nam – doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài với vốn điều lệ 388.010 triệu đồng – đang nắm giữ thị phần khiêm tốn dưới 1% toàn ngành.

Giai đoạn 2016–2018 ghi nhận doanh thu công ty tăng từ 55.483 triệu đồng lên 84.630 triệu đồng, số lượng hợp đồng đạt 6.523 hợp đồng vào năm 2018. Tuy nhiên, hiệu quả sinh lời trên doanh thu còn rất thấp, chỉ đạt khoảng 2,0% năm 2017 (1.064 triệu đồng) và 9,0% năm 2018 (8.838 triệu đồng). Thực tế này cho thấy tốc độ tăng trưởng chi phí nhanh hơn doanh thu, trong khi công tác kiểm soát chi phí từng bộ phận chưa được chú trọng.

Mục tiêu nghiên cứu là đánh giá toàn diện thực trạng kế toán quản trị, tìm ra nguyên nhân chưa tổ chức kế toán trách nhiệm, và xây dựng mô hình hệ thống kế toán trách nhiệm phù hợp tại Groupama Việt Nam. Nghiên cứu thực hiện tại trụ sở chính ở Thành phố Hồ Chí Minh, khai thác dữ liệu tài chính giai đoạn 2016–2018 và khảo sát chuyên sâu năm 2019. Kết quả đề tài mang ý nghĩa thực tiễn to lớn, cung cấp công cụ đo lường thành quả hoạt động cho 8 phòng ban chuyên trách, giúp kiểm soát tối ưu chi phí và gia tăng tỷ suất sinh lời cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng có chọn lọc hai trường phái lý thuyết nền tảng trong kế toán quản trị hiện đại:

Thứ nhất, lý thuyết kiểm soát chi phí gắn với trách nhiệm cá nhân của Higgins (1952) và Joseph P. Vogel (1962), kết hợp với nghiên cứu của N. Gordon (1963). Trường phái này khẳng định kế toán trách nhiệm là hệ thống kiểm soát được thiết kế nhằm theo dõi, đánh giá các khoản chi phí phát sinh trực tiếp theo từng cấp quản lý được phân quyền.

Thứ hai, lý thuyết trung tâm trách nhiệm của Ahmed Belkaoui (1981), Nahum Melumad cùng các cộng sự (1992), và mô hình chuẩn hóa của Garrison và Noreen (2008). Khung mô hình nghiên cứu thiết lập 4 khái niệm trung tâm trách nhiệm cốt lõi:

  • Trung tâm chi phí: Đơn vị mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm đối với các khoản chi phí phát sinh có thể kiểm soát.
  • Trung tâm doanh thu: Đơn vị mà nhà quản trị chịu trách nhiệm chính về sản lượng dịch vụ và doanh thu bán hàng.
  • Trung tâm lợi nhuận: Đơn vị quản lý chịu trách nhiệm đồng thời về cả doanh thu và chi phí hoạt động.
  • Trung tâm đầu tư: Cấp quản lý cao nhất chịu trách nhiệm về lợi nhuận thu về tương ứng với vốn đầu tư sử dụng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp kỹ thuật thống kê mô tả. Nguồn dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo doanh thu, báo cáo bồi thường giai đoạn 2016–2018 của công ty, cùng hệ thống pháp lý gồm Thông tư 232/2012/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu khảo sát và phỏng vấn sâu với cỡ mẫu 12 nhà quản trị, bao gồm Ban Tổng Giám đốc và các trưởng phòng ban chuyên môn (tỷ lệ phản hồi hợp lệ đạt 100%). Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích nhằm thu thập ý kiến chuyên gia am hiểu sâu sắc về vận hành nội bộ.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định tính và thống kê mô tả là vì phương pháp này cho phép nhận diện rõ ràng các rào cản tổ chức, phân tích bản chất quy trình hạch toán và đánh giá chính xác mức độ sẵn sàng triển khai hệ thống thông tin kế toán nội bộ mà các mô hình định lượng đơn thuần khó bao quát hết. Toàn bộ quá trình khảo sát và thu thập thông tin được thực hiện hoàn tất trong năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực nghiệm tại doanh nghiệp mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, 100% đối tượng khảo sát (12/12 người) xác nhận công ty hoàn toàn chưa tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm và chưa phân định các trung tâm trách nhiệm. Dù vậy, 100% cán bộ quản lý đều đánh giá việc phân cấp quản trị là cần thiết (trong đó 75,0% cho rằng rất cần thiết).

Thứ hai, hệ thống dự toán chưa được xây dựng đồng bộ. 100% người được hỏi cho biết công ty chỉ lập duy nhất dự toán doanh thu hàng năm theo chỉ tiêu tập đoàn giao. Ngược lại, 100% xác nhận công ty không lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý hay dự toán thu chi tiền mặt.

Thứ ba, công tác kế toán chi phí chỉ dừng lại ở việc phân loại theo chức năng trên hệ thống tài khoản tài chính gồm Tài khoản 624 (chi phí kinh doanh bảo hiểm), Tài khoản 635, 642 và 811. Tỷ lệ phân loại chi phí theo cách ứng xử (biến phí và định phí) đạt mức 0%, khiến doanh nghiệp không thể tính toán số dư đảm phí và điểm hòa vốn cho hơn 20 sản phẩm bảo hiểm hiện có.

Thứ tư, 100% công tác xử lý số liệu kế toán phụ thuộc vào phần mềm Fast dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm này chỉ phục vụ lập báo cáo tài chính pháp quy mà hoàn toàn không tích hợp tính năng kết xuất báo cáo kế toán quản trị.

Thảo luận kết quả

Mặc dù doanh thu năm 2017 tăng 28,0% (đạt 76.512 triệu đồng) và năm 2018 tăng 10,0% (đạt 84.630 triệu đồng), song biên lợi nhuận chỉ đạt từ 2,0% đến 9,0%. Nguyên nhân trực tiếp là do công ty thiếu cơ chế theo dõi chi phí theo từng bộ phận chịu trách nhiệm. Kết quả này tương đồng với nghiên cứu của Nguyễn Thị Quí (2016) tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân đội và luận điểm của Higgins (1952) về việc buông lỏng kiểm soát chi phí cá nhân.

Dữ liệu chi phí của công ty có thể được trực quan hóa hiệu quả thông qua bảng phân tích chi phí theo cách ứng xử và biểu đồ phân bổ định phí trực tiếp cho 8 phòng ban. Việc mô hình hóa dữ liệu chi phí quản lý và chi phí bồi thường theo từng nhóm sản phẩm sẽ giúp Ban Giám đốc nhìn rõ các mắt xích làm phát sinh lãng phí, từ đó giải thích thấu đáo nguyên nhân lợi nhuận đạt thấp dù quy mô doanh thu liên tục mở rộng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, 4 nhóm giải pháp trọng tâm được đề xuất nhằm thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm:

Thứ nhất, tái lập cơ cấu và xác định 4 trung tâm trách nhiệm cụ thể: Ban Tổng Giám đốc ban hành quyết định phân định Trung tâm chi phí (gồm 5 đơn vị: Phòng Tài chính Kế toán, Hành chính Nhân sự, IT, Nghiệp vụ, Giám định Bồi thường), Trung tâm doanh thu (Phòng Kinh doanh và Phòng Môi giới), Trung tâm lợi nhuận (khối kinh doanh toàn công ty) và Trung tâm đầu tư (Ban Tổng Giám đốc). Thời gian triển khai hoàn tất trong 3 tháng đầu tiên.

Thứ hai, chuẩn hóa định mức và phân loại chi phí theo cách ứng xử: Phòng Tài chính Kế toán chủ trì phân tách chi phí kinh doanh trực tiếp thành biến phí (hoa hồng khai thác, giám định theo vụ) và định phí (tiền lương quản lý, khấu hao tài sản). Mục tiêu đặt ra là kiểm soát và giảm từ 5,0% đến 8,0% chi phí quản lý gián tiếp, thực hiện trong vòng 6 tháng.

Thứ ba, thiết lập ma trận mã tài khoản kết hợp mã trách nhiệm: Kế toán trưởng chủ trì bổ sung mã định danh cho 8 phòng ban vào hệ thống chứng từ và tài khoản chi phí (như Tài khoản 624, Tài khoản 642), phục vụ lập định kỳ các báo cáo trách nhiệm hàng tháng và hàng quý trong thời hạn 4 tháng.

Thứ tư, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin: Phòng IT phối hợp cùng bộ phận kế toán tiến hành nâng cấp phần mềm kế toán hiện hữu hoặc tích hợp thêm module kế toán quản trị, đảm bảo số hóa 100% quy trình lập báo cáo trách nhiệm nội bộ trong thời gian từ 9 đến 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ: Cung cấp khung đánh giá hiệu quả điều hành của các cấp quản lý thông qua hệ thống 4 trung tâm trách nhiệm, hỗ trợ ra quyết định mở rộng hay thu hẹp từng dòng sản phẩm bảo hiểm.

Thứ hai, Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị: Cung cấp phương pháp phân loại chi phí theo ứng xử thực tế, biểu mẫu lập dự toán ngân sách và bảng mã tài khoản kế toán gắn mã trách nhiệm có tính ứng dụng cao.

Thứ ba, Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Cung cấp case study thực tiễn với 12 bộ câu hỏi khảo sát chuyên sâu, làm tài liệu tham khảo nghiên cứu về kế toán quản trị trong lĩnh vực tài chính phi nhân thọ.

Thứ tư, Cơ quan quản lý nhà nước và Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam: Bổ sung số liệu thực tế về thực trạng quản trị tài chính doanh nghiệp bảo hiểm có vốn đầu tư nước ngoài, phục vụ công tác ban hành hướng dẫn thực thi chuẩn mực kế toán quản trị.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ có nhất thiết phải tổ chức kế toán trách nhiệm? Rất cần thiết. Kế toán tài chính chỉ phản ánh số liệu tổng hợp trong quá khứ nhằm báo cáo thuế. Kế toán trách nhiệm giúp phân bổ chi phí cho 8 phòng ban, giúp nhà quản trị kiểm soát mức sinh lời 9,0% trên 84.630 triệu đồng doanh thu thực tế.

Điểm khác biệt cốt lõi trong phân loại chi phí của kế toán trách nhiệm là gì? Điểm khác biệt là phân chia chi phí thành biến phí và định phí, đồng thời phân định chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được. Ví dụ, chi phí hoa hồng tại Tài khoản 624 là biến phí trực tiếp của Trung tâm doanh thu.

Doanh nghiệp quy mô doanh thu dưới 100 tỷ đồng có cần chia đủ 4 trung tâm trách nhiệm? Hoàn toàn cần thiết nhằm tránh tình trạng tăng doanh thu nhưng suy giảm lợi nhuận. Tại Groupama Việt Nam với doanh thu 84.630 triệu đồng, mô hình 4 trung tâm giúp phân định rành mạch quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp lãnh đạo.

Rào cản lớn nhất khi xây dựng kế toán trách nhiệm tại doanh nghiệp là gì? Rào cản lớn nhất là nhận thức của nhà quản trị và hạn chế của phần mềm kế toán. Khảo sát 12 cán bộ quản lý cho thấy 100% hệ thống phần mềm tại đơn vị chưa có tính năng lập báo cáo quản trị nội bộ.

Thời gian tối ưu để triển khai hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm là bao lâu? Lộ trình chuẩn kéo dài từ 6 đến 12 tháng, bao gồm 3 bước: hoàn thiện cơ cấu tổ chức và định mức chi phí (tháng 1–3), chuẩn hóa mã tài khoản (tháng 4–6), và vận hành thử nghiệm hệ thống báo cáo (tháng 7–12).

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán quản trị tại Công ty TNHH Bảo hiểm Tổng hợp Groupama Việt Nam trong giai đoạn 2016–2018.
  • Khảo sát thực chứng 12 nhà quản lý cấp cao và cấp trung, làm rõ các nguyên nhân khiến doanh nghiệp chưa thể vận hành hệ thống kế toán trách nhiệm.
  • Xây dựng hoàn chỉnh mô hình 4 trung tâm trách nhiệm chuyên biệt, gắn liền với đặc thù quản lý của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ.
  • Thiết lập hệ thống biểu mẫu báo cáo trách nhiệm và bảng mã tài khoản tích hợp, kết hợp phương pháp phân loại chi phí theo biến phí và định phí.
  • Đề xuất lộ trình triển khai chi tiết từ 6 đến 12 tháng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Các doanh nghiệp bảo hiểm cần chủ động đưa kế toán trách nhiệm vào chiến lược quản trị điều hành năm 2020 nhằm tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tăng trưởng bền vững.