Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động, các doanh nghiệp sản xuất và thương mại đối mặt với áp lực tối ưu hóa chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn lực. Nguồn nhân lực đóng vai trò là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức. Để nâng cao chất lượng quản trị nhân lực, phân tích công việc (PTCV) được xác định là công cụ nền tảng, cung cấp thông tin đầu vào cho các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và đãi ngộ nhân sự.
Tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam (tiền thân là Công ty V&C thành lập năm 2004), hoạt động sản xuất kinh doanh túi siêu thị xuất khẩu và đá ốp lát tăng trưởng nhanh chóng với hệ thống 5 nhà máy và khoảng 3.000 cán bộ công nhân viên (CBCNV). Tuy nhiên, công tác phân tích công việc tại công ty chưa được tổ chức bài bản: quy trình thực hiện thiếu các bước trọng yếu, phương pháp thu thập thông tin đơn điệu, các sản phẩm như bản mô tả công việc (MTCV) và bản tiêu chuẩn công việc (TCCV) còn sơ sài và chưa được chuẩn hóa. Thực trạng này gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Để giải quyết vấn đề trên, đề tài xác lập mục tiêu nghiên cứu là đề xuất hệ thống giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam. Để đạt được mục tiêu này, tác giả thực hiện ba nhiệm vụ cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về phân tích công việc trong doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017 nhằm làm rõ các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình, phương pháp và ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản trị nhân lực của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam.
- Phạm vi không gian: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam tại Tầng 8, Khu A, Tòa nhà Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Thu thập và sử dụng dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và quản trị nhân lực trong 3 năm (2015 – 2017).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các tài liệu chuyên ngành Quản trị nhân lực chuẩn mực tại Việt Nam, trọng tâm là:
- Giáo trình Quản trị nhân lực căn bản (TS. Mai Thanh Lan & PGS.TS. Nguyễn Thị Minh Nhàn, ĐH Thương Mại, NXB Thống Kê, 2016). Khóa luận chọn định nghĩa: "Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao."
- Giáo trình Quản trị nhân lực (PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân & ThS. Nguyễn Vân Điềm, ĐH Kinh tế Quốc dân, 2015).
- Tác phẩm Phân tích công việc – Giảm thiểu những "tị nạnh" trong công việc (Phan Minh Tuệ, NXB Trẻ, 2014).
Khung nội dung phân tích công việc được tiếp cận theo 6 bước lý thuyết: (1) Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh; (2) Lập danh sách các chức danh cần phân tích; (3) Xác định đối tượng tham gia phân tích; (4) Thu thập thông tin phân tích công việc; (5) Xây dựng sản phẩm phân tích công việc (Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc); (6) Ban hành, sử dụng và điều chỉnh kết quả phân tích công việc. Đồng thời, tác giả xem xét 6 nhóm nhân tố ảnh hưởng: khoa học và công nghệ, tình hình kinh tế, cơ cấu tổ chức, quan điểm của nhà quản trị, nhận thức của người lao động, và năng lực của cán bộ phụ trách phân tích công việc.
Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng:
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo thường niên, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (2015 – 2017), hồ sơ cơ cấu tổ chức, bảng phân công nhiệm vụ và số liệu nhân sự từ phòng Hành chính – Nhân sự và phòng Tài chính – Kế toán.
- Phương pháp điều tra bằng bản hỏi:
- Khảo sát 12 nhà quản trị (Ban Giám đốc, Trưởng/Phó phòng) về nhận thức tầm quan trọng của PTCV.
- Phát 30 phiếu khảo sát nhân viên về mức độ quan trọng của PTCV (thu về 30 phiếu hợp lệ).
- Khảo sát 112 nhân viên về mức độ tham gia cung cấp thông tin cho PTCV (thu về 112 phiếu hợp lệ).
- Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Phỏng vấn trực tiếp 5 nhân sự đại diện gồm: ông Bùi Minh Tuấn (Chuyên viên nhân sự), ông Nguyễn Đình Hải (Nhân viên hành chính), anh Nguyễn Viết Khánh (Nhân viên QA-QC), chị Vũ Thị Hòa (Nhân viên chứng từ) và chị Bùi Thị Huệ (Nhân viên kinh doanh).
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Ứng dụng các phương pháp thống kê mô tả, phân tích so sánh và tổng hợp logic để đánh giá thực trạng.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh tái cơ cấu và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua quản trị nhân lực. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu trước đây liên quan đến phân tích công việc (các giáo trình đại học và các khóa luận tiêu biểu tại ĐH Thương Mại năm 2014, ĐH Kinh tế Quốc dân năm 2010), khẳng định tính mới của đề tài khi chưa có công trình nào nghiên cứu về PTCV tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam. Chương này cũng xác lập rõ ràng mục tiêu, 3 nhiệm vụ nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian (2015 – 2017), hệ thống phương pháp thu thập/xử lý số liệu và kết cấu gồm 4 chương của khóa luận.
Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về phân tích công việc trong doanh nghiệp
Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng: nhân lực, quản trị nhân lực, công việc và phân tích công việc. Tác giả phân tích chi tiết tiến trình PTCV tiêu chuẩn gồm 6 nội dung cơ bản: kiểm tra cơ cấu tổ chức, lập danh mục chức danh, xác định các bên tham gia (người thực hiện, quản lý trực tiếp, chuyên viên nhân sự/tư vấn), thu thập thông tin (thông qua bản hỏi, quan sát, phỏng vấn, nhật ký công việc), xây dựng sản phẩm MTCV (mục đích, nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác, mức độ phức tạp) và TCCV (kiến thức, kỹ năng, thái độ/phẩm chất), và cơ chế ban hành, điều chỉnh. Bên cạnh đó, chương 2 làm rõ 6 nhân tố môi trường bên trong và bên ngoài tác động trực tiếp đến chất lượng công tác phân tích công việc.
Chương 3: Phân tích thực trạng phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam
Chương 3 tập trung phân tích số liệu thực tế về sản xuất kinh doanh, nguồn nhân lực và thực trạng triển khai PTCV tại Casablanca Việt Nam.
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2015 – 2017
(Đơn vị: Tỷ đồng)
| STT |
Chỉ tiêu |
2015 |
2016 |
2017 |
So sánh 2016/2015 (+/-) |
Tỷ lệ (%) |
So sánh 2017/2016 (+/-) |
Tỷ lệ (%) |
| 1 |
Tổng doanh thu |
250,00 |
270,00 |
308,00 |
+20,00 |
8,00 |
+38,00 |
14,07 |
| 2 |
Lợi nhuận gộp |
58,07 |
68,81 |
81,79 |
+10,74 |
18,45 |
+12,98 |
18,83 |
Bảng 2: Tình hình nhân lực tại văn phòng Hà Nội theo trình độ giai đoạn 2015 – 2017
(Đơn vị: Người)
| STT |
Trình độ chuyên môn |
2015 |
2016 |
2017 |
So sánh 2016/2015 |
So sánh 2017/2016 |
| 1 |
Đại học trở lên |
67 |
66 |
68 |
-1 |
+2 |
| 2 |
Cao đẳng |
44 |
42 |
46 |
-2 |
+4 |
| 3 |
Trung cấp + Nghề |
111 |
110 |
112 |
-1 |
+2 |
| 4 |
Lao động phổ thông |
50 |
44 |
42 |
-6 |
-2 |
| Tổng |
Tổng số lao động |
272 |
262 |
268 |
-10 |
+6 |
Về thực trạng phân tích công việc, tác giả chỉ ra các điểm mấu chốt:
- Quy trình thực tế: Chỉ gồm 4 bước giản lược: (1) Lập danh sách chức danh cần phân tích; (2) Thu thập thông tin PTCV; (3) Xây dựng sơ bộ bản MTCV và TCCV; (4) Ban hành bản MTCV và TCCV. Quy trình thiếu bước đánh giá cơ cấu tổ chức với chiến lược và bước thẩm định/điều chỉnh.
- Phạm vi chức danh: Chỉ mới thực hiện phân tích được 16 vị trí (10 vị trí trưởng/phó phòng và 6 vị trí nhân viên thuộc phòng Hành chính – Nhân sự). Có tới 249/265 vị trí công việc (chiếm 93,96% tổng số vị trí, không tính Ban Tổng Giám đốc và Chủ tịch HĐQT) chưa được phân tích bài bản mà chỉ phân công theo sự vụ hoặc quy định chung.
- Thu thập thông tin: Khảo sát 112 nhân viên cho thấy có đến 73 người (chiếm 65,18%) chưa bao giờ được tham gia cung cấp thông tin về vị trí công việc của mình; 23 người (20,54%) tham gia rất ít; 6 người (5,36%) thỉnh thoảng và chỉ 10 người (8,93%) tham gia thường xuyên. Nguồn thông tin chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của Trưởng phòng HCNS.
- Nhận thức nội bộ: Khảo sát 12 cán bộ quản lý ghi nhận 8 ý kiến đồng ý/hoàn toàn đồng ý (66,67%) nhưng vẫn còn 4 ý kiến không đồng ý/hoàn toàn không đồng ý (33,33%). Khảo sát 30 nhân viên cho thấy 30% coi PTCV là không quan trọng và 42% coi là quan trọng bình thường.
- Năng lực nhân sự phụ trách: Phòng Hành chính – Nhân sự có 4 nhân sự nhưng chỉ có 1 chuyên viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị nhân lực (7 năm kinh nghiệm), 3 nhân sự còn lại tốt nghiệp ngành Lưu trữ & QTVP (4 năm kinh nghiệm), Luật kinh tế (1 năm kinh nghiệm) và Kinh tế xây dựng (1 năm kinh nghiệm), chưa qua đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật PTCV.
- Sản phẩm và ứng dụng: Bản MTCV còn sơ sài (điển hình như Bản MTCV Phó phòng HCNS thiếu các chỉ tiêu đánh giá định lượng, điều kiện làm việc); công ty chưa xây dựng được Bản TCCV riêng biệt mà lồng ghép chung chung; việc ứng dụng vào tuyển dụng, trả lương, đánh giá hoàn thành công việc và xác định nhu cầu đào tạo còn nhiều hạn chế và chồng chéo.
Chương 4: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam
Trên cơ sở định hướng sản xuất kinh doanh ưu tiên vật liệu thân thiện môi trường và hoàn thiện bộ máy quản trị, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện:
-
Hoàn thiện quy trình phân tích công việc theo chu trình 7 bước chuẩn hóa:
- Bước 1: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh.
- Bước 2: Lập danh sách toàn bộ các chức danh công việc cần phân tích (bao gồm cả các vị trí quản lý cấp cao và các chức danh còn tồn đọng như lễ tân, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch, kỹ thuật...).
- Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc (bổ sung đại diện quản lý cấp cao và mở rộng người thực hiện trực tiếp).
- Bước 4: Thu thập và xử lý thông tin PTCV bằng việc kết hợp phương pháp bản hỏi (thiết kế phiếu 4 – 6 trang cho khối văn phòng, gián tiếp) và phương pháp quan sát trực tiếp (thực hiện liên tục 2 – 3 ngày kèm phiếu quan sát chuẩn cho khối lao động sản xuất trực tiếp).
- Bước 5: Xây dựng đồng bộ 2 văn bản sản phẩm là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc theo các tiêu chí kiến thức, kỹ năng, thái độ rõ ràng.
- Bước 6: Ban hành và đưa kết quả phân tích công việc vào sử dụng thực tế sau khi Giám đốc phê duyệt.
- Bước 7: Theo dõi, kiểm tra và định kỳ rà soát, điều chỉnh thông tin PTCV phù hợp với sự thay đổi công nghệ và kinh doanh.
-
Các giải pháp hỗ trợ điều kiện thực hiện:
- Nâng cao vai trò và nhận thức của Ban lãnh đạo: Cử lãnh đạo tham gia khóa học chuyên sâu về PTCV; ban hành văn bản quy định rõ trách nhiệm, ngân sách và thời gian thực hiện.
- Tăng cường năng lực phòng Hành chính – Nhân sự: Tuyển dụng hoặc đào tạo chuyên sâu ít nhất 2 cán bộ chuyên trách PTCV; ban hành cẩm nang hướng dẫn phối hợp nội bộ; thực hiện vai trò chủ trì và giám sát chuyên môn.
- Nâng cao nhận thức và sự tham gia của người lao động: Tuyên truyền lợi ích của PTCV, khuyến khích phản hồi và đóng góp thông tin xây dựng bản TCCV/MTCV.
-
Đề xuất ứng dụng sản phẩm phân tích công việc vào 7 hoạt động quản trị nhân lực:
- Hoạch định nguồn nhân lực: Căn cứ vào định biên và yêu cầu nhiệm vụ để xác định số lượng, cơ cấu lao động cần bổ sung.
- Tuyển mộ và tuyển chọn: Dùng MTCV để viết thông báo tuyển dụng và dùng TCCV làm tiêu chí chấm điểm ứng viên.
- Bố trí nhân lực: Làm cơ sở cho chương trình định hướng nhân viên mới và sắp xếp đúng người, đúng việc.
- Đánh giá thực hiện công việc: Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá KPI/nhiệm vụ dựa trên các mốc chuẩn của bản MTCV.
- Trả công lao động: Đánh giá giá trị công việc dựa trên độ phức tạp và trách nhiệm để thiết kế thang bảng lương, ngạch bậc công bằng.
- Đào tạo và phát triển: So sánh năng lực thực tế của nhân viên với tiêu chuẩn công việc để xác định chính xác khoảng trống (gap) kiến thức, kỹ năng cần đào tạo.
- Kỷ luật và an toàn lao động: Cụ thể hóa tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn bảo hộ lao động theo điều kiện làm việc của từng vị trí.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả khảo sát thực tế: Khóa luận đã lượng hóa chi tiết bức tranh thực trạng tại Casablanca Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017: doanh thu tăng trưởng từ 250 tỷ đồng (2015) lên 308 tỷ đồng (2017); quy mô nhân sự văn phòng duy trì ở mức 268 người (2017). Nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ chức danh chưa được phân tích công việc ở mức rất cao (249/265 vị trí, tương đương 93,96%), đồng thời làm rõ 65,18% nhân viên chưa từng được tham gia cung cấp thông tin PTCV.
- Hệ thống giải pháp ứng dụng: Tác giả đã thiết kế lại toàn bộ quy trình PTCV chuẩn 7 bước; xây dựng các công cụ thu thập dữ liệu mẫu biểu thực tế gồm Mẫu phiếu quan sát công việc công nhân sản xuất và danh mục phân tích vị trí chức danh; cụ thể hóa lộ trình ứng dụng MTCV/TCCV vào 7 chức năng quản trị nhân lực cốt lõi.
- Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận là công trình nghiên cứu toàn diện đầu tiên về phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam, lấp đầy khoảng trống dữ liệu thực nghiệm tại doanh nghiệp này và cung cấp cơ sở khoa học để ban lãnh đạo tái thiết lập hệ thống bản mô tả, tiêu chuẩn công việc.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực nghiệm của đề tài chủ yếu tập trung vào khối cán bộ, nhân viên tại văn phòng đại diện Hà Nội (quy mô 268 lao động năm 2017), chưa thực hiện khảo sát toàn diện trên diện rộng đối với toàn bộ lực lượng gần 3.000 công nhân trực tiếp tại 5 nhà máy sản xuất ở Hà Nam và Bắc Giang. Dữ liệu nghiên cứu dừng lại ở mốc thời gian 2015 – 2017.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng phạm vi điều tra, phân tích chi tiết các vị trí công việc mang tính chất vận hành máy móc, dệt bao bì PP và chế biến đá ốp lát trực tiếp tại các nhà máy (Châu Sơn, Thi Sơn, Tân Dĩnh, Tân Thịnh), đồng thời tích hợp khung năng lực hiện đại vào xây dựng bản tiêu chuẩn công việc trong giai đoạn chuyển đổi số.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên, học viên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh: Tham khảo phương pháp luận kết hợp định tính - định lượng, quy trình khảo sát bản hỏi và cấu trúc xây dựng đề tài hoàn thiện chức năng quản trị nhân lực trong doanh nghiệp sản xuất - thương mại.
- Ban lãnh đạo và Phòng Nhân sự các doanh nghiệp vừa và lớn: Vận dụng trực tiếp quy trình 7 bước, biểu mẫu phiếu quan sát và phương pháp xây dựng tiêu chí MTCV/TCCV để chuẩn hóa hệ thống định biên, đánh giá thực hiện công việc và đãi ngộ nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
1. Giai đoạn 2015 – 2017, Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam đã phân tích được bao nhiêu vị trí công việc?
Theo số liệu từ phòng Hành chính – Nhân sự, công ty mới chỉ tiến hành phân tích được 16 vị trí công việc (gồm 10 chức danh trưởng/phó phòng và 6 vị trí nhân viên thuộc phòng Hành chính – Nhân sự). Còn lại 249 trên tổng số 265 vị trí chức danh trong công ty chưa được phân tích công việc chính thức.
2. Mức độ tham gia cung cấp thông tin phân tích công việc của người lao động tại công ty như thế nào?
Kết quả khảo sát 112 nhân viên cho thấy có tới 73 người (chiếm 65,18%) không bao giờ tham gia cung cấp thông tin; 23 người (20,54%) tham gia rất ít; 6 người (5,36%) thỉnh thoảng và chỉ có 10 người (8,93%) tham gia thường xuyên. Thông tin PTCV chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của Trưởng phòng HCNS.
3. Cơ cấu chuyên môn của đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản trị nhân lực tại công ty ra sao?
Phòng Hành chính – Nhân sự công ty có 4 cán bộ nhân viên thực hiện hoạt động quản trị nhân lực: 1 người tốt nghiệp Đại học ngành Quản trị nhân lực (7 năm kinh nghiệm), 1 người tốt nghiệp Đại học ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng (4 năm kinh nghiệm), 1 người tốt nghiệp Đại học ngành Luật kinh tế (1 năm kinh nghiệm) và 1 người tốt nghiệp Đại học ngành Kinh tế xây dựng (1 năm kinh nghiệm).
4. Khóa luận đề xuất quy trình phân tích công việc mới cho công ty gồm mấy bước?
Tác giả đề xuất quy trình chuẩn hóa gồm 7 bước: (1) Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ với chiến lược kinh doanh; (2) Lập danh sách công việc cần phân tích; (3) Xác định đối tượng tham gia; (4) Thu thập và xử lý thông tin; (5) Xây dựng văn bản MTCV và TCCV; (6) Ban hành và sử dụng kết quả; (7) Điều chỉnh phân tích công việc định kỳ.
5. Phương pháp thu thập thông tin nào được đề xuất áp dụng cho khối lao động trực tiếp sản xuất tại các nhà máy?
Tác giả đề xuất áp dụng phương pháp quan sát trực tiếp tại nơi làm việc liên tục trong 2 – 3 ngày kết hợp sử dụng Phiếu quan sát chuẩn hóa (ghi nhận hoạt động, thời gian bắt đầu/kết thúc, máy móc thiết bị, quan hệ công tác), sau đó xác minh lại thông tin qua quản lý trực tiếp và cụm trưởng.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã phản ánh trung thực, toàn diện thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Casablanca Việt Nam giai đoạn 2015 – 2017 với hệ thống số liệu khảo sát xác thực. Bằng việc chỉ rõ những khoảng trống trong quy trình và sự thiếu hụt văn bản tiêu chuẩn công việc, nghiên cứu đã đề xuất thành công quy trình 7 bước chuẩn hóa cùng các giải pháp ứng dụng thực tiễn vào 7 hoạt động quản trị nhân lực trọng yếu. Đây là công trình có giá trị ứng dụng cao đối với công tác kiện toàn tổ chức tại Casablanca Việt Nam và là tài liệu tham khảo hữu ích cho nghiên cứu quản trị nhân lực.
